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摘要：人事档案管理是日常工作的重要组成部分，做好人事档案管理工作实现档案管理信息化是提高人事管理水平的重要途径。人事电子档案管理不仅可以提高档案管理效率，而且它是档案管理工作发展的主要趋势，因此事业单位如何应用人事档案管理方法是当前面临的重要问题。本文主要基于这一背景，首先阐述电子档案管理，然后分析人事电子档案管理方法的重要意义以及人事电子档案管理中存在的问题，最后针对存在的问题提出人事电子档案管理的主要策略。
关键词：人事；电子档案；管理方法；重要意义；问题；策略
人事档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作，在信息技术快速发展的背景下，档案的生成方式和管理办法发生了巨大的变化。虽然信息技术提升了人事档案管理工作的效率和质量，但是目前人事档案管理仍然存在一些不足。本文主要探究人事档案管理中如何有效应用电子档案管理方法。
1 阐述电子档案管理
电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，與纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。它的主要特点包括存储高密度性、信息与载体的可分离性、多种信息媒体的继承性以及系统的依赖性。电子档案管理是信息技术发展到一定阶段的产物，它是通过运行程序批量处理电子文件的方法，电子档案管理是当前档案管理的主要形式，同时是现代信息管理的重要组成部分。
2 人事电子档案管理方法的重要意义
2.1 有利于对文档的保密
在传统的档案管理方法下，档案使用者使用其中的一份档案却能看到整卷档案的内容，这在一定程度上增加了档案信息泄露和丢失的风险。在电子档案管理中，档案信息的使用者只能提取要使用的档案的信息，它们无法接触其他的档案，这也符合了档案信息保密的要求。
2.2 提高档案管理工作的质量
档案管理工作的最终目的是为了更好地应用档案信息，发挥档案信息的价值。传统的档案管理以纸张为介质，建档人按照自己的想法进行操作，以至于档案管理制度不够统一从而导致档案管理工作的盲目性，这在很大程度上影响档案管理的质量，同时还加大档案管理的难度。而电子档案管理以计算机为载体充分发挥档案信息的价值，改变传统的档案管理方法，将按卷归档改为按件归档，同时利用计算机进行信息的传输降低了传输的成本，并且减轻了档案管理人员的工作量，大大提高档案管理工作的质量，便于事业单位对人事档案信息的使用。
3 人事电子档案管理中存在的问题
3.1 电子档案管理制度不健全
首先一些人事部门对电子档案管理工作不够重视，以至于电子档案管理制度不够完善，相关人员的工作责任不够明确从而导致电子档案管理工作具有一定的盲目性和随意性。除此之外，人事档案管理过程中不能科学对电子档案进行分类，大大增加了档案管理人员的工作量，降低了档案管理工作效率，这严重阻碍档案管理工作的发展。
3.2 管理人员的综合素质有待提高
档案管理人员是电子档案管理工作的核心，因此档案管理人员的专业水平和综合素质是决定档案管理水平的关键。但是就目前的情况来看，人事档案管理人员的专业技能有待提升，一些档案管理人员同时兼任几个岗位，而且缺乏计算机操作能力，难以完成电子档案管理工作。而且一些档案管理人员没有意识到档案管理在人事管理中的重要性，一直与他们在工作中缺乏责任心，认为自己的工作无足轻重，这都导致了电子档案管理工作缺乏规范性，档案管理工作质量难以保证。
4 人事档案管理电子档案管理的方法
4.1 建立健全电子档案管理制度
科学有效的电子档案管理制度是人事电子档案管理的基本保障，它也是弥补传统档案管理方法不足的根本方法。为此，事业单位应该根据本单位的实际情况建立针对性的人事电子档案管理制度，并将具体的工作责任明确到具体的人员从根本上提高电子档案管理的效率和水平。另外，事业单位可以通过加强人事电子档案管理的信息化建设和制度化建设来健全电子档案管理制度，并制定相关标准和要求来增强电子档案管理工作的规范性和有效性。同时为了提高工作人员的工作质量和工作效率，相关部门应该建立监督机制，加大对档案管理人员的管理力度从而为档案管理工作提供条件。
4.2 强化电子档案管理安全
就目前情况来看，电子档案管理在安全方面存在一些问题，因此为了更好地发挥电子档案管理在人事的作用，就要保证电子档案管理工作的安全性。事实上，电子档案以电脑为载体本身具有不稳定性，而且电脑硬件、断电、计算机病毒以及办公软件的缺陷都会影响档案的安全。这就要求档案管理人员必须强化安全意识，定期对电脑的软件、硬件进行维护和检修，并通过设置防火墙、安装杀毒软件等方法避免档案信息被盗取和篡改。除此之外，档案管理部门还可以建立跟踪监控系统，使档案在刚生成的时候就与相关部门相联系，然后对每个档案进行跟踪避免文件的丢失。同时相关部门要加大对档案管理部门的投入，加强网络安全建设并引进先进的信息技术，从根本上为电子档案管理提供保障，避免因为网络环境安全问题造成档案信息的损失。
4.3 提高人事档案管理人员的综合素质
人事档案管理人员是决定档案管理工作水平的重要因素，因此对档案人员的培养是增强电子档案管理有效性和针对性的重要途径。为此，事业单位应该引进优秀的档案管理人员，为档案管理建立一支专业的人才队伍。作为档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，还要有较高的综合素质和较强的责任心，所以在招聘时应该以这些条件为标准提升档案管理人员的整体素质。另一方面，事业单位应该加强对现有档案管理人员的培训，比如让档案管理人员定期参加专业的培训，提升他们对信息技术的应用能力。同时还可以通过开展讲座的形式提升管理人员的工作意识和思想道德素养，为电子档案管理工作奠定基础。
4.4 利用网络开发电子档案管理系统
在信息技术快速发展的背景下，每个事业单位都有属于自己的网络，这也为事业单位实现信息化管理提供重要保障。但是仅仅有硬件的保障是远远不够的，只有辅以配套的软件系统才能真正发挥电子档案管理的重要价值。为此，事业单位首先要重视人事档案管理工作，加大对档案管理的投入，与开发公司合作开发出适合本单位应用的软件系统，为人事档案管理工作提供技术支持，从而完善人事电子档案管理体系。
结束语：
综上所述，人事档案管理信息化不但可以提高人事档案管理工作水平和工作质量，而且是社会进步的必然要求。人事档案管理应用电子档案管理方法是顺应时代发展的需求，因此在人事档案管理工作中国首先要充分认识电子档案管理的重要作用，并发挥人事档案管理系信息化在事业单位的优势，从而满足事业单位的发展需求，提高事业单位的管理水平。
参考文献：
[1]刘军.档案馆电子档案统计台账的建立分析[J].办公室业务.2017（2）：173
[2]王振利.尚义县统计局对档案业务考核常态管理[J].档案天地.2015（4）：4-5
[3]孟凡玲，刘云霞，韩真.对档案事业统计年报工作的思考[J].黑龙江档案.2016（3）
[4]潘利明.在基层统计部门中建立电子台账的现实意义[J].全国商情·理论研究.2015（42）：96
[5]刘英姿.地方高校档案利用与服务实况统计解析——以怀化学院为例[J].兰台世界.2017（5）：52-54
[6]韩桂芬.全面提升电子档案管理水平的路径[J].黑龙江档案.2016（1）
关键词：人事；电子档案；管理方法；重要意义；问题；策略
人事档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作，在信息技术快速发展的背景下，档案的生成方式和管理办法发生了巨大的变化。虽然信息技术提升了人事档案管理工作的效率和质量，但是目前人事档案管理仍然存在一些不足。本文主要探究人事档案管理中如何有效应用电子档案管理方法。
1 阐述电子档案管理
电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，與纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。它的主要特点包括存储高密度性、信息与载体的可分离性、多种信息媒体的继承性以及系统的依赖性。电子档案管理是信息技术发展到一定阶段的产物，它是通过运行程序批量处理电子文件的方法，电子档案管理是当前档案管理的主要形式，同时是现代信息管理的重要组成部分。
2 人事电子档案管理方法的重要意义
2.1 有利于对文档的保密
在传统的档案管理方法下，档案使用者使用其中的一份档案却能看到整卷档案的内容，这在一定程度上增加了档案信息泄露和丢失的风险。在电子档案管理中，档案信息的使用者只能提取要使用的档案的信息，它们无法接触其他的档案，这也符合了档案信息保密的要求。
2.2 提高档案管理工作的质量
档案管理工作的最终目的是为了更好地应用档案信息，发挥档案信息的价值。传统的档案管理以纸张为介质，建档人按照自己的想法进行操作，以至于档案管理制度不够统一从而导致档案管理工作的盲目性，这在很大程度上影响档案管理的质量，同时还加大档案管理的难度。而电子档案管理以计算机为载体充分发挥档案信息的价值，改变传统的档案管理方法，将按卷归档改为按件归档，同时利用计算机进行信息的传输降低了传输的成本，并且减轻了档案管理人员的工作量，大大提高档案管理工作的质量，便于事业单位对人事档案信息的使用。
3 人事电子档案管理中存在的问题
3.1 电子档案管理制度不健全
首先一些人事部门对电子档案管理工作不够重视，以至于电子档案管理制度不够完善，相关人员的工作责任不够明确从而导致电子档案管理工作具有一定的盲目性和随意性。除此之外，人事档案管理过程中不能科学对电子档案进行分类，大大增加了档案管理人员的工作量，降低了档案管理工作效率，这严重阻碍档案管理工作的发展。
3.2 管理人员的综合素质有待提高
档案管理人员是电子档案管理工作的核心，因此档案管理人员的专业水平和综合素质是决定档案管理水平的关键。但是就目前的情况来看，人事档案管理人员的专业技能有待提升，一些档案管理人员同时兼任几个岗位，而且缺乏计算机操作能力，难以完成电子档案管理工作。而且一些档案管理人员没有意识到档案管理在人事管理中的重要性，一直与他们在工作中缺乏责任心，认为自己的工作无足轻重，这都导致了电子档案管理工作缺乏规范性，档案管理工作质量难以保证。
4 人事档案管理电子档案管理的方法
4.1 建立健全电子档案管理制度
科学有效的电子档案管理制度是人事电子档案管理的基本保障，它也是弥补传统档案管理方法不足的根本方法。为此，事业单位应该根据本单位的实际情况建立针对性的人事电子档案管理制度，并将具体的工作责任明确到具体的人员从根本上提高电子档案管理的效率和水平。另外，事业单位可以通过加强人事电子档案管理的信息化建设和制度化建设来健全电子档案管理制度，并制定相关标准和要求来增强电子档案管理工作的规范性和有效性。同时为了提高工作人员的工作质量和工作效率，相关部门应该建立监督机制，加大对档案管理人员的管理力度从而为档案管理工作提供条件。
4.2 强化电子档案管理安全
就目前情况来看，电子档案管理在安全方面存在一些问题，因此为了更好地发挥电子档案管理在人事的作用，就要保证电子档案管理工作的安全性。事实上，电子档案以电脑为载体本身具有不稳定性，而且电脑硬件、断电、计算机病毒以及办公软件的缺陷都会影响档案的安全。这就要求档案管理人员必须强化安全意识，定期对电脑的软件、硬件进行维护和检修，并通过设置防火墙、安装杀毒软件等方法避免档案信息被盗取和篡改。除此之外，档案管理部门还可以建立跟踪监控系统，使档案在刚生成的时候就与相关部门相联系，然后对每个档案进行跟踪避免文件的丢失。同时相关部门要加大对档案管理部门的投入，加强网络安全建设并引进先进的信息技术，从根本上为电子档案管理提供保障，避免因为网络环境安全问题造成档案信息的损失。
4.3 提高人事档案管理人员的综合素质
人事档案管理人员是决定档案管理工作水平的重要因素，因此对档案人员的培养是增强电子档案管理有效性和针对性的重要途径。为此，事业单位应该引进优秀的档案管理人员，为档案管理建立一支专业的人才队伍。作为档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，还要有较高的综合素质和较强的责任心，所以在招聘时应该以这些条件为标准提升档案管理人员的整体素质。另一方面，事业单位应该加强对现有档案管理人员的培训，比如让档案管理人员定期参加专业的培训，提升他们对信息技术的应用能力。同时还可以通过开展讲座的形式提升管理人员的工作意识和思想道德素养，为电子档案管理工作奠定基础。
4.4 利用网络开发电子档案管理系统
在信息技术快速发展的背景下，每个事业单位都有属于自己的网络，这也为事业单位实现信息化管理提供重要保障。但是仅仅有硬件的保障是远远不够的，只有辅以配套的软件系统才能真正发挥电子档案管理的重要价值。为此，事业单位首先要重视人事档案管理工作，加大对档案管理的投入，与开发公司合作开发出适合本单位应用的软件系统，为人事档案管理工作提供技术支持，从而完善人事电子档案管理体系。
结束语：
综上所述，人事档案管理信息化不但可以提高人事档案管理工作水平和工作质量，而且是社会进步的必然要求。人事档案管理应用电子档案管理方法是顺应时代发展的需求，因此在人事档案管理工作中国首先要充分认识电子档案管理的重要作用，并发挥人事档案管理系信息化在事业单位的优势，从而满足事业单位的发展需求，提高事业单位的管理水平。
参考文献：
[1]刘军.档案馆电子档案统计台账的建立分析[J].办公室业务.2017（2）：173
[2]王振利.尚义县统计局对档案业务考核常态管理[J].档案天地.2015（4）：4-5
[3]孟凡玲，刘云霞，韩真.对档案事业统计年报工作的思考[J].黑龙江档案.2016（3）
[4]潘利明.在基层统计部门中建立电子台账的现实意义[J].全国商情·理论研究.2015（42）：96
[5]刘英姿.地方高校档案利用与服务实况统计解析——以怀化学院为例[J].兰台世界.2017（5）：52-54
[6]韩桂芬.全面提升电子档案管理水平的路径[J].黑龙江档案.2016（1）