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摘要：归档文件整理工作即是把办理完毕后拥有一定保存价值的文件材料，根据其形成规律与相互之间的联系进行科学有效的整理，同时按照规范方法建立案卷，形成文件系统。它不单单是文件处理的关键工作，同时也属于各单位档案管理工作中的核心环节。开展好归档文件的整理工作，对于促进档案管理工作水平和档案开发利用效率的提升具有重要意义。文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理业务事务活动中产生的，对本单位工作具有利用价值的，纪录、反映本单位主要活动和基本历史的文件材料，对单位发挥着不可替代的作用。
关键词：文书档案；科技档案；整理方法
引言
档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件，包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中，科技档案和文书档案占得比重较多，虽然都是档案，但二者又有很多的不同点。
1文书档案与科技档案
档案是一种活动的记录，产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩，包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且，任何一种社会活动，都可以是主客体间相互作用构成的。文书档案，就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容，在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动，详细且具体，能够为以后遇到的问题提供依据，“有据可查”。而且，文书档案是由文件材料转变来的，具有很高的参考价值，关键在于这些材料的收集是否完全，是否明确立卷。科技档案，就是反映科学技术活动等方面的内容，在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的，是对科学技术及研究活动的原始记录，为今后的各类科技工作提供依据，同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具，不仅可以用来传播重要的科技信息，还能够提高经济效益，具有很高的历史查考价值。而且，它还是科技宏观管理中的一部分，对于已经完成的科技项目，按照一定的程序，全程记录并立卷保存，能够直接反映和记述科技活动。
2文书档案归档整理的方法
2.1组件
新《规则》中对归档文件的主要类型进行了说明，和老《规则》比起来主要包含下面几种情况：1.新增情形。如正本和翻译本为一件，简报等材料规定一期为一件，会议记录等材料一次会议为一件，有文件处理单以及发文稿纸的和其他相关文件共同为一件。2.修订调整的情形。如来文和复文独立成件，也可以为一件。3.略微调整的情形。如文件正本和定稿（其中包含政策法规等重要文件的修改稿）为一件，各种报表图册一本为一件（如其属于文件附件则例外）。对于各单位的文件材料，其中制度规范、工作报告、会议记录等文件属于相对普遍的归档文件形式，而其他的一些收发性的文件材料，通常都具有统一的文件处理或者发文稿纸。在新《规则》中对于此类文件材料的组件排列方式进行了规定，管理工作人员在对相关文件进行整理的过程中，特别是文件材料形成的过程中必须根据组件要求形成文件，确保文件材料在其形成阶段就可以符合归档文件的质量规定，真正把文件整理工作前置，减少后续的工作时间和负担。
2.2文书档案归档整理
在保证文书档案完整的前提下，要进行立卷归档，就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征：第一，按照文书档案的作者特征分类，指的是机关、社会团体、事业单位等。第二，按照文书档案的时间特征分类，指的是档案内容形成的时间。第三，按照文书档案的地区特征分类，指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四，按照文书档案的名称特征分类，指的是将相同或相近的文档组合归档。第五，按照文书档案的问题特征分类，指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六，按照文书档案的发文机关分类，指的是将同一发文机关的文档组合立卷。
2.3文件装订
旧《规则》中对档案文件装订相关的规定不是非常明确，单纯的规定装订材料必须要满足档案保护的实际需求，对档案装订材料以及装订方法都没有进行清楚的规定。现阶段很多单位一般所采取的档案装订办法包括线装、粘贴、不锈钢钉装订。所谓线装通常来说即是较为传统的三孔一线装订，实际操作起来相对繁琐，对于近年来越来越多的归档文件，采取这样的装订手段非常影响工作效率，但站在档案保护这一角度而言，线装依旧是最符合要求的。新《规则》中明确提出归档文件装订材料必须要和文件保管期限要求相符合，针对永久保存的文件可以选择线装法，对于定期保存的文件要按照其具体情况，可采取线装混不锈钢钉、封套等方式进行装订。如此我们在对归档文件进行整理的过程中，只需对部分永久保存的文件应用线装法，针对定期保管的归档文件可选择不锈钢钉进行装订，能够有效地降低工作操作时间。
3加强文书档案与科技档案的管理办法
3.1提高企业文书档案管理人员的素质水平
首先，企业档案管理人员要强化自身思想素质，从思想上认识到文书档案归档管理的重要性，树立起对档案管理的责任意识，只有发自内心认识到该项工作的重要性，才能在具体归档管理中做到规范有序。其次，企业档案管理人员要强化自身业务素质，学习有关档案归档管理知识和技能，熟练掌握相关规范要求，包括档案收集如何保证全面真实、档案归档如何进行分类都是需要档案管理人员在理论和实践中不断提高的。作为企业也应当支持档案管理人员参加相关业务培训，不断提高业务水平。再次，企业档案管理人员还要加强对文书档案归档安全管理。这还需要企业制定相关档案管理制度，包括对文书档案归档、管理进行归档时限、归档范围、更新等方面进行规定，对于不同重要程度档案设置不同归档时限，避免出现进来新档案就将旧档案一律遗弃的现象。
3.2扎实开展工作
注重整理前的准备工作，制定档案整理时间安排表，要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料，保证全面、完整、及时。注重立卷规范，采用“一讲、二看、三指导”的方法，“一讲”就是在立卷前，向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场，指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后，聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导，对各部门移交的文件认真核对，逐份检查，对不符合要求的及时纠正。档案管理事关税收工作的方方面面，各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议，安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类，并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程，明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务，形成人人重视档案管理工作的思想认识。
3.3加强文书档案归档管理信息化
虽然本文所探讨的是文书档案归档管理，但并不意味着只有传统保存一种方式，利用信息化加强对文书档案归档管理还是十分必要和有益的。上文提到传统档案保存有损坏的风险性，笔者认为可以利用现代信息化技术方式对文书档案进行扫描、复印等形成电子版来进行保存，两种方式同時保存更有利于安全，同时电子归档还能够进行多种分类保存，方便查找应用，电子归档管理还有益于长期保存，对企业发展能够提供完整资料。
结束语
只有做好档案的齐全完整收集，才能使充分发挥利用凭证作用。对一个单位来说，归档完整的文件材料才能够如实记录本单位某年的基本工作情况，系统真实地反映本单位的情况。合理界定文件材料的归档范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分保管期限，为后期的保管统计，开发利用打下坚实的基础，从而保证单位档案资源建设有序开展。
参考文献：
[1]谢春霞.机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法[J].云南档案，2016（12）：42-43.
[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015（22）：70.
关键词：文书档案；科技档案；整理方法
引言
档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件，包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中，科技档案和文书档案占得比重较多，虽然都是档案，但二者又有很多的不同点。
1文书档案与科技档案
档案是一种活动的记录，产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩，包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且，任何一种社会活动，都可以是主客体间相互作用构成的。文书档案，就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容，在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动，详细且具体，能够为以后遇到的问题提供依据，“有据可查”。而且，文书档案是由文件材料转变来的，具有很高的参考价值，关键在于这些材料的收集是否完全，是否明确立卷。科技档案，就是反映科学技术活动等方面的内容，在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的，是对科学技术及研究活动的原始记录，为今后的各类科技工作提供依据，同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具，不仅可以用来传播重要的科技信息，还能够提高经济效益，具有很高的历史查考价值。而且，它还是科技宏观管理中的一部分，对于已经完成的科技项目，按照一定的程序，全程记录并立卷保存，能够直接反映和记述科技活动。
2文书档案归档整理的方法
2.1组件
新《规则》中对归档文件的主要类型进行了说明，和老《规则》比起来主要包含下面几种情况：1.新增情形。如正本和翻译本为一件，简报等材料规定一期为一件，会议记录等材料一次会议为一件，有文件处理单以及发文稿纸的和其他相关文件共同为一件。2.修订调整的情形。如来文和复文独立成件，也可以为一件。3.略微调整的情形。如文件正本和定稿（其中包含政策法规等重要文件的修改稿）为一件，各种报表图册一本为一件（如其属于文件附件则例外）。对于各单位的文件材料，其中制度规范、工作报告、会议记录等文件属于相对普遍的归档文件形式，而其他的一些收发性的文件材料，通常都具有统一的文件处理或者发文稿纸。在新《规则》中对于此类文件材料的组件排列方式进行了规定，管理工作人员在对相关文件进行整理的过程中，特别是文件材料形成的过程中必须根据组件要求形成文件，确保文件材料在其形成阶段就可以符合归档文件的质量规定，真正把文件整理工作前置，减少后续的工作时间和负担。
2.2文书档案归档整理
在保证文书档案完整的前提下，要进行立卷归档，就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征：第一，按照文书档案的作者特征分类，指的是机关、社会团体、事业单位等。第二，按照文书档案的时间特征分类，指的是档案内容形成的时间。第三，按照文书档案的地区特征分类，指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四，按照文书档案的名称特征分类，指的是将相同或相近的文档组合归档。第五，按照文书档案的问题特征分类，指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六，按照文书档案的发文机关分类，指的是将同一发文机关的文档组合立卷。
2.3文件装订
旧《规则》中对档案文件装订相关的规定不是非常明确，单纯的规定装订材料必须要满足档案保护的实际需求，对档案装订材料以及装订方法都没有进行清楚的规定。现阶段很多单位一般所采取的档案装订办法包括线装、粘贴、不锈钢钉装订。所谓线装通常来说即是较为传统的三孔一线装订，实际操作起来相对繁琐，对于近年来越来越多的归档文件，采取这样的装订手段非常影响工作效率，但站在档案保护这一角度而言，线装依旧是最符合要求的。新《规则》中明确提出归档文件装订材料必须要和文件保管期限要求相符合，针对永久保存的文件可以选择线装法，对于定期保存的文件要按照其具体情况，可采取线装混不锈钢钉、封套等方式进行装订。如此我们在对归档文件进行整理的过程中，只需对部分永久保存的文件应用线装法，针对定期保管的归档文件可选择不锈钢钉进行装订，能够有效地降低工作操作时间。
3加强文书档案与科技档案的管理办法
3.1提高企业文书档案管理人员的素质水平
首先，企业档案管理人员要强化自身思想素质，从思想上认识到文书档案归档管理的重要性，树立起对档案管理的责任意识，只有发自内心认识到该项工作的重要性，才能在具体归档管理中做到规范有序。其次，企业档案管理人员要强化自身业务素质，学习有关档案归档管理知识和技能，熟练掌握相关规范要求，包括档案收集如何保证全面真实、档案归档如何进行分类都是需要档案管理人员在理论和实践中不断提高的。作为企业也应当支持档案管理人员参加相关业务培训，不断提高业务水平。再次，企业档案管理人员还要加强对文书档案归档安全管理。这还需要企业制定相关档案管理制度，包括对文书档案归档、管理进行归档时限、归档范围、更新等方面进行规定，对于不同重要程度档案设置不同归档时限，避免出现进来新档案就将旧档案一律遗弃的现象。
3.2扎实开展工作
注重整理前的准备工作，制定档案整理时间安排表，要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料，保证全面、完整、及时。注重立卷规范，采用“一讲、二看、三指导”的方法，“一讲”就是在立卷前，向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场，指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后，聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导，对各部门移交的文件认真核对，逐份检查，对不符合要求的及时纠正。档案管理事关税收工作的方方面面，各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议，安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类，并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程，明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务，形成人人重视档案管理工作的思想认识。
3.3加强文书档案归档管理信息化
虽然本文所探讨的是文书档案归档管理，但并不意味着只有传统保存一种方式，利用信息化加强对文书档案归档管理还是十分必要和有益的。上文提到传统档案保存有损坏的风险性，笔者认为可以利用现代信息化技术方式对文书档案进行扫描、复印等形成电子版来进行保存，两种方式同時保存更有利于安全，同时电子归档还能够进行多种分类保存，方便查找应用，电子归档管理还有益于长期保存，对企业发展能够提供完整资料。
结束语
只有做好档案的齐全完整收集，才能使充分发挥利用凭证作用。对一个单位来说，归档完整的文件材料才能够如实记录本单位某年的基本工作情况，系统真实地反映本单位的情况。合理界定文件材料的归档范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分保管期限，为后期的保管统计，开发利用打下坚实的基础，从而保证单位档案资源建设有序开展。
参考文献：
[1]谢春霞.机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法[J].云南档案，2016（12）：42-43.
[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015（22）：70.