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摘要：档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息进行处置、管理，并提供利用；是以档案信息资源建设为核心，以现代信息技术为基础，以社会充分利用档案信息资源为目标，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化的过程。对传统档案实施数字化管理已成为档案管理工作的一项重要内容，只有大力推进档案数字化建设，才能为维护水上交通安全提供全面、高效的档案资源保障
关键词：档案管理；数字化；建议
引言
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享。
1实现海事档案数字化意义
1.1提高档案保存的稳定性
传统的纸质档案保存受自然环境影响比较大，而数字化档案相对于纸质档案，寿命更长，且受保存环境影响较小。数字化档案通常使用移动硬盘、光盘等电子文件载体进行保存，每份电子档案都会一式三份，并定期备份，大大提高了稳定性及安全性。这些电子文件载体无论是存储还是读取都方便快捷，且不易受外界影响，稳定性强，可以满足海事部门长期存储档案的需要。
1.2提升档案管理工作效率
对海事部门而言，档案管理工作所面对的文件、材料等通常都是数以万计的，内容纷繁复杂，涉及船舶、船员、水上水下施工、应急处置等各个方面。利用现代化的信息设备，档案管理部门能够高效开展档案的整理、保存与利用工作。同时，信息化技术的使用可以使得整个海事系统、以及单位内部各个部门之间联系更为紧密，档案查询、传递更为方便快捷，从而提高了档案的使用效率，提升了档案管理的工作质量。
2海事档案管理发展现状
近年来，随着档案管理工作的不断发展，我国海事档案管理也在不断完善和改进中，从传统的纸质档案向电子化方向转变。由于部分地区设备缺乏，资源不足，导致档案管理工作发展进度缓慢。但大部分地区已经实现了电子化的管理方式。相对于传统的档案管理而言，电子化的档案管理更加便捷、可靠和安全。目前，海事档案管理相关的制度也在不断的完善中，不同地区也不断地推出一些新的，更加有效的档案管理政策和规定。另一方面，对于海事档案管理人员的培养还不够，许多地区的海事档案管理人员由于缺乏海事管理相关的知识和技能，使得其海事档案管理出现杂乱无章，分类不明确，缺乏收集途径，移交程序不严格，档案格式不正确等问题。可见，海事档案管理的电子化还处于不成熟阶段，需要加强这方面后备人才的培养，不断提升海事档案管理工作质量。
3加强海事档案数字化的建议
3.1强化海事档案管理队伍建设
全面提升海事档案管理队伍的信息素养，对于加快海事档案管理信息化建设有着重要的意义。对此，海事档案管理部门一方面要积极引进专业基础过硬、信息素质较高的综合性人才；另一方面，要强化对现有档案人员的培训教育，尤其是强化信息技术相关知识的培训教育。可采用进修、短期培训、专家讲座、师范授课、技术评比、业务知识座谈等活动逐步提升档案管理队伍的信息素养，为海事档案信息化建设发展奠定坚实的人才基础。
3.2加强档案信息化基础设施和应用系统的建设
现代化技术及手段在档案管理工作中的广泛运用，为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的持续发展提供了有力保证。配备档案信息化所必需的现代化办公设备，充分发挥现代科技在档案管理中的應用，推行全海事系统通用或有统一数据交换接口的档案管理软件，实现全海事系统内开放档案的资源共享；提高档案管理中计算机和网络技术的应用程度，提高档案信息化水平，加快档案信息数字化处理步伐；合理应用办公自动化系统产生的数据，实现相关海事业务档案在线归档。
3.3满足档案数字化具体要求
一是强化制度建设，健全工作机制。开展档案数字化管理，需要建立档案数据管理维护、电子档案移交、目标数据库校对等电子档案收集、管理和利用制度。在建设项目验收等过程中，需要明确有档案人员参与，保障电子档案的完整性、准确性和系统性。二是细化档案转换，加大硬件投入。档案数字化需要将库藏重要纸质档案以及录音、录像、照片、实物档案全部实现数字化转换，将多种不同规格的录像带在设备淘汰无法播放的情况下转换成数字文件。要实现OA办公室自动化系统电子文件在线归档，各类业务系统尽可能与档案管理系统建立数据接口，实现在线归档，如暂无数据接口，可通过下载电子文件，转换成标准格式，上传档案管理系统完成归档。要建立档案目录数据库，档案目录与电子全文通过档号逐一对应。档案数字化需要必备的硬件设施，包括可OCR识别的高速扫描仪、蓝光刻录机、防磁柜等现代化档案管理设备。除此之外，档案室还可引进档案精确定位系统、数字档案集中展示系统、可机动布防系统以及智能密集架管理系统、温湿度计算机控制系统等先进技术，实现库房监控、盘库、借还档案等具体业务工作的智能化管理。
3.4做好档案价值鉴定和销毁工作
档案管理部门和各立卷单位（部门）应按照各种不同门类档案的保管期限及时开展档案价值的鉴定工作。经鉴定失去保管价值的档案，立卷单位（部门）经办人应编制档案销毁清册和档案销毁汇总表，报请专业主管部门和本单位档案鉴定工作领导小组审查批准。经鉴定需继续保存的档案，应重新进行整理、编号，确定新的保管期限，由综合档案室保管。经批准需要销毁的档案，由档案形成部门（或立卷部门）、档案管理部门、监察部门共同负责到造纸厂进行集中销毁；具有秘密级以上的档案文件销毁必须经当地保密部门批准。
3.5加强档案信息化基础设施和应用系统的建设
现代化技术及手段在档案管理工作中的广泛运用，为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的持续发展提供了有力保证。配备档案信息化所必需的现代化办公设备，充分发挥现代科技在档案管理中的应用，推行全海事系统通用或有统一数据交换接口的档案管理软件，实现全海事系统内开放档案的资源共享；提高档案管理中计算机和网络技术的应用程度，提高档案信息化水平，加快档案信息数字化处理步伐；合理应用办公自动化系统产生的数据，实现相关海事业务档案在线归档。应积极主动地开展档案利用工作，编制必要的检索工具，改善阅览条件，为利用者提供方便。严格按照规定发挥档案查询功能。
结束语
海事档案信息化建设是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升海事档案工作为海事中心工作服务能力不可缺少的手段。海事档案管理信息化建设是一项长期、全面而具体的工作，信息化的实现，不是档案部门某一部门的工作，也不是单靠几个档案员就能实现的，其需要所有部门、全员积极参与和配合。基层海事单位应以档案信息化建设为契机，进一步加强档案基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，积极推进海事档案信息化建设，切实把档案信息化建设落到实处，更好地适应社会和时代发展的需要，为地方经济的发展做出应有的贡献。
参考文献：
[1]潘亚丽.海事行政机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2014（3）：150-151.
[2]梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理，2013（1）：38-40.
关键词：档案管理；数字化；建议
引言
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享。
1实现海事档案数字化意义
1.1提高档案保存的稳定性
传统的纸质档案保存受自然环境影响比较大，而数字化档案相对于纸质档案，寿命更长，且受保存环境影响较小。数字化档案通常使用移动硬盘、光盘等电子文件载体进行保存，每份电子档案都会一式三份，并定期备份，大大提高了稳定性及安全性。这些电子文件载体无论是存储还是读取都方便快捷，且不易受外界影响，稳定性强，可以满足海事部门长期存储档案的需要。
1.2提升档案管理工作效率
对海事部门而言，档案管理工作所面对的文件、材料等通常都是数以万计的，内容纷繁复杂，涉及船舶、船员、水上水下施工、应急处置等各个方面。利用现代化的信息设备，档案管理部门能够高效开展档案的整理、保存与利用工作。同时，信息化技术的使用可以使得整个海事系统、以及单位内部各个部门之间联系更为紧密，档案查询、传递更为方便快捷，从而提高了档案的使用效率，提升了档案管理的工作质量。
2海事档案管理发展现状
近年来，随着档案管理工作的不断发展，我国海事档案管理也在不断完善和改进中，从传统的纸质档案向电子化方向转变。由于部分地区设备缺乏，资源不足，导致档案管理工作发展进度缓慢。但大部分地区已经实现了电子化的管理方式。相对于传统的档案管理而言，电子化的档案管理更加便捷、可靠和安全。目前，海事档案管理相关的制度也在不断的完善中，不同地区也不断地推出一些新的，更加有效的档案管理政策和规定。另一方面，对于海事档案管理人员的培养还不够，许多地区的海事档案管理人员由于缺乏海事管理相关的知识和技能，使得其海事档案管理出现杂乱无章，分类不明确，缺乏收集途径，移交程序不严格，档案格式不正确等问题。可见，海事档案管理的电子化还处于不成熟阶段，需要加强这方面后备人才的培养，不断提升海事档案管理工作质量。
3加强海事档案数字化的建议
3.1强化海事档案管理队伍建设
全面提升海事档案管理队伍的信息素养，对于加快海事档案管理信息化建设有着重要的意义。对此，海事档案管理部门一方面要积极引进专业基础过硬、信息素质较高的综合性人才；另一方面，要强化对现有档案人员的培训教育，尤其是强化信息技术相关知识的培训教育。可采用进修、短期培训、专家讲座、师范授课、技术评比、业务知识座谈等活动逐步提升档案管理队伍的信息素养，为海事档案信息化建设发展奠定坚实的人才基础。
3.2加强档案信息化基础设施和应用系统的建设
现代化技术及手段在档案管理工作中的广泛运用，为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的持续发展提供了有力保证。配备档案信息化所必需的现代化办公设备，充分发挥现代科技在档案管理中的應用，推行全海事系统通用或有统一数据交换接口的档案管理软件，实现全海事系统内开放档案的资源共享；提高档案管理中计算机和网络技术的应用程度，提高档案信息化水平，加快档案信息数字化处理步伐；合理应用办公自动化系统产生的数据，实现相关海事业务档案在线归档。
3.3满足档案数字化具体要求
一是强化制度建设，健全工作机制。开展档案数字化管理，需要建立档案数据管理维护、电子档案移交、目标数据库校对等电子档案收集、管理和利用制度。在建设项目验收等过程中，需要明确有档案人员参与，保障电子档案的完整性、准确性和系统性。二是细化档案转换，加大硬件投入。档案数字化需要将库藏重要纸质档案以及录音、录像、照片、实物档案全部实现数字化转换，将多种不同规格的录像带在设备淘汰无法播放的情况下转换成数字文件。要实现OA办公室自动化系统电子文件在线归档，各类业务系统尽可能与档案管理系统建立数据接口，实现在线归档，如暂无数据接口，可通过下载电子文件，转换成标准格式，上传档案管理系统完成归档。要建立档案目录数据库，档案目录与电子全文通过档号逐一对应。档案数字化需要必备的硬件设施，包括可OCR识别的高速扫描仪、蓝光刻录机、防磁柜等现代化档案管理设备。除此之外，档案室还可引进档案精确定位系统、数字档案集中展示系统、可机动布防系统以及智能密集架管理系统、温湿度计算机控制系统等先进技术，实现库房监控、盘库、借还档案等具体业务工作的智能化管理。
3.4做好档案价值鉴定和销毁工作
档案管理部门和各立卷单位（部门）应按照各种不同门类档案的保管期限及时开展档案价值的鉴定工作。经鉴定失去保管价值的档案，立卷单位（部门）经办人应编制档案销毁清册和档案销毁汇总表，报请专业主管部门和本单位档案鉴定工作领导小组审查批准。经鉴定需继续保存的档案，应重新进行整理、编号，确定新的保管期限，由综合档案室保管。经批准需要销毁的档案，由档案形成部门（或立卷部门）、档案管理部门、监察部门共同负责到造纸厂进行集中销毁；具有秘密级以上的档案文件销毁必须经当地保密部门批准。
3.5加强档案信息化基础设施和应用系统的建设
现代化技术及手段在档案管理工作中的广泛运用，为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的持续发展提供了有力保证。配备档案信息化所必需的现代化办公设备，充分发挥现代科技在档案管理中的应用，推行全海事系统通用或有统一数据交换接口的档案管理软件，实现全海事系统内开放档案的资源共享；提高档案管理中计算机和网络技术的应用程度，提高档案信息化水平，加快档案信息数字化处理步伐；合理应用办公自动化系统产生的数据，实现相关海事业务档案在线归档。应积极主动地开展档案利用工作，编制必要的检索工具，改善阅览条件，为利用者提供方便。严格按照规定发挥档案查询功能。
结束语
海事档案信息化建设是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升海事档案工作为海事中心工作服务能力不可缺少的手段。海事档案管理信息化建设是一项长期、全面而具体的工作，信息化的实现，不是档案部门某一部门的工作，也不是单靠几个档案员就能实现的，其需要所有部门、全员积极参与和配合。基层海事单位应以档案信息化建设为契机，进一步加强档案基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，积极推进海事档案信息化建设，切实把档案信息化建设落到实处，更好地适应社会和时代发展的需要，为地方经济的发展做出应有的贡献。
参考文献：
[1]潘亚丽.海事行政机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2014（3）：150-151.
[2]梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理，2013（1）：38-40.