摘 要：干部人事档案工作是组织选人、用人，促进人力资源优化配置的重要工作。近年来，无锡市级医院人事档案数字化发展程度有了显著提高，笔者结合工作实践对干部人事档案数字化管理平台的建设提出自己的一些想法。
　　关键词：市级医院 人事档案 数字化
　　人事档案管理作为医院重要的信息资源，是将职工履历、考核鉴定、学历、职称职务、入党入团、录用任免等纸质原始材料进行统一收集、鉴别、整理、归档、传递及利用的过程。随着医疗需求的日益增长，市级三级甲等医院规模扩张、人员众多、组织庞杂，医院内部的管理难度也不断加大。在当前倡导科学发展的背景下，运用现代档案管理理念，将计算机科学和信息科学应用人事档案管理，构建信息化平台，挖掘档案利用价值，提升档案服务能力，是医院人事档案管理工作的重要课题。
　　一、无锡市级医院现行人事管理信息系统简介
　　当今医院规模大、人员多、机构复杂，传统的干部人事管理方式已经无法满足使用需要，通过医院信息网络系统来输出人力源的有关信息，也为其他系统的需要提供准确的数据。
　　在无锡各大市级医院中广泛推行使用医院人事信息化系统协助办公（见图1.1），比如HIS医院人事信息管理系统（Hospital Information System）、新点网络协同办公系统（OA自动化办公系统）、考勤辅助模块等。从上图可见一套完整的医院人事管理系统其实不仅仅包含HIS管理系统，还需要很多辅助模块，并且如统计分析等模块现在还没有构建出来。随着信息化发展医院日常运营与人事系统息息相关，开发一套与医院网络信息系统相兼容的系统是非常必要的。
　　二、依托于现行信息系统的干部档案数字化管理
　　1.人事信息电子化存档，有利于对纸质资料的备份和保管。利用计算机和网络管理人事档案信息，可以使医院人事档案时效性大为提高，并确保医院人事档案管理的全面性和真实性。人事档案管理信息化可以把大量的档案材料存放在U盘、光盘或硬盘上，这有利于节约资源，降低档案管理成本。同时，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工， 易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，也提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。
　　2.档案信息数字化管理，切实的提升了工作效率。以传统方式管理人事档案，往往因为检索工具不全，浪费过多的时间与人力。采用人事档案信息化管理后，利用计算机运算快、存储量大、等特点，及时提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据。既可以避免手工抄写出现的失误，又可以把档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益。
　　3.实现人事信息资源共享，有效帮助院部决策。医院要想合理选人、用人，就必须做好对人事档案的管理。要想合理地对人力资源进行配置， 使人力资源的价值能够达到最大，降低医院成本，提高医院的经济效益，就必须对医院的人力资源进行科学管理，使人事档案信息管理能够在人力资源管理中发挥相应的作用，达到医院对人才管理的目的。
　　三、存在问题
　　1.信息基础工作量大，管理人员专业化程度低。档案信息数字化管理最首要的就是配备相应专业知识和管理水平的人才。市级医院科室复杂人数众多，人事信息量大，然而从事档案管理的专职工作人员却很少，还往往由其他岗位人员兼职担任。然而在进行员工信息统一维护更新工作时，档案录入工作耗时长，专业要求高，工作量很大，如果仅仅依靠一两名兼职人员的管理，是很难做到录入的及时性、完整性和准确性的。
　　2.人事档案数据管理系统信息化程度低。目前各人事档案信息化程度仅实现了从纸质档案向以word 或 excel格式的电子存档的量变，一定程度内减轻了档案工作者的工作量，但档案的收集、整理、归类、编目等工作还是主要依靠手工操作。这种程度的档案信息管理难以对人员数据信息实时同步更新和及时地维护，人员数据信息的不完整，难以满足人事日常工作的基本需求。所以经常出现碰到需要查询的资料，还是要到档案室翻阅档案，更谈不上对人力资源的开发与利用。
　　3.基础数据维护出错率高，难以及时更新。基于工作量大，专职管理人员匮乏，系统信息化程度低等上述因素，就会出现人事档案信息的维护更新滞后的现象。主要反映在员工信息动态变化缺少空间和不能体现员工的个性与常态的工作动态过程与创新这两个方面。在对员工的基本信息的输入与分析等，并不是一劳永逸，学历、职称、科室调动等员工的变化在原有的管理模式下根本不能动态化管理，老办法已经不能适应需要了。
　　四、改进设想
　　1.构建由员工参与的档案自助管理平台。由员工参与的档案自助管理平台，就是请员工自己完善个人信息，经人事部门审核通过后保存；基础信息的完整录入后，可生成一个对应员工个人的职业生涯档案库，纵向上可以看出一个员工的完整的人事信息的演变，横向上人事部门可以对整个职工群体进行统计与比对。建设需要员工主动参与的档案信息化自助建设系统在激活员工的主人翁意识的同时，也大大的减少了人事档案专员的工作压力。通过系统平台，把员工医德、科研、技能培训与工作创新都做出较为科学的比对，让人事部门在医院档案信息系統平台能全面的认识自己的员工，让员工自己在完善信息的过程中发现不足，及时地改进与提升。通过这样一个档案自助管理平台，我们可以把简单的文本或表格形式的档案登记卡向完善的网页式的档案数据库的迈进提升，把每个员工的信息，都设计成丰满的个人档案库，如检索员工学习经历时，不在是单一的学历现状，而可以查询他历年来学历的提升变化。
　　2.构建人事档案信息统计与分析模块。医院的发展离不开科学的人才工作计划，对人事档案管理进行合理的分析必不可少。人才的培养和引进都通过对人事档案信息和人事档案管理进行综合分析，传统的档案信息系统能够做到简单的查询与检索，但在统计与分析一块的功能几乎还是零的状态。充分利用计算机的强大功能来处理干部人事档案数据库信息，录入包括人才的学术动态、业务能力、科研水平、带教业绩等更完善干部信息，通过现代信息手段实现对人事档案进行梳理、统计和分析，促进医院之中学科、部门之间的合理交流及有序流动，避免在医院中出现用非所学和人才积压情况，使医院的人力资源配置更加合理。
　　3.加强对管理人员的专业培训，增强干部档案的隐私性与安全性。医院干部人事档案数字化管理平台实现了人事部门对各项信息进行了审核、发布、整理、归纳、综合、分析与运用，使医院人事档案管理步入了高效、快捷的轨道。档案信息的完善有助于提高医院职能科室部门的管理质量，有助于他们有针对性地促进医院与员工的不断地提升。但是这个过程也会带来一些安全隐患。因此，医院人事档案信息化管理工作要在网络信息安全保密等方面制定出规章制度，要严明工作纪律，要求档案管理人员严格执行有关规定，确保信息安全。由于电子文件保存中存在着存储材料及载体的易损毁等问题，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。因此，要需要正确运用计算机的加密功能，处理好档案资料的保密与利用的关系。