摘 要：该文论述了高校档案利用工作的现状及应对策略。众所周知，档案工作肩负着“有档可收、有档可管、有档可用”三大任务，“收、管、用”缺一不可，而“有档可用”则是档案工作的最终目的，也是检验一个学校档案工作水平高低的重要标准，但目前高校档案普遍存在无档可用、有档难用等现状，这是制约高校档案工作发展的拦路虎。笔者认为，只有提高档案人员工作意识、丰富馆藏、打开利用工作新局面，才能够促进高校档案工作的持续发展和长足进步。
　　关键词：高校档案 现状 对策
　　2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，从国家层面的高度上指出建立档案的“资源”“利用”“安全”三大体系；在档案资源的利用上提出“为广大人民群众服务”和“促进资源共享”之要义，要求“真正建立起方便人民群众的档案利用体系”。随着社会的进步以及人们教育程度的提高，人们的档案意识逐渐增强，人们利用档案的要求逐步提高。做为高校档案馆，了解档案利用现状的不足，解决档案利用障碍，拓展利用思路，是当前高校档案工作面临的新挑战。
　　一、高校档案利用工作现状
　　1.馆藏结构单一造成无档可用。无档可用是指档案馆现有档案资源无法满足档案利用者要求的现象。馆藏结构丰富，是满足档案利用者需求的先决条件。根据《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），高等学校档案归类范围共有11大类，包括党群、行政、教学、基建、财会、科研、设备、产品、出版、外事、声像。理论上，这些门类基本涵盖了学校发展历史的重要信息和资源，可满足大多数档案利用者的查阅要求，但在实践中，经常出现由于馆藏结构单一造成的查档困难。以重庆理工大学为例，自1988年建立档案科（2012年设立档案馆）以来，共有档案近30000卷，其中以党群、行政、教学、财会档案为主，科研、出版类档案少之又少。其原因时在实际工作中，有些工作人员重实践，而忽然工作过程中材料的形成、整理和保存，这就导致了档案收集不全面，致使很多本应归档的重要资料流失在档案馆之外，这些就造成了需要查阅档案时却无档可用的现象。
　　2.档案工作意识欠缺导致档案利用率偏低。无论是档案管理人员还是档案利用者都存在缺乏档案利用的意识。随着国家对高校档案工作的重视，大家已逐步认识到档案工作的重要性。但目前不少高校档案馆依然是被冷落的部门，不少档案工作者对档案管理工作存理解片面，一方面表现在认为档案工作就是简单的收藏和保管，毫无技术可言；另一方面，有些兼职档案员不能明确归档范围，也未从真正意义上理解自己的职责，对归档工作缺乏责任心，有些部门甚至几年不向档案馆移交档案，有些部门即便归档，也是移交一些无关紧要的纸质文件，而部门的重要文件不知所踪。这些原因致使档案从收集这个源头开始就产生障碍，更无从谈树立利用意识。据统计，高校档案利用率仅为20%左右，大多数档案长期处于睡眠模式，这显然与档案工作的最终目的相违背。
　　3.客观因素导致有档难用。有档难用指受客观因素制约使档案得不到充分的利用、不能发挥档案最大作用的现象。导致有档难用的客观因素主要有档案利用开放度不够、档案馆宣传力度不够、档案利用开发深度不够三个方面。
　　3.1档案利用开放度不够。档案的开放利用是档案学届和档案工作者始终关心的问题。2008年，教育部制定的《办法》第28条规定，“凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。”但在使用过程中，由于传统观念的影响，为省去不必要的麻烦，避免不当利用受到法律法规的制裁，高校档案馆以“档案保密”为工作原则，档案使用仅限于本校教职员工和学生，不敢对社会公开，宁可紧闭大门，也不能因为开放档案后不可预料的结果而受到法律的严惩，这就阻碍了对档案的合理利用，使档案束之高阁。
　　3.2档案利用宣传力度不够。据了解，在美国人心目中有一种观念：如果档案不积极利用就失去了存在的意义和活力，可见宣传工作深入人心。而在我国，目前高校档案馆普遍给大家以封闭、保守的印象，档案馆工作人员多是踏实的收藏、整理档案，而缺乏对档案利用的宣传、督查力度，加上大多数学校难以做到开展档案工作宣传、指导工作，兼职档案员之间缺乏沟通和交流，这些因素致使有档难用，档案利用无从下手。
　　二、高校档案开发利用的对策
　　1.强化档案工作意识，丰富馆藏，打开利用新局面。通过各种途径，如普及《档案法》《高等学校档案管理办法》、举行知识竞赛、建立奖惩制度等，提高高校领导、档案工作人员的档案意识，认识档案的性质和价值，要认识到档案资源建设涉及全校每个职工的切身利益，从而形成人人存档的观念，要有”对历史负责，为现实服务，替未来着想“的思想高度，积极的参与和配合档案的收集工作，使档案馆馆藏尽可能全面、结构多样化。例如重庆理工大学丰富馆藏的方法有：一是在校庆期间发起征集历史资料的通知，使师生员工和老校友参与到”我为学校献档案”活动中；二是找老校友、老员工口述与学校有关的历史，积极整理成影像或文字材料；三是走向社会，描述学校文革期间改为工厂时的历史事件、校址变迁等；四是走进学院等科研团队，收集科研资料，以弥补档案馆科研成果的不足。由此来填补档案馆馆藏单一的缺憾，尽可能丰富了馆藏。
　　2.档案工作必须改变观念，增加开放度，为社会服务。在档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系这“三个体系”中，档案利用体系是最终环节，是贴近民生、走向民生、服务社会的最终体现。高校档案馆工作人员虽然有保密职责，但应正确处理好利用与保密之间的关系，保密是手段，利用是目的，保密的目的就是为了使档案能最大的发挥其应有的价值，工作人员在无法把握档案密级的时候，可以请示上级，而不能草率应付，使档案一直处于沉睡状态，不能服务于社会。国家制定自由裁量权是为了更好的开放和利用档案，因此，学校应充分利用自由裁量权，具体问题具体分析，在不违反原则和持有利用证明的前提下积极提供利用途径。
　　3.建立复合型档案人才队伍，做好编研工作，提升档案利用深度。档案编研是档案工作者根据馆藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案的文件、参与编史修志、撰写论文专著等。档案编研形式有三种：一次编研（即对档案信息原文的整理）、二次编研（即经过加工整理、编排而满足特定需要的成果，如大事记）、三次编研（即在一、二次档案编研成果的基础上，经过综合分析而编写出来的文献）。目前我国很多高校的档案编研多停留在一、二次編研水平上，三次编研水平不高、针对性不强。主要问题是档案馆缺乏专业的档案人才，导致编研工作无法顺利开展。针对这种情况学校应考虑建设复合型的档案人才队伍，定期开展档案资料的第三次编研，如果可以定期出版编研成果，那么，档案馆的馆藏会得到丰富、档案管的作用和地位也会随之提高，更重要的是长期处于睡眠状态的档案资料的利用深度也会大大提升。
　　4.利用现代化手段为档案利用开拓新思路。传统的档案查询只能亲临现场才能完成，受到了地域、时间等问题的限制，如今，数字化的发展给这种困境注入了新的活力，伴随着无纸化办公的普及，许多高校已建立了数字化档案馆、利用微信方式查询档案等，给利用者带来极大便利，档案工作者也不用频频埋头故纸堆查询档案。此外，高校在信息化时代不能闭门造车，应利用电子信息化加强高校档案馆间的沟通和合作，实现数字档案资料的共享，给利用者提供给广阔的平台。
　　参考文献：
　　[1]叶柱琼.论述高校档案利用工作的走向 [J]. 中山大学学报，2001，第4期第41卷，132-136.
　　[2]教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法[S].2008-08-20.
　　[3]陈小红.档案利用服务工作的完善与改进[J].统计与管理，2014，11，131-132.
　　作者简介：王婷婷（1984.05—）女。民族：汉。山东省淄博市。学士。助理馆员。研究方向：档案管理。工作单位：重庆理工大学档案馆。