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摘 要：随着信息化技术的快速发展，计算机处理数据效率高、速度快，具有较强的准确性和科学性。尤其是现代档案管理对计算机技术的广泛应用，现代档案管理工作的信息化水平要求更是上了一个层次，人们对档案工作提出了更高的要求。所以，我们应该从档案管理基础工作入手，重视档案管理中档案管理基础工作，有效的提高现代档案管理中的档案管理基础工作，进一步促进计算机的效果。本文作者主要分析现代档案管理中档案管理基础工作的作用，为社会发展奠定基础，推动我国档案管理事业的快速发展。
关键词：现代档案管理 管理基础 重要作用
档案管理所涉及的内容比较丰富，其基础工作更是具有多类型、多领域、多内容的特点。档案管理基础工作在现代档案管理中具有重要的作用和非常特殊的性质，所以值得我们重视。只有促进提高我国档案管理工作水平，才能充分发挥现代档案管理中的档案管理基础工作的作用，才能适应现代社会对档案管理工作的要求。只有正确的认识现代档案管理存在的问题，高度重视档案管理基础工作建设，不断促进我国档案管理向着现代化和信息化方向发展。
一、现代档案管理存在的问题
1.档案管理工作不够规范。目前，我国档案管理人员缺乏专业扎实的基础知识，并且缺乏对档案管理工作的正确认识，从而对档案管理基础工作的重视度不足，导致档案管理工作不规范，严重制约了我国档案管理事业的发展。例如通常在实践过程中，出现目录号缺少，档号与命名不规范等现象，从而引起档案管理出现重名等情况，严重影响档案管理的唯一性，并且给查找档案管理带来的极大的不利因素。
2.档案管理流程不够明确。档案管理流程不明确是我国档案管理常见的问题，主要是由于档案基础工作落实不到位，影响了我国档案管理的规范化发展。尤其是机关单位档案管理，通常采用的档案收集、整理、区分档案全宗编号、分类、价值鉴定、保管、著录、标引等流程来完成档案管理工作，但是对其中部分管理流程没有明确的规定。
3.档案管理人员的综合素质低下。我国大多数的档案管理人员年龄偏大，只有少部分的高学历专业人员，由此多数档案管理人员综合素质低下，多数的档案工作人员还停留在表面的层次缺乏对现代档案管理理念和意识的了解，整个档案管理人员组织呈现出不合理性，使我国现代档案管理地发展受到严重影响。
二、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
现代档案管理中档案管理基础工作具有重要的作用，有利于提高现代化档案管理的规范化管理，可以促进档案信息检索的明确化，最大化的提高档案管理的使用性。在实际的情况中，我们应该坚持做好档案管理基础工作，首先必须做好档案的分类归档，有序的完成档案基础工作，使档案管理工作区域正规化。同时还应该重视电脑对档案信息的记录，落实档案管理的每一个环节，避免档案检索出现问题。由于档案管理工作量较大，档案管理人员应该依据档案的重要程度进择优整理，提高档案管理的使用率。例如可以设置关键词提高检索效率，提升档案的使用率。
三、完善现代档案管理中的档案管理基础工作
现代档案管理中档案管理基础工作具有至关重要的作用，由此我们应该从档案管理基础工作抓起，为保证现代化档案管理的顺利实施提供有利条件。
1.加强档案管理基础工作，提高档案管理人员综合素质。重视档案基础管理工作是档案管理的必要条件，并且提高档案管理人员综合素质是档案管理的核心内容。作为一名合格的档案管理工作者，必须通过不断地学习提高自我認识水平，正确对待档案管理工作，在不断自我意识和责任中，在做好本职工作的同时，提高自身综合素质。提高档案管理人员的工作积极性，从而使整个档案管理人员具备良好的综合素质和管理知识。
2.进行档案全面普查，去除杂劣。档案管理工作，需要经过多个部门的综合管理，并且需要通过多年的整理和利用，由此可能出现重份或者无利用价值的档案。所以，我们应该重视对档案的全面普查工作，只有通过这种方式才能减少无用档案的存在，避免浪费空间，积极促进对现代计算机档案管理重复和效率。
3.组合档案资料，实现档案规范化管理。开展档案资料的重新组合，有效的去除了内容杂乱无章，组卷标示不清等档案，并且对存在卷内无页码、无目录、无标题等案卷进行重新填写和补充，进一步使档案的管理规范化、科学化。同时为现代化档案管理的有效开展提供依据，促进现代计算机档案管理的有效利用。
4.依据档案管理规范著录。档案的著录是现代化计算机档案管理的重要基础工作，并且对计算机数据的准确性起着决定性的作用。目前，我国关于档案管理最基本的依据是《档案著录规则》。
5.规范提名，保证检索准确性。管理档案实际过程中，不仅要保证档案检索查询率，并且还应该保证检索的查准率，这也是著录实现提名统一规范的重要体现。但是在还应该注意在提名想的天过程中，应该以规范结构简称，做好提名规范工作，避免出现无法识别的现象。
四、做好档案基础数据准备，推进现代化档案管理进程
现代化档案管理基础工作中，计算机贯穿于整个过程中，并且计算机的强大功能对其各个环节发挥着至关重要的作用。如果档案基础数据准备工作不到位，会直接影响计算机的档案管理的正常使用，限制现代化档案管理的推广应用。具体我们可以通过以下几方面的内容，提报档案管理的使用效率。
1.分清轻重缓急循序渐进。档案管理的重要目的就是为社会所用，而应用计算机管理是为了提高档案的使用率。计算机档案管理的推广和应用，推进了社会对档案的利用，并且实现了根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2.分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.分门别类，充分利用档案原基础。我们可以对档案基础良好和具备全引目录的案卷直接进行计算机录入，逐一对人名、地址、时间的标准，然后由计算机进行统一的分类处理，这样可以减少著录过程的工作量，大大的提高了档案目录的作用，并且提高了著录的速度，进一步促进对档案的利用。
五、结语
现代化档案管理是满足社会发展的必然需求，为了提高现代档案管理水平，保证其工作效率，必须促进的安敢管理的利用率，提高档案管理人员的责任心，并且通过全面档案普查工作，去除重复、重新整合。对档案管理进行规范化著录，有效的提高了档案管理基础工作，进一步为现代档案管理的发展提供保证，从而为提高档案管理工作效率提供了重要的途径。
参考文献：
[1]林洋.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科学与财富，2014，（6）.
[2]张红.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子，2014，（4）.
[3]包丽影.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].黑龙江科技信息，2012，14：155.
[4]马雪松. 档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品，2013，12：244.
[5]王国锋. 档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科技与企业，2012，07：74.
作者简介：吕清，女，河南温县人，现任陕西省宝鸡市宝鸡文理学院数学与信息科学学院行政秘书，从事档案管理工作。
关键词：现代档案管理 管理基础 重要作用
档案管理所涉及的内容比较丰富，其基础工作更是具有多类型、多领域、多内容的特点。档案管理基础工作在现代档案管理中具有重要的作用和非常特殊的性质，所以值得我们重视。只有促进提高我国档案管理工作水平，才能充分发挥现代档案管理中的档案管理基础工作的作用，才能适应现代社会对档案管理工作的要求。只有正确的认识现代档案管理存在的问题，高度重视档案管理基础工作建设，不断促进我国档案管理向着现代化和信息化方向发展。
一、现代档案管理存在的问题
1.档案管理工作不够规范。目前，我国档案管理人员缺乏专业扎实的基础知识，并且缺乏对档案管理工作的正确认识，从而对档案管理基础工作的重视度不足，导致档案管理工作不规范，严重制约了我国档案管理事业的发展。例如通常在实践过程中，出现目录号缺少，档号与命名不规范等现象，从而引起档案管理出现重名等情况，严重影响档案管理的唯一性，并且给查找档案管理带来的极大的不利因素。
2.档案管理流程不够明确。档案管理流程不明确是我国档案管理常见的问题，主要是由于档案基础工作落实不到位，影响了我国档案管理的规范化发展。尤其是机关单位档案管理，通常采用的档案收集、整理、区分档案全宗编号、分类、价值鉴定、保管、著录、标引等流程来完成档案管理工作，但是对其中部分管理流程没有明确的规定。
3.档案管理人员的综合素质低下。我国大多数的档案管理人员年龄偏大，只有少部分的高学历专业人员，由此多数档案管理人员综合素质低下，多数的档案工作人员还停留在表面的层次缺乏对现代档案管理理念和意识的了解，整个档案管理人员组织呈现出不合理性，使我国现代档案管理地发展受到严重影响。
二、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
现代档案管理中档案管理基础工作具有重要的作用，有利于提高现代化档案管理的规范化管理，可以促进档案信息检索的明确化，最大化的提高档案管理的使用性。在实际的情况中，我们应该坚持做好档案管理基础工作，首先必须做好档案的分类归档，有序的完成档案基础工作，使档案管理工作区域正规化。同时还应该重视电脑对档案信息的记录，落实档案管理的每一个环节，避免档案检索出现问题。由于档案管理工作量较大，档案管理人员应该依据档案的重要程度进择优整理，提高档案管理的使用率。例如可以设置关键词提高检索效率，提升档案的使用率。
三、完善现代档案管理中的档案管理基础工作
现代档案管理中档案管理基础工作具有至关重要的作用，由此我们应该从档案管理基础工作抓起，为保证现代化档案管理的顺利实施提供有利条件。
1.加强档案管理基础工作，提高档案管理人员综合素质。重视档案基础管理工作是档案管理的必要条件，并且提高档案管理人员综合素质是档案管理的核心内容。作为一名合格的档案管理工作者，必须通过不断地学习提高自我認识水平，正确对待档案管理工作，在不断自我意识和责任中，在做好本职工作的同时，提高自身综合素质。提高档案管理人员的工作积极性，从而使整个档案管理人员具备良好的综合素质和管理知识。
2.进行档案全面普查，去除杂劣。档案管理工作，需要经过多个部门的综合管理，并且需要通过多年的整理和利用，由此可能出现重份或者无利用价值的档案。所以，我们应该重视对档案的全面普查工作，只有通过这种方式才能减少无用档案的存在，避免浪费空间，积极促进对现代计算机档案管理重复和效率。
3.组合档案资料，实现档案规范化管理。开展档案资料的重新组合，有效的去除了内容杂乱无章，组卷标示不清等档案，并且对存在卷内无页码、无目录、无标题等案卷进行重新填写和补充，进一步使档案的管理规范化、科学化。同时为现代化档案管理的有效开展提供依据，促进现代计算机档案管理的有效利用。
4.依据档案管理规范著录。档案的著录是现代化计算机档案管理的重要基础工作，并且对计算机数据的准确性起着决定性的作用。目前，我国关于档案管理最基本的依据是《档案著录规则》。
5.规范提名，保证检索准确性。管理档案实际过程中，不仅要保证档案检索查询率，并且还应该保证检索的查准率，这也是著录实现提名统一规范的重要体现。但是在还应该注意在提名想的天过程中，应该以规范结构简称，做好提名规范工作，避免出现无法识别的现象。
四、做好档案基础数据准备，推进现代化档案管理进程
现代化档案管理基础工作中，计算机贯穿于整个过程中，并且计算机的强大功能对其各个环节发挥着至关重要的作用。如果档案基础数据准备工作不到位，会直接影响计算机的档案管理的正常使用，限制现代化档案管理的推广应用。具体我们可以通过以下几方面的内容，提报档案管理的使用效率。
1.分清轻重缓急循序渐进。档案管理的重要目的就是为社会所用，而应用计算机管理是为了提高档案的使用率。计算机档案管理的推广和应用，推进了社会对档案的利用，并且实现了根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2.分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.分门别类，充分利用档案原基础。我们可以对档案基础良好和具备全引目录的案卷直接进行计算机录入，逐一对人名、地址、时间的标准，然后由计算机进行统一的分类处理，这样可以减少著录过程的工作量，大大的提高了档案目录的作用，并且提高了著录的速度，进一步促进对档案的利用。
五、结语
现代化档案管理是满足社会发展的必然需求，为了提高现代档案管理水平，保证其工作效率，必须促进的安敢管理的利用率，提高档案管理人员的责任心，并且通过全面档案普查工作，去除重复、重新整合。对档案管理进行规范化著录，有效的提高了档案管理基础工作，进一步为现代档案管理的发展提供保证，从而为提高档案管理工作效率提供了重要的途径。
参考文献：
[1]林洋.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科学与财富，2014，（6）.
[2]张红.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子，2014，（4）.
[3]包丽影.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].黑龙江科技信息，2012，14：155.
[4]马雪松. 档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品，2013，12：244.
[5]王国锋. 档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科技与企业，2012，07：74.
作者简介：吕清，女，河南温县人，现任陕西省宝鸡市宝鸡文理学院数学与信息科学学院行政秘书，从事档案管理工作。