基于用户导向的档案信息网络服务机制研究

来源 :中国人民大学 | 被引量 : 0次 | 上传用户:wolaixunbao
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档案的保管和利用是档案工作的两大支柱。21世纪,档案管理面临的挑战来自于20世纪后期开始的以电脑技术、数字技术、互联网技术为代表的信息技术。信息化时代的档案信息的共享需求、档案信息服务机制的变化和档案馆服务观念的变化推动着用户导向的、高效的档案信息网络服务机制的建立和不断完善。  本文进行既有档案界的用户研究分析、使用案例分析个案分析方法对中韩档案信息网络服务进行分析的基础上,构建了用户导向的档案信息网络服务机制理论模型。通过上述的研究得出了以下结论。  第一,基于用户导向的档案网络服务机制是一种思想、一种观念、一个过程。用户导向的档案网络服务机制,是由用户、档案信息服务者、档案信息网站、档案信息服务渠道构成的,是指以满足用户需求为服务宗旨的、以用户需求实现为服务建设内容的和以数字化和网络化等信息化技术为服务方式的一个运作系统和运作过程中各个系统之间的运行和控制规律。用户导向的档案信息网络服务内容一定包括丰富多样的档案信息资源服务、必要的档案信息检索服务、档案信息获取传递服务、在服务全过程中协助用户查档的帮助和导航服务和不断地了解用户需求的用户管理服务等。  第二,用户研究方面的主要内容包括用户心理需求、行为需求、用户需求的特点、用户群类型和他们的查档行为特点和需求规律问题,并取得了一定研究成果。档案信息网络服务研究方面的主要内容包括档案信息网络服务的理念、档案信息资源类型和媒体形式、检索工具研究、档案信息获取方式、个性化服务和档案用户教育研究等。用户研究和档案信息服务研究都强调用户研究的重要性和以用户为中心的档案信息服务建设和实践。  第三,传统档案服务的构成要素是用户——服务对象、档案工作者——服务者和服务内容——档案信息资源。档案信息网络服务的构成要素是用户——服务对象、档案工作者——服务的后台支持者、档案信息资源、档案信息服务渠道和档案信息服务平台——服务的前台构成的。档案信息服务平台——服务的前台的内容包括档案信息资源、档案信息获取传递方式、档案信息检索方式、利用档案信息服务平台和咨询方式和用户管理方式等。档案信息网络服务的方式是人→机或者人→机→人,档案信息网络服务中用户、档案工作者、档案信息服务内容——档案信息服务平台和信息服务渠道是不可缺少的要素。用户需求是档案信息网络服务的推动因素,档案工作者是档案信息服务前台的建设者和维护者,档案信息服务平台和信息服务渠道是服务的实现方式。  第四,档案信息网络服务机制不是创造的,而是在既有的档案服务机制的基础上通过网络和档案信息网的服务平台上进行的,即档案信息网络服务机制是取长补短,应该充分利用信息技术、网络技术高速发展的机遇,不断提高自身的能力以此促进档案利用工作的大发展。  档案信息网络服务的个案分析与实地调查表明,目前中国档案信息网络服务机制的建设已经取得了一定的成绩,但还存在着许多薄弱环节。一是提供档案信息资源类型偏重于二次档案信息——目录信息,即极少的档案信息网提供档案全文信息,提供档案信息类型偏于文书档案。二是档案信息检索工具的设计以档案管理者或者专业用户的思路来建设,新用户难以使用。三是档案信息获取传递方式单一,用户通过网络只能阅读,不能下载档案信息,就档案信息网络服务机制而言,提供服务的完整性不够。四是网站的导航服务方面,即还没有完整意义上的网络服务的导航机制。五是网上咨询制度不完善,档案信息网提供网上咨询服务,但是没有必答的制度保障。六是档案用户的管理机制简单,无法实现个性化服务和用户信息反馈的作用。  第五,用户导向的档案信息服务机制具有一个整体性的理论框架。包括服务者、档案信息网络服务机制的运行和档案信息网络服务机制的保障。其中,服务者是档案信息网络服务机制的支持者。档案信息网络服务机制的运行是关键,可以分为提供利用机制、帮助和导航机制和用户管理机制等三个机制。三个机制与用户互动,与服务者互动和三个机制互相具有有机的互动关系。档案信息网络服务机制的运行与社会的理念、基础设施的构建水平、法律法规的建设情况、资源、人才和技术的支持等环境要素关系密切,各个社会要素与档案信息网络服务机制建设和运行互相影响。  第六,档案信息网络服务机制是提供利用机制、帮助和导航机制和用户管理机制等三个机制构成的一个整体。提供利用机制是主干运行机制,提供利用机制内容包括档案信息资源、检索方式和获取传递措施系统,三个系统中缺少一个不能进行档案信息服务。提供利用机制要求档案信息资源开发的科学性和知识化,检索工具的科学性和人性化,获取传递措施的保障性和多样化。帮助和导航机制是为了实现用户导向的服务不可缺少的一个机制。对新用户来说,帮助和导航机制代表档案信息服务者的服务态度,而且影响用户对档案馆服务的满足度。用户管理机制是研究档案用户基本情况的一种简单有效的方法。通过用户基本情况提供个性化服务和提供特定用户群服务等,这对建设用户导向服务是必不可少的一个机制,而且服务者通过用户的基本情况和利用档案信息的资料可以容易掌握反馈信息。  第七,档案信息网络服务机制不再是要不要建设的问题,而是如何建设的问题。如何建设档案信息网络服务机制的关键是档案信息网络服务机制的保障。档案信息网络服务的保障包括理念保障、基础设施保障、法规保障、技术保障、资源保障、人才保障和标准体系保障。各个保障对用户档案需求产生、上网利用档案信息网络服务、获取档案信息和传播档案信息利用效果等各个环节进行保障和限制。完善的用户导向的档案信息服务离不开档案信息服务机制的保障。  本研究的结果可以应用到档案信息网络服务机制的建设和完善及作为档案信息网络服务理论研究的参考资料。
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