关于SOP在财务支付控制中的作用研究——以民营企业A为案例

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在当今多种经营体制并存的情况下,民营企业在整个国民经济发展的大盘中所占的比例越来越大。我国民营企业的重新发展从1978年开始,经历了恢复和起步、初步发展和规范调整、快速发展、加速壮大等阶段。发展初期独资企业较为普遍,少数企业采用公司制,实行家族管理;投资主体单一,产权结构封闭化;家族之间或股东之间产权界定不清晰使得企业利润分配不规范;外部管理层较少且激励不足。在这一发展阶段,民营企业的财务管理是一种粗放型管理模式,财务控制缺失,财务监督缺位,财务管理混乱。大多数民营企业缺乏有效的财务控制制度,企业财务决策过程没有标准程序。  A企业为民营企业集团。经过十几年的发展,A企业从一个小民营公司发展成为今天以期货服务业、物流服务业、电子信息服务业为核心业务的现代服务企业群。其主要领导人独到的眼光和胆识,及改革开放给民营企业带来的机遇是其得以快速发展的主要原因。而A企业也不可避免的“患上”民营企业的通病。企业发展的前期由于业务较为单一,员工人数比较少。最高领导者往往对公司所有事务都“一肩挑”,其对财务的管控也近似于独裁主义。但当企业发展壮大,特别是在企业快速发展的时期,这种粗放式管理的弊端逐渐显露出来。由于缺乏一套行之有效的财务支付标准程序,财务支付状况不容乐观。财务支付控制总体非常混乱,随意开支或者是应该及时支付的正常事项因无法确定而被拒绝,支付时间长,效率低,在合规性方面也存在较大的隐患。  作为企业的投资人,个人精力和时间是有限的,一旦身陷具体的经营或管理事务,将无暇去顾及思考企业发展等问题。要把自己从日常事务中解放出来,提高管理的效率。而任何一家企业,其财务工作都是企业经营发展的坚实后盾,为企业正常生产经营活动提供有力的保证。综合这两方面的因素,企业的财务工作必须建立严密的制度,定义行之有效的标准作业程序,使高层领导者更多的将精力放在业务拓展上,同时又可以对企业的财务进行很好的控制。避免因其在财务管理上存在的“先天不足”成为阻碍企业发展壮大的瓶颈。因而,建立标准作业程序是民营企业亟待面对的问题,是不可回避的发展趋势。  标准作业程序,即SOP,是Standard Operation Procedure三个单词中首字母的大写,即标准作业程序,就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。用更通俗的话来说,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。SOP并不是新生事物,它在生产型的企业中运用较为广泛,而在麦当劳和统一企业等以服务见长的大企业来说,SOP也是重要资产,是其快速发展的重要保证。  企业的财务支付工作作为企业财务日常财务中的重要组成部分,对其进行控制管理作用在于监督企业各项费用支出的合理性,使企业利润最大化。因而,如何实现良好的财务支付秩序是所有企业一直探究的问题和期望实现的目标。财务工作本身就是一项严谨的事业,不具有也无需创新性,它只需要符合国家法律法规,符合企业自身经营管理的需要。它需要具有可操作性,指导性。  从这个意义上说,SOP的特征和财务工作的特征是完全吻合的。一旦SOP以文件形式规定下来,所有的操作都要遵循这个标准来进行。而财务人员必须遵守国家的法律法规和公司的政策,在这个框架下运行,并且要最大程度避免主观因素对工作的影响。SOP事先将财务支付控制的要点规定在流程当中,包括国家政策对财务的要求以及公司自身管理的要求。通过SOP的规范,可以从一定程度上可以起到避免因财务人员变动和主观因素影响财务支付工作的前后一致性  在财务支付工作运用SOP可以保证支付工作的质量。有了SOP严谨的保证,即使财务人员由于离职,轮岗的因素而产生了变动,也不会对公司的正常财务支付产生大的影响。因为只要按SOP来工作,就能保证工作的质量是一致的。也就是说,有了SOP,工作由谁来做都是一样,区别的只是工作的效率。有利于管理、检查及审计,同时也是责任追溯的重要依据。工作的步骤细化并确定下来,那工作是否产生了偏差就可以通过简单的核对来进行管理、检查,大大减少了追溯的成本,同时审计部门也可以更加方便地对相关工作进行审计。  结合财务工作模式化,重复率高的特点,SOP在财务工作的考核中也起到重要的作用。有无按照SOP来工作,决定了工作的正确性。根据政策制定出的SOP,能很好的帮助员工正确的做事,做正确的事。那么对财务人员的考核就可以按照其是否按SOP来完成工作来考核。也就是说,财务工作是有标准的,这个标准用文字的方式确定下来,它不是一个软性标准,也不是一个绝对数量的要求。符合标准去工作是基本要求,在此基础上,才能进一步考核员工的工作效率。如果没有符合SOP,那员工的工作等于是无效的,不能作为已达成的事项列入员工的考核中,是考核的基本标准。  在研究如何改善A企业的财务支付状况的过程,采用了案例分析的方法。同时通通过问卷调查的方法了解企业员工对财务支付工作的意见,分析企业存在的问题。在运用相关理论定性分析A企业财务支付现状的原因后,通过借鉴其他成功企业的SOP编制和使用的经验,结合A企业现阶段的发展情况和财务管理需要,为A企业财务支付定制了相关的SOP方案体系。  随着我国经济持续快速发展,民营企业将会迎来更大的发展。公司治理结构将会更加完善和规范,变革企业管理方式,全面风险管理理念得到推行,人力资源管理成为企业管理重要内容等,民营企业的这些变化也将会影响其财务管理工作。通过研究SOP在企业财务支付中的作用,希望为民营企业的财务管理模式从粗放型向精细型转变提供借鉴。
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