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覃兆刿：张教授，约你进行这个对话是因为我注意到你对企业档案管理有持续深入的研究，我希望你对国有企业档案管理的系统认识和国外企业档案工作的考察能够启发我们在民营企业档案管理方面的思考。
张斌：非常高兴与覃教授一起探讨民营企业档案管理问题。我个人近几年对企业档案管理、信息管理和知识管理研究有较大的兴趣，并进行了一定的理论和实践研究，谈不上有深入的研究，听说湖北大学成立了企业档案与知识管理研究中心，覃教授主持该中心的研究工作。首先对贵中心的成立表示热烈祝贺!希望贵中心能够在企业档案管理研究方面取得突出成绩!
覃兆刿：谢谢!对了，关于什么是“民营企业”我们还得先有个约定，根据厉以宁先生对“民营经济”的界定，广义的民营企业是对除国有和国有控股企业以外的多种所有制企业的统称，包括内资民营企业(含私营企业、集体企业)、港澳台和外商投资企业：狭义的民营企业则不包括港澳台和外商投资企业；第三个层次的民营企业则专指私营企业。但我按厉先生的广义民营企业概念在调研中却遇到了困难，有些港澳台企业和外资企业不大乐意将其归类为民营企业。既然如此，这里姑且将“民营企业”只限于狭义的范畴，包括私营和集体企业两类。民营企业档案则是指对民营企业在生产、经营和管理活动中直接形成的有信息价值的记录的保存。
张斌：对“民营企业”概念作一个限定，有助于我们下一步的研究和探讨。随着我国社会主义市场经济的建立和发展，民营企业在我国经济发展中占据重要的位置，民营企业档案管理问题也成为近十多年档案界关注的热点问题之一。
覃兆刿：其实，上个世纪90年代对非国有企业档案管理的讨论就可以视为这个问题的发端，至2002年前后还一度成为讨论的热点，以“加强民营企业档案管理”为主题的红头文件和现场会、研讨会不断见诸报道。客观地说，这对唤起民营企业的档案意识和促使档案部门关注民营企业的档案问题还是发挥了不小的作用。此后各地进行了相关的实践摸索，部分地区的民营企业表现出较高的档案管理热情，档案部门也在这一过程中积累了不少经验。从一些论文和关于民营企业档案管理的《意见》、《办法》、《暂行办法》、《管理规定》、《管理意见》和《指引》中，我们可以读到民营企业档案管理的理论与实践正渐渐走向深入。记得是2002年吧，我还在一个全国性民营企业档案管理研讨会上有过主题发言，后又承担国家档案局相关课题，并参与策划出版了民营企业档案管理方面的书，积累了一点认识。但实话说，那时关于民营企业档案管理调研的面是十分有限的，不过这次经历倒引起了我对民营企业档案管理问题的兴趣。事隔五六年了，在多数民营企业的档案管理问题上总有一种“有劲使不上”和“隔靴搔痒”的无奈，尽管我们有深切的职业担忧却无法给予更直接的临场关怀，我们似乎只能站在玻璃的隔墙外干着急。在更多调研的时候，我们的热情，只能换取民营企业的“以礼相待”。我们究竟应该怎样认识民营企业的档案管理问题?我们能够迅速让他们自觉地跑上档案管理的快车道吗?民营企业档案管理究竟应该采用何种模式?档案行政管理部门在这个问题上究竟如何应对呢?
张斌：我也和覃教授有同样的感受。由于教学研究及主持研究国家社会科学基金项目《现代企业制度下的企业档案信息管理研究》课题的需要，近几年我利用各种机会对我国企业档案工作进行较广泛的调查研究。跨越包括北京、黑龙江、辽宁、山东、江苏、安徽、浙江、广东、四川、青海等地区，涉及冶金、石油、化工、航空、航天、酿酒、制药、金融、IT、咨询、物流、建筑、房地产等行业或专业系统。在调研的过程中，我走访了较多的国有企业，同时也接触了诸多的民营企业。
探讨民营企业档案管理问题，首先要把这个问题放到更广阔的国家经济、社会发展背景中去。近年来，我国民营企业发展面临着全球经济一体化带来的严峻挑战。举个简单的例子，这也是现在国家和社会各界比较关注的，就是我国沿海诸多对外贸易型的中小民营企业目前遭遇一些困境。这些企业过去主要是做加工出口的，觉得挣钱很容易，但随着国际经济环境的变化、人民币对美元的升值等因素的影响，这些企业面临着亏损甚至是倒闭的窘境，这些企业没有自主品牌，在国内也没有销售渠道，它们只做对外加工。许多企业只顾生产，不重视对文档等知识的积累，没有意识到应该逐步拥有自己的独立品牌，创造自己核心的知识。一旦整个大环境发生变化，这种依附性的企业马上就会面临危机。
在全球经济一体化、我国建立市场经济体制的大背景下，做好民营企业档案工作具有十分重要的意义。2006年3月23日，国家档案局、国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会联合发布了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》。该《意见》明确指出：做好民营企业档案工作是档案工作适应我国经济发展新形势的必然要求。非公有制经济是促进我国社会生产力发展的重要力量，积极发展非公有制經济，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化进程具有重大的战略意义。民营企业是非公有制经济重要组成部分，做好民营企业档案工作将对民营企业健康持续发展产生积极的影响，积极鼓励、支持和引导民营企业档案工作发展，是档案部门为我国经济建设和现代化建设服务的一项重要内容。做好民营企业档案工作是民营企业自身发展的客观需要，民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它反映了民营企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。建立健全档案工作对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。做好民营企业档案工作是各有关部门建立和完善非公有制经济管理服务体系的重要措施。社会主义市场经济体制的完善要求民营经济向着规范、制度、诚信发展；政府有关部门的管理和服务也需要依据企业真实、可靠的信息和数据。各有关部门和工商联要充分认识档案工作在规范非公有制经济发展中的重要作用，加强协作，引导和促进民营企业经营者树立档案意识，健全档案工作，完善基础管理。
覃兆刿：是的，我们认识宏观经济环境对档案管理提出的要求的确十分必要。民营企业作为我国经济的重要组成部分，在很多地区已成为当地的经济支柱。我们关注民营企业档案管理问题，是档案馆讲社会化服务，档案部门讲功能拓展，档案专业讲社会责任的务实体现。这种关注本身是很有意义的。
因为，民营经济虽然总体形势值得肯定，但我们仔细分析也 会发现，民营企业总体量的增长，并不代表同一民营企业类型或个体的持续做强，有的地区甚至出现民营经济滑坡的现象。如以民营企业集中为特色的温州，在1978～1997年间，其GDP一直在浙江省名列第一，但到了1998年～2003年，却变成倒数第一。为什么会这样呢?这与档案有关吗?
拿一些相当的企业来比较，目前我国民营企业的档案管理水平还很不平衡。大致可分成重视型、补课型、继承型和随意型几种情况。在“重视型”的企业。档案管理状况接近于国有企业的我们就不说了：在“补课型”的企业，他们的业主因为生产经营过程中有了遭遇“档案”的情结。因而计划在档案管理问题上给予一些追补性投入，有了档案人员岗位和档案室，强调档案实体的收集和相对集中的管理，尤其对涉及企业经营或权益的档案能给予高度的重视。他们在档案业务上希望得到行家指导：在“继承型”的企业(多是转制企业)情况就比较复杂了。有过去档案实体管理的基础，档案制度和档案整理相对规范，这是有利的方面。有的企业虽然减少了档案人员编制却对档案岗位有了更加明确的描述，档案员的效益观念反而增强了，他们在企业档案资源重心和管理方法创新方面表现得较有生气。有的企业档案岗位保留了，却因失去过去的行政兼职，档案人在公司的“边缘化”情况很是严重，一时又难以改变注重规模和形式的路数，档案工作效益不甚明显。有的企业则更糟。在“随意型”的企业，企业主和员工档案意识淡薄，档案管理基本上处于无序的状态。从规范意义上说，由国营转制的企业好于长期私人业主经营的企业，工业生产型企业好于商业服务型企业，建筑房产企业则在所有的民营企业中情况最好，但我并没有用“先进型”这样的词来代替“重视型”，这是因为我觉得目前这种形式的规范也许并不代表最为“有效”。
张斌：从不同行业、不同地区、不同资本构成的民营企业来看，目前档案管理的水平的确存在很大的差别。
覃兆刿：但就目前我们的考量指标来说，民营企业档案管理水平总体上无疑是低于国有企业的。除了不同的基础这一因素之外，有的学者从组织行为学的角度进行考察我认为比较科学。首先，民营企业生命周期相对较短，多数民营企业家更关注眼前的经营业绩而不会将注意力放到可能在10年以后才发生作用的档案上。其次，在早期的资本积累阶段，多数民营企业有可能还存在一点不规范或者违规的操作，规范的档案管理岂不是自找麻烦?再者，民营企业在人力资源上的强流动性导致员工档案意识不强，因为对档案的重视源于一种对过去和未来的时间观，没有长期工作下去的计划，当然无心檔案积累的行为，何况，民营企业主对核心信息心存戒备，总是担心重要资料为员工熟悉而留下隐患。那么以保管非核心信息为内容的档案工作必然远离企业利益中心，档案的信息支撑作用自然不会有“惊人”表现，因此即便是专职档案员也会显得弱势，而多数民营企业的档案管理岗位还属兼职，民营企业档案工作之轻就可以想见了。当然，由于国家在民营企业发展中的自主原则，也使档案行政管理部门的影响力受到局限，结果导致民营企业档案管理在外部专业环境中再次被“边缘化”。可见，民营企业档案管理相对滞后与其组织特征是分不开的。
绝大多数民营企业的家族管理，使民营企业组织具有很强的人格化特征。当其完成了初始积累，便会因为自身的组织个性和环境变化而表现出不适应。如规模变大，企业管理半径变宽，管理者个人亲历亲为已感到精力不济：企业发展领域的拓展，管理者学习的速度已跟不上：外来人员的引进，企业人事结构复杂，员工表现出更多自我实现的需要：市场对信息依赖更强，而信息的获取、积累、分析与运用难以完成等。总之，企业开始需要更科学更精细更理性更着眼于长远的管理。档案管理概念的引入和价值实现则成为人才激励、精细管理、财务控制和技术创新不可或缺的基础。作为档案人，我们此刻向民营企业家渗透档案意识的确是很有必要的，
张斌：是的，由于民营企业的某些自身特征导致其在档案管理上产生某些误区，从而带来一些管理问题。我接触的一些民营-
张斌：非常高兴与覃教授一起探讨民营企业档案管理问题。我个人近几年对企业档案管理、信息管理和知识管理研究有较大的兴趣，并进行了一定的理论和实践研究，谈不上有深入的研究，听说湖北大学成立了企业档案与知识管理研究中心，覃教授主持该中心的研究工作。首先对贵中心的成立表示热烈祝贺!希望贵中心能够在企业档案管理研究方面取得突出成绩!
覃兆刿：谢谢!对了，关于什么是“民营企业”我们还得先有个约定，根据厉以宁先生对“民营经济”的界定，广义的民营企业是对除国有和国有控股企业以外的多种所有制企业的统称，包括内资民营企业(含私营企业、集体企业)、港澳台和外商投资企业：狭义的民营企业则不包括港澳台和外商投资企业；第三个层次的民营企业则专指私营企业。但我按厉先生的广义民营企业概念在调研中却遇到了困难，有些港澳台企业和外资企业不大乐意将其归类为民营企业。既然如此，这里姑且将“民营企业”只限于狭义的范畴，包括私营和集体企业两类。民营企业档案则是指对民营企业在生产、经营和管理活动中直接形成的有信息价值的记录的保存。
张斌：对“民营企业”概念作一个限定，有助于我们下一步的研究和探讨。随着我国社会主义市场经济的建立和发展，民营企业在我国经济发展中占据重要的位置，民营企业档案管理问题也成为近十多年档案界关注的热点问题之一。
覃兆刿：其实，上个世纪90年代对非国有企业档案管理的讨论就可以视为这个问题的发端，至2002年前后还一度成为讨论的热点，以“加强民营企业档案管理”为主题的红头文件和现场会、研讨会不断见诸报道。客观地说，这对唤起民营企业的档案意识和促使档案部门关注民营企业的档案问题还是发挥了不小的作用。此后各地进行了相关的实践摸索，部分地区的民营企业表现出较高的档案管理热情，档案部门也在这一过程中积累了不少经验。从一些论文和关于民营企业档案管理的《意见》、《办法》、《暂行办法》、《管理规定》、《管理意见》和《指引》中，我们可以读到民营企业档案管理的理论与实践正渐渐走向深入。记得是2002年吧，我还在一个全国性民营企业档案管理研讨会上有过主题发言，后又承担国家档案局相关课题，并参与策划出版了民营企业档案管理方面的书，积累了一点认识。但实话说，那时关于民营企业档案管理调研的面是十分有限的，不过这次经历倒引起了我对民营企业档案管理问题的兴趣。事隔五六年了，在多数民营企业的档案管理问题上总有一种“有劲使不上”和“隔靴搔痒”的无奈，尽管我们有深切的职业担忧却无法给予更直接的临场关怀，我们似乎只能站在玻璃的隔墙外干着急。在更多调研的时候，我们的热情，只能换取民营企业的“以礼相待”。我们究竟应该怎样认识民营企业的档案管理问题?我们能够迅速让他们自觉地跑上档案管理的快车道吗?民营企业档案管理究竟应该采用何种模式?档案行政管理部门在这个问题上究竟如何应对呢?
张斌：我也和覃教授有同样的感受。由于教学研究及主持研究国家社会科学基金项目《现代企业制度下的企业档案信息管理研究》课题的需要，近几年我利用各种机会对我国企业档案工作进行较广泛的调查研究。跨越包括北京、黑龙江、辽宁、山东、江苏、安徽、浙江、广东、四川、青海等地区，涉及冶金、石油、化工、航空、航天、酿酒、制药、金融、IT、咨询、物流、建筑、房地产等行业或专业系统。在调研的过程中，我走访了较多的国有企业，同时也接触了诸多的民营企业。
探讨民营企业档案管理问题，首先要把这个问题放到更广阔的国家经济、社会发展背景中去。近年来，我国民营企业发展面临着全球经济一体化带来的严峻挑战。举个简单的例子，这也是现在国家和社会各界比较关注的，就是我国沿海诸多对外贸易型的中小民营企业目前遭遇一些困境。这些企业过去主要是做加工出口的，觉得挣钱很容易，但随着国际经济环境的变化、人民币对美元的升值等因素的影响，这些企业面临着亏损甚至是倒闭的窘境，这些企业没有自主品牌，在国内也没有销售渠道，它们只做对外加工。许多企业只顾生产，不重视对文档等知识的积累，没有意识到应该逐步拥有自己的独立品牌，创造自己核心的知识。一旦整个大环境发生变化，这种依附性的企业马上就会面临危机。
在全球经济一体化、我国建立市场经济体制的大背景下，做好民营企业档案工作具有十分重要的意义。2006年3月23日，国家档案局、国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会联合发布了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》。该《意见》明确指出：做好民营企业档案工作是档案工作适应我国经济发展新形势的必然要求。非公有制经济是促进我国社会生产力发展的重要力量，积极发展非公有制經济，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化进程具有重大的战略意义。民营企业是非公有制经济重要组成部分，做好民营企业档案工作将对民营企业健康持续发展产生积极的影响，积极鼓励、支持和引导民营企业档案工作发展，是档案部门为我国经济建设和现代化建设服务的一项重要内容。做好民营企业档案工作是民营企业自身发展的客观需要，民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它反映了民营企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。建立健全档案工作对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。做好民营企业档案工作是各有关部门建立和完善非公有制经济管理服务体系的重要措施。社会主义市场经济体制的完善要求民营经济向着规范、制度、诚信发展；政府有关部门的管理和服务也需要依据企业真实、可靠的信息和数据。各有关部门和工商联要充分认识档案工作在规范非公有制经济发展中的重要作用，加强协作，引导和促进民营企业经营者树立档案意识，健全档案工作，完善基础管理。
覃兆刿：是的，我们认识宏观经济环境对档案管理提出的要求的确十分必要。民营企业作为我国经济的重要组成部分，在很多地区已成为当地的经济支柱。我们关注民营企业档案管理问题，是档案馆讲社会化服务，档案部门讲功能拓展，档案专业讲社会责任的务实体现。这种关注本身是很有意义的。
因为，民营经济虽然总体形势值得肯定，但我们仔细分析也 会发现，民营企业总体量的增长，并不代表同一民营企业类型或个体的持续做强，有的地区甚至出现民营经济滑坡的现象。如以民营企业集中为特色的温州，在1978～1997年间，其GDP一直在浙江省名列第一，但到了1998年～2003年，却变成倒数第一。为什么会这样呢?这与档案有关吗?
拿一些相当的企业来比较，目前我国民营企业的档案管理水平还很不平衡。大致可分成重视型、补课型、继承型和随意型几种情况。在“重视型”的企业。档案管理状况接近于国有企业的我们就不说了：在“补课型”的企业，他们的业主因为生产经营过程中有了遭遇“档案”的情结。因而计划在档案管理问题上给予一些追补性投入，有了档案人员岗位和档案室，强调档案实体的收集和相对集中的管理，尤其对涉及企业经营或权益的档案能给予高度的重视。他们在档案业务上希望得到行家指导：在“继承型”的企业(多是转制企业)情况就比较复杂了。有过去档案实体管理的基础，档案制度和档案整理相对规范，这是有利的方面。有的企业虽然减少了档案人员编制却对档案岗位有了更加明确的描述，档案员的效益观念反而增强了，他们在企业档案资源重心和管理方法创新方面表现得较有生气。有的企业档案岗位保留了，却因失去过去的行政兼职，档案人在公司的“边缘化”情况很是严重，一时又难以改变注重规模和形式的路数，档案工作效益不甚明显。有的企业则更糟。在“随意型”的企业，企业主和员工档案意识淡薄，档案管理基本上处于无序的状态。从规范意义上说，由国营转制的企业好于长期私人业主经营的企业，工业生产型企业好于商业服务型企业，建筑房产企业则在所有的民营企业中情况最好，但我并没有用“先进型”这样的词来代替“重视型”，这是因为我觉得目前这种形式的规范也许并不代表最为“有效”。
张斌：从不同行业、不同地区、不同资本构成的民营企业来看，目前档案管理的水平的确存在很大的差别。
覃兆刿：但就目前我们的考量指标来说，民营企业档案管理水平总体上无疑是低于国有企业的。除了不同的基础这一因素之外，有的学者从组织行为学的角度进行考察我认为比较科学。首先，民营企业生命周期相对较短，多数民营企业家更关注眼前的经营业绩而不会将注意力放到可能在10年以后才发生作用的档案上。其次，在早期的资本积累阶段，多数民营企业有可能还存在一点不规范或者违规的操作，规范的档案管理岂不是自找麻烦?再者，民营企业在人力资源上的强流动性导致员工档案意识不强，因为对档案的重视源于一种对过去和未来的时间观，没有长期工作下去的计划，当然无心檔案积累的行为，何况，民营企业主对核心信息心存戒备，总是担心重要资料为员工熟悉而留下隐患。那么以保管非核心信息为内容的档案工作必然远离企业利益中心，档案的信息支撑作用自然不会有“惊人”表现，因此即便是专职档案员也会显得弱势，而多数民营企业的档案管理岗位还属兼职，民营企业档案工作之轻就可以想见了。当然，由于国家在民营企业发展中的自主原则，也使档案行政管理部门的影响力受到局限，结果导致民营企业档案管理在外部专业环境中再次被“边缘化”。可见，民营企业档案管理相对滞后与其组织特征是分不开的。
绝大多数民营企业的家族管理，使民营企业组织具有很强的人格化特征。当其完成了初始积累，便会因为自身的组织个性和环境变化而表现出不适应。如规模变大，企业管理半径变宽，管理者个人亲历亲为已感到精力不济：企业发展领域的拓展，管理者学习的速度已跟不上：外来人员的引进，企业人事结构复杂，员工表现出更多自我实现的需要：市场对信息依赖更强，而信息的获取、积累、分析与运用难以完成等。总之，企业开始需要更科学更精细更理性更着眼于长远的管理。档案管理概念的引入和价值实现则成为人才激励、精细管理、财务控制和技术创新不可或缺的基础。作为档案人，我们此刻向民营企业家渗透档案意识的确是很有必要的，
张斌：是的，由于民营企业的某些自身特征导致其在档案管理上产生某些误区，从而带来一些管理问题。我接触的一些民营-