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安徽医科大学第二附属医院（以下均简称“医院”）会议记录一般用于对医院重大问题的决策、重要的人事任免、大额奖金的使用等问题而召开的正式会议。它真实地记录了会议的全貌，是医院各级领导研究医院发展的凭证和依据。医院自2002年筹建以来，室藏文书档案共3626件，而会议记录就达近2000件，且会议记录数量会随着时间的推移和医院规模的扩大而不断增加。尤其是目前，医院正处于二期建设中，需要频繁地查阅会议记录中有关奖金的筹措、招标程序的讨论、施工项目讨论等方面的问题，若再把会议记录纳入文书档案进行管理，显然已不能方便、及时、高效地满足利用者的需要。为了更便于会议记录的查找和利用，笔者对会议记录档案的管理进行了大胆的创新，提出了新的实践做法，并进行了分析。
1 为会议记录档案单设门类管理的实践
结合医院实际，笔者专门把会议记录从文书档案中提出来单独设类，与其他门类档案并列管理，并在档案管理软件中增加了会议记录档案管理模块，具体做法如下：
1.1 会议记录的收集。建立会议记录档案应先从收集入手，即将年度内分散形成在医院党委工作部、院长办公室等部门人员手中的有关医院全局的重要会议记录统统收集回笼，从而确保会议记录材料收集的齐全完整。同时，收集中要注意核查会议组织情况和会议内容的填写是否规范，以及针对会议议题的附件是否齐全等；但在收集过程中不能为了凑数量而“眉毛胡子一把抓”，会议记录材料收集好后还要对其内容进行鉴定并准确划定保管期限。会议记录档案保管期限定为永久和定期两种，具体参照医院《文件材料归档范围与保管期限表》来执行。
1.2 会议记录的分类。医院各类会议记录材料经过鉴定后，则要着手对其进行分类。笔者把会议记录分成十一类，分别为：1党委会；2纪检会；3院长办公会；4指挥部会；5筹建会；6运营会；7医疗会；8融资会；9审计会；10教科研会；11医患协调会。以上类别系对各类领导组，如，党委中心组、纪检组、筹建组等，集体讨论决定的本组内重大事项的原始记录，每一类下再按年度和保管期限细分，并添加到档案管理软件会议记录档案管理模块中去。
1.3 会议记录的排列编号。医院各类会议记录材料按照上述类别分好类后，即可对其进行排序。同一保管期限、同一类别下的会议记录则需按开会时间的先后顺序排序，并以件为单位编制档号。会议记录档号=“全宗号 年度号 保管期限（代号） 分类号 件号”，如，“QZH-2012-Y-HY03-012”，则表示2012年永久保存的院长办公会第12件。档号编好后，则要在会议记录首页的上端空白处加盖归档章，并进行填写。
1.4 会议记录的编目。医院会议记录应按分类方案
和编号顺序逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示会议的全貌。笔者在档案管理软件中，把会议记录档案目录设置成档号、会议类别、会议议题、记录人、发言人、日期、页数、备注等几个项目，并完成了全部信息的录入。其中，会议议题的编写要尽量全，对议题过多的会议，则要概括出会议的主要内容。
1.5 会议记录的利用。会议记录在对外提供利用时，主要根据利用者的需要，查找目录中的议题内容，看医院对此问题有没有研究过，如，医院2006年指挥部会第36次会议议题上详细记录了电梯招标渠道、招标信息的发布、中标单位、中标金额、资金的筹措等多项内容，因而查询电梯资料时，只需参考会议议题内容，就可以查到自己所需的内容，这样既方便了利用，又减少了磨损。若议题不全的，则需要查阅会议记录原件，提供原件需要有分管领导的批示意见。同时，利用只能在医院档案室内进行，且要求利用者不得在原件上批注、涂改、加字、勾画，不得私自复印。
2 为会议记录档案单设门类管理的优缺点
2.1 优点表现：一是提高了查询效率。会议记录档案目录中增加了会议议题、会议类别、发言人、记录人等查询项，便于检索，从而大大提高了查询速度。二是确保了会议记录的安全。既能保证会议的按时归档，又能单独存放、防止泄密，对会议发言者来说也是一种保护。三是便于对会议次数进行统计。能较方便地统计出举办会议的次数，为部门的绩效考核提供了真实可靠的数据资料；同时，对来年会议召开的次数能起到控制的作用。
2.2 缺点表现：一是适用范围有一定的局限性。对会议记录的这种管理模式只适用于年度内产生会议记录较多的大中型企业事业单位。二是不利于档案统计台账和报表的编制。统计时，还是应该将会议记录档案纳入文书档案统计中去，给文书档案的统计工作带来了不便。
3 破解为会议记录档案单设门类管理缺点的对策
3.1 扩大对会议记录档案单设门类的宣传。要让会议记录者清楚地认识到单设门类管理的优点，让其放心地把手上的会议记录交至档案部门来保管。同时，也要让各单位了解到，随着文书立卷的改革，许多单位的会议记录档案不再是年终的一本，而是以件（每次会议）为单位来整理归档的，从而提高各单位为其单设门类管理的普及率。
3.2 在文书档案内对会议记录进行虚拟存档。把年度内形成的同类会议记录看成一件，在文书档案中留出虚拟号，如，把党委会议记录在文书档案中室编件号定为“1”，那么，文书档案应从“2”开始编件号。编制会议记录题名时要从简，只需注明年度、会议名称及总件数即可，且把简化后的会议记录条目输入文书档案管理模块中去，保证文书档案归档文件目录中有会议记录条目，即可方便地做好档案统计工作。
（指导老师：管先海 作者单位：安徽医科大学第二附属医院 来稿日期：2013-06-18）
1 为会议记录档案单设门类管理的实践
结合医院实际，笔者专门把会议记录从文书档案中提出来单独设类，与其他门类档案并列管理，并在档案管理软件中增加了会议记录档案管理模块，具体做法如下：
1.1 会议记录的收集。建立会议记录档案应先从收集入手，即将年度内分散形成在医院党委工作部、院长办公室等部门人员手中的有关医院全局的重要会议记录统统收集回笼，从而确保会议记录材料收集的齐全完整。同时，收集中要注意核查会议组织情况和会议内容的填写是否规范，以及针对会议议题的附件是否齐全等；但在收集过程中不能为了凑数量而“眉毛胡子一把抓”，会议记录材料收集好后还要对其内容进行鉴定并准确划定保管期限。会议记录档案保管期限定为永久和定期两种，具体参照医院《文件材料归档范围与保管期限表》来执行。
1.2 会议记录的分类。医院各类会议记录材料经过鉴定后，则要着手对其进行分类。笔者把会议记录分成十一类，分别为：1党委会；2纪检会；3院长办公会；4指挥部会；5筹建会；6运营会；7医疗会；8融资会；9审计会；10教科研会；11医患协调会。以上类别系对各类领导组，如，党委中心组、纪检组、筹建组等，集体讨论决定的本组内重大事项的原始记录，每一类下再按年度和保管期限细分，并添加到档案管理软件会议记录档案管理模块中去。
1.3 会议记录的排列编号。医院各类会议记录材料按照上述类别分好类后，即可对其进行排序。同一保管期限、同一类别下的会议记录则需按开会时间的先后顺序排序，并以件为单位编制档号。会议记录档号=“全宗号 年度号 保管期限（代号） 分类号 件号”，如，“QZH-2012-Y-HY03-012”，则表示2012年永久保存的院长办公会第12件。档号编好后，则要在会议记录首页的上端空白处加盖归档章，并进行填写。
1.4 会议记录的编目。医院会议记录应按分类方案
和编号顺序逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示会议的全貌。笔者在档案管理软件中，把会议记录档案目录设置成档号、会议类别、会议议题、记录人、发言人、日期、页数、备注等几个项目，并完成了全部信息的录入。其中，会议议题的编写要尽量全，对议题过多的会议，则要概括出会议的主要内容。
1.5 会议记录的利用。会议记录在对外提供利用时，主要根据利用者的需要，查找目录中的议题内容，看医院对此问题有没有研究过，如，医院2006年指挥部会第36次会议议题上详细记录了电梯招标渠道、招标信息的发布、中标单位、中标金额、资金的筹措等多项内容，因而查询电梯资料时，只需参考会议议题内容，就可以查到自己所需的内容，这样既方便了利用，又减少了磨损。若议题不全的，则需要查阅会议记录原件，提供原件需要有分管领导的批示意见。同时，利用只能在医院档案室内进行，且要求利用者不得在原件上批注、涂改、加字、勾画，不得私自复印。
2 为会议记录档案单设门类管理的优缺点
2.1 优点表现：一是提高了查询效率。会议记录档案目录中增加了会议议题、会议类别、发言人、记录人等查询项，便于检索，从而大大提高了查询速度。二是确保了会议记录的安全。既能保证会议的按时归档，又能单独存放、防止泄密，对会议发言者来说也是一种保护。三是便于对会议次数进行统计。能较方便地统计出举办会议的次数，为部门的绩效考核提供了真实可靠的数据资料；同时，对来年会议召开的次数能起到控制的作用。
2.2 缺点表现：一是适用范围有一定的局限性。对会议记录的这种管理模式只适用于年度内产生会议记录较多的大中型企业事业单位。二是不利于档案统计台账和报表的编制。统计时，还是应该将会议记录档案纳入文书档案统计中去，给文书档案的统计工作带来了不便。
3 破解为会议记录档案单设门类管理缺点的对策
3.1 扩大对会议记录档案单设门类的宣传。要让会议记录者清楚地认识到单设门类管理的优点，让其放心地把手上的会议记录交至档案部门来保管。同时，也要让各单位了解到，随着文书立卷的改革，许多单位的会议记录档案不再是年终的一本，而是以件（每次会议）为单位来整理归档的，从而提高各单位为其单设门类管理的普及率。
3.2 在文书档案内对会议记录进行虚拟存档。把年度内形成的同类会议记录看成一件，在文书档案中留出虚拟号，如，把党委会议记录在文书档案中室编件号定为“1”，那么，文书档案应从“2”开始编件号。编制会议记录题名时要从简，只需注明年度、会议名称及总件数即可，且把简化后的会议记录条目输入文书档案管理模块中去，保证文书档案归档文件目录中有会议记录条目，即可方便地做好档案统计工作。
（指导老师：管先海 作者单位：安徽医科大学第二附属医院 来稿日期：2013-06-18）