大数据时代基于云会计的中小企业内部信息监控研究

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  会计电算化在技术进步的今天,利用云计算更是迈进了云会计的新阶段,大大促进了会计信息化系统的建设。云会计拥有云计算技术中数据搜集、处理能力强、灵活性强、投资成本低、建设周期短、人员技术要求低等优势,同时在‘互联网+’时代下,迎合了中小企业电子商务的拓展建设的需求。云会计帮助中小企业更好的处理基础财务以及帮助其更好的处理税务和融资工作。但在现实运营操作的过程中,云会计存在一定的风险,需要企业改变内部信息监管系统,最大程度减弱这一系列的风险。
  一、云会计环境下的风险
  云会计带来的风险主要是包括系统自有风险、控制风险、检查风险。其中的自有风险硬件设施配置以及系统设置的风险,需要软件设计者不断地完善以及提升服务器的安全性。而控制风险与检查风险就需要企业内部调整结构,以减弱这部分的风险。
  (一)控制风险
  控制风险不是公司设立合理的制度就可以避免的,而是需要内部工作能够在制度的指导下高效的进行运作。随着云会计的出现,不仅要改变内部制度,更是要改变原本的工作方式,云会计的处理效率高,这对各部门的工作安排提出了更高的要求。一方面,员工的系统的访问权限要明确,避免他人为了个人利益对原始信息进行不良操作;另一方面,公司内部各部门需要的经营活动要及时在系统中更新,保持信息与业务一致性,避免出现会计信息的相对独立。
  (二)检查风险
  除了以上内部制度实施外,内部人员的检查程序与标准不合理时也会引起一定的风险,即检查风险。内部检查最重要的部分就是内部审计,大数据、云技术的出现不仅仅改变了会计处理方式,也改变了审计的方式,这对传统的审计系统提出了挑战,中小企业的内部审计系统也亟需改变。
  二、内部财务信息监控系统框架
  云会计下中小企业可以将企业的内部财务监管系统可以分非财务人员监控(公司内部治理系统)与专业财务人员监控(内部审计制系统)
  (一)公司内部治理系统
  云会计系统的模式主要分为基础设施即服务(IaaS)、平台即服务(PaaS)和软件即服务(SaaS)三种,这三类是根据企业不同的需求定制的服务。IaaS是通过PC、Web等硬件做最基本的财务数据录入和处理,并可以建立数据库以供访问;PaaS则可以按照企业的需要设计企业内部管理的平台,但不能对企业的数据深度的分析;SaaS则是包括了以上两种服务以及为提供公司财务管理、财务决策服务。SaaS模式是目前中小企业应用最多的模式。
  针对这一模式,公司内部治理过程中,人员的权力设置可以通过在云会计平台设计过程中通过密码、访问权限和操作记录监控,这在防止信息被恶意篡改的同时还可以保证各个级别人员监督的权利,避免出现一言堂的现象。另外,外部经营业务与信息需要相符合,就需要建立详细的客户、供应商信息,同时经营业务处理过程中增加云会计处理的必要性以及便捷性,使工作人员快速适应新的业务处理方式。
  (二)内部审计系统
  面对云会计大量的数据结果,公司的审计系统也可以迈向云审计,从传统的抽样审计转变为整体审计,除传统的审计内容外还需要根据各类信息分析风险,并提供更为实际的公司发展建议。内部审计可以分为审计准备、审计信息处理、审计报告三个阶段。
  1.审计准备阶段
  无论传统模式还是创新模式,审计最开始要选择合适人选,成立审计小组。选取审计人员时应该确定领导人,由领导人选择队员。队员应该要结合审计目标,具备相应的能力,比如专业的财务理论知识,丰富的财务工作经验,高超的计算机操作与编程能力,数据统计计量分析能力等。在审计过程中,审计团队中的成员必须能够运用各自所长相互配合。
  制作审计计划书,详细的审计计划书有利于合理的安排时间,利用成员能力,并且提前对可能出现的问题预定解决方案,措施的建立,能有帮助内部审计过程中的审计人员有更合理的方案处理问题。
  2.审计信息处理阶段
  在大数据、云会计时代,中小企业利用购买的软件,甚至外包业务,对公司的数据进行集中的收集、处理,这包含了各个部门的信息,信息的形式也发生了改变,数据库中不仅仅是无尽的数字,还包括音频,视频等。内部审计人员审核过程中利用更丰富的计量方法,全面分析,判断这些信息。中小企业可以也可以利用云计算‘按需设定’的特点,建立内部云审计平台,与云会计系统相结合,实现数据共享。
  在数据收集时,中小企业在审计部门建立IaaS平台,即内部审计人员只需通过在会计共享平台中专用的数据平台连接审计接口就可以实现对数据库的访问与数据的采集。另外公司的财务数据和交易信息可以通过物联网B/S移动输入以及 LabVIEW技术获取对应的原始凭证、票据、订单、合同等非结构化的数据。
  与传统的审计中筛选信息的技术不同,云会计模式下的内部审计,更多的可以依靠互联网、云计算的技术,中小企业内部审计也可以建立PaaS平台,利用云端强大服务器,引入IDEA、ACL等专业审计软件和SQL server等便携数据处理软件,协助审计人员能够在各地及时的对海量数据分拣、清洗、转换并上传分析结果,完成工作的交接。在完成数据筛选分类后,审计人员可以利用云计算中的分布式计算功能,分析各类数据的关系,发现异常数据,并计算出最终公司的经营结果和潜在风险。最终达到审计目标并得出审计电子报告。
  3.审计报告阶段
  數据处理完成后,内部审计人员将结果、相关风险。建议编制成报告,并对报告复核,通过主管批准后,上传至公司云端中心。最后内部审计人员对审计资料整理,归纳收集至档案保管部门,并关注相关风险的防范。
  三、结论
  中小企业作为我国市场经济发展过程中必不可少的一部分,出现的时间却相对较短,发展过程中的问题较多,由于其资金,人才先天不足,导致其管理水平不高、内部控制不健全。在大数据、‘互联网+’、云会计等背景下,中小企业可以更加自由的选择与自己发展模式相适应的信息处理系统,克服资金、人才、技术不足的劣势,寻找新的发展形式。本文通过内部监管系统框架的构建,希望能够帮助中小企业在‘互联网+’时代利用新兴资源,推动其稳定发展。(作者单位为四川农业大学管理学院)
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