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【摘 要】Excel作为重要的办公软件，被广泛应用于各种事务工作中。本文详细阐述了使用Excel的筛选和排序功能進行高职院校新生分班的具体方法。
【关键词】Excel；数据处理；分班
Microsoft Excel是电子表格程序，是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、行政管理及办公自动化等众多领域。
生活在信息时代中的人比以前任何时候都更频繁地与数据打交道，EXCEL就是为现代人进行数据处理而定制的一个工具，它的操作方法非常易于学习，所以能够更广泛的使用。无论是在科学研究、医疗教育、商业活动还是家庭中，EXCEL都能满足大多数人的数据处理需求。
EXCEL作为一个适合现代人进行数据处理的工具，“数据处理”实际上是一个非常广义的概念，包含了与数据这个对象所进行一切活动。具体地说，EXCEL拥有强大的计算、分析、传递和共享功能，可以帮助用户将繁杂的数据化为信息。
用户可以使用EXCEL创建工作薄，并设置工作薄格式，用以分析数据和做出更明智的业务决策。用户可能使用EXCEL跟踪数据，生成数据分析模型，编写公式以对数据进行计算，以多种方式透视数据，并以各种具有专业外观的图表来显示数据。
一、EXCEL的一般用途
EXCEL的一般用途包括：财务统计、预算、账单和销售、报表、跟踪时间表或列表。
（一）数据计算
EXCEL的计算功能与其他的计算器具相比，完全不可等同。四则运算、开方乘幂这样的计算只需用简单的公式来完成某此内置函数即可完成，而一旦一些较为复杂的则可通过函数进行计算。EXCEL内置了数量庞大的又实用的函数，是其一大亮点。函数实为能够按一定规则进行计算的功能模块。在执行复杂计算时，我们只需要选择正确的函数，然后为其制定所需参数，它就能在短时间内返回结果值。
（二）数据分析
要从大量的数据中获取需要的信息，仅仅依靠计算不够的，还需要利用一种或多种思路和方法进行合理科学地分析。数据分析也是EXCEL所擅长的一项功能。
EXCEL中的排序、筛选和分类汇总是我们经常使用也是最简单的数据分析方法，它们能够合理地对表格的数据做进一步的归类与组织。“列表”至EXCEL2003版开始新增的一项实用功能，它允许用户在一张工作表中创建多个独立的数据列表，并进行不同的分类和组织。
（三）图表的制作
EXCEL的图表图形功能可以帮助用户迅速创建各种各样的商业图表，直观形象地传达信息。
由于当前招生规模扩大，新生人数多，新生分班的工作量非常大。数据量大，又要保证准确性和科学性，另外得到录取数据的时间距离新生报到只有不到两天时间，手工分班显然是非常困难的，必须使用计算机工具。利用Excel的排序和自动筛选功能，能够迅速完成新生分班工作。
二、EXCEL在高职院校新生分班工作中的具体应用
（一）分班依据
1.分班的目的
新生分班是新生来校报到前的一项重要工作，其目的有二：一是方便课堂教学，二是便于学生管理。
2.分班的原则
（1）春、秋季生分配平均。由于高职院校招生分为春季生和秋季生，故首先要兼顾春季和秋季生分配均匀。这样能够使各个班的平均实力相当，带动学生整体水平提升。
（2）生源地平均。由于高职院校是面向全国招生，生源来自全国四面八方，如果把同省市的学生安排在一起，虽然有利于“老乡”之间的相互沟通和相互照顾，但是容易使同一个班里的学生拉帮结派，不利于班级团结。如果按省市平均分配，则对学生是非常有利的。首先，能够了解其它地区的风俗文化，增长见闻。其次，能够增强学生的适应能力，以及融入大环境的能力和包容能力。其三，增强学生广泛交友能力。大学三年间如果只局限在“同乡”的小团体里，对以后的人生发展的有利条件并不多，也难以使学生放开心胸。如果大学三年能够和同班的不同班地域的同学相处融洽，这样首先就能够使学生的交往能力得到锻炼，而且大学同学之间的情谊是非常纯洁和珍贵的，对学生以后的人生来说是一笔非常难得的财富。
（3）性别平均。兼顾各班男女生比例相当。
分班的结果尽量是每个班都具有均等的学生组合状态，尽量避免人为造成较大差异，力求平衡，创造一个良好的学习和生活氛围。
假设有一组数据，模拟为某高职学院建筑系2012级新生录取情况，共三个专业，分别是工程造价、工程监理、建筑工程技术，现在以此数据进行分班。
分班数目为工程造价专业分8个班，工程监理专业2个班，建筑工程技术专业2个班。
（二）分班的基本原理
1.一般情况是，春季招生时的录取情况是一个表，秋季是一个表，首先要将春、秋两表合并，并且春季的记录在一起，秋季的记录在一起，不要混合。
2.把各个相同录取专业的记录挑选出来，以便后续按专业分别分班。
3.打开某一个专业的录取记录表，按预计划分的班数进行分班。
4.根据数据库排序的原理进行分析：
（1）首先按生源地字段升序排序。如此一来，相同省市的记录被连续排在一起。
（2）在第（1）步的基础上，按性别字段升序排序，结果是整体数据中“男”在前，“女”在后，在“男”生中已按省市名称排好序，“女”生亦是如此。
（3）增加一个名为“班号”的字段，假如此专业要分3个班，那么可用数字1、2、3来代表班号。
（4）挑选出相同班号的记录，即成一个班。
（三）实施办法
第一步，数据整理
【关键词】Excel；数据处理；分班
Microsoft Excel是电子表格程序，是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、行政管理及办公自动化等众多领域。
生活在信息时代中的人比以前任何时候都更频繁地与数据打交道，EXCEL就是为现代人进行数据处理而定制的一个工具，它的操作方法非常易于学习，所以能够更广泛的使用。无论是在科学研究、医疗教育、商业活动还是家庭中，EXCEL都能满足大多数人的数据处理需求。
EXCEL作为一个适合现代人进行数据处理的工具，“数据处理”实际上是一个非常广义的概念，包含了与数据这个对象所进行一切活动。具体地说，EXCEL拥有强大的计算、分析、传递和共享功能，可以帮助用户将繁杂的数据化为信息。
用户可以使用EXCEL创建工作薄，并设置工作薄格式，用以分析数据和做出更明智的业务决策。用户可能使用EXCEL跟踪数据，生成数据分析模型，编写公式以对数据进行计算，以多种方式透视数据，并以各种具有专业外观的图表来显示数据。
一、EXCEL的一般用途
EXCEL的一般用途包括：财务统计、预算、账单和销售、报表、跟踪时间表或列表。
（一）数据计算
EXCEL的计算功能与其他的计算器具相比，完全不可等同。四则运算、开方乘幂这样的计算只需用简单的公式来完成某此内置函数即可完成，而一旦一些较为复杂的则可通过函数进行计算。EXCEL内置了数量庞大的又实用的函数，是其一大亮点。函数实为能够按一定规则进行计算的功能模块。在执行复杂计算时，我们只需要选择正确的函数，然后为其制定所需参数，它就能在短时间内返回结果值。
（二）数据分析
要从大量的数据中获取需要的信息，仅仅依靠计算不够的，还需要利用一种或多种思路和方法进行合理科学地分析。数据分析也是EXCEL所擅长的一项功能。
EXCEL中的排序、筛选和分类汇总是我们经常使用也是最简单的数据分析方法，它们能够合理地对表格的数据做进一步的归类与组织。“列表”至EXCEL2003版开始新增的一项实用功能，它允许用户在一张工作表中创建多个独立的数据列表，并进行不同的分类和组织。
（三）图表的制作
EXCEL的图表图形功能可以帮助用户迅速创建各种各样的商业图表，直观形象地传达信息。
由于当前招生规模扩大，新生人数多，新生分班的工作量非常大。数据量大，又要保证准确性和科学性，另外得到录取数据的时间距离新生报到只有不到两天时间，手工分班显然是非常困难的，必须使用计算机工具。利用Excel的排序和自动筛选功能，能够迅速完成新生分班工作。
二、EXCEL在高职院校新生分班工作中的具体应用
（一）分班依据
1.分班的目的
新生分班是新生来校报到前的一项重要工作，其目的有二：一是方便课堂教学，二是便于学生管理。
2.分班的原则
（1）春、秋季生分配平均。由于高职院校招生分为春季生和秋季生，故首先要兼顾春季和秋季生分配均匀。这样能够使各个班的平均实力相当，带动学生整体水平提升。
（2）生源地平均。由于高职院校是面向全国招生，生源来自全国四面八方，如果把同省市的学生安排在一起，虽然有利于“老乡”之间的相互沟通和相互照顾，但是容易使同一个班里的学生拉帮结派，不利于班级团结。如果按省市平均分配，则对学生是非常有利的。首先，能够了解其它地区的风俗文化，增长见闻。其次，能够增强学生的适应能力，以及融入大环境的能力和包容能力。其三，增强学生广泛交友能力。大学三年间如果只局限在“同乡”的小团体里，对以后的人生发展的有利条件并不多，也难以使学生放开心胸。如果大学三年能够和同班的不同班地域的同学相处融洽，这样首先就能够使学生的交往能力得到锻炼，而且大学同学之间的情谊是非常纯洁和珍贵的，对学生以后的人生来说是一笔非常难得的财富。
（3）性别平均。兼顾各班男女生比例相当。
分班的结果尽量是每个班都具有均等的学生组合状态，尽量避免人为造成较大差异，力求平衡，创造一个良好的学习和生活氛围。
假设有一组数据，模拟为某高职学院建筑系2012级新生录取情况，共三个专业，分别是工程造价、工程监理、建筑工程技术，现在以此数据进行分班。
分班数目为工程造价专业分8个班，工程监理专业2个班，建筑工程技术专业2个班。
（二）分班的基本原理
1.一般情况是，春季招生时的录取情况是一个表，秋季是一个表，首先要将春、秋两表合并，并且春季的记录在一起，秋季的记录在一起，不要混合。
2.把各个相同录取专业的记录挑选出来，以便后续按专业分别分班。
3.打开某一个专业的录取记录表，按预计划分的班数进行分班。
4.根据数据库排序的原理进行分析：
（1）首先按生源地字段升序排序。如此一来，相同省市的记录被连续排在一起。
（2）在第（1）步的基础上，按性别字段升序排序，结果是整体数据中“男”在前，“女”在后，在“男”生中已按省市名称排好序，“女”生亦是如此。
（3）增加一个名为“班号”的字段，假如此专业要分3个班，那么可用数字1、2、3来代表班号。
（4）挑选出相同班号的记录，即成一个班。
（三）实施办法
第一步，数据整理