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IDC的调查数据显示，企业每年在打印上的花费大约要占到其年营业额的3%～6%。然而在如此高昂的打印成本当中，仅有不到10%的文件成本是由办公设备直接产生，其他超过90%的成本分别来自耗材、服务、纸张、IT支持、附加设施、用户培训，及其他成本。
可见文印方面产生的直接成本其实很少，边际成本却非常高。All Associates Group的调查结果也印证了IDC的调查，公司每花1美元的页面打印费用，有可能需要花9美元来管理该页面，全球2000强企业的成像和打印费用平均约为收入的6%，而某些行业，这一数字高达14%。
加强打印环境的管理是降低企业文印成本的一个重要方法。 对于那些拥有大量打印机、复印机和传真机的公司来说，通过管理打印基础设施、自动运行纸质工作流，可以节省 10%～30% 的打印成本。
除了可以降低企业的打印成本，文印服务管理在安全性上也表现突出。Lightspeed Research的一份调查显示，15%的打印文稿被留在设备上无人取走，56%的员工曾经看到过遗留在打印机上的敏感文件。虽然在一些对信息保密要求较高的行业，如政府、金融等行业，通常都会制定关于打印文档权限和保管的规章制度，但这些建立在员工自觉性上的制度实际可控性较弱，且监管力度不足。如果不慎发生文印信息安全事故，企业往往又会面临追查信息缺口和信息去向的障碍，这不仅使事故的补救和追责显得十分困难，更可能导致安全漏洞长期存在，造成更大损失。这些隐患都使企业在文印信息安全管理上处于被动地位。因此，文印信息安全的管理，必须拥有主动抵抗风险，并排除人为干扰的能力。刷卡式打印等主动式的文印管理成为企业的上佳选择。
针对上述问题，佳能、富士施乐、惠普等打印机厂商都推出了各具特色的文印管理服务，这种集打印机、复合机硬件，解决方案软件，上门维护服务于一身的服务，可以帮助企业提高文印管理的效率、降低企业整体的文印成本、优化文印业务流程、降低企业文印信息泄露的安全风险，可以说文印服务管理对企业来说是有百益而无一害的。
优点众多 缺点很少
惠普打印与信息产品集团中国区托管服务事业部总监吴永泰在接受采访时为记者例举了文印服务管理诸多优势。
1. 传统管理需要企业配备的IT维护人员花费很多时间和精力在文印设备的管理上，如设备和驱动安装、配置、报修和维修协调、订购和管理耗材、管理供应商等。但是文印服务管理会极大地减少用户IT运维人员在打印设备管理上花费的时间和精力，把宝贵的时间和资源用在更重要的业务和事务上，节约用户的人工成本。
2. 文印外包会有专业团队评估企业的文印环境，他们会了解和评估用户的文印系统现状和存在的问题，有针对性地做出更适合用户实际情况和业务发展需求的文印设备配置和规划，使用户的办公文印系统更为高效。
3. 一般企业在文印输出方面的成本平均是企业营业额的3%，数目很可观。而通过文印管理的系统调整，企业可以降低10% ～30%的文印成本。
4. 通过部署跟随打印或加密打印等软件解决方案，可以避免以往很多无效和浪费的文稿打印，企业的文印量将整体减少20%左右。
5. 加入文印服务管理项目之后，后台会对每一台打印机的运行进行监控，不仅可以检测设备状态，及时发现设备故障和耗材更换需求，还可以搜集并统计设备印量，从而分析每个部门的打印量是否符合其部门的实际和需求，并动态调整设备部署以期进一步优化并降低成本。
6. 文印服务管理保证了配件、耗材均使用原厂正品，杜绝了仿冒耗材的隐患。这既保证了维修品质，也延长了设备使用寿命，同时降低环境污染，保护用户利益。
进一步优化流程管理
Gartner在给企业的采购建议中指出：“许多文印服务管理用户都仅关注设备、耗材和服务，却忽视了改进基于纸张的业务流程、调整打印战略以适应其他IT领域等目标。用户应该寻求从文印服务管理供应商的行业专业知识中获益，将其文件整合到电子流程之中。通过这种方式扩大其文印服务管理的范围，这样企业能够从中获得最大化的成本节约和流程改进。”
“流程管理服务是帮助用户改变流程，由此更加优化、节约用户的成本。” 富士施乐（中国）有限公司全球服务部全国市场及业务拓展总监葛清泉在接受记者采访时表示，“企业级打印服务主要是帮助用户管理资产。用户只是使用设备，有什么问题富士施乐承担到底，用户也不用自己再买耗材。在用户日常使用过程中，维修、耗材订购、更新设备或是把设备移到一个合适的地方，都是非常繁琐的事情。这些富士施乐都可以帮助用户承担。”
除了优化内部的流程，富士施乐还可以帮助用户整合过去需要外部合作的业务。“用户使用富士施乐的文印和沟通服务之后，可以把数据库交给富士施乐，富士施乐再把它变成可打印的格式，通过高速的打印机打印出来，然后归类、折叠，再加上市场推广的相关资料，最后交到邮局寄出去，英文叫host to post，即从主机到邮寄。这中间所有的流程富士施乐都可以帮助用户处理。”
国内外差距在缩短
打印外包服务在国外已经相当普及。而中国市场目前总体还处于起步阶段，很多企业还不了解打印外包服务。“国外人工成本比较高，国内相对比较低;人工成本高的话外包的成本优势更明显，所以我们的国内市场份额和亚太区尤其澳洲相比较还是有区别。国外对环境保护的量化标准要求比较高，富士施乐全球服务能提供的EPS 和XOS 服务，也就是文印服务管理可以提供文印数据的有据可查功能，并提供可供参考的持续性报告功能。国内在这方面相对比较薄弱。”葛清泉在谈到国内文印服务管理市场相比国外规模还较小时表示。
除此之外，“国内市场引进文印管理服务概念的时间较短，市场认知度较低，大部分客户处在观望阶段。由于中国面积广阔各地发展不均，对于文印管理服务提供商的服务平台和能力要求较高，很多供应商都不具备提供全国统一服务实施的能力。” 吴永泰进一步补充道。 但是，近几年随着外包概念的普及，越来越多的中国用户已经开始了解并逐渐考虑采用文印外包的模式，中国市场对打印外包服务的接受度已大幅提高，目前年增幅已经超过了20%的增长。“目前，富士施乐全球服务业务收入占富士施乐中国收入不到20%，其中，大概65%是企业打印服务，另外30%左右是文件外包和沟通服务，剩下大概5%是流程管理服务。”葛清泉表示。
继续看好国内文印外包市场
“富士施乐非常看好中国的打印外包服务，中国的企业众多，总体文件输出量巨大。随着中国政府对外包服务的高度重视和支持，越来越多的企业开始关注文件外包了。特别是在经济不好的时候，很多企业包括民营企业开始重新审视自身的增长点，以及资产和人员配置。我们相信中国的文件外包市场有巨大的发展潜力。”葛清泉表示。
吴永泰也持有与葛清泉相同的观点，他还补充道：“世界级跨国企业有许多落户中国，其管理模式将承袭其在国外的经验，这对在国外颇为成熟的文印管理服务是利好。而且，中国企业发展迅速，规模扩张很快。尤其是商贸、媒体、教育和生产等行业对于打印和复印仍然具有较大需求，市场潜力巨大。”
在谈到如何更好地让国内用户接受文印外包服务的时候，葛清泉表示：“首先需要有专业的了解行业的业务人员，这样才能够了解用户的实际需求，再配合富士施乐的解决方案，才能达到较高的成功率。其次，销售的过程也很重要，可以让用户了解富士施乐理论上可以提供哪些服务。最后，是交付能力。所有的解决方案到头来都是帮助用户，但是能不能够实现，就在于现场的交付能力。此外，富士施乐一个很大的价值在于覆盖能力和项目管理能力。例如，一家保险公司在中国有3000个点，富士施乐可以帮它在每个点管理机器。这已经变成项目管理了。今天只有富士施乐的全球服务有能力帮助用户管理3000个点。”
吴永泰为记者归纳了四个方面，破解文印服务管理用户接受度低的问题：
1. 澄清文印外包服务的门槛，使中小企业也了解并接纳外包服务的理念;2. 切实展示在实施文印管理前后将为用户带来的巨大收益和便捷性，令潜在用户了解使用效果;3. 精细计算到应用文印管理服务后打印每一张纸所节约的成本以及前后整体成本（TCO）的对比，直观展示文印管理服务给用户带来的价值;4. 颠覆一些企业的文印管理服务就是是租赁打印设备或按张收费的概念，展示规范的文印管理服务的流程和用户价值，以提升其市场的认知和接受程度。
实际效果是最好广告
在与跨国企业或集团公司签署总包合同后，在下级公司执行时可能会有各种阻力和不理解。富士施乐全球服务的解决方法是将外包后对用户公司的益处通过数据的形式呈现出来，给用户一个文印管理的愿景，并组织各种类型的用户沟通会，在同一个理解层面上达成双赢的局面。
部分国内用户基于网络安全考虑对于远程监控工具有误解，比较排斥，富士施乐通过远程监控软件白皮书，让用户最终了解到所有的通信都是加密的，并且监控工具的功能是提升服务和印量统计的效率，不会搜集任何与设备状态和印量无关的敏感信息。
“佳能正在针对大用户进行需求分析，调研了解中国用户在文印方面存在的问题是什么，急于解决的问题是什么。因为中国的企业和外企在管理模式上还是有明显的不同。”佳能（中国）有限公司商务影像方案大用户销售部高级经理李刚表示，“问题比较集中的是：1.固定资产管理麻烦，占用相当的人力物力;2.打印成本难于管理，费用高居不下;3.操作人员不专业，服务不及时，内部员工满意度低;4.大量陈旧或冗余设备，以及耗材没有回收管理，造成碳排放和固体废物的污染。而我们的文印服务管理就可以解决这些问题，让用户安心、省心、放心。”
佳能通过选择合适的企业建立优质案例，用事实和数据让国内用户看到采用文印外包服务的优势和好处。“一个是协助用户进行项目变革管理的工作，用户的员工要从原有的使用环境过渡到新的使用环境中，设备、流程和接口人都是新的，我们要协助用户安排好多场培训、通过视频招贴画等形式进行宣传，有时候还要进行路演;另一个是驻场人员的管理，因为他们是在用户的现场进行工作，处于服务第一线，而我们只能远程管理，所以需要通过流程控制、日常工作的核查和定期运营经理去巡查沟通，还需要进行一些团队建设的工作，保持他们的工作热情和归属感。此外，做好备份人员的准备工作也是必不可少的。”李刚表示。
成功案例越来越多
上海贝尔采用了富士施乐XOS服务（办公文件管理服务）后，9个月的时间其总印量减少了1，463，545页，节省下来的复印纸堆叠高度达160.9米。不仅如此，在此期间，上海贝尔的普通办公文印量下降了12.6%，公司由此所获得的直接经济效益达248，802.65元，公司办公设备共计减少了70吨二氧化碳排放，公司文印设备的漏粉故障和每台设备的卡纸故障均减少到月平均1次以下。
腾讯科技在采用了佳能为其总部和全国11个城市的分支机构提供的统一文印外包业务之后，由佳能文印服务管理软件统一进行管理的设备达到300台，而且全部是联网复合机，大部分还是彩色设备。腾讯的管理部门不仅相比采用佳能文印服务管理以前轻松许多，可以把精力放到主业支持上，而且有了佳能现场驻场工程师的帮助，当腾讯的员工遇到问题时可以及时提供技术支持并解决问题，腾讯员工在文印方面的满意度也提高了。另外，通过集约化精细化管理，腾讯的整体使用成本也比以前有一定的下降。
可见文印方面产生的直接成本其实很少，边际成本却非常高。All Associates Group的调查结果也印证了IDC的调查，公司每花1美元的页面打印费用，有可能需要花9美元来管理该页面，全球2000强企业的成像和打印费用平均约为收入的6%，而某些行业，这一数字高达14%。
加强打印环境的管理是降低企业文印成本的一个重要方法。 对于那些拥有大量打印机、复印机和传真机的公司来说，通过管理打印基础设施、自动运行纸质工作流，可以节省 10%～30% 的打印成本。
除了可以降低企业的打印成本，文印服务管理在安全性上也表现突出。Lightspeed Research的一份调查显示，15%的打印文稿被留在设备上无人取走，56%的员工曾经看到过遗留在打印机上的敏感文件。虽然在一些对信息保密要求较高的行业，如政府、金融等行业，通常都会制定关于打印文档权限和保管的规章制度，但这些建立在员工自觉性上的制度实际可控性较弱，且监管力度不足。如果不慎发生文印信息安全事故，企业往往又会面临追查信息缺口和信息去向的障碍，这不仅使事故的补救和追责显得十分困难，更可能导致安全漏洞长期存在，造成更大损失。这些隐患都使企业在文印信息安全管理上处于被动地位。因此，文印信息安全的管理，必须拥有主动抵抗风险，并排除人为干扰的能力。刷卡式打印等主动式的文印管理成为企业的上佳选择。
针对上述问题，佳能、富士施乐、惠普等打印机厂商都推出了各具特色的文印管理服务，这种集打印机、复合机硬件，解决方案软件，上门维护服务于一身的服务，可以帮助企业提高文印管理的效率、降低企业整体的文印成本、优化文印业务流程、降低企业文印信息泄露的安全风险，可以说文印服务管理对企业来说是有百益而无一害的。
优点众多 缺点很少
惠普打印与信息产品集团中国区托管服务事业部总监吴永泰在接受采访时为记者例举了文印服务管理诸多优势。
1. 传统管理需要企业配备的IT维护人员花费很多时间和精力在文印设备的管理上，如设备和驱动安装、配置、报修和维修协调、订购和管理耗材、管理供应商等。但是文印服务管理会极大地减少用户IT运维人员在打印设备管理上花费的时间和精力，把宝贵的时间和资源用在更重要的业务和事务上，节约用户的人工成本。
2. 文印外包会有专业团队评估企业的文印环境，他们会了解和评估用户的文印系统现状和存在的问题，有针对性地做出更适合用户实际情况和业务发展需求的文印设备配置和规划，使用户的办公文印系统更为高效。
3. 一般企业在文印输出方面的成本平均是企业营业额的3%，数目很可观。而通过文印管理的系统调整，企业可以降低10% ～30%的文印成本。
4. 通过部署跟随打印或加密打印等软件解决方案，可以避免以往很多无效和浪费的文稿打印，企业的文印量将整体减少20%左右。
5. 加入文印服务管理项目之后，后台会对每一台打印机的运行进行监控，不仅可以检测设备状态，及时发现设备故障和耗材更换需求，还可以搜集并统计设备印量，从而分析每个部门的打印量是否符合其部门的实际和需求，并动态调整设备部署以期进一步优化并降低成本。
6. 文印服务管理保证了配件、耗材均使用原厂正品，杜绝了仿冒耗材的隐患。这既保证了维修品质，也延长了设备使用寿命，同时降低环境污染，保护用户利益。
进一步优化流程管理
Gartner在给企业的采购建议中指出：“许多文印服务管理用户都仅关注设备、耗材和服务，却忽视了改进基于纸张的业务流程、调整打印战略以适应其他IT领域等目标。用户应该寻求从文印服务管理供应商的行业专业知识中获益，将其文件整合到电子流程之中。通过这种方式扩大其文印服务管理的范围，这样企业能够从中获得最大化的成本节约和流程改进。”
“流程管理服务是帮助用户改变流程，由此更加优化、节约用户的成本。” 富士施乐（中国）有限公司全球服务部全国市场及业务拓展总监葛清泉在接受记者采访时表示，“企业级打印服务主要是帮助用户管理资产。用户只是使用设备，有什么问题富士施乐承担到底，用户也不用自己再买耗材。在用户日常使用过程中，维修、耗材订购、更新设备或是把设备移到一个合适的地方，都是非常繁琐的事情。这些富士施乐都可以帮助用户承担。”
除了优化内部的流程，富士施乐还可以帮助用户整合过去需要外部合作的业务。“用户使用富士施乐的文印和沟通服务之后，可以把数据库交给富士施乐，富士施乐再把它变成可打印的格式，通过高速的打印机打印出来，然后归类、折叠，再加上市场推广的相关资料，最后交到邮局寄出去，英文叫host to post，即从主机到邮寄。这中间所有的流程富士施乐都可以帮助用户处理。”
国内外差距在缩短
打印外包服务在国外已经相当普及。而中国市场目前总体还处于起步阶段，很多企业还不了解打印外包服务。“国外人工成本比较高，国内相对比较低;人工成本高的话外包的成本优势更明显，所以我们的国内市场份额和亚太区尤其澳洲相比较还是有区别。国外对环境保护的量化标准要求比较高，富士施乐全球服务能提供的EPS 和XOS 服务，也就是文印服务管理可以提供文印数据的有据可查功能，并提供可供参考的持续性报告功能。国内在这方面相对比较薄弱。”葛清泉在谈到国内文印服务管理市场相比国外规模还较小时表示。
除此之外，“国内市场引进文印管理服务概念的时间较短，市场认知度较低，大部分客户处在观望阶段。由于中国面积广阔各地发展不均，对于文印管理服务提供商的服务平台和能力要求较高，很多供应商都不具备提供全国统一服务实施的能力。” 吴永泰进一步补充道。 但是，近几年随着外包概念的普及，越来越多的中国用户已经开始了解并逐渐考虑采用文印外包的模式，中国市场对打印外包服务的接受度已大幅提高，目前年增幅已经超过了20%的增长。“目前，富士施乐全球服务业务收入占富士施乐中国收入不到20%，其中，大概65%是企业打印服务，另外30%左右是文件外包和沟通服务，剩下大概5%是流程管理服务。”葛清泉表示。
继续看好国内文印外包市场
“富士施乐非常看好中国的打印外包服务，中国的企业众多，总体文件输出量巨大。随着中国政府对外包服务的高度重视和支持，越来越多的企业开始关注文件外包了。特别是在经济不好的时候，很多企业包括民营企业开始重新审视自身的增长点，以及资产和人员配置。我们相信中国的文件外包市场有巨大的发展潜力。”葛清泉表示。
吴永泰也持有与葛清泉相同的观点，他还补充道：“世界级跨国企业有许多落户中国，其管理模式将承袭其在国外的经验，这对在国外颇为成熟的文印管理服务是利好。而且，中国企业发展迅速，规模扩张很快。尤其是商贸、媒体、教育和生产等行业对于打印和复印仍然具有较大需求，市场潜力巨大。”
在谈到如何更好地让国内用户接受文印外包服务的时候，葛清泉表示：“首先需要有专业的了解行业的业务人员，这样才能够了解用户的实际需求，再配合富士施乐的解决方案，才能达到较高的成功率。其次，销售的过程也很重要，可以让用户了解富士施乐理论上可以提供哪些服务。最后，是交付能力。所有的解决方案到头来都是帮助用户，但是能不能够实现，就在于现场的交付能力。此外，富士施乐一个很大的价值在于覆盖能力和项目管理能力。例如，一家保险公司在中国有3000个点，富士施乐可以帮它在每个点管理机器。这已经变成项目管理了。今天只有富士施乐的全球服务有能力帮助用户管理3000个点。”
吴永泰为记者归纳了四个方面，破解文印服务管理用户接受度低的问题：
1. 澄清文印外包服务的门槛，使中小企业也了解并接纳外包服务的理念;2. 切实展示在实施文印管理前后将为用户带来的巨大收益和便捷性，令潜在用户了解使用效果;3. 精细计算到应用文印管理服务后打印每一张纸所节约的成本以及前后整体成本（TCO）的对比，直观展示文印管理服务给用户带来的价值;4. 颠覆一些企业的文印管理服务就是是租赁打印设备或按张收费的概念，展示规范的文印管理服务的流程和用户价值，以提升其市场的认知和接受程度。
实际效果是最好广告
在与跨国企业或集团公司签署总包合同后，在下级公司执行时可能会有各种阻力和不理解。富士施乐全球服务的解决方法是将外包后对用户公司的益处通过数据的形式呈现出来，给用户一个文印管理的愿景，并组织各种类型的用户沟通会，在同一个理解层面上达成双赢的局面。
部分国内用户基于网络安全考虑对于远程监控工具有误解，比较排斥，富士施乐通过远程监控软件白皮书，让用户最终了解到所有的通信都是加密的，并且监控工具的功能是提升服务和印量统计的效率，不会搜集任何与设备状态和印量无关的敏感信息。
“佳能正在针对大用户进行需求分析，调研了解中国用户在文印方面存在的问题是什么，急于解决的问题是什么。因为中国的企业和外企在管理模式上还是有明显的不同。”佳能（中国）有限公司商务影像方案大用户销售部高级经理李刚表示，“问题比较集中的是：1.固定资产管理麻烦，占用相当的人力物力;2.打印成本难于管理，费用高居不下;3.操作人员不专业，服务不及时，内部员工满意度低;4.大量陈旧或冗余设备，以及耗材没有回收管理，造成碳排放和固体废物的污染。而我们的文印服务管理就可以解决这些问题，让用户安心、省心、放心。”
佳能通过选择合适的企业建立优质案例，用事实和数据让国内用户看到采用文印外包服务的优势和好处。“一个是协助用户进行项目变革管理的工作，用户的员工要从原有的使用环境过渡到新的使用环境中，设备、流程和接口人都是新的，我们要协助用户安排好多场培训、通过视频招贴画等形式进行宣传，有时候还要进行路演;另一个是驻场人员的管理，因为他们是在用户的现场进行工作，处于服务第一线，而我们只能远程管理，所以需要通过流程控制、日常工作的核查和定期运营经理去巡查沟通，还需要进行一些团队建设的工作，保持他们的工作热情和归属感。此外，做好备份人员的准备工作也是必不可少的。”李刚表示。
成功案例越来越多
上海贝尔采用了富士施乐XOS服务（办公文件管理服务）后，9个月的时间其总印量减少了1，463，545页，节省下来的复印纸堆叠高度达160.9米。不仅如此，在此期间，上海贝尔的普通办公文印量下降了12.6%，公司由此所获得的直接经济效益达248，802.65元，公司办公设备共计减少了70吨二氧化碳排放，公司文印设备的漏粉故障和每台设备的卡纸故障均减少到月平均1次以下。
腾讯科技在采用了佳能为其总部和全国11个城市的分支机构提供的统一文印外包业务之后，由佳能文印服务管理软件统一进行管理的设备达到300台，而且全部是联网复合机，大部分还是彩色设备。腾讯的管理部门不仅相比采用佳能文印服务管理以前轻松许多，可以把精力放到主业支持上，而且有了佳能现场驻场工程师的帮助，当腾讯的员工遇到问题时可以及时提供技术支持并解决问题，腾讯员工在文印方面的满意度也提高了。另外，通过集约化精细化管理，腾讯的整体使用成本也比以前有一定的下降。