试论信息化档案管理

来源 :读写算 | 被引量 : 0次 | 上传用户:z245713805
下载到本地 , 更方便阅读
声明 : 本文档内容版权归属内容提供方 , 如果您对本文有版权争议 , 可与客服联系进行内容授权或下架
论文部分内容阅读
  摘要:信息时代是档案管理的新时代,是档案管理必由之路,是档案管理正确发展方向,是档案管理创新的趋势,是档案管理的一场电子革命,是传统手工档案买入现代档案的一个重要标志。因此,只有抓好档案管理的信息化建设,才能适应信息时代档案管理工作的需要,才能真正达到档案管理工作的目的。本文主要介绍档案管理信息化建设的概念、内容、重要性、目前的状况以及应对的办法。
  关键词:信息化档案建设 概念 重要性 建设过程 现在 办法
  引言:在进入人类信息化的社会以后,档案管理对人们认识和了解客观世界,对传承古老的人类文明,对发展经济和创新科技,具有着不可替代的作用与价值。因此,加快档案管理工作融入信息化社会的步伐,把档案管理信息化纳入人类社会信息化的总格局中,大力推动档案管理信息化建设,是档案管理部门的重要任务和战略之举。
  一、档案管理信息化建设的概念
  所谓档案管理信息化,是指档案管理从面向纸质档案实体保管的模式,向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。主要形式要实现档案信息的数字信息化和网络化;要实现信息化档案的收发、存储和查询的一体化模式;要实现档案信息的高度共享,而这必将是档案管理模式的新革命。在管理档案中全面应用现代信息化技术,对档案原有信息类资源进行处理、计算、转化和存储管理并为档案信息的查询和使用提供信息化的服务,加快实现档案管理信息化、现代化的进程。档案管理信息化的过程会是一个长期快速的发展过程,在这一过程中,要不断地更新现代信息技术、信息设备,充分运用科学的现代化技术手段,极大地提高档案的管理、利用的现代信息化水平。
  二、档案管理信息化建设的必要性
  在电子信息化技术高度发达的今天,发展和建设档案管理的信息化已然成为一条迫切且必然的选择之路,办公自动化和办公的无纸化等事物的发展和出现,使档案的产生方式发生了巨大的变化,例如我们的办公OA系统已将文件的起草、签发、传递、归档等运作流程在计算机终端和网络通讯线路中进行,这样迫使档案必须以计算机别的语言为主要存在形态,以计算机的计算为处理手段,以网络的传输为传递方式,以存储器的识别为储存方式。电子信息化的档案与传统的手工纸质档案的建立、储存和查询方式具有很大的差异。这种差异预示着档案管理工作者会面对更多的计算机读取、传递、存储的电子档案。档案信息的内容,会更直接、准确无误的被查询到。档案管理的信息化为档案管理部门大量节省存储空间,更环保,检索更加方便快捷,且准确性大大提高,不但节省了大量的人工查询时间和实体档案的存储物质和空间,对环境保护也起到了一定的积极作用。由此看来,对于任何一个单位来说能够提供有价值的系统性、真实性电子档案信息,就标志着这个单位已迈入了档案管理信息化的新领域。
  三、档案管理信息化建设的建设过程
  档案管理信息化建设包括基础设备的建设、档案信息资源的建设、规范制度的建设、应用系统的建设和管理人才的建设等方面。
  (一)基础设施备的建设:主要包括服务器、终端计算机、网络交换机、介质储存器、操作系统及应用软件等,其中是以终端计算机和网络为核心,以服务器、介质存储器为存储手段,以网络交换机等作为传递信息和查阅信息的纽带。
  (二)档案信息资源的建设:一是原有档案的数字信息化;二是收集和接收各种形式的电子档案后集成整合到统一的档案管理数据库应用系统中,从而建立生成更丰富更强大的电子档案信息。
  (三)规范制度的建设:能够保障档案管理信息化标准化、规范化、有序健康的发展。
  (四)应用系统的建设:能够为档案管理信息提供建立、发展的平台。
  (五)管理人才的建设:能够为档案管理信息化提供技术支持。
  四、档案管理信息化建设的现状和解决办法
  (一)档案管理信息化的现状:1、电子化档案管理标准不够规范、制度不够完善;2、电子化档案管理还不能够完全的与电子政务对接,融入度较低;3、档案电子信息资源共享不全面,缺乏通用性。由于原有的管理体制的问题,档案管理存在横向沟通不畅,规范制度不能统一,从而造成档案信息的共享和交流的难度增大。4、对档案管理的重要性认识不够,使档案信息化缺乏良好的信息化建设的推动力和发展环境。5、无法建立统一标准的规范制度,造成档案管理信息化发展的脚步缓慢甚至停滞。6、从事档案管理人员的知识结构存在“老化”、“过时”的现象,没有先进的信息化管理知识和意识。7、软件应用系统的建设和应用技术的开发相对较薄弱,原有的工作基础无法适应新时代信息化的要求。8、数据保护意识不够,存在信息丢失的风险。
  (二)解决办法:1、利用现代的管理手段和先进的信息技术,加强档案管理信息化建设,要加强组织和领导,提高专业认识,加大资金投入,增配软、硬件设备,引进和培养先进的信息化建设人才和技术手段。2、提高对创新人才的培养的意识,提高档案管理人员的知识结构。建立一支具有合理分工、科学结构、素质强硬的档案管理队伍。3、建立健全规范的档案管理制度。4、解决好电子档案的安全保存问题。
  档案管理的信息化建设给予新时期档案管理工作崭新的形式与内容,为档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。档案管理的信息化建设是一项长期而又艰巨的任务,不可能一步到位,所以要逐步实施,抓住重点,讲求时效,不断持续发展和进步。
  参考文献:
  1.档案管理学陈智为中国人民大学出版社
  2.档案管理学原理王向明上海大学出版社
  3.档案学研究进展王新才武汉大学出版社
  4.《电子文件风险管理》冯惠玲等著中国人民大学出版社
  5.《信息与档案管理》贺存乡著浙江大学出版社
  6.《办公自动化系统与电子档案管理》何嘉荪著浙江大学出版社
其他文献
摘要:祥林嫂是一个有着强烈反抗精神的劳动妇女,她一生都在孤单艰难地抗争着不可抗争的命运。逃出婆家、抗婚,反族权;再嫁、生子,反夫权;询问魂灵的有无,反神权;祝福时死去,反封建政权。  关键词:祥林嫂 反抗精神 政权 族权 夫权 神权  祥林嫂是鲁迅笔下一个被封建礼教迫害致死的悲惨形象。提起她,无数读者会赔上眼泪与叹息,并且总会有意无意的以觉醒者的姿态俯视她,给予这愚昧的妇女怜悯与同情。可我认为,祥
期刊
进入80年代,大陆与台湾的两岸关系先后出现了巨大的转折与改变,两岸新闻媒介态度也发生了相应的变化。双方媒体逐渐减少敌意,大陆对台报道本着“有忧报忧,有喜报喜”的态度,
摘要:随着科学技术的发展,政治理论文件也要随着大的社会发展环境而发展,应运而生了电子版的政治理论文件。新兴理论文件形式的 出现必定会对其档案管理工作产生影响,本文就从这个方面进行了显浅的探究。  关键字:政治理论文件 电子化  所谓政治理论电子文件是指针对政治理论工作需要形成的,内容具有一定社会舆论特殊性的文件的电子形式,可以优盘、磁盘和光盘等移动存储设备为载体。它的存在与传播主要是电子文档、电子
期刊
《伊索寓言》是一部流行了很久的童话故事集,这本书起源于古希腊和古罗马帝国,原名《埃索波斯故事集成》,后经人加工形成现在的《伊索寓言》。这本书在18世纪流入中国,之后迅速成为中国家喻户晓得童话故事书,这本书的特点是以通俗易懂富含趣味性的童话故事传达深刻的内涵以及处世之道。这本书与《希腊故事》、《荷马史诗》、《悲剧》具有等同的文化价值。  一、以物喻人  《伊索寓言》这本故事集锦之所以如此的流行,很大
期刊
期刊
前段时间,磊科NW762远程下载路由器抄得沸沸扬扬,我便购买了一台,在使用了一段时间后,发现其远程下载并不理想,便闲置了下来。后来朋友的小店开张,问我有没有合适的Wi-Fi认证方案,我便打起了这台路由器的主意。经过不懈努力,这台远程下载路由器被打造成了一台具有广告推送功能、具备抓取顾客联系方式的无线认证路由器,可以很好地宣传朋友的小店了。以下的方法同样适用于其他很多路由型号,详细的路由型号列表已经
摘要:在教学过程中,应坚持以教师为主导,学生为主体,充分发挥学生的积极创新思维。同时,也要求教师具备较高的管理和培养能力。目前,工业设计作为一门新兴的交叉学科,应该重视其设计理论和方法研究与实践相结合。同时,对其国内外相关理论及方法应采取辩证态度,取长补短。建立完善工业造型设计的教学活动模式及评价机制, 为今后的工业设计领域添砖加瓦。  关键词:造型设计 教改 实践创新 评价机制  工业造型设计能
期刊