论文部分内容阅读
摘要：随着高等教育改革的深入，民办独立学院得到了很大的发展，民办独立学院办公室职能与承担的任务增加，在新形势下，出现了新的挑战，面对新的问题，本文进行了探讨，并提出了自己的意见。
关键词：民办独立学院；系办公室；管理工作
一、民办独立学院系办公室在管理工作中的作用
民办独立学院系办公室发挥着传统办公室的基本作用，具有承上启下、内联外引的功能。随着高校管理体制的改变，系办公室承担了更多的学院管理层面的工作。第一，系办公室是基层的服务者，为系领导、教师、学生服务，为教学科研服务，为系行政后勤工作服务。在这个基层服务工作中，要毫无私心，不带任何情绪，细心耐心地面对繁杂、琐碎、看似微不足道的事情。办公室人员作为直接的服务者，对系里的人员、事件的接触是最多的，掌握每一件事的来龙去脉，熟悉每个教师学生的情况，了解每一件事的办理流程。因此，所做的每一件事情，桩桩件件事无巨细都与教师、学生的切身利益相关。第二，系办公室是最直接的沟通者，既是桥梁又是窗口，人事、行政、文字、信息、后勤、接待集于一身，协调沟通党、政、工、学、团的关系。人戏称办公室工作是“桌椅板凳柜，生老病死退”。正因为办公室工作的沟通功能，决定了办公室在协调各方关系中扮演了重要的角色，为形成宽松和谐的育人环境作出重大的贡献。第三，系办公室是最重要的辅助者。系办公室是为领导提供重要情况、重要资料的渠道之一，不但要全面了解学院教学、科研、学生管理、师生思想状态等基本情况，还要了解国内外教育方面的信息，为领导决策提供一些正确的、可靠的信息，对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对依据，同时还要承担“善后”服务，发挥好辅助作用。
二、民办独立学院系办公室在管理工作中存在的问题
1.工作职能模糊不清，严重影响工作的效率。
系办公室为领导和师生员工提供服务，在高校发展中发挥作用，首先要明确办公室应有的职能和应该达到的目标，然后进一步细化明确办公室的具体业务，制订科学的工作计划，实现办公室管理目标。但是在实际工作中，随着新问题的出现，职能和工作目标都可能出现变化。系办公室一成不变地完成日常工作，就无法主动解决新生的问题，严重影响办公室工作的效率。
2.管理机制不完善，严重影响工作的有序性。
系办公室缺乏一套健全的管理制度，目前所建设的管理制度大多照搬企业。高校运作区别于企业，具体工作中，办公室主要是靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令开展工作，缺乏计划性，“忙乱差”现象比比皆是，工作处于无序状态。
3.人员配备不足，严重影响工作的实效性。
民办独立学院由于考虑到成本方面的问题，在管理人员配备方面能省就省，系办公室单位虽小，但是功能齐全，由于日常事务头绪多、工作随机性强，人员配备不足，工作经常是疲于应付。在岗人员长期超负荷工作，最终势必影响工作质量。
4.工作人员专业化水平不高，严重影响工作的高效性。
民办独立学院系办公室管理人员年轻化，往往大学毕业从校门直接走上岗位，缺乏教育管理科学素养，未经过专门的训练，对教育管理科学知识知之甚少，工作中经常是“摸着石头过河”，习惯于被动接受任务，缺乏主动性，对于教育管理的特点和规律的了解程度不高。管理手段落后，跟不上形势发展。
5.工作人员身心状态不佳，严重影响工作的积极性。
长期以来，办公室工作繁琐而复杂，不但要完成白天事务性工作，晚间还经常撰写文字稿件，时刻保持思维高速运转。工作多，休息时间少，身体处于亚健康状态。同时，系办公室工作面广、事杂，经常遇到困难和突发事件，更容易成为领导、各职能部门、教职工之等诸多矛盾的焦点，导致工作人员工作负担较重。另外，因为系办公室工作人员作为高校管理者的底层，所承担的工作难以量化，取得的成绩也不明显，常常被一线教学的教师的成绩所掩盖，在年终评优的时候，常常被忽视。而且在评优分配制度上也是向一线教学的教师倾斜，待遇与所承担的工作不能成正比，这种情况严重地挫伤了办公室工作人员的积极性。
三、改进民办独立学院系办公室工作的对策
1.明确目标，细化责任。
系办公室主要做好对领导、对广大师生的服务工作。要树立工作信心，强化主动服务意识，变被动为主动，增强工作中的计划性和预见性。同时，要细化工作责任。工作要有分工，有效率，有创新，最大限度发挥办公室的工作职能。民办独立学院系办公室在高校改革和发展的新形势下，需要建立一套完整的量化工作责任管理制度，在其位尽其职担其责，有效清晰办公室工作的明確性。
2.规范制度，有序运行。
民办独立学院的发展模式与传统公办院校有所区别，系办公室的工作制度能生硬地照搬照套公办学院的制度，需要建立一系列符合实际情况的规章制度，建立一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制，建立合理的自我评价标准和办法，保障办公室工作的有序进行。
3.合理调配，增强实效。
民办独立学院的人员配备需要对人事分配制度进行改革，办公室人员的配备，应该按照一定数量的学生和教师的比例进行配备。在人员配备上要坚持精简高效的原则，设岗合理，要重视管理，定编定岗。因为办公室工作随机性较强，对于工作人员的岗位权责问题要明确划分，收文、发文、盖章、接待、办会等日常工作要做到专人专管，出现问题不推诿，实现互相支持、互相配合、高效运转的目标。
4.科学创新，与时俱进。
办公室工作人员在辅助决策、协调实务、处理信息、组织会务、处理文书、管理印信和接待来宾等方面都应该学习专业知识。办公室因工作繁杂，所以工作人员应该有较强的计划、组织实施能力和平衡协调能力。随着教育改革的深化，高校办公室事务难度提高，办公室人员要与时俱进，将管理水平和素质提升到新的高度；要利用业余时间，努力学习政策法规、科技知识与技能；还要根据自身实际和办公室的职能范围有所侧重地进行深造，以提高工作质量。
5.考评机制，长效科学。
办公室工作因其工作内容与一线教师工作内容不同，工作情况难以量化。应该根据工作岗位进行科学规范的分析，制定出一套符合岗位特点、便于操作的考核指标体系，通过“德、能、勤、绩”四方面对工作表现和工作能力进行考核。办公室工作人员应该采用360度绩效考核方法，考核主体扩大到被考核者的上级、同事、下属、服务对象，考核信息来自四面八方，信息全面且客观；各类信息之间能够相互验证和补充，从而保证考核的客观性。
四、结语
民办独立学院作为我国高等教育发展的重要组成部分，近年来为我国高等教育事业的发展作出了巨大的贡献。而民办独立学院中最基层的系办公室，也为民办独立学院的发展作出了应有的贡献。民办独立学院的系办公室继承了传统公办院校办公室的传统职能，在新的形势下，又有自己的特色，可以适应民办独立院校的运作。因此系办公室应切实做好工作，发现在发展中出现的问题，及时改进，为更加有效地提高管理水平和工作效率，促进学院的发展继续奉献力量。
参考文献：
［1］朱月华.高校二级学院办公室管理若干问题的思考［J］.高教论坛，2006.
［2］林健平高等学校办公室管理创新对策研究［J］.内蒙古农业大学学报，2009.
［3］王玺，辛枫冬.最新企业绩效考核实务［M］.北京：中国纺织出版社，2004：50-53.
关键词：民办独立学院；系办公室；管理工作
一、民办独立学院系办公室在管理工作中的作用
民办独立学院系办公室发挥着传统办公室的基本作用，具有承上启下、内联外引的功能。随着高校管理体制的改变，系办公室承担了更多的学院管理层面的工作。第一，系办公室是基层的服务者，为系领导、教师、学生服务，为教学科研服务，为系行政后勤工作服务。在这个基层服务工作中，要毫无私心，不带任何情绪，细心耐心地面对繁杂、琐碎、看似微不足道的事情。办公室人员作为直接的服务者，对系里的人员、事件的接触是最多的，掌握每一件事的来龙去脉，熟悉每个教师学生的情况，了解每一件事的办理流程。因此，所做的每一件事情，桩桩件件事无巨细都与教师、学生的切身利益相关。第二，系办公室是最直接的沟通者，既是桥梁又是窗口，人事、行政、文字、信息、后勤、接待集于一身，协调沟通党、政、工、学、团的关系。人戏称办公室工作是“桌椅板凳柜，生老病死退”。正因为办公室工作的沟通功能，决定了办公室在协调各方关系中扮演了重要的角色，为形成宽松和谐的育人环境作出重大的贡献。第三，系办公室是最重要的辅助者。系办公室是为领导提供重要情况、重要资料的渠道之一，不但要全面了解学院教学、科研、学生管理、师生思想状态等基本情况，还要了解国内外教育方面的信息，为领导决策提供一些正确的、可靠的信息，对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对依据，同时还要承担“善后”服务，发挥好辅助作用。
二、民办独立学院系办公室在管理工作中存在的问题
1.工作职能模糊不清，严重影响工作的效率。
系办公室为领导和师生员工提供服务，在高校发展中发挥作用，首先要明确办公室应有的职能和应该达到的目标，然后进一步细化明确办公室的具体业务，制订科学的工作计划，实现办公室管理目标。但是在实际工作中，随着新问题的出现，职能和工作目标都可能出现变化。系办公室一成不变地完成日常工作，就无法主动解决新生的问题，严重影响办公室工作的效率。
2.管理机制不完善，严重影响工作的有序性。
系办公室缺乏一套健全的管理制度，目前所建设的管理制度大多照搬企业。高校运作区别于企业，具体工作中，办公室主要是靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令开展工作，缺乏计划性，“忙乱差”现象比比皆是，工作处于无序状态。
3.人员配备不足，严重影响工作的实效性。
民办独立学院由于考虑到成本方面的问题，在管理人员配备方面能省就省，系办公室单位虽小，但是功能齐全，由于日常事务头绪多、工作随机性强，人员配备不足，工作经常是疲于应付。在岗人员长期超负荷工作，最终势必影响工作质量。
4.工作人员专业化水平不高，严重影响工作的高效性。
民办独立学院系办公室管理人员年轻化，往往大学毕业从校门直接走上岗位，缺乏教育管理科学素养，未经过专门的训练，对教育管理科学知识知之甚少，工作中经常是“摸着石头过河”，习惯于被动接受任务，缺乏主动性，对于教育管理的特点和规律的了解程度不高。管理手段落后，跟不上形势发展。
5.工作人员身心状态不佳，严重影响工作的积极性。
长期以来，办公室工作繁琐而复杂，不但要完成白天事务性工作，晚间还经常撰写文字稿件，时刻保持思维高速运转。工作多，休息时间少，身体处于亚健康状态。同时，系办公室工作面广、事杂，经常遇到困难和突发事件，更容易成为领导、各职能部门、教职工之等诸多矛盾的焦点，导致工作人员工作负担较重。另外，因为系办公室工作人员作为高校管理者的底层，所承担的工作难以量化，取得的成绩也不明显，常常被一线教学的教师的成绩所掩盖，在年终评优的时候，常常被忽视。而且在评优分配制度上也是向一线教学的教师倾斜，待遇与所承担的工作不能成正比，这种情况严重地挫伤了办公室工作人员的积极性。
三、改进民办独立学院系办公室工作的对策
1.明确目标，细化责任。
系办公室主要做好对领导、对广大师生的服务工作。要树立工作信心，强化主动服务意识，变被动为主动，增强工作中的计划性和预见性。同时，要细化工作责任。工作要有分工，有效率，有创新，最大限度发挥办公室的工作职能。民办独立学院系办公室在高校改革和发展的新形势下，需要建立一套完整的量化工作责任管理制度，在其位尽其职担其责，有效清晰办公室工作的明確性。
2.规范制度，有序运行。
民办独立学院的发展模式与传统公办院校有所区别，系办公室的工作制度能生硬地照搬照套公办学院的制度，需要建立一系列符合实际情况的规章制度，建立一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制，建立合理的自我评价标准和办法，保障办公室工作的有序进行。
3.合理调配，增强实效。
民办独立学院的人员配备需要对人事分配制度进行改革，办公室人员的配备，应该按照一定数量的学生和教师的比例进行配备。在人员配备上要坚持精简高效的原则，设岗合理，要重视管理，定编定岗。因为办公室工作随机性较强，对于工作人员的岗位权责问题要明确划分，收文、发文、盖章、接待、办会等日常工作要做到专人专管，出现问题不推诿，实现互相支持、互相配合、高效运转的目标。
4.科学创新，与时俱进。
办公室工作人员在辅助决策、协调实务、处理信息、组织会务、处理文书、管理印信和接待来宾等方面都应该学习专业知识。办公室因工作繁杂，所以工作人员应该有较强的计划、组织实施能力和平衡协调能力。随着教育改革的深化，高校办公室事务难度提高，办公室人员要与时俱进，将管理水平和素质提升到新的高度；要利用业余时间，努力学习政策法规、科技知识与技能；还要根据自身实际和办公室的职能范围有所侧重地进行深造，以提高工作质量。
5.考评机制，长效科学。
办公室工作因其工作内容与一线教师工作内容不同，工作情况难以量化。应该根据工作岗位进行科学规范的分析，制定出一套符合岗位特点、便于操作的考核指标体系，通过“德、能、勤、绩”四方面对工作表现和工作能力进行考核。办公室工作人员应该采用360度绩效考核方法，考核主体扩大到被考核者的上级、同事、下属、服务对象，考核信息来自四面八方，信息全面且客观；各类信息之间能够相互验证和补充，从而保证考核的客观性。
四、结语
民办独立学院作为我国高等教育发展的重要组成部分，近年来为我国高等教育事业的发展作出了巨大的贡献。而民办独立学院中最基层的系办公室，也为民办独立学院的发展作出了应有的贡献。民办独立学院的系办公室继承了传统公办院校办公室的传统职能，在新的形势下，又有自己的特色，可以适应民办独立院校的运作。因此系办公室应切实做好工作，发现在发展中出现的问题，及时改进，为更加有效地提高管理水平和工作效率，促进学院的发展继续奉献力量。
参考文献：
［1］朱月华.高校二级学院办公室管理若干问题的思考［J］.高教论坛，2006.
［2］林健平高等学校办公室管理创新对策研究［J］.内蒙古农业大学学报，2009.
［3］王玺，辛枫冬.最新企业绩效考核实务［M］.北京：中国纺织出版社，2004：50-53.