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摘 要：本文通过阐述办公室管理在高校工作中的显著特征出发，明确指出当前高校办公室管理存在的不足，并针对这些问题提出有效优化措施，旨在提升高校办公室管理的整体水平。
关键词：高校办公室 不足 优化措施
高校办公室在高校管理中的主要职责包括教育教学、科技研发、师生管理、后勤管理、综合事务管理等方面在内，可以说是覆盖了高校工作的方方面面。由此可见，高校办公室管理水平是决定高校工作效率和工作质量的重要因素，对高校办公室管理进行有效优化以期实现办公室管理的自动化、科学化、规范化是我们面临的主要问题。
一、办公室管理在高校工作中的显著特征
高校办公室是属于为高校师生、领导、党委等群体和部门提供全面服务的综合性机构，其在高校整体工作中有着以下显著特征。
首先，在高校整体管理工作占据重要地位。一方面办公室是支撑高校各项活动顺利开展的重要依据，包括高校领导下发文件命令、学校内外信息上报请示等都需要依赖办公室才能得以有效进行。一方面办公室是连接高校上下级之间的关键枢纽，充分促进着高校师生之间、师生与领导之间、高校各单位之间的联系和沟通。另外，高校办公室还是外界和高校进行联系的首要窗口，负责接待来访等工作，对高校整体形象的展现有着至关重要的影响。因此办公室管理水平的高低会直接影响到整个学校形象和工作质量。其次，高校办公室管理工作涉及范围较广。作为高校办公室管理人员，大到国家大事、各级政府部门相关法规、决策制定，小到高校教学、办学情况、礼仪接待等都需要有一定的了解和自我见解。在日常工作中还需要做好一系列的会务、科研、信息、机要、信访、监督等工作，还包括相关合同管理、公章保管等行政事务在内。从高校办公管理内容来看，其服务对象之广、涉及问题之多，整体呈现复杂繁琐特征。最后，高校办公室管理工作实际难度较大。通过高校办公室管理工作范围，我们发现其实际工作需要处理好高校之间、高校和外界之间方方面面的关系，还需要在工作过程中不断寻找最适合高校领导的方式方法。
二、当前高校办公室管理工作中存在的不足之处
1.办公室工作人员综合素质较弱。高校办公室管理工作中最关键的影响因素就是办公室工作人员的综合素质，包括其工作能力、服务意识、业务水平等方面都会对高校办公室管理造成较大影响。目前高校中大部分办公室管理人员都是由年龄偏大或是直接留校的学生担任，缺乏相应的办公室专业管理知识和业务水平，造成当前高校办公室管理工作存在专业人才缺失、办公自动化水平较低等主要问题。同时专业管理知识的缺失还加剧了工作人员服务意识不强、办事不积极等现象的发生。如何提升高校办公室工作人员的综合素质以实现高校与外界的成功交流是当前需要我们解决的重要问题。
2.办公室管理机制不够完善。管理机制的不完善也会当前高校办公室管理工作中普遍存在的问题，尤其是一些年代比较久远、管理观念较为陈旧的传统高校。办公室管理机制一直都是沿用传统体制，忽视了对管理体制和管理制度的创新和完善，制约了高校办公室管理更加规范化和效率化的发展趋势。而高校各办公室由于自身从属性强的特征，薪资待遇方面不如高校其他教师，也缺乏科学有效的岗位考核制度和竞争机制来提升其管理水平。
3.办公室相关设施不够现代化。能够侧面反映高校办公室管理水平高低的重要因素还取决于办公室软件和硬件设备，这也是现代化社会赋予高校办公室管理工作的基本要求。从硬件方面来看，当前高校办公室基本都具备计算机、打印机、扫描仪等设备，除了计算机基本人手一台之外，其他的硬件设备一般都是一个办公室或是多个办公室共用一台，比较容易造成因为设备不足而拉低办公室工作效率的问题发生。从软件方面来看，虽然办公自动化系统已经逐渐兴起，但是在高校实际运用中还不够普及，有的高校就算是有办公自动化系统，其权限也没有针对各院系办公室开放，大大降低了办公效率的同时还不利于高校各办公室之间的信息共享和沟通交流，影响高校办公室管理工作。
三、优化高校办公室管理工作的措施研究
1.加强办公室工作人员综合素质的提升。为了有效提升高校办公室管理水平和服务质量，我们应该优先解决工作人员综合素质问题。首先高校相关领导人应该优先树立现代化的管理和服务理念，充分认识到办公室管理在高校工作中的重要性，加强对办公室队伍的建设和提升，重视对专业人才的选拔和引进，让专业人才起到有效的模范带头作用。其次加强在岗工作人员的综合素质培养，鼓励在岗的办公室工作人员积极参与到多样化的培训当中，让工作人员在“走出去、请进来”的形式中不断提升自身工作能力和业务水平，善于发现并改正自身在工作中存在的缺陷，以丰富的实践经验实现办公室管理工作有秩序的开展。最后不断提升办公室管理人员的服务意识，让工作人员在提升自我过程中实现责任感和使命感的升华，充分满足高校师生的实际需求，从而将其在高校整体管理工作中的作用发挥到最大。除此之外，针对高校办公室的工作人员现状，我们还应该加强科学合理的用人机制建设，对用人机制中的引进、评价、考核等内容都进行充分的改革和创新，适当提升薪资待遇和奖励机制以鼓励更多的专业人才参与到高校办公室管理工作之中。
2.加强办公室管理机制和工作职责的完善。“无规矩不成方圆”，良好的管理机制是高校办公室管理工作顺利开展的基本保障。在高校实际办公室管理工作中，不属于办公室工作范围的工作也划分给办公室的事情时有发生，工作量的增加更是加剧了办公室工作人员的抱怨，严重打击了他们工作的积极性和热情。所以就需要我们通过科学完善的管理机制和运行机制来明确办公室的职责划分，实现高校办公室既是独立的又是统一的，在分工明确和相互协调中实现管理机制的有效实施。同时也要提升办公室工作人员对自身工作性质和工作职责的认识，当出现一些随机或是临时性的工作时，在岗工作人员应该服从办公室整体工作安排，以促进高校办公室形成较为完整且高校的系统。办公室工作人员的职责分布还应该让高校师生知晓，在帮助办公室及时掌握各岗位人员具体工作职责的同时还能方便师生对其进行有效的监督，提高办公室整体管理水平。
3.加强办公室软件和硬件设施的更新换代。现代化社会的高速发展对高校办公室设备也提出了全新要求，加强现代化管理设备的普及是提高高校办公室管理水平的重要措施。基于信息化时代的到来，互联网等科学技术在高校办公室管理中的作用日益凸显，也彻底颠覆了高校传统办公室管理模式。对于办公室软件和硬件设备都应该做到定期检查并更换，以满足现代化办公室管理不断增长的工作需求。再加上办公室高效率的要求使得其更应该配备一些高级设备，复印机、传真机、打字机等先进硬件设备和以办公室自动化系统为主的软件设备都是必不可少的。另外，办公室工作人员还应该不断加强对相关设备使用的学习，熟练掌握各种先进设备的使用，在提高设备使用率和工作效率的基础上实现自动化办公管理。
四、结语
總而言之，随着现代化社会的进步发展，对高校办公室管理工作也提出了全新的挑战。我们在进行高校办公室管理优化过程中，应该基于高校实际情况出发，坚持贯彻以人为本和科学发展等原则，积极面对工作中遇到的难点和疑点，将高校办公室管理在高校整体工作中的作用发挥到最大，最终实现现代化和自动化办公室管理目标。
参考文献：
[1]刘劭婷，全业飞. 论改进高校办公室管理工作的途径[J]. 科教文汇（下旬刊），2015，（02）：140-141.
[2]孙明霞，李霞. 新时期高校办公室管理工作的几点探索与思考[J]. 人力资源管理，2014，（08）：210-211.
[3]巫晓婷. 新形势下高校办公室管理工作刍议[J]. 漯河职业技术学院学报，2011，（06）：102-103.
作者简介：许芝晖（1982.10—）女。民族：汉。籍贯：广东。学历：本科。研究方向：办公室管理、行政秘书。
关键词：高校办公室 不足 优化措施
高校办公室在高校管理中的主要职责包括教育教学、科技研发、师生管理、后勤管理、综合事务管理等方面在内，可以说是覆盖了高校工作的方方面面。由此可见，高校办公室管理水平是决定高校工作效率和工作质量的重要因素，对高校办公室管理进行有效优化以期实现办公室管理的自动化、科学化、规范化是我们面临的主要问题。
一、办公室管理在高校工作中的显著特征
高校办公室是属于为高校师生、领导、党委等群体和部门提供全面服务的综合性机构，其在高校整体工作中有着以下显著特征。
首先，在高校整体管理工作占据重要地位。一方面办公室是支撑高校各项活动顺利开展的重要依据，包括高校领导下发文件命令、学校内外信息上报请示等都需要依赖办公室才能得以有效进行。一方面办公室是连接高校上下级之间的关键枢纽，充分促进着高校师生之间、师生与领导之间、高校各单位之间的联系和沟通。另外，高校办公室还是外界和高校进行联系的首要窗口，负责接待来访等工作，对高校整体形象的展现有着至关重要的影响。因此办公室管理水平的高低会直接影响到整个学校形象和工作质量。其次，高校办公室管理工作涉及范围较广。作为高校办公室管理人员，大到国家大事、各级政府部门相关法规、决策制定，小到高校教学、办学情况、礼仪接待等都需要有一定的了解和自我见解。在日常工作中还需要做好一系列的会务、科研、信息、机要、信访、监督等工作，还包括相关合同管理、公章保管等行政事务在内。从高校办公管理内容来看，其服务对象之广、涉及问题之多，整体呈现复杂繁琐特征。最后，高校办公室管理工作实际难度较大。通过高校办公室管理工作范围，我们发现其实际工作需要处理好高校之间、高校和外界之间方方面面的关系，还需要在工作过程中不断寻找最适合高校领导的方式方法。
二、当前高校办公室管理工作中存在的不足之处
1.办公室工作人员综合素质较弱。高校办公室管理工作中最关键的影响因素就是办公室工作人员的综合素质，包括其工作能力、服务意识、业务水平等方面都会对高校办公室管理造成较大影响。目前高校中大部分办公室管理人员都是由年龄偏大或是直接留校的学生担任，缺乏相应的办公室专业管理知识和业务水平，造成当前高校办公室管理工作存在专业人才缺失、办公自动化水平较低等主要问题。同时专业管理知识的缺失还加剧了工作人员服务意识不强、办事不积极等现象的发生。如何提升高校办公室工作人员的综合素质以实现高校与外界的成功交流是当前需要我们解决的重要问题。
2.办公室管理机制不够完善。管理机制的不完善也会当前高校办公室管理工作中普遍存在的问题，尤其是一些年代比较久远、管理观念较为陈旧的传统高校。办公室管理机制一直都是沿用传统体制，忽视了对管理体制和管理制度的创新和完善，制约了高校办公室管理更加规范化和效率化的发展趋势。而高校各办公室由于自身从属性强的特征，薪资待遇方面不如高校其他教师，也缺乏科学有效的岗位考核制度和竞争机制来提升其管理水平。
3.办公室相关设施不够现代化。能够侧面反映高校办公室管理水平高低的重要因素还取决于办公室软件和硬件设备，这也是现代化社会赋予高校办公室管理工作的基本要求。从硬件方面来看，当前高校办公室基本都具备计算机、打印机、扫描仪等设备，除了计算机基本人手一台之外，其他的硬件设备一般都是一个办公室或是多个办公室共用一台，比较容易造成因为设备不足而拉低办公室工作效率的问题发生。从软件方面来看，虽然办公自动化系统已经逐渐兴起，但是在高校实际运用中还不够普及，有的高校就算是有办公自动化系统，其权限也没有针对各院系办公室开放，大大降低了办公效率的同时还不利于高校各办公室之间的信息共享和沟通交流，影响高校办公室管理工作。
三、优化高校办公室管理工作的措施研究
1.加强办公室工作人员综合素质的提升。为了有效提升高校办公室管理水平和服务质量，我们应该优先解决工作人员综合素质问题。首先高校相关领导人应该优先树立现代化的管理和服务理念，充分认识到办公室管理在高校工作中的重要性，加强对办公室队伍的建设和提升，重视对专业人才的选拔和引进，让专业人才起到有效的模范带头作用。其次加强在岗工作人员的综合素质培养，鼓励在岗的办公室工作人员积极参与到多样化的培训当中，让工作人员在“走出去、请进来”的形式中不断提升自身工作能力和业务水平，善于发现并改正自身在工作中存在的缺陷，以丰富的实践经验实现办公室管理工作有秩序的开展。最后不断提升办公室管理人员的服务意识，让工作人员在提升自我过程中实现责任感和使命感的升华，充分满足高校师生的实际需求，从而将其在高校整体管理工作中的作用发挥到最大。除此之外，针对高校办公室的工作人员现状，我们还应该加强科学合理的用人机制建设，对用人机制中的引进、评价、考核等内容都进行充分的改革和创新，适当提升薪资待遇和奖励机制以鼓励更多的专业人才参与到高校办公室管理工作之中。
2.加强办公室管理机制和工作职责的完善。“无规矩不成方圆”，良好的管理机制是高校办公室管理工作顺利开展的基本保障。在高校实际办公室管理工作中，不属于办公室工作范围的工作也划分给办公室的事情时有发生，工作量的增加更是加剧了办公室工作人员的抱怨，严重打击了他们工作的积极性和热情。所以就需要我们通过科学完善的管理机制和运行机制来明确办公室的职责划分，实现高校办公室既是独立的又是统一的，在分工明确和相互协调中实现管理机制的有效实施。同时也要提升办公室工作人员对自身工作性质和工作职责的认识，当出现一些随机或是临时性的工作时，在岗工作人员应该服从办公室整体工作安排，以促进高校办公室形成较为完整且高校的系统。办公室工作人员的职责分布还应该让高校师生知晓，在帮助办公室及时掌握各岗位人员具体工作职责的同时还能方便师生对其进行有效的监督，提高办公室整体管理水平。
3.加强办公室软件和硬件设施的更新换代。现代化社会的高速发展对高校办公室设备也提出了全新要求，加强现代化管理设备的普及是提高高校办公室管理水平的重要措施。基于信息化时代的到来，互联网等科学技术在高校办公室管理中的作用日益凸显，也彻底颠覆了高校传统办公室管理模式。对于办公室软件和硬件设备都应该做到定期检查并更换，以满足现代化办公室管理不断增长的工作需求。再加上办公室高效率的要求使得其更应该配备一些高级设备，复印机、传真机、打字机等先进硬件设备和以办公室自动化系统为主的软件设备都是必不可少的。另外，办公室工作人员还应该不断加强对相关设备使用的学习，熟练掌握各种先进设备的使用，在提高设备使用率和工作效率的基础上实现自动化办公管理。
四、结语
總而言之，随着现代化社会的进步发展，对高校办公室管理工作也提出了全新的挑战。我们在进行高校办公室管理优化过程中，应该基于高校实际情况出发，坚持贯彻以人为本和科学发展等原则，积极面对工作中遇到的难点和疑点，将高校办公室管理在高校整体工作中的作用发挥到最大，最终实现现代化和自动化办公室管理目标。
参考文献：
[1]刘劭婷，全业飞. 论改进高校办公室管理工作的途径[J]. 科教文汇（下旬刊），2015，（02）：140-141.
[2]孙明霞，李霞. 新时期高校办公室管理工作的几点探索与思考[J]. 人力资源管理，2014，（08）：210-211.
[3]巫晓婷. 新形势下高校办公室管理工作刍议[J]. 漯河职业技术学院学报，2011，（06）：102-103.
作者简介：许芝晖（1982.10—）女。民族：汉。籍贯：广东。学历：本科。研究方向：办公室管理、行政秘书。