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摘 要：基层档案管理工作是整个档案工作中的一个重要组成部份，是真实再现基层工作历史原貌的重要载体，做好基层档案管理工作，意义十分重大。但笔者根据近些年的工作实践以及通过调查了解，发现在基层档案管理工作中，还存在着档案意识不够强、档案管理机制不健全、档案管理人员素质还不高等方面的问题。这些问题的存在，不仅严重影响了基层档案的工作质量，而且关系到了档案事业的长远发展。因此，笔者提出了改进基层档案管理的手段和方法，旨在促进基层档案事业的健康发展。
关键词：档案管理；基层档案；人员素质
很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德，缺乏办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识和科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，从而导致档案管理意识进一步弱化。
目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后，要想提高档案管理工作的水平，要做好以下几点：
1 提高认识，落实责任
部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范应该进一步重视起来，档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的历史记录。档案工作与经济建设和发展是紧密结合在一起的，广大兼职档案工作者要提高对档案工作重要性的认识，把档案工作当作一项事业去搞，纠正那种认为单位小，文件少，天天就抄抄写写，对工作作用不大的错误思想，要真正从思想上认识到档案工作的重要性，树立良好的职业道德，自觉地把档案工作变成自己"份内"的事。
2 增加投资，提高业务
一些单位财力投入少，有些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用，档案工作是一项专门性、科学性、技术性很强的工作。它包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用服务等环节，在每个环节中，都有其严密的科学理论、原则和方法。只有掌握了档案工作的理论知识和业务技能，在工作中才能变被动为主动。因此，档案员必须学习档案理论和业务知识，否则是搞不好档案工作的。"工欲善其事，必先利其器"，不掌握一定的档案理论和业务知识，就无法做好档案工作。兼职档案人员要通过自学、参加档案业务培训等形式努力学习档案专业知识与技能，并把学到的专业知识与档案工作实践结合起来，坚持在学中干，在干中学，边干边学，持之以恒。在平时工作中带着问题学，就有立竿见影的收获，并且要学习先进单位的好经验，或经常请当地档案部门的同志来指导业务，从而不断提高档案管理水平。堵住各种漏洞，才能进一步做好档案的管理工作。
檔案管理工作做好了，一方面为企事业高层管理人员及时了解单位整体经营状况，为发展决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企事业经营成果。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企事业整体发展状况和经营成果。对于实现经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
3 拓宽知识层面，加强信息管理
档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，只有实现档案信息化管理，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
3.1 加强档案的数字化建设是开发档案的前提。传统的档案管理对象以纸质载体形式为主，随着办公自动化和信息技术的发展，档案管理对象将转向以机读档案存储于计算机中，可将档案信息的存储的图像，动画视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。21世纪是信息化、是网络的时代，作为基层单位也应加大对档案建设设施的投入，普及档案微机网络化管理。这样可将有限的可开发利用资源汇集成丰富的资源库，为档案资源的开发利用创造必要而可靠的条件。同时通过网络技术，可以拓宽视野，更新信息，充分了解市场动态，可以大大避免开发利用的盲目性和重复性。
3.2 利用微机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是微机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、财务等分门类地输入微机中，这样做具有检索快捷、方便、高效等优点，这样既节约了人力资源，也避免了人工检索出现的失误，可以使档案信息在现代化机器设备中迅速、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得了前所未有的积极效果，更好地服务于社会。
4 “以我为主”立卷归档，推动档案工作规范化、标准化
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化，检索利用便捷化，而“以我为主”的主卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：
4.1 要准确把握文件主卷归档的时效性。完成现行文件阶段任务的，才能予以主卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
4.2 明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。资料室人员分工明确，每个环节、每类资料都专人把关、专人管理，要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形成和作用等方面都有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
4.3 要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案即完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
结语
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性、安全性较强的工作。档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作是提高单位整体工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，可以用来衡量一个单位工作业绩如何和日常管理水平，是衡量企业或单位的业绩的重要指标之一，档案管理水平的高低，在不同层面也是衡量企业或单位的管理水平一个重要体现。
参考文献：
[1] 付帅.对档案工作创新与服务的思考[J].现代营销（学苑版），2012，（12）.
[2] 乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2010，（15）.
关键词：档案管理；基层档案；人员素质
很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德，缺乏办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识和科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，从而导致档案管理意识进一步弱化。
目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后，要想提高档案管理工作的水平，要做好以下几点：
1 提高认识，落实责任
部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范应该进一步重视起来，档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的历史记录。档案工作与经济建设和发展是紧密结合在一起的，广大兼职档案工作者要提高对档案工作重要性的认识，把档案工作当作一项事业去搞，纠正那种认为单位小，文件少，天天就抄抄写写，对工作作用不大的错误思想，要真正从思想上认识到档案工作的重要性，树立良好的职业道德，自觉地把档案工作变成自己"份内"的事。
2 增加投资，提高业务
一些单位财力投入少，有些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用，档案工作是一项专门性、科学性、技术性很强的工作。它包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用服务等环节，在每个环节中，都有其严密的科学理论、原则和方法。只有掌握了档案工作的理论知识和业务技能，在工作中才能变被动为主动。因此，档案员必须学习档案理论和业务知识，否则是搞不好档案工作的。"工欲善其事，必先利其器"，不掌握一定的档案理论和业务知识，就无法做好档案工作。兼职档案人员要通过自学、参加档案业务培训等形式努力学习档案专业知识与技能，并把学到的专业知识与档案工作实践结合起来，坚持在学中干，在干中学，边干边学，持之以恒。在平时工作中带着问题学，就有立竿见影的收获，并且要学习先进单位的好经验，或经常请当地档案部门的同志来指导业务，从而不断提高档案管理水平。堵住各种漏洞，才能进一步做好档案的管理工作。
檔案管理工作做好了，一方面为企事业高层管理人员及时了解单位整体经营状况，为发展决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企事业经营成果。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企事业整体发展状况和经营成果。对于实现经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
3 拓宽知识层面，加强信息管理
档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，只有实现档案信息化管理，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
3.1 加强档案的数字化建设是开发档案的前提。传统的档案管理对象以纸质载体形式为主，随着办公自动化和信息技术的发展，档案管理对象将转向以机读档案存储于计算机中，可将档案信息的存储的图像，动画视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。21世纪是信息化、是网络的时代，作为基层单位也应加大对档案建设设施的投入，普及档案微机网络化管理。这样可将有限的可开发利用资源汇集成丰富的资源库，为档案资源的开发利用创造必要而可靠的条件。同时通过网络技术，可以拓宽视野，更新信息，充分了解市场动态，可以大大避免开发利用的盲目性和重复性。
3.2 利用微机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是微机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、财务等分门类地输入微机中，这样做具有检索快捷、方便、高效等优点，这样既节约了人力资源，也避免了人工检索出现的失误，可以使档案信息在现代化机器设备中迅速、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得了前所未有的积极效果，更好地服务于社会。
4 “以我为主”立卷归档，推动档案工作规范化、标准化
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化，检索利用便捷化，而“以我为主”的主卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：
4.1 要准确把握文件主卷归档的时效性。完成现行文件阶段任务的，才能予以主卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
4.2 明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。资料室人员分工明确，每个环节、每类资料都专人把关、专人管理，要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形成和作用等方面都有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
4.3 要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案即完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
结语
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性、安全性较强的工作。档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作是提高单位整体工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，可以用来衡量一个单位工作业绩如何和日常管理水平，是衡量企业或单位的业绩的重要指标之一，档案管理水平的高低，在不同层面也是衡量企业或单位的管理水平一个重要体现。
参考文献：
[1] 付帅.对档案工作创新与服务的思考[J].现代营销（学苑版），2012，（12）.
[2] 乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2010，（15）.