论文部分内容阅读
摘要：随着科学技术的不断进步发展，我国逐步迈入信息化社会。信息技术的不断发展，不仅给我们的生活带来了便捷，而且也使得社会的发展模式发生巨大改变。在信息化背景下，档案管理的建设具有众多的优势，但目前的档案管理中存在较多的问题，因此，本文针对目前信息化背景下档案管理工作的问题，对其改革建设提供合理化建议，望推动我国档案管理工作的改革建设。
关键字：档案管理工作；信息化；改革建设
引言
现阶段，我国已经迈入信息化的社会。随着时间的累积，传统的档案管理工作已经不能满足未来的发展的需要。因此，在此大背景下，将档案管理工作与信息化技术相结合，能够有效提高档案管理工作的效率，并进一步为管理工作进入新阶段提供一个有力的平台。
1信息化档案管理工作的优势分析
1.1实现档案信息的安全性与持久性
传统的档案信息是存入书页本子中，在存放、查找的过程中，难免会遇到丢失、损坏等情况。不同的天气情况对纸质档案的存放影响较大，天气阴雨潮湿时，纸质已发霉变质、天气干燥时易发生火灾。且纸质的档案信息一经损坏，几乎没有复原的可能，档案信息的安全性与持久性时常出现隐患。若将档案信息管理与信息化技术相结合，则直接可将大量的档案信息储存成电子档，进行备份，这样档案信息不仅不会再受到天气的影响，而且能够长久的进行保存，提高了档案信息保存的安全性与持久性。
1.2提高信息的查询与共享效率
由于传统的档案信息是储存在纸张上，只有相关的档案馆才能进行档案信息查询，这给用户带来了极大的不便。且在一个本子中会记录很多的信息，多个用户同时举行查询时，效率低下。而在信息化的档案管理中，用户或相关工作人员在对档案进行查询时，只需要输入档案人员的信息和查询的密码即可，查询效率具有巨大的提高。同时，档案信息的网络化，使得信息可在不同的地方进行复制、储存，能够较为便捷的实现档案信息的共享。
1.3有效更改并更新档案信息
传统的档案信息是存放在档案馆中，并不是人人都能够查阅，在档案信息建立之后，会让相关人员进行信息核对。对于不正确或者遗漏的信息，需要相关工作人员进行更新。这个工作较为繁琐、且易出错。而现在的信息化档案管理只需要获得授权便可进入内部对资料进行下载、更新，给下一阶段提供了有利的条件。
2档案管理工作在信息化背景下存在的问题
2.1规范标准问题
目前，由于没有档案管理的相关规范、标准，导致一些系统与数据格式出现异构问题，相关部门应关于档案信息化管理工作尽快的给予一些规范、标准。同时，我国信息化档案管理建设过程中，存在着管理软件的适用性与通用性严重不足的问题。计算机的内部设备与外部设备的型号不匹配、质量等级不同，且对于硬件设备没有统一的标准，对于档案编码、档案分类也没有相同的规范，限制了我国信息化档案管理的建设发展。
2.2数据质量问题
由于上边提到的档案管理规范标准不完善、不详细，导致前期的信息采集工作出现不规范、不全面、不准去的问题，达不到所需要的智能查询、精确搜索等功能。
2.3相关人员思想问题
人力资源是任何一门职业和单位最为宝贵的资源，是工作的核心，无论拥有多么先进的管理方法与管理技术，缺少人才的投入，都是没有用的。目前，我国档案管理信息化改革建设中最为突出的就是缺乏精通档案管理和计算机的复合型人才。目前，档案管理单位的需要操作型的工作人员，能够实现简单的信息导航、程序运营维护服务一级开发系统的高科技人才。在档案管理软件出现问题时，大部分的档案管理单位只能向运营商寻求帮助，这严重影响了档案信息化建设的速度与进程。
2.4工作效率问题
档案管理由于其工作本身的复杂性，且目前仍存在利用传统的纸质档案管理的单位，因此，在进行归类分档、校订更新档案时，需要大量的人进行合作才能完成，而且工作的性质决定着工作的质量不能完全保证，严重的损耗人力、财力，工作效率低下。
2.5档案管理的基础设施差
据相关资料调查显示，我国12万多的档案管理单位中，有一半的单位没有专用库房。配有库房的单位中有百分之十的庫房中没有配备空调和去湿器。县一级有一半以上的单位还没有计算机等现代装置设备。这些情况虽然随着时间的推移不断的完善，但据调查，有些较高级的单位，如高等院校等，人事档案部门没有空调和去湿器等设备，大多是人工操作，条件较为艰苦。
3档案管理工作在信息化背景下的改革建议
3.1完善档案管理机制，制定规范化的标准
近年来，许多具有档案管理的高校、人事处等机构都提出了要构建档案管理信息化的目标，然而在运行的过程中，很少形成完备的准则，导致构建工作的成效不理想。尤其是在硬件软件的挑选、技能准则、业务标杆式管理等过程，由于缺少监督、监控，导致档案管理工作较为懒散。因此，在今后的档案管理相关结构中，必须落实档案管理规范标准，结合多方面因素，构建统一全面的标准。另外，为了发挥信息化管理的优势，各个档案管理相关部门必须严格按照管理的规范标准进行实施，确保信息化体系建设的科学合理与切实可行性。
3.2优化档案管理模式
纳入管理模式、非纳入管理模式是目前档案管理单位常用的两种档案信息管理模式。纳入模式是档案馆管理各个部门所用的资料，实行档案业务管理；非纳入式档案管理是相对于纳入式管理模式而言的，表现形式不一，不同的档案管理部门和单位不一样。针对此两种档案管理模式，笔者认为非纳入式的档案管理模式能够充分发挥现有设施的功能，实现档案信息资源的共享，投入的人力物力也相对较少，而纳入式管理模式对于档案管理前期搜集过程中存在的问题以及档案查找的方式补充等较为方便。
3.3档案信息数字化 针对档案单位的自身特点，相关管理人员要转变传统思路，运用先进的科学技术，推动档案信息化档案管理的数字化。档案信息数字化在前期需要投入较多的人力、物力和财力，需要获得多方面的支持。在數字化过程中，考虑到有些单位资料量巨大，且不同的信息具有的重要度不同，因此，在处理过程中对于价值较高的资料可以优先录入，对于不重要的信息可以选择不录入，这样就可以有效的提高档案信息的数字化效率。总而言之，档案信息的数字化要重视成本，减少浪费，提高效益。
3.4依照标准对档案信息进行管理
当相关的档案管理信息化建设的规则标准建立之后，要严格按照相关的规范标准进行建设，以保障档案信息化建设内容的准确性、安全性以及运行的畅通性。此外，在档案管理实现信息化、现代之前，对于档案信息的录入、代码符号的编制以及转换的原则进行制定，为档案信息标准化建设打下坚固的基础。档案信息标准化主要包括管理性标准规范、业务性管理规范和技术性标准规范三个内容。相关制定泽谣综合全面考虑各种因素对其进行制定，并在实行过程中不断改进。
3.5提升档案管理人员素质
档案管理人员的整体素质与档案管理工作的进程、效果息息相关。由于档案管理员在信息使用者与档案数据库之间充当着桥接的作用，且在我国全面推行工作资讯化发展的背景下，档案管理员的工作尤为重要。在网络化环境下，档案管理员需要保持持续学习的态度，掌握先进的管理技术，尤其是对各种管理软件或者系统的基础应用技巧，以便满足现代不断发展的社会的需求。此外，档案管理机构还可通过引进人才，来提升整个档案管理队伍的素质。信息化的档案管理工作对管理人员提出了新要求，对于新引进的人才，不但需要其具有扎实的档案学管理知识，而且对于计算机也要掌握，以便于在实际的操作过程中能够快速的适应档案信息化管理工作，并且成为档案信息化管理的人才。
4总结与展望
未来是信息化的时代，档案管理在此背景下必然会迎来改革建设。通过完善档案管理机制，制定规范化的标准、将档案信息数字化、依照标准对档案信息进行管理、提升档案管理人员素质等措施，能够使我国档案管理信息化建设的步伐更快、更稳，使得档案管理更加适应社会发展的需要。
参考文献：
[1]易莲.浅析高校档案管理的信息化建设策略[J].湖北成人教育学院学报，2014（6）：115-117.
[2]马伟.试论信息化背景下高校档案管理制度的建设[J].办公室业务，2016（23）：57-57.
关键字：档案管理工作；信息化；改革建设
引言
现阶段，我国已经迈入信息化的社会。随着时间的累积，传统的档案管理工作已经不能满足未来的发展的需要。因此，在此大背景下，将档案管理工作与信息化技术相结合，能够有效提高档案管理工作的效率，并进一步为管理工作进入新阶段提供一个有力的平台。
1信息化档案管理工作的优势分析
1.1实现档案信息的安全性与持久性
传统的档案信息是存入书页本子中，在存放、查找的过程中，难免会遇到丢失、损坏等情况。不同的天气情况对纸质档案的存放影响较大，天气阴雨潮湿时，纸质已发霉变质、天气干燥时易发生火灾。且纸质的档案信息一经损坏，几乎没有复原的可能，档案信息的安全性与持久性时常出现隐患。若将档案信息管理与信息化技术相结合，则直接可将大量的档案信息储存成电子档，进行备份，这样档案信息不仅不会再受到天气的影响，而且能够长久的进行保存，提高了档案信息保存的安全性与持久性。
1.2提高信息的查询与共享效率
由于传统的档案信息是储存在纸张上，只有相关的档案馆才能进行档案信息查询，这给用户带来了极大的不便。且在一个本子中会记录很多的信息，多个用户同时举行查询时，效率低下。而在信息化的档案管理中，用户或相关工作人员在对档案进行查询时，只需要输入档案人员的信息和查询的密码即可，查询效率具有巨大的提高。同时，档案信息的网络化，使得信息可在不同的地方进行复制、储存，能够较为便捷的实现档案信息的共享。
1.3有效更改并更新档案信息
传统的档案信息是存放在档案馆中，并不是人人都能够查阅，在档案信息建立之后，会让相关人员进行信息核对。对于不正确或者遗漏的信息，需要相关工作人员进行更新。这个工作较为繁琐、且易出错。而现在的信息化档案管理只需要获得授权便可进入内部对资料进行下载、更新，给下一阶段提供了有利的条件。
2档案管理工作在信息化背景下存在的问题
2.1规范标准问题
目前，由于没有档案管理的相关规范、标准，导致一些系统与数据格式出现异构问题，相关部门应关于档案信息化管理工作尽快的给予一些规范、标准。同时，我国信息化档案管理建设过程中，存在着管理软件的适用性与通用性严重不足的问题。计算机的内部设备与外部设备的型号不匹配、质量等级不同，且对于硬件设备没有统一的标准，对于档案编码、档案分类也没有相同的规范，限制了我国信息化档案管理的建设发展。
2.2数据质量问题
由于上边提到的档案管理规范标准不完善、不详细，导致前期的信息采集工作出现不规范、不全面、不准去的问题，达不到所需要的智能查询、精确搜索等功能。
2.3相关人员思想问题
人力资源是任何一门职业和单位最为宝贵的资源，是工作的核心，无论拥有多么先进的管理方法与管理技术，缺少人才的投入，都是没有用的。目前，我国档案管理信息化改革建设中最为突出的就是缺乏精通档案管理和计算机的复合型人才。目前，档案管理单位的需要操作型的工作人员，能够实现简单的信息导航、程序运营维护服务一级开发系统的高科技人才。在档案管理软件出现问题时，大部分的档案管理单位只能向运营商寻求帮助，这严重影响了档案信息化建设的速度与进程。
2.4工作效率问题
档案管理由于其工作本身的复杂性，且目前仍存在利用传统的纸质档案管理的单位，因此，在进行归类分档、校订更新档案时，需要大量的人进行合作才能完成，而且工作的性质决定着工作的质量不能完全保证，严重的损耗人力、财力，工作效率低下。
2.5档案管理的基础设施差
据相关资料调查显示，我国12万多的档案管理单位中，有一半的单位没有专用库房。配有库房的单位中有百分之十的庫房中没有配备空调和去湿器。县一级有一半以上的单位还没有计算机等现代装置设备。这些情况虽然随着时间的推移不断的完善，但据调查，有些较高级的单位，如高等院校等，人事档案部门没有空调和去湿器等设备，大多是人工操作，条件较为艰苦。
3档案管理工作在信息化背景下的改革建议
3.1完善档案管理机制，制定规范化的标准
近年来，许多具有档案管理的高校、人事处等机构都提出了要构建档案管理信息化的目标，然而在运行的过程中，很少形成完备的准则，导致构建工作的成效不理想。尤其是在硬件软件的挑选、技能准则、业务标杆式管理等过程，由于缺少监督、监控，导致档案管理工作较为懒散。因此，在今后的档案管理相关结构中，必须落实档案管理规范标准，结合多方面因素，构建统一全面的标准。另外，为了发挥信息化管理的优势，各个档案管理相关部门必须严格按照管理的规范标准进行实施，确保信息化体系建设的科学合理与切实可行性。
3.2优化档案管理模式
纳入管理模式、非纳入管理模式是目前档案管理单位常用的两种档案信息管理模式。纳入模式是档案馆管理各个部门所用的资料，实行档案业务管理；非纳入式档案管理是相对于纳入式管理模式而言的，表现形式不一，不同的档案管理部门和单位不一样。针对此两种档案管理模式，笔者认为非纳入式的档案管理模式能够充分发挥现有设施的功能，实现档案信息资源的共享，投入的人力物力也相对较少，而纳入式管理模式对于档案管理前期搜集过程中存在的问题以及档案查找的方式补充等较为方便。
3.3档案信息数字化 针对档案单位的自身特点，相关管理人员要转变传统思路，运用先进的科学技术，推动档案信息化档案管理的数字化。档案信息数字化在前期需要投入较多的人力、物力和财力，需要获得多方面的支持。在數字化过程中，考虑到有些单位资料量巨大，且不同的信息具有的重要度不同，因此，在处理过程中对于价值较高的资料可以优先录入，对于不重要的信息可以选择不录入，这样就可以有效的提高档案信息的数字化效率。总而言之，档案信息的数字化要重视成本，减少浪费，提高效益。
3.4依照标准对档案信息进行管理
当相关的档案管理信息化建设的规则标准建立之后，要严格按照相关的规范标准进行建设，以保障档案信息化建设内容的准确性、安全性以及运行的畅通性。此外，在档案管理实现信息化、现代之前，对于档案信息的录入、代码符号的编制以及转换的原则进行制定，为档案信息标准化建设打下坚固的基础。档案信息标准化主要包括管理性标准规范、业务性管理规范和技术性标准规范三个内容。相关制定泽谣综合全面考虑各种因素对其进行制定，并在实行过程中不断改进。
3.5提升档案管理人员素质
档案管理人员的整体素质与档案管理工作的进程、效果息息相关。由于档案管理员在信息使用者与档案数据库之间充当着桥接的作用，且在我国全面推行工作资讯化发展的背景下，档案管理员的工作尤为重要。在网络化环境下，档案管理员需要保持持续学习的态度，掌握先进的管理技术，尤其是对各种管理软件或者系统的基础应用技巧，以便满足现代不断发展的社会的需求。此外，档案管理机构还可通过引进人才，来提升整个档案管理队伍的素质。信息化的档案管理工作对管理人员提出了新要求，对于新引进的人才，不但需要其具有扎实的档案学管理知识，而且对于计算机也要掌握，以便于在实际的操作过程中能够快速的适应档案信息化管理工作，并且成为档案信息化管理的人才。
4总结与展望
未来是信息化的时代，档案管理在此背景下必然会迎来改革建设。通过完善档案管理机制，制定规范化的标准、将档案信息数字化、依照标准对档案信息进行管理、提升档案管理人员素质等措施，能够使我国档案管理信息化建设的步伐更快、更稳，使得档案管理更加适应社会发展的需要。
参考文献：
[1]易莲.浅析高校档案管理的信息化建设策略[J].湖北成人教育学院学报，2014（6）：115-117.
[2]马伟.试论信息化背景下高校档案管理制度的建设[J].办公室业务，2016（23）：57-57.