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笔者在日本外务省工作了40多年，其中十几年是在典仪局度过的。经过数次机构改革，典仪局现下设三个处：礼宾处，主要负责处理皇室相关事宜，接待各国来访使团，安排日本外交官驻外及礼宾事务;国宾及公宾处，主要负责接待国家元首、政府首脑等外国贵宾;首相出访处，主要负责安排日本首相出访，也负责安排外国首相访日。笔者当时的业务范围主要是在国宾及公宾处。同其他部门相比，该部门的工作吸引了大量媒体和公众的关注。
1977年至1986年间，我曾作为礼宾官参加了65次国事访问和正式访问的接待。准备过程中感觉最难的一点就是要处理好来访国官员与日本国内各机构之间的观念差异。“入乡随俗”并非普遍适用的“黄金法则”，日本和别国在安全、守时和变通方面的差异尤为明显，协调工作主要体现在以下几个方面。
一是安全。安保问题是安排国家元首行程的优先考量。一次，某国总理想在东京体验一下乘坐地铁和在银座散步，日方安保机构拒绝了这一要求。最后，在外务省的努力协调下，日程中加入了非常短暂的地铁旅程和银座散步，既考虑了安保需要又满足了贵宾需求。已故的英国前首相撒切尔夫人访日期间曾想乘直升机前往东京近郊的一个机器人制造厂参观，由于天气难以预测，且当地停机坪条件达不到国宾规格，日方负责管理军用直升机的防卫省坚决拒绝，要求使用陆路交通工具，而英方先遣团认为时间和效率最重要，甚至反问道：“如果有什么紧急情况，军方会因为天气不好或降落条件差就不行动吗？”双方一度相持不下，最终英方作了让步。
二是贵宾与当地人交往。很多贵宾对平民的生活习俗非常感兴趣，美国前总统卡特访日期间就想见见日本的农夫们，我们的先遣队便请京都地方政府推荐一名农场主。但美方先遣人员与他见面后，把他从备选名单里删除了，因为这名农场主当时戴了一枚“扶轮社”（由商人和职业人员组织的慈善团体，在全球范围内推销经营管理理念，并进行一些人道主义援助项目）的徽章。美方先遣团认为，扶轮社成员这个身份超出了日本农民的形象界定，会给总统访日制造多余的信息。很多贵宾在日本停留期间特别希望到街巷中去品尝普通日餐，他们的代表团经常主动提出一些具体推荐地点，这让日本典仪局和安保部门头疼不已，因为这些餐厅要么人员混杂，要么过于平民化，吃的东西又多为生冷，不适合贵宾前往用餐，所以每次都会产生激烈的争执，但日方总会想出办法尽量满足客人的要求。
三是观念。日本人强调遵守规则，行事十分严谨，有时会让来访的外国代表团感觉尴尬。在一次酒会的彩排中，宫内厅（代表天皇方面）的一位仪典官现场用尺子丈量天皇与皇后的站位，并且说皇室对两人之间的距离有明确规范。来访国的外交官见了这一幕大为惊讶。宫内厅对这种细致入微做了解释：“在皇宫内，我们从来不会因技术性问题陷于无法应对的尴尬局面，因为事先我们会通过一遍遍的测量和预演来确保胸有成竹。”
随着生活方式的变化，外交礼宾礼仪中的着装标准也在发生改变。如今各国礼宾规程中的着装要求都不再那么繁复，对应的选择也丰富多了，“TPO”（TIME，PLACE，OBJECT，即着装必须考虑时间、场合、活动目标）是首要原则。
在女性着装方面，现在的选择非常丰富，好像“什么都可以”。着装要求被簡化了，普通礼服 、下午宴礼服、鸡尾酒礼服、晚宴礼服、晚礼服、长袍等都在退出礼宾礼仪舞台，只有日礼服、晚礼服还在广泛应用，下午宴礼服被归在日礼服类，晚礼服则涵盖了所有类型的晚装。因此，许多女士如今也穿着普通长度的裙子甚至裤子（比如德国总理默克尔）出席非常正式的活动。过去，重大礼仪场合的邀请函一般只注明对男性的着装要求，现在也会写上对女性的要求。
在男性着装方面，正式程度最高的是“白色领结”（White Tie），如今只在欧洲和美国的少量晚餐国宴中以及诺贝尔奖颁奖典礼这样的场合还在坚持，次一档位的“黑色领结”（Black Tie）则在西方国家正式晚宴中广泛应用。在日本，过去天皇举办国宴的着装要求是“白色领结”，现在鼓励来访国贵宾穿正式的民族服装。我曾驻外的国家中有两个还保留着“白色领结”要求，一个是芬兰——外国大使就任时须按“白色领结”规范着装，再一个是梵蒂冈——当教皇在场时，外交使团成员都须照此规范着装。在日本，外国大使递交国书、面见天皇时的着装要求仍注明为“晨礼服”，但现在这一规范逐渐不被各国使用。
2016年4月15日，日本驻华大使馆举行招待会，外交官夫人身着和服展示茶道。
19世纪中期，西方美食首次在日本官方场合亮相。德川家族的末代将军德川庆喜很强调食物在外交谈判中的重要性。他曾在宴请英国代表时因宴席上的正宗日本料理不受客人欢迎而感到很没面子，从此在自己的外交宴请活动中只提供法餐。当代日本外交对“吃”仍很重视。在这方面，我从日本前驻英国大使北村宏司先生的著作《外交的关键在于餐桌上的招待》中受到颇多启发。这本书向日本的外交礼宾官们提出了大量细致入微的建议，比如在翻译菜单方面，提醒我们不要把“裙带菜”（wakame）翻译成seaweeds（海藻），因为讲英语的人看到后一种菜名就会联想起海底飘荡的杂草;也不要把“鳗鱼”（unagi）翻译为eels（鳗鲡），因为后者在西方是一种令人生厌的形象。
选菜也很有讲究。比如，“鲷鱼清汤”是日本的传统美食。但若外宾看到碗里的鲷鱼睁着眼睛泡在汤里，恐怕会吃不下饭去，不吃生鱼片的外国人也大有人在。北村先生还有一个建议，就是让菜式配置再均衡些。我曾参加过巴基斯坦总统举办的宴会，他曾作为国宾访问日本。在一次晚宴上，他的一位助理悄悄跟我抱怨：“又是鸡肉！”还有一次，一位陪同外国首脑来访的客人问我：“日本除了龙虾就没有别的鱼类吗？除了麝香哈密瓜就没有别的水果吗？”他并不知道，龙虾和麝香哈密瓜是日本最昂贵的食物。
礼宾官的头号任务是协调
1977年至1986年间，我曾作为礼宾官参加了65次国事访问和正式访问的接待。准备过程中感觉最难的一点就是要处理好来访国官员与日本国内各机构之间的观念差异。“入乡随俗”并非普遍适用的“黄金法则”，日本和别国在安全、守时和变通方面的差异尤为明显，协调工作主要体现在以下几个方面。
一是安全。安保问题是安排国家元首行程的优先考量。一次，某国总理想在东京体验一下乘坐地铁和在银座散步，日方安保机构拒绝了这一要求。最后，在外务省的努力协调下，日程中加入了非常短暂的地铁旅程和银座散步，既考虑了安保需要又满足了贵宾需求。已故的英国前首相撒切尔夫人访日期间曾想乘直升机前往东京近郊的一个机器人制造厂参观，由于天气难以预测，且当地停机坪条件达不到国宾规格，日方负责管理军用直升机的防卫省坚决拒绝，要求使用陆路交通工具，而英方先遣团认为时间和效率最重要，甚至反问道：“如果有什么紧急情况，军方会因为天气不好或降落条件差就不行动吗？”双方一度相持不下，最终英方作了让步。
二是贵宾与当地人交往。很多贵宾对平民的生活习俗非常感兴趣，美国前总统卡特访日期间就想见见日本的农夫们，我们的先遣队便请京都地方政府推荐一名农场主。但美方先遣人员与他见面后，把他从备选名单里删除了，因为这名农场主当时戴了一枚“扶轮社”（由商人和职业人员组织的慈善团体，在全球范围内推销经营管理理念，并进行一些人道主义援助项目）的徽章。美方先遣团认为，扶轮社成员这个身份超出了日本农民的形象界定，会给总统访日制造多余的信息。很多贵宾在日本停留期间特别希望到街巷中去品尝普通日餐，他们的代表团经常主动提出一些具体推荐地点，这让日本典仪局和安保部门头疼不已，因为这些餐厅要么人员混杂，要么过于平民化，吃的东西又多为生冷，不适合贵宾前往用餐，所以每次都会产生激烈的争执，但日方总会想出办法尽量满足客人的要求。
三是观念。日本人强调遵守规则，行事十分严谨，有时会让来访的外国代表团感觉尴尬。在一次酒会的彩排中，宫内厅（代表天皇方面）的一位仪典官现场用尺子丈量天皇与皇后的站位，并且说皇室对两人之间的距离有明确规范。来访国的外交官见了这一幕大为惊讶。宫内厅对这种细致入微做了解释：“在皇宫内，我们从来不会因技术性问题陷于无法应对的尴尬局面，因为事先我们会通过一遍遍的测量和预演来确保胸有成竹。”
着装要求
随着生活方式的变化，外交礼宾礼仪中的着装标准也在发生改变。如今各国礼宾规程中的着装要求都不再那么繁复，对应的选择也丰富多了，“TPO”（TIME，PLACE，OBJECT，即着装必须考虑时间、场合、活动目标）是首要原则。
在女性着装方面，现在的选择非常丰富，好像“什么都可以”。着装要求被簡化了，普通礼服 、下午宴礼服、鸡尾酒礼服、晚宴礼服、晚礼服、长袍等都在退出礼宾礼仪舞台，只有日礼服、晚礼服还在广泛应用，下午宴礼服被归在日礼服类，晚礼服则涵盖了所有类型的晚装。因此，许多女士如今也穿着普通长度的裙子甚至裤子（比如德国总理默克尔）出席非常正式的活动。过去，重大礼仪场合的邀请函一般只注明对男性的着装要求，现在也会写上对女性的要求。
在男性着装方面，正式程度最高的是“白色领结”（White Tie），如今只在欧洲和美国的少量晚餐国宴中以及诺贝尔奖颁奖典礼这样的场合还在坚持，次一档位的“黑色领结”（Black Tie）则在西方国家正式晚宴中广泛应用。在日本，过去天皇举办国宴的着装要求是“白色领结”，现在鼓励来访国贵宾穿正式的民族服装。我曾驻外的国家中有两个还保留着“白色领结”要求，一个是芬兰——外国大使就任时须按“白色领结”规范着装，再一个是梵蒂冈——当教皇在场时，外交使团成员都须照此规范着装。在日本，外国大使递交国书、面见天皇时的着装要求仍注明为“晨礼服”，但现在这一规范逐渐不被各国使用。
食品在外交中的角色
19世纪中期，西方美食首次在日本官方场合亮相。德川家族的末代将军德川庆喜很强调食物在外交谈判中的重要性。他曾在宴请英国代表时因宴席上的正宗日本料理不受客人欢迎而感到很没面子，从此在自己的外交宴请活动中只提供法餐。当代日本外交对“吃”仍很重视。在这方面，我从日本前驻英国大使北村宏司先生的著作《外交的关键在于餐桌上的招待》中受到颇多启发。这本书向日本的外交礼宾官们提出了大量细致入微的建议，比如在翻译菜单方面，提醒我们不要把“裙带菜”（wakame）翻译成seaweeds（海藻），因为讲英语的人看到后一种菜名就会联想起海底飘荡的杂草;也不要把“鳗鱼”（unagi）翻译为eels（鳗鲡），因为后者在西方是一种令人生厌的形象。
选菜也很有讲究。比如，“鲷鱼清汤”是日本的传统美食。但若外宾看到碗里的鲷鱼睁着眼睛泡在汤里，恐怕会吃不下饭去，不吃生鱼片的外国人也大有人在。北村先生还有一个建议，就是让菜式配置再均衡些。我曾参加过巴基斯坦总统举办的宴会，他曾作为国宾访问日本。在一次晚宴上，他的一位助理悄悄跟我抱怨：“又是鸡肉！”还有一次，一位陪同外国首脑来访的客人问我：“日本除了龙虾就没有别的鱼类吗？除了麝香哈密瓜就没有别的水果吗？”他并不知道，龙虾和麝香哈密瓜是日本最昂贵的食物。