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摘要：档案网络化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术，对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。同国外一些发达国家相比，我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此，档案信息化、网络化建设理应成为档案事业发展的战略重点。
关键词：档案管理；网络化
Abstract: archives network, is in the national archives administration department under the unified planning and organization of the archives management activities in the comprehensive application of modern information and network technology, disposal and management of archives information resources in the use, development, and service process. Compared with some developed countries abroad, our country at present the level of archives information service availability needs improving. Construction of archives informatization and networking, therefore, should be a strategic focus in the development of archival undertaking.
Key words: file management; The network
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
档案网络化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术，对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。同国外一些发达国家相比，我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此，档案信息化、网络化建设理应成为档案事业发展的战略重点。
一．档案信息网络化的必备条件
实现档案信息网络是一项复杂的系统工程，必须具备如下条件才可以实现：一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备，二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律 、法规和规章，三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现具体分析如下：
首先，档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网，一要有输入、输出的终端设备计算机；二要有储存、管理档案信息的中央处理器；三要有编辑档案信息的管理软件；四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这四个基本设备配置的关键就是领导的认识、重视和档案管理员的自觉与主动意识。领导重视，就是要建立健全相关的档案管理制度，尤其是考核制度与群众的监督制度。管理员的自觉与主动，主要是体现在能够及时地将相关档案处理成电子文档并科学归类与收存。
其次，是制定统一的档案信息网络化管理规范。第一，档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档，就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则，形式各异的检索目录就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二，档案具有保密性，必须建立一个完整的管理体系，对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理，涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求。对重要的、保密的程序和数据要加密并备份，随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度。规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则，制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三，档案信息资源保管单位利益的保护也应有一定的规则。因此，档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触，该收取的一切费用就只好在网上进行，这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。
二．实现档案信息网络化的对策
隨着网上办公、网上用档的普及，档案部门还有许多工作要做。针对网上用档的条件，我们还必须做好以下几方面工作，为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。
首先，加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作，保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者，我们必须加强归档电子文件的理论研究，主要包括：(1)用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料；(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究；(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究；(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。
其次，加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败。档案事业发展与否，关键在人才。网络时代，档案管理人才必须重新更新自己的知识，争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才，争做网络档案信息管理人才，争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。
此外，加强网上用档的法律、制度的制定与优化。面对日新月异的新新情况、新问题，我们必须加强网上用档工作立法和制度的建设，用法律来保障档案资源。为此，需要从以下几方面进行规范：(1)加强网上用档的立法规定，对那些非授权访问，冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子，要以法律为武器进行坚决的打击；(2)制定应急计划，进行安全检查和审计，撰写安全情况汇报的规定；(3)严格进行权限管理，包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定；(4)网上查阅档案信息目录的规定；(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。
三．如何保障档案信息资源网络安全
作为开放的信息交流平台，Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性也具有一定的威胁。在网络环境下，影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面：操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求，实现档案信息的网上传递，首先要解决操作系统的安全问题；硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心——CPU芯片的安全性；“网络黑客”则是借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害。因此，我们要采取科学的手段和必要的措施，保证档案信息服务网络的安全与正常运行。
关键词：档案管理；网络化
Abstract: archives network, is in the national archives administration department under the unified planning and organization of the archives management activities in the comprehensive application of modern information and network technology, disposal and management of archives information resources in the use, development, and service process. Compared with some developed countries abroad, our country at present the level of archives information service availability needs improving. Construction of archives informatization and networking, therefore, should be a strategic focus in the development of archival undertaking.
Key words: file management; The network
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
档案网络化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术，对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。同国外一些发达国家相比，我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此，档案信息化、网络化建设理应成为档案事业发展的战略重点。
一．档案信息网络化的必备条件
实现档案信息网络是一项复杂的系统工程，必须具备如下条件才可以实现：一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备，二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律 、法规和规章，三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现具体分析如下：
首先，档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网，一要有输入、输出的终端设备计算机；二要有储存、管理档案信息的中央处理器；三要有编辑档案信息的管理软件；四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这四个基本设备配置的关键就是领导的认识、重视和档案管理员的自觉与主动意识。领导重视，就是要建立健全相关的档案管理制度，尤其是考核制度与群众的监督制度。管理员的自觉与主动，主要是体现在能够及时地将相关档案处理成电子文档并科学归类与收存。
其次，是制定统一的档案信息网络化管理规范。第一，档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档，就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则，形式各异的检索目录就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二，档案具有保密性，必须建立一个完整的管理体系，对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理，涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求。对重要的、保密的程序和数据要加密并备份，随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度。规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则，制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三，档案信息资源保管单位利益的保护也应有一定的规则。因此，档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触，该收取的一切费用就只好在网上进行，这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。
二．实现档案信息网络化的对策
隨着网上办公、网上用档的普及，档案部门还有许多工作要做。针对网上用档的条件，我们还必须做好以下几方面工作，为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。
首先，加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作，保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者，我们必须加强归档电子文件的理论研究，主要包括：(1)用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料；(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究；(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究；(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。
其次，加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败。档案事业发展与否，关键在人才。网络时代，档案管理人才必须重新更新自己的知识，争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才，争做网络档案信息管理人才，争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。
此外，加强网上用档的法律、制度的制定与优化。面对日新月异的新新情况、新问题，我们必须加强网上用档工作立法和制度的建设，用法律来保障档案资源。为此，需要从以下几方面进行规范：(1)加强网上用档的立法规定，对那些非授权访问，冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子，要以法律为武器进行坚决的打击；(2)制定应急计划，进行安全检查和审计，撰写安全情况汇报的规定；(3)严格进行权限管理，包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定；(4)网上查阅档案信息目录的规定；(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。
三．如何保障档案信息资源网络安全
作为开放的信息交流平台，Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性也具有一定的威胁。在网络环境下，影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面：操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求，实现档案信息的网上传递，首先要解决操作系统的安全问题；硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心——CPU芯片的安全性；“网络黑客”则是借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害。因此，我们要采取科学的手段和必要的措施，保证档案信息服务网络的安全与正常运行。