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摘要：本文结合不同水利工程监理现场档案管理工作的实践，从档案资料管理体系建立的重要性、特点、存在问题、应对措施到档案资料最后的移交，对监理现场档案管理进行了分析，提出了应对措施。
关键词：水利工程监理部档案资料重要性特点 存在问题措施
Abstract: in this paper, different water conservancy engineering supervision field archives management practice, from the archives information management system to establish the importance, characteristics, existing problems, countermeasures to archives finally over, on site supervision archives management undertook an analysis, put forward to answer measure.
Key words: water conservancy projectsupervision departmentarchives importancecharacteristics problems measures
中图分类号：TV文献标识码：A 文章编号：
一 监理部档案资料管理的重要性及特点
1 监理部档案资料管理是水利工程施工监理的中心工作之一，监理过程中所形成的档案资料详细记录了工程建设的全过程，是工程质量评定、项目结算、竣工验收及运行管理和维护的重要依据。项目监理部档案资料的规范化、科学化管理对保证监理质量，见證监理工作全过程都具有十分重要的意义。
2 项目监理部档案资料是指工程从监理进场、工程开工建设、再到竣工验收等，全过程中形成的文字、图表、声像等形式的历史记录，是了解工程项目建设期间施工、监理过程非常重要的最原始、最真实的记录。
3水利工程一般建设周期较长，专业涉及面广，不可复制。规模不同、性质不同的工程建设项目所形成的文件资料各不相同，一个工程可能包含多个单位工程，多个施工标段，施工过程中产生的文件资料量大、繁杂。
4项目监理档案资料对今后类似新建工程的设计、施工起着重要的指导作用，应对施工监理过程中形成的归档资料进行详细的分类并永久保存。
二 监理部档案资料管理存在的问题
1由于监理部的档案资料管理人员素质良莠不齐，个别管理人员缺少专业知识，责任心不强，对资料如何分类、整编、收集、归档、保管、传阅、保密等要求不清楚，往往是分类混乱，疏于保管，资料缺失。
2大多数项目监理部没有专职的档案管理人员，管理制度及岗位职责形同虚设，总监以及项目监理部其他成员对监理资料的整编、收集、归档、管理不重视，档案资料与工程进度不能同步，后期补做资料的现象普遍存在。
3业主和施工单位对工程资料的管理和收集不重视。业主对监理上报的技术文件、报告或函件不及时处理；施工单位对监理发出的监理指令不及时回复，而发出指令的总监或监理工程师亦未进行跟踪，监理指令不能闭合；部分工程施工单位只重视工程施工，轻视档案资料的整编，造成监理档案资料的不完整。
4现场记录不规范，签字手续不全，监理表格填写简单；监理报告标识混乱、不具唯一性，不可追溯，不符合监理质量管理体系的要求，甚至出现文件编号重复或不连续，以及同一文件形式格式前后不统一的情况。
在对某堤防工程项目监理部档案资料检查中发现，该监理部未设专职的资料管理人员；档案资料在桌面、抽屉、床上随意堆放，无法确认资料的真实性和完整性。《监理日志》对当天施工现场人员、机械、质量检验、安全、问题处理情况等描述过于简单，多处出现“同上”、“同前”、“正常”等词，甚至是留有空白，不能反映当日施工的真实情况；资料缺项较多，签字手续不全等等。
5未建立完整的档案资料台账，文件柜不上锁，任何人都可随意取用，无借阅记录，对资料的安全、保密意识薄弱。
6受工程建设周期的影响，现场监理人员、施工人员常有变动，而档案资料的管理交接不清，甚至出现真空，影响了档案资料管理工作的质量。
三 如何做好项目监理部档案管理工作
1建立、健全监理现场档案资料管理体系
（1）施工准备阶段，即事前控制阶段。合同签订后应严格按照国家档案资料管理制度规定，及时建立一套完善可行的档案资料管理办法，制定出包括文件起草、资料收集、分类、整编、归档、查阅、移交、保密等的管理制度。
（2）项目监理部应配置一名熟悉工程建设程序和监理程序具备专业技术技能的人员负责档案资料的管理。制定档案管理人员岗位职责和考核办法，建立起档案管理体系并实施。
（3）总监是做好监理档案资料管理工作的第一责任人。现场监理部组建后，总监应及时对监理部人员进行现场培训，使每一个监理人员都能了解监理工程的概况、监理程序、岗位职责，熟悉监理资料整编、归档、保密等要求和档案资料管理制度。
（4）施工单位进场后，监理应督促施工单位建立健全施工档案资料管理制度，对一些无档案资料管理经验的施工单位，监理部也应对其进行培训，使其熟悉水利工程建设档案管理程序。
（5）施工过程控制阶段，应及时收集、整理工程建设过程中各环节、各工序的资料，及时查漏补缺，对监理发出的指令在规定时限内闭合，保证资料的完整性。
（6）收、发文件的记录要清晰，其记录包括：序号、文件编号、文件名称、收发文时间、来文（收文）单位、收文人、备注；在收文签单中应注明签转单位、日期和签转人。
（7）项目监理部档案资料员对发出、收到的文件应进行初步审核，发现问题及时联系相关人员和部门进行纠正，保证归档资料的规范性。对施工单位呈报的文件应重点、仔细的审查，主要注意以下几方面：
①上报文件的表格填写内容是否齐全，工程部位、编号填写是否与实际相符；呈报的函件标题是否与内容一致，标识是否清楚；
②施工方原材料抽检、工程质量自检内容填写是否真实，质检人员和负责人是否签字，是否盖有公章等；
③施工单位的回复单中内容是否与监理通知要求相符，在回复监理下达的整改令时是否呈报了整改报告，整改报告中的描述是否与工程实际相符。
（8）建立档案资料借阅登记制度，记录的内容应包括序号、文件编号、文件名称、归还日期等；如果需要复印资料，应注明复印的用途、资料复印后的去向。
（9）所有的档案必须装盒入柜并上锁，要防潮、防蛀、防火、防遗失，保证档案资料的安全。
（10）档案资料的归档分类主要依据批复的工程项目划分进行分类，其分类要界线清晰。每个档案资料应建立档案资料台账，填写清楚文件编号、文件名称、文件来源、日期等。
在对一项重点枢纽工程监理工作的审核中发现，虽然项目监理部对档案资料统一进行管理，并配置了专职的资料管理人员。但由于该项目监理部资料管理人员更换频繁，加之管理人员资料交接不及时甚至部分资料未交接，总监又疏于对资料的检查、管理，造成了资料分类混乱，标识不具备唯一性等问题的出现。针对这些问题，要求该项目监理部在资料管理方面进行整改，建立完善档案资料台账，统一格式和标识，并查漏补缺，限时对资料进行闭合。
（11）随着现代通讯和网络技术的不断发展和普及，对于通过网络传输的电子文件资料，要及时打印成纸质文件，完善登记、签字、传阅手续后存档，并留有备份。
（12）总监应经常对监理资料进行检查。监理单位也应派专人不定期到现场监理部对资料进行检查，尽早发现问题，并及时纠正，提出预防措施，确保现场档案资料管理的规范性。
2档案资料管理形式
（1）监理现场档案资料管理形式应本着规范管理、便于操作、有利工程评价验收的原则，依项目划分，对资料类别、内容进行分类整编归档。
（2）中小型水利工程或工程地点相对集中、工程量不大、交通便利的工程，监理现场档案资料管理可简单化，直接由总监领导，监理部配置一名专职档案管理员，对档案进行管理即可。
（3）大型水利工程具有工程建设内容面广线长、工区分散等特点，应按照工区的设置，实行相应的档案资料分级化管理。
4监理档案资料的移交
（1）在监理项目完工或监理服务期满后，项目监理部应在总监的领导下按业主要求和工程承监合同文件规定，对应由监理机构归档的工程档案逐项清点、鉴定、整编、审核、登记造册，并向业主移交。
（2）监理工程师对移交的竣工验收资料必须进行严格的审核，审核内容和要求如下：
①对材料、设备、构件、质检、验收等资料，必须如实反映情况，不得擅自修改、伪造和事后补做。
②中间验收记录及施工记录、试验、检验及有关质量评定资料，必须齐全完整，签字手续完善。
③竣工图必须能够如实记录并反映各类建筑物的基础、几何尺寸、配筋、埋件、管道设备布置安装等详细情况，特别是要能反映出设计变更后的真实情况。
④所有监理档案资料资料均应按水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程建设项目档案管理规定》的要求，分类进行整编。
⑤档案资料移交时要填写档案资料移交清单，注明资料名称、份数、移交时间，并签字、盖章确认。
五 结 语
水利工程建设过程中形成的监理档案资料，真实的记录了整个监理工作的全过程，此项工作量大、繁杂，作为档案资料管理人员既要有很强的责任心，又要熟悉管理程序，做到资料管理规范化。现场监理部从总监到每一位监理人员都应重视、熟悉档案管理工作，确保工程建设的顺利进行，并利于工程今后的运行和管理。
參考文献
［1］水利部《水利工程建设项目施工监理规范》 SL 288-2003 北京：中国水利水电出版社，2003。
［2］陈三潮. 《水利水电建设工程总监理工程师实用手册》。北京：中国水利水电出版社，2009。
关键词：水利工程监理部档案资料重要性特点 存在问题措施
Abstract: in this paper, different water conservancy engineering supervision field archives management practice, from the archives information management system to establish the importance, characteristics, existing problems, countermeasures to archives finally over, on site supervision archives management undertook an analysis, put forward to answer measure.
Key words: water conservancy projectsupervision departmentarchives importancecharacteristics problems measures
中图分类号：TV文献标识码：A 文章编号：
一 监理部档案资料管理的重要性及特点
1 监理部档案资料管理是水利工程施工监理的中心工作之一，监理过程中所形成的档案资料详细记录了工程建设的全过程，是工程质量评定、项目结算、竣工验收及运行管理和维护的重要依据。项目监理部档案资料的规范化、科学化管理对保证监理质量，见證监理工作全过程都具有十分重要的意义。
2 项目监理部档案资料是指工程从监理进场、工程开工建设、再到竣工验收等，全过程中形成的文字、图表、声像等形式的历史记录，是了解工程项目建设期间施工、监理过程非常重要的最原始、最真实的记录。
3水利工程一般建设周期较长，专业涉及面广，不可复制。规模不同、性质不同的工程建设项目所形成的文件资料各不相同，一个工程可能包含多个单位工程，多个施工标段，施工过程中产生的文件资料量大、繁杂。
4项目监理档案资料对今后类似新建工程的设计、施工起着重要的指导作用，应对施工监理过程中形成的归档资料进行详细的分类并永久保存。
二 监理部档案资料管理存在的问题
1由于监理部的档案资料管理人员素质良莠不齐，个别管理人员缺少专业知识，责任心不强，对资料如何分类、整编、收集、归档、保管、传阅、保密等要求不清楚，往往是分类混乱，疏于保管，资料缺失。
2大多数项目监理部没有专职的档案管理人员，管理制度及岗位职责形同虚设，总监以及项目监理部其他成员对监理资料的整编、收集、归档、管理不重视，档案资料与工程进度不能同步，后期补做资料的现象普遍存在。
3业主和施工单位对工程资料的管理和收集不重视。业主对监理上报的技术文件、报告或函件不及时处理；施工单位对监理发出的监理指令不及时回复，而发出指令的总监或监理工程师亦未进行跟踪，监理指令不能闭合；部分工程施工单位只重视工程施工，轻视档案资料的整编，造成监理档案资料的不完整。
4现场记录不规范，签字手续不全，监理表格填写简单；监理报告标识混乱、不具唯一性，不可追溯，不符合监理质量管理体系的要求，甚至出现文件编号重复或不连续，以及同一文件形式格式前后不统一的情况。
在对某堤防工程项目监理部档案资料检查中发现，该监理部未设专职的资料管理人员；档案资料在桌面、抽屉、床上随意堆放，无法确认资料的真实性和完整性。《监理日志》对当天施工现场人员、机械、质量检验、安全、问题处理情况等描述过于简单，多处出现“同上”、“同前”、“正常”等词，甚至是留有空白，不能反映当日施工的真实情况；资料缺项较多，签字手续不全等等。
5未建立完整的档案资料台账，文件柜不上锁，任何人都可随意取用，无借阅记录，对资料的安全、保密意识薄弱。
6受工程建设周期的影响，现场监理人员、施工人员常有变动，而档案资料的管理交接不清，甚至出现真空，影响了档案资料管理工作的质量。
三 如何做好项目监理部档案管理工作
1建立、健全监理现场档案资料管理体系
（1）施工准备阶段，即事前控制阶段。合同签订后应严格按照国家档案资料管理制度规定，及时建立一套完善可行的档案资料管理办法，制定出包括文件起草、资料收集、分类、整编、归档、查阅、移交、保密等的管理制度。
（2）项目监理部应配置一名熟悉工程建设程序和监理程序具备专业技术技能的人员负责档案资料的管理。制定档案管理人员岗位职责和考核办法，建立起档案管理体系并实施。
（3）总监是做好监理档案资料管理工作的第一责任人。现场监理部组建后，总监应及时对监理部人员进行现场培训，使每一个监理人员都能了解监理工程的概况、监理程序、岗位职责，熟悉监理资料整编、归档、保密等要求和档案资料管理制度。
（4）施工单位进场后，监理应督促施工单位建立健全施工档案资料管理制度，对一些无档案资料管理经验的施工单位，监理部也应对其进行培训，使其熟悉水利工程建设档案管理程序。
（5）施工过程控制阶段，应及时收集、整理工程建设过程中各环节、各工序的资料，及时查漏补缺，对监理发出的指令在规定时限内闭合，保证资料的完整性。
（6）收、发文件的记录要清晰，其记录包括：序号、文件编号、文件名称、收发文时间、来文（收文）单位、收文人、备注；在收文签单中应注明签转单位、日期和签转人。
（7）项目监理部档案资料员对发出、收到的文件应进行初步审核，发现问题及时联系相关人员和部门进行纠正，保证归档资料的规范性。对施工单位呈报的文件应重点、仔细的审查，主要注意以下几方面：
①上报文件的表格填写内容是否齐全，工程部位、编号填写是否与实际相符；呈报的函件标题是否与内容一致，标识是否清楚；
②施工方原材料抽检、工程质量自检内容填写是否真实，质检人员和负责人是否签字，是否盖有公章等；
③施工单位的回复单中内容是否与监理通知要求相符，在回复监理下达的整改令时是否呈报了整改报告，整改报告中的描述是否与工程实际相符。
（8）建立档案资料借阅登记制度，记录的内容应包括序号、文件编号、文件名称、归还日期等；如果需要复印资料，应注明复印的用途、资料复印后的去向。
（9）所有的档案必须装盒入柜并上锁，要防潮、防蛀、防火、防遗失，保证档案资料的安全。
（10）档案资料的归档分类主要依据批复的工程项目划分进行分类，其分类要界线清晰。每个档案资料应建立档案资料台账，填写清楚文件编号、文件名称、文件来源、日期等。
在对一项重点枢纽工程监理工作的审核中发现，虽然项目监理部对档案资料统一进行管理，并配置了专职的资料管理人员。但由于该项目监理部资料管理人员更换频繁，加之管理人员资料交接不及时甚至部分资料未交接，总监又疏于对资料的检查、管理，造成了资料分类混乱，标识不具备唯一性等问题的出现。针对这些问题，要求该项目监理部在资料管理方面进行整改，建立完善档案资料台账，统一格式和标识，并查漏补缺，限时对资料进行闭合。
（11）随着现代通讯和网络技术的不断发展和普及，对于通过网络传输的电子文件资料，要及时打印成纸质文件，完善登记、签字、传阅手续后存档，并留有备份。
（12）总监应经常对监理资料进行检查。监理单位也应派专人不定期到现场监理部对资料进行检查，尽早发现问题，并及时纠正，提出预防措施，确保现场档案资料管理的规范性。
2档案资料管理形式
（1）监理现场档案资料管理形式应本着规范管理、便于操作、有利工程评价验收的原则，依项目划分，对资料类别、内容进行分类整编归档。
（2）中小型水利工程或工程地点相对集中、工程量不大、交通便利的工程，监理现场档案资料管理可简单化，直接由总监领导，监理部配置一名专职档案管理员，对档案进行管理即可。
（3）大型水利工程具有工程建设内容面广线长、工区分散等特点，应按照工区的设置，实行相应的档案资料分级化管理。
4监理档案资料的移交
（1）在监理项目完工或监理服务期满后，项目监理部应在总监的领导下按业主要求和工程承监合同文件规定，对应由监理机构归档的工程档案逐项清点、鉴定、整编、审核、登记造册，并向业主移交。
（2）监理工程师对移交的竣工验收资料必须进行严格的审核，审核内容和要求如下：
①对材料、设备、构件、质检、验收等资料，必须如实反映情况，不得擅自修改、伪造和事后补做。
②中间验收记录及施工记录、试验、检验及有关质量评定资料，必须齐全完整，签字手续完善。
③竣工图必须能够如实记录并反映各类建筑物的基础、几何尺寸、配筋、埋件、管道设备布置安装等详细情况，特别是要能反映出设计变更后的真实情况。
④所有监理档案资料资料均应按水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程建设项目档案管理规定》的要求，分类进行整编。
⑤档案资料移交时要填写档案资料移交清单，注明资料名称、份数、移交时间，并签字、盖章确认。
五 结 语
水利工程建设过程中形成的监理档案资料，真实的记录了整个监理工作的全过程，此项工作量大、繁杂，作为档案资料管理人员既要有很强的责任心，又要熟悉管理程序，做到资料管理规范化。现场监理部从总监到每一位监理人员都应重视、熟悉档案管理工作，确保工程建设的顺利进行，并利于工程今后的运行和管理。
參考文献
［1］水利部《水利工程建设项目施工监理规范》 SL 288-2003 北京：中国水利水电出版社，2003。
［2］陈三潮. 《水利水电建设工程总监理工程师实用手册》。北京：中国水利水电出版社，2009。