论文部分内容阅读
摘要：档案是一种潜在的生产力，是一种珍贵的资源财富。档案信息数字化管理是经济社会的发展需要。但是，与国内其它行业特别是信息行业的现代化状况相比，我国档案系统的现代化管理工作发展缓慢和相对滞后。档案信息数字化建设作为档案部门的一项基础工作，应予以充分重视。搞好开发与利用。
关键词：档案信息；数字化建设；开发与利用
档案是一种潜在的生产力，是一种珍贵的资源财富；档案信息数字化建设是档案部门的一项基础工作，应予以充分重视。档案信息数字化建设，更体现着一个单位整体管理水平的高低，需要我们重新审视和深入研究。
一、档案信息数字化管理是经济社会发展的需要
档案作为一种信息资源，作为组织活动真实记录和组织发展的无形资产，在一个单位的组织管理和业务发展等方面发挥着重要作用。探讨档案管理的现代化，离不开信息数字化，因此，信息数字化管理是一个组织必须做好的一项基础性工作，也是档案管理现代化的必要途径。
档案信息数字化在今天的西方发达国家已经比较普遍，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，人们对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到社会活动的方方面面。一般而言，档案信息数字化管理能够给我们在工作中提供以下服务：
1.档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。美国已经建成了档案信息导航系统，该系统拥有全国各种档案馆馆藏信息的联网数据库，将美国国内所有已数字化的档案资源，按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络，实现了全国数字化档案资源的网上集成化查询、检索和利用。加拿大、英国、澳大利亚和欧盟各国的档案部门也在积极创造条件向这个方向发展。比较之下，我国这方面工作相对落后，档案数字化工作只是分散在一些档案部门的自主行为，缺乏全国的和行业的总体规划和管理标准，还没有形成一个大的环境和气候。在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势，我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外，也是为今后科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做基础准备。
2.档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。随着电子政务的不断发展和技术成熟，无纸办公和电子文档普遍应用，这是现代办公和国际管理发展的必然趋势。根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范，在法律规定允许范围内，电子文档可直接采用数字方式存档，与早期纸质档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库，便于资源共享。
3.档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷利用的服务方式。档案收藏的目的除保存历史记录以外主要是为了利用，这是档案工作的生命线。如何为社会提供档案信息的有效利用，是档案工作者不断探索和追求的目标，数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务。
4.档案信息数字化是对纸质档案原件进行的有效保护。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要最大限度地保护档案。档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。
5.档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化和再现。根据档案载体形式的不同，我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换，也同样可以再现其它载体档案信息的真实内容，既便于管理又方便利用。
二、影响档案信息数字化管理的主要因素
近年来，我国档案管理技术现代化工作发生了很大变化，工作正逐步由手工管理发展到计算机管理。但是，我们必须清醒地看到，与国内其它行业特别是信息行业的现代化状况相比，档案系统的现代化管理工作发展缓慢，相对滞后。影响档案管理技术现代化进程的原因多样，但其中两个重要因素应当引起高度重视：
第一，缺乏现代化意识和现代化知识水平。档案现代化管理工作不纳入本单位年度工作目标，不列入考核内容，致使档案管理工作人员有一种被轻视的感觉，工作无热情；必备的硬件设备得不到合理配备、更新和维护，工作无法开展；领导者缺乏现代化管理基础知识，对档案现代化管理状况说不清、道不明，对工作中出现的问题束手无策，使档案现代化管理工作放任自流。资金、人才虽然是制约现代化管理的因素，但它只是客观因素，通过主观努力就可以改变，而领导者的现代化意识和水平则起决定性的作用。因此，提高领导者的现代化管理意识和现代化知识水平，是保证档案现代化管理工作顺利开展的关键。
第二。现行的档案现代化管理工作体制与技术标准不健全。实现档案现代化管理的最终目的是最大限度地开发档案信息资源，提供档案信息的全面、系统、快速、准确的服务，实现各类档案信息资源的共享，从而满足社会不断增长的对档案信息资源的需求。为了达到这一目的，必须建立高质量的档案信息网络系统，实现各类档案信息资源的共享。而一个高标准、高质量的信息网络系统，标准统一是其前提，这样才能达到数据共享。目前我国档案现代化管理工作基本上是松散型管理，条块分割、各自为政、无序发展，它带来的后果是：档案管理软件低水平重复开发，浪费严重；档案数据库重复建设，输入内容缺乏规划和分工；应用软件程序设计语言各不相同，标准化程度低，数据难以交换与共享。按目前状况发展下去，今后要实现全国各类档案信息联网，不仅有数据能否转换、数据重新补充输入的问题，还有大量软件投资浪费的问题，更为严重的是智力投资的浪费。让各级档案部门丢弃已熟练使用的管理软件，放弃多年苦心经营的数据库，对其主管来说实在难以接受。
三、实现档案信息数字化管理的途径
第一，通过各种方式强化档案工作直接领导者的档案现代化管理意识，从根本上提高对档案管理现代化工作重要性的认识。档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，还是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。
第二，尽快建立起规范有序、集中统一的档案现代化管理工作体制，抓紧制定完整的档案工作现代化技术标准。以使档案现代化管理工作向着健康、有序的方向发展。当前在档案管理现代化这个问题上，档案科研部门应集中人力、物力和财力，在全国范围内荟萃一批掌握计算机和网络技术的高级研究人才，组成专门的课题小组，协同作战、集体攻关，尽早拿出可在全国通用的档案现代化管理系统软件和相关技术标准；国家档案行政管理部门也应尽快制定全国档案系统现代化管理以及网络建设的近期和中长期计划，加强宏观管理。
第三，积极开展档案(纸质、照片、录音、录像等栽体)信息的数字转化工作，并加快档案网站的建设。档案信息的数字转化目前是国际档案界对档案信息管理和利用的重要方式，对于早期历史上形成的重要馆藏档案，采用扫描加工方式是将纸质档案信息转化为数字档案信息的必由之路。对扫描后得到的档案全文信息与其目录对应挂接，逐步建成档案信息全文数据库。档案信息全文数据库能够在加强档案科学管理和档案原件保护的同时为利用者提供快捷方便的服务。档案网站能与档案管理系统形成一个有机的整体，让档案信息数据库有一个良好的管理和利用平台，从技术上能够解决并满足方方面面对档案信息的利用需求。
第四，实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平。实践证明，要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的工作，都要按照统一的程序和科学的方法进行
总之，档案数字化是充分运用计算机和网络等信息技术，对数字档案信息实施有效控制和科学管理的先进方式，是国际档案信息管理的发展趋势，也是适应当前社会发展需要的档案管理理想模式，更重要的在于它是档案管理现代化的必要途径，代表着今后档案工作的发展方向，应当引起高度重视。
关键词：档案信息；数字化建设；开发与利用
档案是一种潜在的生产力，是一种珍贵的资源财富；档案信息数字化建设是档案部门的一项基础工作，应予以充分重视。档案信息数字化建设，更体现着一个单位整体管理水平的高低，需要我们重新审视和深入研究。
一、档案信息数字化管理是经济社会发展的需要
档案作为一种信息资源，作为组织活动真实记录和组织发展的无形资产，在一个单位的组织管理和业务发展等方面发挥着重要作用。探讨档案管理的现代化，离不开信息数字化，因此，信息数字化管理是一个组织必须做好的一项基础性工作，也是档案管理现代化的必要途径。
档案信息数字化在今天的西方发达国家已经比较普遍，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，人们对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到社会活动的方方面面。一般而言，档案信息数字化管理能够给我们在工作中提供以下服务：
1.档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。美国已经建成了档案信息导航系统，该系统拥有全国各种档案馆馆藏信息的联网数据库，将美国国内所有已数字化的档案资源，按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络，实现了全国数字化档案资源的网上集成化查询、检索和利用。加拿大、英国、澳大利亚和欧盟各国的档案部门也在积极创造条件向这个方向发展。比较之下，我国这方面工作相对落后，档案数字化工作只是分散在一些档案部门的自主行为，缺乏全国的和行业的总体规划和管理标准，还没有形成一个大的环境和气候。在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势，我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外，也是为今后科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做基础准备。
2.档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。随着电子政务的不断发展和技术成熟，无纸办公和电子文档普遍应用，这是现代办公和国际管理发展的必然趋势。根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范，在法律规定允许范围内，电子文档可直接采用数字方式存档，与早期纸质档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库，便于资源共享。
3.档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷利用的服务方式。档案收藏的目的除保存历史记录以外主要是为了利用，这是档案工作的生命线。如何为社会提供档案信息的有效利用，是档案工作者不断探索和追求的目标，数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务。
4.档案信息数字化是对纸质档案原件进行的有效保护。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要最大限度地保护档案。档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。
5.档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化和再现。根据档案载体形式的不同，我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换，也同样可以再现其它载体档案信息的真实内容，既便于管理又方便利用。
二、影响档案信息数字化管理的主要因素
近年来，我国档案管理技术现代化工作发生了很大变化，工作正逐步由手工管理发展到计算机管理。但是，我们必须清醒地看到，与国内其它行业特别是信息行业的现代化状况相比，档案系统的现代化管理工作发展缓慢，相对滞后。影响档案管理技术现代化进程的原因多样，但其中两个重要因素应当引起高度重视：
第一，缺乏现代化意识和现代化知识水平。档案现代化管理工作不纳入本单位年度工作目标，不列入考核内容，致使档案管理工作人员有一种被轻视的感觉，工作无热情；必备的硬件设备得不到合理配备、更新和维护，工作无法开展；领导者缺乏现代化管理基础知识，对档案现代化管理状况说不清、道不明，对工作中出现的问题束手无策，使档案现代化管理工作放任自流。资金、人才虽然是制约现代化管理的因素，但它只是客观因素，通过主观努力就可以改变，而领导者的现代化意识和水平则起决定性的作用。因此，提高领导者的现代化管理意识和现代化知识水平，是保证档案现代化管理工作顺利开展的关键。
第二。现行的档案现代化管理工作体制与技术标准不健全。实现档案现代化管理的最终目的是最大限度地开发档案信息资源，提供档案信息的全面、系统、快速、准确的服务，实现各类档案信息资源的共享，从而满足社会不断增长的对档案信息资源的需求。为了达到这一目的，必须建立高质量的档案信息网络系统，实现各类档案信息资源的共享。而一个高标准、高质量的信息网络系统，标准统一是其前提，这样才能达到数据共享。目前我国档案现代化管理工作基本上是松散型管理，条块分割、各自为政、无序发展，它带来的后果是：档案管理软件低水平重复开发，浪费严重；档案数据库重复建设，输入内容缺乏规划和分工；应用软件程序设计语言各不相同，标准化程度低，数据难以交换与共享。按目前状况发展下去，今后要实现全国各类档案信息联网，不仅有数据能否转换、数据重新补充输入的问题，还有大量软件投资浪费的问题，更为严重的是智力投资的浪费。让各级档案部门丢弃已熟练使用的管理软件，放弃多年苦心经营的数据库，对其主管来说实在难以接受。
三、实现档案信息数字化管理的途径
第一，通过各种方式强化档案工作直接领导者的档案现代化管理意识，从根本上提高对档案管理现代化工作重要性的认识。档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，还是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。
第二，尽快建立起规范有序、集中统一的档案现代化管理工作体制，抓紧制定完整的档案工作现代化技术标准。以使档案现代化管理工作向着健康、有序的方向发展。当前在档案管理现代化这个问题上，档案科研部门应集中人力、物力和财力，在全国范围内荟萃一批掌握计算机和网络技术的高级研究人才，组成专门的课题小组，协同作战、集体攻关，尽早拿出可在全国通用的档案现代化管理系统软件和相关技术标准；国家档案行政管理部门也应尽快制定全国档案系统现代化管理以及网络建设的近期和中长期计划，加强宏观管理。
第三，积极开展档案(纸质、照片、录音、录像等栽体)信息的数字转化工作，并加快档案网站的建设。档案信息的数字转化目前是国际档案界对档案信息管理和利用的重要方式，对于早期历史上形成的重要馆藏档案，采用扫描加工方式是将纸质档案信息转化为数字档案信息的必由之路。对扫描后得到的档案全文信息与其目录对应挂接，逐步建成档案信息全文数据库。档案信息全文数据库能够在加强档案科学管理和档案原件保护的同时为利用者提供快捷方便的服务。档案网站能与档案管理系统形成一个有机的整体，让档案信息数据库有一个良好的管理和利用平台，从技术上能够解决并满足方方面面对档案信息的利用需求。
第四，实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平。实践证明，要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的工作，都要按照统一的程序和科学的方法进行
总之，档案数字化是充分运用计算机和网络等信息技术，对数字档案信息实施有效控制和科学管理的先进方式，是国际档案信息管理的发展趋势，也是适应当前社会发展需要的档案管理理想模式，更重要的在于它是档案管理现代化的必要途径，代表着今后档案工作的发展方向，应当引起高度重视。