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[摘要]随着计算机网络技术的不断完善，社会信息化早已成为必然趋势。数字信息化又是数字化校园建设的一个重要组成部分。高校档案信息化建设是通过应用数字化校园的创建，是高校顺应社会信息化的一种有效手段，从而推进高校档案管理数字化原理和电子信息技术等使档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，从而使档案管理的效率和效益得到更好的发挥，进而实现档案信息的高度共享，充分发挥高校档案社会服务化功能。然而如何达到这一理想模式，是高校档案工作者应当积极寻求解决的一个问题。
[关键词]高校档案管理 信息化 建设
[中图分类号]G271；G647 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）06-0067-02
高校档案既是国家档案系统中的一个要素，同时也在社会信息系统中占有重要地位。随着信息化的不断推进和数字化校园的建设，高校信息化管理系统在校园的各个方面广泛开展。积极推进高校档案信息化建设是档案管理现代化的客观要求，是高校档案工作适应社会信息化的必然趋势，同时也是高校档案工作改革与发展的必由之路，只有这样才能充分实现高校办学最大效益，满足教育发展和社会主义经济建设的迫切需要。
一、信息化环境下高校档案管理的重要性
高校档案管理信息化建设是与时俱进践行科学发展观的要求，实际上也是档案自身发展的一种必然趋势，更是顺应高等教育改革和社会市场经济发展的必然结果。
（一）高校档案管理信息化更利于档案自身的保管、开发及使用
电子信息化未出现前，传统的档案管理方式全部为手工操作。随着社会的发展，档案的信息量逐渐增多，这种档案管理方式的局限性也日益突显。检索效率较低，查阅繁琐甚至困难，尤其是电子类型的档案，传统的管理方式很难对其进行采集、整理、归档及供阅，这就容易造成档案的丢失。所以，信息化道路是高校档案管理必走之路。信息化建设使得档案信息的采集、保存、归档及查阅变得省时省力。高校档案管理的信息化建设可以使得高校日常教学及科研活动更加有序地开展。因为信息化建设可以对各个部门档案信息资源的整理与共享并为其提供相关信息的查阅服务，促进部门间的沟通，提高部门的工作效率，提升学校的教学、科研水平。
建立档案的直接目的是向有需要的使用者提供服务。信息化建设可以更好地为教职员工、在校学生及毕业学生提供服务。如果说高校档案仅仅以记录各类信息为目的，而不是为了向需求者提供服务，那么档案也就失去了其存在的意义。所以，在进行档案的信息化建设时，要考虑档案的信息能否为档案的需求者提供有价值的参考。高校档案的信息化建设要不断地适应高校及社会的发展，科学地采集记录档案信息，规范化管理，从而更好地为学校的教学科研工作及社会发展提供档案服务。
（二）高校档案管理信息化体现了高校改革发展的必然性
档案建立的基础是学校教学科研工作中出现的有价值的信息资源。随着社会发展经济进步，高校的管理已经步入了数字化、信息化及自动化时代，因此创建档案管理的信息化势在必行。档案管理的信息化建设不但不会让档案的根本价值发生变化，而且会极大地推动其价值的实现。档案只有提供给需求者使用，才能实现其价值，而且利用程度越高越能体现其价值。在信息化时代已经到来的今天，高校正在进行数字化校园的建设工作，作为数字化校园建设工作的一部分，高校档案管理必须进行信息化建设。而且档案的信息化建设也应列为国家信息化建设工作中。在档案管理信息化的过程中，基础的准备工作应当是完善档案网络建设，工作核心在于档案信息资源建设，最终目的在于档案信息化资源开发利用。只有这样才能加快信息服务网络化和管理标准化的建设，最终促进档案资源的数字化。
（三）高校档案管理信息化可以促进社会资源与高校资源的互动性
科学技术是第一生产力。当今社会处在信息化高速发展的时代，文化和科技无时无刻不体现着其重要的社会发展的推动价值，而高校是科技、文化资源的汇聚地甚至是发源地，高校档案又承载着文化科技资源采集与传播责任，加强这些资源的传播与利用，可以更好地促进社会的发展。
二、高校档案管理信息化建设存在的问题
为了顺应形势的发展，各个高等院校采取了诸多积极措施来推进高校档案管理的信息化进程。尽管这一建设已经取得了很大的进步，但是高校档案管理信息化建设总体还处在初级发展阶段，依然存在很多的问题。
（一）传统的档案管理理念满足不了信息化的发展需求
虽然档案的信息化建设已经逐步发展，但传统的“重藏轻用”的档案管理理念依然“根深蒂固”。信息化是社会发展的主流，信息化建设是知识经济发展的必然要求。档案是最初的信息源，将档案信息资源更快更准确地传播出去并转化为社会生产力，更高效地服务于社会的发展是信息时代的要求。摒弃“重藏轻用”的管理理念，更新档案的管理理念，用活用好档案的信息资源，才能为档案管理工作注入新的力量，适应并推动社会发展。
（二）基础设施落后，建设管理费用不足
虽然档案管理信息化建设迫在眉睫，有关部门也意识到建设的必要性，但是建设管理费用目前还没有得到有效的解决。当前档案管理的基础设施较为简陋落后，不能满足信息化的要求，需要资金进行升级建设。为了实现档案管理的信息化，同样需要资金进行相关设备的配置及维护。费用不足是现阶段束缚高校档案的信息化建设的最大瓶颈。
（三）档案管理人员的整体素质有待提高
档案管理虽有着重要的社会意义，但是由于档案信息管理人才培养机制不够健全，导致档案信息化管理的人才比较短缺，精通信息化的档案人员更是稀少。现阶段，从事档案管理的工作人员几乎没有档案专业的，甚至有很多的工作人员是高校为了引进人才安排其家属，更不用说是否懂得现代化系统化的档案管理理论知识，对他们的培训不但少而且还不科学。部分档案管理工作的领导，思想守旧，缺乏对档案信息化建设重要性的认识。就目前高校的情况看，档案管理人员的素质有待提高。 （四）档案管理信息化标准缺乏统一
档案馆藏数字化标准、档案信息网站的系统设计及应用标准、高校的档案数据库与地方的档案数据库互联的标准等亟需规范。保证电子文件的真实性、完整性及原始性问题，电子签名的真实性、认证性问题等不但需要严谨的技术保证，还需要有标准的支持及法规法律的保障。
（五）档案信息化资源不够集中且安全保障体系不完善
随着信息化的日益膨胀不断更新，大量有价值的电子信息需要被及时存储，但由于档案管理体系与高校整体自动化系统脱轨，导致各部门产生的不断堆积的电子文件资源相对分散，进而使信息化档案接收的任务变得繁重。再则数字化技术飞速发展极大方便了文档的数字化，从而方便了其信息化管理。同时，由于档案管理信息化安全保障体系不够完善，因此这也加大了泄密的危害程度、增多了泄密的渠道、增加了保密手段的困难等，增加了安全隐患。
三、现阶段加强高校档案管理信息化建设的有效对策
（一）通过资金投入加强基础设施建设
想要建立完备的档案管理信息化系统至少要拥有一系列现代化软硬件设备。这样需要高校加大资金投入，满足基础的设备需求，在此基础上，高校档案馆要建成档案局域网式的自动化集成管理，使得馆内工作人员可以进行档案的整理、编目等主要业务工作，使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体，并向来馆的利用者提供检索和查询等联机服务；再则，链接数字化校园网向档案局域网覆盖范围内和权限范围的各个部门以及个人提供服务。
（二）强化档案信息化意识，不断加强高校档案管理信息化人才队伍的建设
高校各级领导首先要从思想意识上改变传统档案工作观，树立现代化档案管理的意识，重视档案工作的重要性，制定符合现代档案管理规律的规章制度，将其纳入数字化校园建设中。这就要求我们要树立信息化观念，变革传统，在档案管理模式中采用现代化信息技术的一些新观念、新设备以及新方法。因此，这就要求高校档案工作者不断自我更新，顺应信息化要求，具备一定的信息化专业技能；同时，高校管理者也应当高度重视档案工作人员的培训和继续教育工作，将培养符合信息化建设要求的档案人员也纳入高校师资队伍的建设中，从人才培养上保证高校档案管理信息化的建设。
（三）建设功能齐全的档案信息数据库
我们一般将档案信息数据库看做有组织、系统化的数字大集合。对于高校而言，要建设功能齐全的档案信息数据库，那么，其信息首先在于档案馆自身现存的馆藏档案，我们可以通过一些利用数字化技术手段将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息转化为数字记录方式，完成现有馆藏档案信息向数字化的转化。此外，可以通过资金投入购买一定数量的数据库，填补自身数据库的不足，扩大数据库的规模。最后通过校园网连接互联网，扩大档案管理信息化区域，实现全球高校档案资源共享。
（四）规范档案信息化建设的标准和制度
规范标准化建设，是档案管理信息化建设的重要环节，因为数据标准不统一就会给档案的收集、保存、利用和日后的资源共享带来不便。为顺应档案管理信息化进程，国家出台了《CGD电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》等相关标准，以规范标准制度。所以高校档案馆应该从自身实际出发，逐步按照计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等来规范本校档案信息化建设。
（五）加强相应的信息化安全措施建设
尽管档案管理信息化可以提供快捷、优质、高效的服务，同时也存在诸多安全隐患。因此，信息化自身建设方面有必要采取一定技术手段构建各类安全防护体系，诸如建构计算机系统安全防范体系、网络安全防范体系等，而且要对系统进行定期维护更新以消除不必要风险。此外，完善安全管理制度建设，设定安全登录权限，防止非法操作，从每一个环节解决信息失真的隐患。
四、结论
随着信息时代的到来，高校档案管理信息化建设势在必行。这一举措不仅有利于高校自身建设的发展，为日常教学和科研等工作的顺利进行提供保障，而且对整个社会的资源共享、文化交流、文明进步有着重要的推动作用。因此我们要正视目前档案信息化建设过程中存在的困难和问题，增强信心，采取积极有效的措施，从基础设施入手稳步推进信息化建设，使高校档案信息化工作步入正轨。
【参考文献】
[1]韩香兰.高校档案信息化建设刍议[J].河南图书馆学刊，2010（8）.
[2]张秀岩.档案信息化管理所面临的问题及对策[J].中国地名，2010（3）.
[3]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.
[4]王亚敏.信息化下的高校档案管理对策研究[J].中国档案.2009（7）.
[5]陈美琼.信息社会中高校档案信息化的现状与对策[J].福建师范大学福清分校学报，2009（3）.
[6]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报（社科版），2006（2）.
[关键词]高校档案管理 信息化 建设
[中图分类号]G271；G647 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）06-0067-02
高校档案既是国家档案系统中的一个要素，同时也在社会信息系统中占有重要地位。随着信息化的不断推进和数字化校园的建设，高校信息化管理系统在校园的各个方面广泛开展。积极推进高校档案信息化建设是档案管理现代化的客观要求，是高校档案工作适应社会信息化的必然趋势，同时也是高校档案工作改革与发展的必由之路，只有这样才能充分实现高校办学最大效益，满足教育发展和社会主义经济建设的迫切需要。
一、信息化环境下高校档案管理的重要性
高校档案管理信息化建设是与时俱进践行科学发展观的要求，实际上也是档案自身发展的一种必然趋势，更是顺应高等教育改革和社会市场经济发展的必然结果。
（一）高校档案管理信息化更利于档案自身的保管、开发及使用
电子信息化未出现前，传统的档案管理方式全部为手工操作。随着社会的发展，档案的信息量逐渐增多，这种档案管理方式的局限性也日益突显。检索效率较低，查阅繁琐甚至困难，尤其是电子类型的档案，传统的管理方式很难对其进行采集、整理、归档及供阅，这就容易造成档案的丢失。所以，信息化道路是高校档案管理必走之路。信息化建设使得档案信息的采集、保存、归档及查阅变得省时省力。高校档案管理的信息化建设可以使得高校日常教学及科研活动更加有序地开展。因为信息化建设可以对各个部门档案信息资源的整理与共享并为其提供相关信息的查阅服务，促进部门间的沟通，提高部门的工作效率，提升学校的教学、科研水平。
建立档案的直接目的是向有需要的使用者提供服务。信息化建设可以更好地为教职员工、在校学生及毕业学生提供服务。如果说高校档案仅仅以记录各类信息为目的，而不是为了向需求者提供服务，那么档案也就失去了其存在的意义。所以，在进行档案的信息化建设时，要考虑档案的信息能否为档案的需求者提供有价值的参考。高校档案的信息化建设要不断地适应高校及社会的发展，科学地采集记录档案信息，规范化管理，从而更好地为学校的教学科研工作及社会发展提供档案服务。
（二）高校档案管理信息化体现了高校改革发展的必然性
档案建立的基础是学校教学科研工作中出现的有价值的信息资源。随着社会发展经济进步，高校的管理已经步入了数字化、信息化及自动化时代，因此创建档案管理的信息化势在必行。档案管理的信息化建设不但不会让档案的根本价值发生变化，而且会极大地推动其价值的实现。档案只有提供给需求者使用，才能实现其价值，而且利用程度越高越能体现其价值。在信息化时代已经到来的今天，高校正在进行数字化校园的建设工作，作为数字化校园建设工作的一部分，高校档案管理必须进行信息化建设。而且档案的信息化建设也应列为国家信息化建设工作中。在档案管理信息化的过程中，基础的准备工作应当是完善档案网络建设，工作核心在于档案信息资源建设，最终目的在于档案信息化资源开发利用。只有这样才能加快信息服务网络化和管理标准化的建设，最终促进档案资源的数字化。
（三）高校档案管理信息化可以促进社会资源与高校资源的互动性
科学技术是第一生产力。当今社会处在信息化高速发展的时代，文化和科技无时无刻不体现着其重要的社会发展的推动价值，而高校是科技、文化资源的汇聚地甚至是发源地，高校档案又承载着文化科技资源采集与传播责任，加强这些资源的传播与利用，可以更好地促进社会的发展。
二、高校档案管理信息化建设存在的问题
为了顺应形势的发展，各个高等院校采取了诸多积极措施来推进高校档案管理的信息化进程。尽管这一建设已经取得了很大的进步，但是高校档案管理信息化建设总体还处在初级发展阶段，依然存在很多的问题。
（一）传统的档案管理理念满足不了信息化的发展需求
虽然档案的信息化建设已经逐步发展，但传统的“重藏轻用”的档案管理理念依然“根深蒂固”。信息化是社会发展的主流，信息化建设是知识经济发展的必然要求。档案是最初的信息源，将档案信息资源更快更准确地传播出去并转化为社会生产力，更高效地服务于社会的发展是信息时代的要求。摒弃“重藏轻用”的管理理念，更新档案的管理理念，用活用好档案的信息资源，才能为档案管理工作注入新的力量，适应并推动社会发展。
（二）基础设施落后，建设管理费用不足
虽然档案管理信息化建设迫在眉睫，有关部门也意识到建设的必要性，但是建设管理费用目前还没有得到有效的解决。当前档案管理的基础设施较为简陋落后，不能满足信息化的要求，需要资金进行升级建设。为了实现档案管理的信息化，同样需要资金进行相关设备的配置及维护。费用不足是现阶段束缚高校档案的信息化建设的最大瓶颈。
（三）档案管理人员的整体素质有待提高
档案管理虽有着重要的社会意义，但是由于档案信息管理人才培养机制不够健全，导致档案信息化管理的人才比较短缺，精通信息化的档案人员更是稀少。现阶段，从事档案管理的工作人员几乎没有档案专业的，甚至有很多的工作人员是高校为了引进人才安排其家属，更不用说是否懂得现代化系统化的档案管理理论知识，对他们的培训不但少而且还不科学。部分档案管理工作的领导，思想守旧，缺乏对档案信息化建设重要性的认识。就目前高校的情况看，档案管理人员的素质有待提高。 （四）档案管理信息化标准缺乏统一
档案馆藏数字化标准、档案信息网站的系统设计及应用标准、高校的档案数据库与地方的档案数据库互联的标准等亟需规范。保证电子文件的真实性、完整性及原始性问题，电子签名的真实性、认证性问题等不但需要严谨的技术保证，还需要有标准的支持及法规法律的保障。
（五）档案信息化资源不够集中且安全保障体系不完善
随着信息化的日益膨胀不断更新，大量有价值的电子信息需要被及时存储，但由于档案管理体系与高校整体自动化系统脱轨，导致各部门产生的不断堆积的电子文件资源相对分散，进而使信息化档案接收的任务变得繁重。再则数字化技术飞速发展极大方便了文档的数字化，从而方便了其信息化管理。同时，由于档案管理信息化安全保障体系不够完善，因此这也加大了泄密的危害程度、增多了泄密的渠道、增加了保密手段的困难等，增加了安全隐患。
三、现阶段加强高校档案管理信息化建设的有效对策
（一）通过资金投入加强基础设施建设
想要建立完备的档案管理信息化系统至少要拥有一系列现代化软硬件设备。这样需要高校加大资金投入，满足基础的设备需求，在此基础上，高校档案馆要建成档案局域网式的自动化集成管理，使得馆内工作人员可以进行档案的整理、编目等主要业务工作，使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体，并向来馆的利用者提供检索和查询等联机服务；再则，链接数字化校园网向档案局域网覆盖范围内和权限范围的各个部门以及个人提供服务。
（二）强化档案信息化意识，不断加强高校档案管理信息化人才队伍的建设
高校各级领导首先要从思想意识上改变传统档案工作观，树立现代化档案管理的意识，重视档案工作的重要性，制定符合现代档案管理规律的规章制度，将其纳入数字化校园建设中。这就要求我们要树立信息化观念，变革传统，在档案管理模式中采用现代化信息技术的一些新观念、新设备以及新方法。因此，这就要求高校档案工作者不断自我更新，顺应信息化要求，具备一定的信息化专业技能；同时，高校管理者也应当高度重视档案工作人员的培训和继续教育工作，将培养符合信息化建设要求的档案人员也纳入高校师资队伍的建设中，从人才培养上保证高校档案管理信息化的建设。
（三）建设功能齐全的档案信息数据库
我们一般将档案信息数据库看做有组织、系统化的数字大集合。对于高校而言，要建设功能齐全的档案信息数据库，那么，其信息首先在于档案馆自身现存的馆藏档案，我们可以通过一些利用数字化技术手段将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息转化为数字记录方式，完成现有馆藏档案信息向数字化的转化。此外，可以通过资金投入购买一定数量的数据库，填补自身数据库的不足，扩大数据库的规模。最后通过校园网连接互联网，扩大档案管理信息化区域，实现全球高校档案资源共享。
（四）规范档案信息化建设的标准和制度
规范标准化建设，是档案管理信息化建设的重要环节，因为数据标准不统一就会给档案的收集、保存、利用和日后的资源共享带来不便。为顺应档案管理信息化进程，国家出台了《CGD电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》等相关标准，以规范标准制度。所以高校档案馆应该从自身实际出发，逐步按照计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等来规范本校档案信息化建设。
（五）加强相应的信息化安全措施建设
尽管档案管理信息化可以提供快捷、优质、高效的服务，同时也存在诸多安全隐患。因此，信息化自身建设方面有必要采取一定技术手段构建各类安全防护体系，诸如建构计算机系统安全防范体系、网络安全防范体系等，而且要对系统进行定期维护更新以消除不必要风险。此外，完善安全管理制度建设，设定安全登录权限，防止非法操作，从每一个环节解决信息失真的隐患。
四、结论
随着信息时代的到来，高校档案管理信息化建设势在必行。这一举措不仅有利于高校自身建设的发展，为日常教学和科研等工作的顺利进行提供保障，而且对整个社会的资源共享、文化交流、文明进步有着重要的推动作用。因此我们要正视目前档案信息化建设过程中存在的困难和问题，增强信心，采取积极有效的措施，从基础设施入手稳步推进信息化建设，使高校档案信息化工作步入正轨。
【参考文献】
[1]韩香兰.高校档案信息化建设刍议[J].河南图书馆学刊，2010（8）.
[2]张秀岩.档案信息化管理所面临的问题及对策[J].中国地名，2010（3）.
[3]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.
[4]王亚敏.信息化下的高校档案管理对策研究[J].中国档案.2009（7）.
[5]陈美琼.信息社会中高校档案信息化的现状与对策[J].福建师范大学福清分校学报，2009（3）.
[6]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报（社科版），2006（2）.