[摘 要] 本文根据作者多年经验,对图档管理这一块作出了分析,提出自己的见解。
　　[关键词]图档一体化
　　
　　“设计、施工、竣工”,建设项目的三大过程,涉及到建设、设计、施工、监理等诸多单位,其形成的档案即相互独立,各有重点,又相互联系。这种“藕断丝连”的表现之一,便是以图纸为内容的目录编制,设计单位称为设计成品图,施工、建设单位称为竣工图,内容大体一致,只是各有侧重。
　　“图档一体化”是基于这种共性,设想在计算机应用广泛的今天,建设、设计、施工单位能否通过计算机实现数据共享,减少立卷者重复打印目录及立卷的工作量。
　　档案工作中有一个名字叫“文档一体化”,它早已为档案人员熟悉并在实际归档立卷工作中广泛应用,它是指文件管理部门和档案管理部门,文件中名称、文号等内容,以计算机为中介,将文件名称与文号等内容实际共享,从而减少档案部门数据输入的重复劳动,实现资源共享。
　　CAD是一个早已被设计人员应用得得心应手的计算机软件,一个可以说为设计工作度身定制的软件,其特点是图形编辑方便、打印美观。时至今天,大型设计单位CAD出图率早已在90%以上。
　　建设工程的流程是从设计→施工→竣工→归档。在此流程过程中有一个共性,设计单位在完成所有图纸后一般最后都会有一张图纸目录,用有方便各阶段、各单位整理查找图纸。
　　此图纸目录中的大部分内容又与归档中卷内目录的内容相一致。我曾设想图纸目录先建数据库后画图,通过程序转换便省去了打印图签内容的工作,此法类似于文档一体化的模式。另一种方法是如果设计人员用微软公司的EXCEL软件打印图纸目录,由于该软件计算、转换能力极强,其表格性强与图纸目录的特性相一致,打印十分方便。由此生成的图纸目录,只要将它的电子文件交给档案室,档案人员只需稍加编辑便能成为卷内目录甚至转换成档案数据库,这都只是举手之劳。归档时档案人员根本无需花大量的人力去重新打印一遍卷内目录。而且一旦推行建设、设计、施工等各单位无疑都是受益者。
　　但文档一体化之所以得以顺利实施,是因为文件管理部门与档案部门计算机管理施行时间前后相差不大,牵涉到专人负责,人数少易统一,设计时要求数据库结构做到一步统一,便于日后转换。然而一般设计人员,只熟悉CAD软件,先入为主的理念难以改变,上述方法虽好但推行起来难度很大。
　　设计院现行的方法是将图形文件与表格文件两个完全独立的系统以文本文件为中介,先将图形文件中需要的内容进行合理的分割选定需要的部分,通过软件转化为文本文件,再将文本文件 转换成国标目录形式,其间因图形文件有其特殊性,转换完成后可能会有少部分需要重新编辑,但工作量已大大减少。
　　其次建设、设计、施工等各单位属独立的单位,档案人员工作性质相对比较封闭,各做各的,而长期档案界推行重保密、重管理,轻共享,很少有人想到“拿来”,将图纸目录资源转化为商品进行共享。所以或由特定的机构或政府机关或档案局,将原本封闭的单位通过一定的形式进行目录资源共享(因为目录的技术含量不高)。或由建设单位牵头,要求设计单位提供图纸目录的DWG文件,进行转换后,即可生成需要的目录形式。
　　相对来说后一种方法实施的可能性较大。单位性质不同“图与档”的概念也有区别,由于设计相对施工必是超前,所以在设计单位是档,在施工单位、建设单位可能就是图。深入一步,现今档案界有一个十分热点的问题,便是CAD图形文件归档工作,《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》已形成,拓开看去随着计算机技术的不断发展,国外有一种做法,竣工图制作不再用在蓝图杠改的办法,而是要求设计单位提供CAD电子文件,建设单位有专人(或将此任务委托给设计单位)将实际施工过程中改动过的地方重新画过再形成竣工图纸。由此可见,对电子文件的前瞻控制,在不久的将来定会引起广泛重视。虽然由于中国地大物博,各地经济发展水平参差不齐,受经济条件的制约,技术管理水平相差很大,废除蓝图竣工图归档目前可能性不大。但是,设计图纸图形文件归档移交在经济较为发达、且归档完整意识强的建设单位此种做法已较为广泛。目录转换也是指日可待。
　　相信图纸目录一次输入,多单位多次打印输出的做法也能在短时间内得以实现。