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随着信息化建设水平的不断提高，无纸化办公时代已经到来。如何加强公证电子文件的归档管理，是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。本文针对公证文书处理日益繁重的问题给档案业务管理中所带来的影响,对如何保证和提高公证电子文件的归档，进行分析研究并寻求方法与途径。
一、公证电子文件与电子公证的概念
公证电子文件是以数字、代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。在世界各国对于电子文书大多数国家较推崇加密认证技术，经过加密等安全措施的数据电文的证明效力基本上可以等同于书证。而在我国现阶段运用较多的是对电子证据进行公证。从电子公证文件形成的过程和特点看，公证电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，公证电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。根据《公证程序规则》及我处自定的办证程序规范，具体办证过程的程序都是利用计算机网络系统辅助完成的，全部流程编入系统。这就从根本上保证了办证程序的合法性、规范性、完整性，杜绝了违反程序情况的发生。
二、公证电子文件的特点
（一）具有纸质文件和其它文件无可比拟的快捷性。它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多种形式输出，方便了文件的查询利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。
（二）公证电子文件具有共享性。改变了文件处理和运转方式，不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。向使用者提供更加优质的服务。
（三）公证电子文件与传统文件相比具有易更改性。目前档案界普遍采用纸质档案和电子档案并存的方式，构成一套既能满足传统模式要求又能体现现代信息化趋势的解决方案——双重管理模式并存机制。
三、公证电子文件特点及快捷查存方面存在的问题
使用计算机过程中公证电子文件的流转、归档给传统公证业务也带来了新的课题。公证电子文件没能和纸质文件的归档建立必要的联系，在公证卷宗归档方面，缺乏有利措施和科学规划。虽然不同公证员及助理有不同的权限，但文件的保密性仍是个问题。目前公证电子文件安全保护措施只是利用防火墙、密钥技术等来保证文件的真实性和安全性。公证电子文件保存在服务器上，也会给公证电子文件的安全和真实带来隐患。
四、加强公证电子文件档案化管理的方法与途径
（一）公证电子文件实行档案化管理。公证电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合公证电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的公证电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性公证电子文件中心或公证电子文件档案馆，为公证电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
（二）公证电子文件在保管方式上和传统档案有差异。一是公证电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响公证电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到公证电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合。二是公证电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为公证电子文件的特殊性，可以达到文件一级管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。三是公证电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为公证电子文件中心或电子档案馆的会员，会员可以通过远程登录等方式，经公证电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
（三）明确公证电子文件的归档标准、条件，严把质量关。首先，确定归档范围是保证电子档案质量的关键。在对公证电子文件进行归档时，需将经过整理的公证电子文件确定属性后再归档保存。其次，明确电子文档管理标准。随着公证电子文件的不断产生，使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题，应逐步完善公证电子文件的全过程管理制度，做到标准化、制度化、规范化。再次，建立统一的网络体系。公证电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给公证电子文件归档造成困难。第四，提高公证电子文件的归档管理质量，依法管理公证电子文件。由于各种因素，公证电子文件的法律效力尚不明确，由于没有固定的载体，目前还没有杜绝伪造、删除、修改和抵御病毒的有效办法。这要求我们在工作中要形成一套完整的公证电子文件管理体系，经常与形成公证电子文件的部门加强联系，提前介入，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新，建立一个崭新而不失特色的电子档案体系。
一、公证电子文件与电子公证的概念
公证电子文件是以数字、代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。在世界各国对于电子文书大多数国家较推崇加密认证技术，经过加密等安全措施的数据电文的证明效力基本上可以等同于书证。而在我国现阶段运用较多的是对电子证据进行公证。从电子公证文件形成的过程和特点看，公证电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，公证电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。根据《公证程序规则》及我处自定的办证程序规范，具体办证过程的程序都是利用计算机网络系统辅助完成的，全部流程编入系统。这就从根本上保证了办证程序的合法性、规范性、完整性，杜绝了违反程序情况的发生。
二、公证电子文件的特点
（一）具有纸质文件和其它文件无可比拟的快捷性。它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多种形式输出，方便了文件的查询利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。
（二）公证电子文件具有共享性。改变了文件处理和运转方式，不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。向使用者提供更加优质的服务。
（三）公证电子文件与传统文件相比具有易更改性。目前档案界普遍采用纸质档案和电子档案并存的方式，构成一套既能满足传统模式要求又能体现现代信息化趋势的解决方案——双重管理模式并存机制。
三、公证电子文件特点及快捷查存方面存在的问题
使用计算机过程中公证电子文件的流转、归档给传统公证业务也带来了新的课题。公证电子文件没能和纸质文件的归档建立必要的联系，在公证卷宗归档方面，缺乏有利措施和科学规划。虽然不同公证员及助理有不同的权限，但文件的保密性仍是个问题。目前公证电子文件安全保护措施只是利用防火墙、密钥技术等来保证文件的真实性和安全性。公证电子文件保存在服务器上，也会给公证电子文件的安全和真实带来隐患。
四、加强公证电子文件档案化管理的方法与途径
（一）公证电子文件实行档案化管理。公证电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合公证电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的公证电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性公证电子文件中心或公证电子文件档案馆，为公证电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
（二）公证电子文件在保管方式上和传统档案有差异。一是公证电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响公证电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到公证电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合。二是公证电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为公证电子文件的特殊性，可以达到文件一级管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。三是公证电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为公证电子文件中心或电子档案馆的会员，会员可以通过远程登录等方式，经公证电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
（三）明确公证电子文件的归档标准、条件，严把质量关。首先，确定归档范围是保证电子档案质量的关键。在对公证电子文件进行归档时，需将经过整理的公证电子文件确定属性后再归档保存。其次，明确电子文档管理标准。随着公证电子文件的不断产生，使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题，应逐步完善公证电子文件的全过程管理制度，做到标准化、制度化、规范化。再次，建立统一的网络体系。公证电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给公证电子文件归档造成困难。第四，提高公证电子文件的归档管理质量，依法管理公证电子文件。由于各种因素，公证电子文件的法律效力尚不明确，由于没有固定的载体，目前还没有杜绝伪造、删除、修改和抵御病毒的有效办法。这要求我们在工作中要形成一套完整的公证电子文件管理体系，经常与形成公证电子文件的部门加强联系，提前介入，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新，建立一个崭新而不失特色的电子档案体系。