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高等院校的成长和发展离不开学术档案资源的建设和积累，但由于种种原因，高等院校学术档案资源流失、分散管理、重复建设等现象十分严重，进行资源整合的任务很重。以笔者所在的河南理工大学为例：
从1909年创办焦作路矿学堂算起，河南理工大学的办学历史已有百年，比河南大学的历史还要悠久。在新中国成立前，学校曾五易其名，九易其址，因多次迁移和战争等原因，许多档案资源都遗失了。新中国成立后，当时的焦作工学院更名为中国矿业学院，主体迁往天津，档案、图书和教学仪器设备等也随之迁走了。留下来的员工和奉命迁来的两所煤炭学校在原址继续办学，直到1958年成立焦作矿业学院，学校的档案资料才开始比较齐全完整。
改革开放以来，随着焦作矿业学院一焦作工学院一河南理工大学的一步步发展，陆续有校友向学校捐赠图书、档案、资料，学校也采取措施多方进行征集，并派人到中国第二历史档案馆、原煤炭部档案馆及国内多所与本校有历史渊源的高校档案机构复制了一大批珍贵档案。但直至今天，这些档案资源也只有极少数存到了学校档案馆，大多仍分散保存在校史馆、图书馆及学校有关职能部门，有些很珍贵的档案原件常年在展柜内展出不利于档案的长期保存，甚至有的仍保存在经办人手里面临二次遗失的风险。
除档案馆、图书馆、校史馆外，保存学术档案资源较多的部门还有学报编辑部、各院系资料室、研究生处、校办、教务处、宣传部、学工处等。出现这种情况，有历史的原因，但更多的是制度设计的问题，很多情况下由于未对学术资源的收集和移交作硬性要求，许多部门为了自己利用方便不愿意上交。还有些是多头管理，同一件事同一样东西，许多部门都在管，容易导致一般的、好说话的，好多部门都存有，重要的、不愿交的，都想着别人会存，结果谁也没存的现象，这在科研成果档案方面表现的尤为突出。
学术档案资源建设特色不够突出。每所高等院校都有自己的教学特色，有拿得出手的特色专业和精品课程，有一批在国内外同行业中叫得响的专家学者。在照顾全局，普遍提高的前提下，围绕这些“特色”和“精品”，在全、新、高、尖上狠下功夫是今后的努力方向，但也是目前存在的突出问题。如果有一天，研究矿山安全，尤其是瓦斯治理，首先想到上河南理工大学网站，首先想到来河南理工看看；研究孙越崎就是河南理工大学资料最全，那么我们的学术资源建设才算真正做到了家。
上述情况虽然是河南理工大学的个案，但根据平时我们与省内外同行交流了解到的情况，以及一些文献报道，这些问题在不少高校也不同程度地存在。下面，还以河南理工大学为例，就加强学术档案资源的收集与整合，提高资源的共享程度和利用效率提些建议。
1、加强档案馆舍建设，为学术档案资源的长期保存打好物质基础。相对而言，国内许多高校都是重图书馆建设，轻档案馆建设，有了重要客人图书馆必看，建设新校区首先就要规划建设图书馆，而档案馆要么用旧房(如腾出来的图书馆)，要么随便弄层楼打发了事。我校也是这样，图书馆是新校区第一批投入使用的建筑，而档案馆虽已规划设计了几次，但还是个“蓝图”。至今仍是借住在图书馆的一个楼层。而且所谓的档案馆也只是对外的一种说法，在学校的机构中并没有这个名字，有的只是校办的档案科，这在一定程度上也给一些部门不交档案提供了口实。《高等学校档案管理办法》(2008年)明确要求，具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆，而且要有专门的库房和管理设施：一是建校历史在50年以上；二是全日制在校生规模在1万人以上；三是已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。第三条是否达标，笔者未做调查，但前两条是绝对够了。所以，尽快建设档案馆(包括实体的和机构的)是当务之急。
2、对学校各机构、各院系现存学术档案资源进行普查登记，加强资源整合。现在学校里各个部门保存的学术档案资源，原则上都应向档案馆和图书馆移交。这里说的学术档案资源其实面很广，是个模糊概念，既包括在学校招生、教学、科研、管理等活动形成的各门类档案，还包括因学校教学、科研而购买的图书和报刊杂志；既包括学籍档案，还包括教学档案；既包括本校出版的学报，还包括与国内外高校交换得来的外校学报；既有公务活动中形成的，还有教职工个人发表的论文、出版的图书。
3、对有关学术档案资源保存机构的职能进行重新划分，用制度保证学术资源的有序流动。要按照《高等学校档案管理办法》的要求，明确学校各机构、各院系应归档移交文件材料的范围。突出档案馆的收藏职能，将图书馆等机构的收藏职能移交给档案馆。收藏在档案馆的学术文献资源主要是藏，一般不对外借阅；而校图书馆、院系资料室就是面向师生提供借阅，校史馆就是对外展览并尽可能让大家看到文献的原貌。这就要求我们，如果文献只有一件，那原件就要存到档案馆，其他部门提供利用则应提供复制件、缩微件或电子档案；如果文献一式多份，那存在档案馆的就是藏，其他地方的则可以用；校史馆布展应使用仿真件，必须用原件的，应定期进行更换，以确保原件安全。
4、通过学校网站和校史馆宣传学术档案资源，倒推学术档案资源的收集、管理和研究。学术档案资源的收集和整合，最终目的还是为了用。除了被动地接受各方面的查询、参观外，还要主动地进行挖掘、研究和开发这些资源，一个是通过网站虚拟的，另一个是通过校史馆、博物馆实地的。通过用，发现还有哪些没有保存，哪些还比较散乱，倒推着我们不断弥补过去的失误，做好今后的工作。
(李兴利组稿，作者单位：河南理工大学图书馆)
从1909年创办焦作路矿学堂算起，河南理工大学的办学历史已有百年，比河南大学的历史还要悠久。在新中国成立前，学校曾五易其名，九易其址，因多次迁移和战争等原因，许多档案资源都遗失了。新中国成立后，当时的焦作工学院更名为中国矿业学院，主体迁往天津，档案、图书和教学仪器设备等也随之迁走了。留下来的员工和奉命迁来的两所煤炭学校在原址继续办学，直到1958年成立焦作矿业学院，学校的档案资料才开始比较齐全完整。
改革开放以来，随着焦作矿业学院一焦作工学院一河南理工大学的一步步发展，陆续有校友向学校捐赠图书、档案、资料，学校也采取措施多方进行征集，并派人到中国第二历史档案馆、原煤炭部档案馆及国内多所与本校有历史渊源的高校档案机构复制了一大批珍贵档案。但直至今天，这些档案资源也只有极少数存到了学校档案馆，大多仍分散保存在校史馆、图书馆及学校有关职能部门，有些很珍贵的档案原件常年在展柜内展出不利于档案的长期保存，甚至有的仍保存在经办人手里面临二次遗失的风险。
除档案馆、图书馆、校史馆外，保存学术档案资源较多的部门还有学报编辑部、各院系资料室、研究生处、校办、教务处、宣传部、学工处等。出现这种情况，有历史的原因，但更多的是制度设计的问题，很多情况下由于未对学术资源的收集和移交作硬性要求，许多部门为了自己利用方便不愿意上交。还有些是多头管理，同一件事同一样东西，许多部门都在管，容易导致一般的、好说话的，好多部门都存有，重要的、不愿交的，都想着别人会存，结果谁也没存的现象，这在科研成果档案方面表现的尤为突出。
学术档案资源建设特色不够突出。每所高等院校都有自己的教学特色，有拿得出手的特色专业和精品课程，有一批在国内外同行业中叫得响的专家学者。在照顾全局，普遍提高的前提下，围绕这些“特色”和“精品”，在全、新、高、尖上狠下功夫是今后的努力方向，但也是目前存在的突出问题。如果有一天，研究矿山安全，尤其是瓦斯治理，首先想到上河南理工大学网站，首先想到来河南理工看看；研究孙越崎就是河南理工大学资料最全，那么我们的学术资源建设才算真正做到了家。
上述情况虽然是河南理工大学的个案，但根据平时我们与省内外同行交流了解到的情况，以及一些文献报道，这些问题在不少高校也不同程度地存在。下面，还以河南理工大学为例，就加强学术档案资源的收集与整合，提高资源的共享程度和利用效率提些建议。
1、加强档案馆舍建设，为学术档案资源的长期保存打好物质基础。相对而言，国内许多高校都是重图书馆建设，轻档案馆建设，有了重要客人图书馆必看，建设新校区首先就要规划建设图书馆，而档案馆要么用旧房(如腾出来的图书馆)，要么随便弄层楼打发了事。我校也是这样，图书馆是新校区第一批投入使用的建筑，而档案馆虽已规划设计了几次，但还是个“蓝图”。至今仍是借住在图书馆的一个楼层。而且所谓的档案馆也只是对外的一种说法，在学校的机构中并没有这个名字，有的只是校办的档案科，这在一定程度上也给一些部门不交档案提供了口实。《高等学校档案管理办法》(2008年)明确要求，具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆，而且要有专门的库房和管理设施：一是建校历史在50年以上；二是全日制在校生规模在1万人以上；三是已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。第三条是否达标，笔者未做调查，但前两条是绝对够了。所以，尽快建设档案馆(包括实体的和机构的)是当务之急。
2、对学校各机构、各院系现存学术档案资源进行普查登记，加强资源整合。现在学校里各个部门保存的学术档案资源，原则上都应向档案馆和图书馆移交。这里说的学术档案资源其实面很广，是个模糊概念，既包括在学校招生、教学、科研、管理等活动形成的各门类档案，还包括因学校教学、科研而购买的图书和报刊杂志；既包括学籍档案，还包括教学档案；既包括本校出版的学报，还包括与国内外高校交换得来的外校学报；既有公务活动中形成的，还有教职工个人发表的论文、出版的图书。
3、对有关学术档案资源保存机构的职能进行重新划分，用制度保证学术资源的有序流动。要按照《高等学校档案管理办法》的要求，明确学校各机构、各院系应归档移交文件材料的范围。突出档案馆的收藏职能，将图书馆等机构的收藏职能移交给档案馆。收藏在档案馆的学术文献资源主要是藏，一般不对外借阅；而校图书馆、院系资料室就是面向师生提供借阅，校史馆就是对外展览并尽可能让大家看到文献的原貌。这就要求我们，如果文献只有一件，那原件就要存到档案馆，其他部门提供利用则应提供复制件、缩微件或电子档案；如果文献一式多份，那存在档案馆的就是藏，其他地方的则可以用；校史馆布展应使用仿真件，必须用原件的，应定期进行更换，以确保原件安全。
4、通过学校网站和校史馆宣传学术档案资源，倒推学术档案资源的收集、管理和研究。学术档案资源的收集和整合，最终目的还是为了用。除了被动地接受各方面的查询、参观外，还要主动地进行挖掘、研究和开发这些资源，一个是通过网站虚拟的，另一个是通过校史馆、博物馆实地的。通过用，发现还有哪些没有保存，哪些还比较散乱，倒推着我们不断弥补过去的失误，做好今后的工作。
(李兴利组稿，作者单位：河南理工大学图书馆)