论文部分内容阅读
收集和管理档案的根本目的,是为了开发与利用, 是为了通过开发利用档案来资政惠民。而在档案信息资源开发利用工作中, 存在着传统式的被动( 即坐等) 服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题, 不仅严重影响着档案信息资源的深度开发与利用, 而且影响档案事业的健康发展。针对以上问题, 结合笔者工作实际, 重点对档案利用统计与档案利用实际效益作一探讨, 与档案界同仁商榷。
一、在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题
(一) 档案利用数据统计不能揭示利用档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门, 每到年终在要求基层档案馆( 室, 下同) 编制年报,了解档案利用情况时, 只需统计几个利用数据, 如利用人数, 利用档案卷( 册) 数等, 而不了解通过档案信息资源的开发与利用, 所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据, 虽然亦能反映档案的利用情况, 但这是表面现象, 说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说, 统计几个数据只能揭示表面现象, 而不能揭示档案利用的实质, 即实际效益。
(二) 在档案馆查( 借) 阅利用时, 只要求填写其利用目的, 不求深层次了解, 失去反馈档案利用信息的机会。通常情况下, 利用单位和利用人来档案馆查( 借) 阅档案时, 均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外, 还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时候, 只是简单填写“工作参考”、“提供产权依据”等。由于不作深层次了解, 利用结束亦就了结, 而失去了反馈档案利用信息的机会。档案信息资源的开发与利用, 可分两个阶段。第一阶段, 又可称初级阶段, 即利用者到档案馆借阅档案或档案馆主动为利用者提供档案, 这时只反映档案利用情况;第二阶段, 又可称为高级阶段, 即通过利用档案会产生一定的社会效益和经济效益, 也就是体现了档案的作用和价值, 这要通过信息反馈而取得。而要取得这种信息, 事先必须有所了解和掌握, 即在提供利用时有目的地作些深层次了解, 并一一记录在案, 以利日后跟踪调查。
(三) 对档案的作用宣传不够。有些馆室虽也注重档案利用反馈工作, 收集有价值的档案利用实例, 但只是作为档案目标管理认证和达标的材料, 因此收集后就将实例束之高阁, 不汇编发表, 缺乏积极宣传,影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发, 不但会促进档案的开发利用, 使社会更加认识档案、了解档案, 使档案的使用价值得到进一步发挥, 而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。( 四) 档案编研工作滞后, 远远跟不上档案信息的开发利用需要。档案编研工作是档案部门系统、广泛地提供档案服务的方式, 利用者不了解馆藏情况。因此, 档案管理人员必须了解和判断社会需求, 结合馆藏实际, 有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料, 提供社会利用。然而, 由于档案编研工作滞后, 跟不上社会发展和经济建设的需求, 影响档案信息资源的开发与利用。
二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来, 即某某年查阅有多少次、多少卷( 册) 档案, 但有什么社会效益和经济效益呢? 却一无所知或知之不多。为此, 笔者认为档案馆要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫, 了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果, 除了要求利用者主动反馈信息外, 档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益, 主要有以下五个方面的作用:
(一) 有利于了解档案的价值和作用。了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用。如果档案不再被利用, 也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发, 才能了解档案的价值。有的单位和领导, 为什么对档案工作不够重视和支持, 一个主要原因是档案部门长期处在“封闭”状态, 单位和领导认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明, 这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案, 一般都具有利用价值, 但其价值的大小, 必须通过利用来证实, 一旦利用一定会产生社会效益或经济效益。
(二) 有利于档案的鉴定工作。众所周知, 档案的保管期限定为永久和定期, 定期档案到了规定的保管期限, 要组织鉴定, 确定销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长, 即使已到规定的保管期限, 也应继续延长保管期限; 反之, 档案利用率极低, 保存价值不大, 即使未到规定的保管期限, 亦应考虑降低其保管期限, 以利于优化馆藏结构。通过调查收集档案利用的实际效益, 能够为档案的鉴定工作提供科学依据。
(三) 有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道, 最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集, 可以进一步了解社会对档案的需求和利用者的心理, 从而改进我们的服务形式, 拓宽利用渠道, 使更多的利用者了解档案, 熟悉档案, 利用档案, 为社会主义现代化建设服务。如果不重视调查和收集档案利用的实际效益, 档案利用渠道就无法拓宽, 亦影响档案作用的充分发挥。
(四) 有利于编发档案利用实例, 加大档案宣传工作力度。通过调查和收集档案利用的实际效益, 取得一个又一个的利用实例, 能充分体现档案的保存和利用价值, 并筛选、整理, 编印成小册子, 下发基层和上报领导, 使他们了解档案的作用, 这要比空喊几句档案工作重要有用得多。尤其是对不太了解档案、不熟悉档案价值的人来说, 更是一个生动实际的宣传和教育。使他们通过例证, 了解档案, 支持档案工作。
(五) 有利于档案馆业务工作实绩的体现。档案业务工作的内容多,而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”, 收集和管理档案的根本目的, 是为了利用, 否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个馆的工作与实绩, 在业务工作上, 开展利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案,获取了社会效益和经济效益, 这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据, 又注意了解档案的实际效益,那你的实绩就有血有肉, 更具说服力。
三、开发利用档案信息资源, 获得档案实际效益的基本做法
(一) 认真做好查( 借) 阅登记工作。查( 借) 阅登记是各馆在档案查( 借) 阅时必须做的一项工作。在登记时, 一要认真负责, 按项目一一填写清楚, 必须填写的项目不要漏填;二要把查( 借) 阅档案的利用目的,填写清楚, 不可填写得太简单, 如“工作参考”等, 而应填明作哪一项工作参考, 填明具体内容和将起到的作用和效益, 这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
(二) 建立用户联系制度。档案在查( 借) 阅时, 一般不会产生效益,而要通过实践, 才能反映出档案的实际价值, 产生一定的社会效益和经济效益。因此, 为了及时获取利用信息, 可以建立用户联系制度, 即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册, 以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户, 以利用户及时反馈信息。同时, 也可定期召开用户座谈会, 以利加强与用户联系、改进我们的工作和服务方法, 更好地为社会和用户服务。
(三) 分发档案信息反馈表。即在用户查( 借) 阅档案后发给一张档案利用信息反馈表, 主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点, 应有时间、地点、人物和具体事例。
(四) 及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。用户反馈的信息仍要通过编辑再重返社会, 这样既可进一步宣传档案的作用和价值,又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案, 来利用档案。特别要将实例送给有关部门( 单位) 的领导, 使他们认识档案作用, 支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来,便失去了反馈工作的实际意义。
(五) 实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索, 可以及时到实地调查或电话采访, 掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上, 都担负着一定的工作和任务, 往往没有时间来编报利用实例, 档案人员应主动上门服务, 把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚, 便于编写。
一、在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题
(一) 档案利用数据统计不能揭示利用档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门, 每到年终在要求基层档案馆( 室, 下同) 编制年报,了解档案利用情况时, 只需统计几个利用数据, 如利用人数, 利用档案卷( 册) 数等, 而不了解通过档案信息资源的开发与利用, 所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据, 虽然亦能反映档案的利用情况, 但这是表面现象, 说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说, 统计几个数据只能揭示表面现象, 而不能揭示档案利用的实质, 即实际效益。
(二) 在档案馆查( 借) 阅利用时, 只要求填写其利用目的, 不求深层次了解, 失去反馈档案利用信息的机会。通常情况下, 利用单位和利用人来档案馆查( 借) 阅档案时, 均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外, 还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时候, 只是简单填写“工作参考”、“提供产权依据”等。由于不作深层次了解, 利用结束亦就了结, 而失去了反馈档案利用信息的机会。档案信息资源的开发与利用, 可分两个阶段。第一阶段, 又可称初级阶段, 即利用者到档案馆借阅档案或档案馆主动为利用者提供档案, 这时只反映档案利用情况;第二阶段, 又可称为高级阶段, 即通过利用档案会产生一定的社会效益和经济效益, 也就是体现了档案的作用和价值, 这要通过信息反馈而取得。而要取得这种信息, 事先必须有所了解和掌握, 即在提供利用时有目的地作些深层次了解, 并一一记录在案, 以利日后跟踪调查。
(三) 对档案的作用宣传不够。有些馆室虽也注重档案利用反馈工作, 收集有价值的档案利用实例, 但只是作为档案目标管理认证和达标的材料, 因此收集后就将实例束之高阁, 不汇编发表, 缺乏积极宣传,影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发, 不但会促进档案的开发利用, 使社会更加认识档案、了解档案, 使档案的使用价值得到进一步发挥, 而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。( 四) 档案编研工作滞后, 远远跟不上档案信息的开发利用需要。档案编研工作是档案部门系统、广泛地提供档案服务的方式, 利用者不了解馆藏情况。因此, 档案管理人员必须了解和判断社会需求, 结合馆藏实际, 有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料, 提供社会利用。然而, 由于档案编研工作滞后, 跟不上社会发展和经济建设的需求, 影响档案信息资源的开发与利用。
二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来, 即某某年查阅有多少次、多少卷( 册) 档案, 但有什么社会效益和经济效益呢? 却一无所知或知之不多。为此, 笔者认为档案馆要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫, 了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果, 除了要求利用者主动反馈信息外, 档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益, 主要有以下五个方面的作用:
(一) 有利于了解档案的价值和作用。了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用。如果档案不再被利用, 也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发, 才能了解档案的价值。有的单位和领导, 为什么对档案工作不够重视和支持, 一个主要原因是档案部门长期处在“封闭”状态, 单位和领导认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明, 这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案, 一般都具有利用价值, 但其价值的大小, 必须通过利用来证实, 一旦利用一定会产生社会效益或经济效益。
(二) 有利于档案的鉴定工作。众所周知, 档案的保管期限定为永久和定期, 定期档案到了规定的保管期限, 要组织鉴定, 确定销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长, 即使已到规定的保管期限, 也应继续延长保管期限; 反之, 档案利用率极低, 保存价值不大, 即使未到规定的保管期限, 亦应考虑降低其保管期限, 以利于优化馆藏结构。通过调查收集档案利用的实际效益, 能够为档案的鉴定工作提供科学依据。
(三) 有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道, 最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集, 可以进一步了解社会对档案的需求和利用者的心理, 从而改进我们的服务形式, 拓宽利用渠道, 使更多的利用者了解档案, 熟悉档案, 利用档案, 为社会主义现代化建设服务。如果不重视调查和收集档案利用的实际效益, 档案利用渠道就无法拓宽, 亦影响档案作用的充分发挥。
(四) 有利于编发档案利用实例, 加大档案宣传工作力度。通过调查和收集档案利用的实际效益, 取得一个又一个的利用实例, 能充分体现档案的保存和利用价值, 并筛选、整理, 编印成小册子, 下发基层和上报领导, 使他们了解档案的作用, 这要比空喊几句档案工作重要有用得多。尤其是对不太了解档案、不熟悉档案价值的人来说, 更是一个生动实际的宣传和教育。使他们通过例证, 了解档案, 支持档案工作。
(五) 有利于档案馆业务工作实绩的体现。档案业务工作的内容多,而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”, 收集和管理档案的根本目的, 是为了利用, 否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个馆的工作与实绩, 在业务工作上, 开展利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案,获取了社会效益和经济效益, 这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据, 又注意了解档案的实际效益,那你的实绩就有血有肉, 更具说服力。
三、开发利用档案信息资源, 获得档案实际效益的基本做法
(一) 认真做好查( 借) 阅登记工作。查( 借) 阅登记是各馆在档案查( 借) 阅时必须做的一项工作。在登记时, 一要认真负责, 按项目一一填写清楚, 必须填写的项目不要漏填;二要把查( 借) 阅档案的利用目的,填写清楚, 不可填写得太简单, 如“工作参考”等, 而应填明作哪一项工作参考, 填明具体内容和将起到的作用和效益, 这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
(二) 建立用户联系制度。档案在查( 借) 阅时, 一般不会产生效益,而要通过实践, 才能反映出档案的实际价值, 产生一定的社会效益和经济效益。因此, 为了及时获取利用信息, 可以建立用户联系制度, 即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册, 以便与用户联系。档案馆亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户, 以利用户及时反馈信息。同时, 也可定期召开用户座谈会, 以利加强与用户联系、改进我们的工作和服务方法, 更好地为社会和用户服务。
(三) 分发档案信息反馈表。即在用户查( 借) 阅档案后发给一张档案利用信息反馈表, 主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点, 应有时间、地点、人物和具体事例。
(四) 及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。用户反馈的信息仍要通过编辑再重返社会, 这样既可进一步宣传档案的作用和价值,又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案, 来利用档案。特别要将实例送给有关部门( 单位) 的领导, 使他们认识档案作用, 支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来,便失去了反馈工作的实际意义。
(五) 实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索, 可以及时到实地调查或电话采访, 掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上, 都担负着一定的工作和任务, 往往没有时间来编报利用实例, 档案人员应主动上门服务, 把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚, 便于编写。