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摘要:随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,档案管理工作亦应尽快实现网络化管理,本文对高校档案管理存在的现状进行了分析,并就如何加强高校档案网络管理,提高管理水平,拓展资源利用空间,使档案管理更好的服务于教育教学,文章就此问题进行了探讨。
关键词:高校档案 网络化管理 思考
About enhancement university file network management ponder
Fan Ruijun
Abstract:Along with the information age development,humanitys knowledge and the information total quantity are growing suddenly,the records management work also should realize the network management as soon as possible,this article has carried on the analysis to the university records management existence present situation,and how on strengthened the university file network management,raised the management level,the development resources use space,caused a records management better service in the education teaching,the article to carry on the discussion on this question.
Keywords:University fileNetwork managementPonder
【中图分类号】G717【文献标识码】B 【文章编号】1009-9646(2009)08-0123-02
所谓档案网络化管理就是利用计算机技术和网络通讯技术,把现有的馆藏资源和正在形成的档案资料进行统一整体处理,对档案信息实行数字化的采集存储、归类、传播和利用,达到档案资源共享的一种新型管理方式。加快档案网络化建设,是提高档案管理水平,拓展档案资源的利用空间,强化档案服务功能,实现档案管理现代化的重要途径,也是档案事业发展的必然趋势。
1.当前高校档案管理的现状
1.1 档案馆、室设施相对滞后。
大部分院校档案管理场所比较简陋,内部设施陈旧,管理手段落后,有些院校虽有档案馆室,学科系、机关部门没有专门场所,有些虽有场所,但未配备计算机,仍采用手工操作,有些学校的档案馆没有配备专业的管理人员,聘用临时人员代管。
1.2 档案资料的收集、分类、整理、归档未按网络化的要求进行。
办公自动化以及无纸化办公等形式的出现,使档案的生成方式发生了根本性变化。对这些文件的收集,整理,应该利用先进的计算机进行。但目前有些院校档案管理软件没有信息管理功能,也没有通用性,即使有计算机对文件处理归类,也不能互相通用,相互调配,合理利用。
1.3 档案资料分层分学科系管理,标准化、规范化程度差。
档案网络化管理,标准化、规范化是基础。由于种种原因,有些档案资源仍然存放于院校的管理部门或者分院系部,甚至在个人手中,资料分散、零乱,使得案卷不齐,质量不高,著录不相容。有些资料虽有软件,但系统移植性差,无法统一标准,无法编制系统,形成网络,实现自动化管理。
1.4 档案管理人员的业务素质不能适应网络化管理的要求。
目前高等院校档案管理人员中缺乏现代高技术人才,由于重视程度不够,档案工作岗位安排
人员,大部分知识层次低,专业技术差,仅能完成简单工作,处理档案信息的复合性人才就更少,即就是配备了现代化设备,能熟练全面运用的能力也不强。
2.加快档案网络化管理的途径和办法
2.1 从思想认识上加快。
加快实现档案网络化管理、是实现档案管理现代化,提高档案开发利用水平的重要前提,随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,人们对各种资源也包括档案资源的利用需求迫切,档案工作的管理手段必然与之相适应,必须满足人们的要求,只有这样,档案管理工作才能更好的服务社会,更好的为院校的教育教学管理服务,档案资料才能发挥其应有的作用。因此,院校的领导应当从思想上高度重视档案网络化建设,从工作上大力支持,经费上给于倾斜,从事档案管理工作的人员亦应爱岗敬业,尽职尽责,认真履行好自己的职责,积极推进档案管理现代化进程。
2.2 从设施建设上加快。
实现档案网络化管理,先进的馆、室建设及内部办公设施的配备是前提条件,目前,大部分院校的档案馆、室由于种种原因没有更新改造,一些新合并的院校甚至没有专门的档案馆、室,直接影响制约档案的管理。因此,在学院建设规划中,必须有明确的设计方案,在资金安排上必须有保证,在建设标准上必须有要求,设施配备上要有先进性,使档案馆、室从一起步就为网络化、现代化管理奠定良好的物质基础。
2.3 从提高管理人员素质上加快。
实现档案管理网络化,档案人员不再是单纯的档案保管员,必须要有掌握较高现代信息和网络技术的专业技术人员,要能够对资料进行综合分析,科学归类,合理利用。目前,现有的档案管理人员大部分只掌握一般的计算机操作,不能处理综合的复杂的档案信息。因此,对现有的工作人员要安排他们学习培训,更新知识结构,增加知识宽度和深度,掌握新技术,具有广博的知识,尽快提高,并且树立终身学习,不断“充电”,不断补充“能量”的观念,以适应信息技术发展的需要。另外,在人员结构上应该调整,补充年轻人,调入高等院校毕业思想素质好,专业技术高,业务能力强的人员,培养其事业心,组织进修,工作上生活上关心照顾,并给他们压担子,定目标,促进其成长,培养更多的管理人才,加快实现档案网络化管理的进程。
2.4 从创新管理机制上加快。
目前的档案管理体制仍然按照传统模式运行,有什么事干什么,有多少干多少,干好干坏一个样,这就无法调动人们的工作积极性,更谈不上发挥创造性。因此,必须加快档案管理体制的改革和创新,建立档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构,建立档案馆,标志着档案工作与学校整体建设同步发展的第一步,将档案工作纳入年度工作计划,档案部门与有关部门密切配合,参与学校的科研成果鉴定,设备开箱验收等重大活动,一定程度上体现档案工作和学校主要职能活动的同步管理。同时,重视档案干部队伍建设,启用政治素质好且掌握现代信息网络技术的年轻干部,公开聘用有一定专业特长的业务人员充实档案管理队伍,对一些技术性很强的工作岗位,实行竞争上岗,对在某一方面有创新,有贡献的人员实行奖励并给于一定的政治待遇等,营造良好环境,创造有利条件,培养高素质人才,通过这些举措,使档案管理工作真正充满生机和活力,并使其真正发挥全方位为学校教育教学管理服务的重要作用。
3.充分利用档案网络发挥档案资源作用
档案管理工作,不仅仅局限于对各种文件资料的收集、归类、保管,其中还有一个非常主要的方面就是如何充分的利用档案资源为实际管理服务,不断创新服务机制,开发和利用档案信息资源。这就要使档案管理不断升级,实现各级档案管理信息系统的互联,网上在线归档、查询、全文信息检索和光盘存储原始资料数据的文档一体化管理,积极探索利用途径,不断丰富检索工具,围绕学校中心工作和重点任务,分析档案需求信息,编制适合当前高校改革和发展的档案编研资料,转被动服务为主动服务,依托现代技术,制备出多层次的档案编研成果。在网站上提供有限制性或非保密电子文件查阅,利用服务,实现电子文件信息资源共享,其优势是覆盖面广,内容丰富,利用率高,为档案资源的充分利用提供了更加广阔的平台和有力保障,发挥好档案资源作用。
3.1 要使人们广泛深入地了解档案网络化,信息化的意义,原则、办法,特别是管理的内容,即学校及本部门的文书档案、人事档案、财务统计、学生成绩、职称晋升等信息都能利用档案网络化管理进行查询、了解等。人们可以很方便的短时间内获得更多、更广泛的知识、信息,从而提高工作的效率、增强了管理工作的科学性、系统性、规范性,充分利用了现代技术服务于管理。
3.2 要举办档案管理技术查阅信息资源培训班。档案资料不同于一般的信息资源,它具有层级性、保密性、时效性等,它涉及信息量大,处理流程复杂多变、采用常规操作程序可能难以最大限度的利用档案资源。因此,要采取培训学习,实践指导等方式使大家掌握基本的查阅方法,用最少精力、最短的时间、获取最多的所需档案信息资源。
3.3 改进档案管理服务方式,实行档案资源的多元化服务。档案管理实现信息化、网络化使档案服务范围和内容不断扩大,利用价值也就越来越大。建立完整的档案信息系统,实行一体化管理;建立联合目录,实行资源共享,拓展服务领域;建立网络平台、设置专网“窗口”,比如建立网上学术交流中心,学生成绩查询中心,困难学生资助查询中心等,变被动服务为主动服务。档案工作人员还要注意对档案利用信息的研究,对查阅率较大的信息进行编辑分析,为学校的重大决策提供依据,还要重视研究社会、学校需要什么档案信息,当前需要是什么,长远需要是什么,档案管理人员根据这些需要在网络上及时发布急需档案信息,最大限度满足利用者的需要,提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性,以达到档案工作服务于社会服务于教育教学之目的。
参考文献
[1] 刘平.2008年高教系统档案学会成立20周年学术研讨会论文集
[2] 刘东斌.《对数字档案馆的理性思考》
关键词:高校档案 网络化管理 思考
About enhancement university file network management ponder
Fan Ruijun
Abstract:Along with the information age development,humanitys knowledge and the information total quantity are growing suddenly,the records management work also should realize the network management as soon as possible,this article has carried on the analysis to the university records management existence present situation,and how on strengthened the university file network management,raised the management level,the development resources use space,caused a records management better service in the education teaching,the article to carry on the discussion on this question.
Keywords:University fileNetwork managementPonder
【中图分类号】G717【文献标识码】B 【文章编号】1009-9646(2009)08-0123-02
所谓档案网络化管理就是利用计算机技术和网络通讯技术,把现有的馆藏资源和正在形成的档案资料进行统一整体处理,对档案信息实行数字化的采集存储、归类、传播和利用,达到档案资源共享的一种新型管理方式。加快档案网络化建设,是提高档案管理水平,拓展档案资源的利用空间,强化档案服务功能,实现档案管理现代化的重要途径,也是档案事业发展的必然趋势。
1.当前高校档案管理的现状
1.1 档案馆、室设施相对滞后。
大部分院校档案管理场所比较简陋,内部设施陈旧,管理手段落后,有些院校虽有档案馆室,学科系、机关部门没有专门场所,有些虽有场所,但未配备计算机,仍采用手工操作,有些学校的档案馆没有配备专业的管理人员,聘用临时人员代管。
1.2 档案资料的收集、分类、整理、归档未按网络化的要求进行。
办公自动化以及无纸化办公等形式的出现,使档案的生成方式发生了根本性变化。对这些文件的收集,整理,应该利用先进的计算机进行。但目前有些院校档案管理软件没有信息管理功能,也没有通用性,即使有计算机对文件处理归类,也不能互相通用,相互调配,合理利用。
1.3 档案资料分层分学科系管理,标准化、规范化程度差。
档案网络化管理,标准化、规范化是基础。由于种种原因,有些档案资源仍然存放于院校的管理部门或者分院系部,甚至在个人手中,资料分散、零乱,使得案卷不齐,质量不高,著录不相容。有些资料虽有软件,但系统移植性差,无法统一标准,无法编制系统,形成网络,实现自动化管理。
1.4 档案管理人员的业务素质不能适应网络化管理的要求。
目前高等院校档案管理人员中缺乏现代高技术人才,由于重视程度不够,档案工作岗位安排
人员,大部分知识层次低,专业技术差,仅能完成简单工作,处理档案信息的复合性人才就更少,即就是配备了现代化设备,能熟练全面运用的能力也不强。
2.加快档案网络化管理的途径和办法
2.1 从思想认识上加快。
加快实现档案网络化管理、是实现档案管理现代化,提高档案开发利用水平的重要前提,随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,人们对各种资源也包括档案资源的利用需求迫切,档案工作的管理手段必然与之相适应,必须满足人们的要求,只有这样,档案管理工作才能更好的服务社会,更好的为院校的教育教学管理服务,档案资料才能发挥其应有的作用。因此,院校的领导应当从思想上高度重视档案网络化建设,从工作上大力支持,经费上给于倾斜,从事档案管理工作的人员亦应爱岗敬业,尽职尽责,认真履行好自己的职责,积极推进档案管理现代化进程。
2.2 从设施建设上加快。
实现档案网络化管理,先进的馆、室建设及内部办公设施的配备是前提条件,目前,大部分院校的档案馆、室由于种种原因没有更新改造,一些新合并的院校甚至没有专门的档案馆、室,直接影响制约档案的管理。因此,在学院建设规划中,必须有明确的设计方案,在资金安排上必须有保证,在建设标准上必须有要求,设施配备上要有先进性,使档案馆、室从一起步就为网络化、现代化管理奠定良好的物质基础。
2.3 从提高管理人员素质上加快。
实现档案管理网络化,档案人员不再是单纯的档案保管员,必须要有掌握较高现代信息和网络技术的专业技术人员,要能够对资料进行综合分析,科学归类,合理利用。目前,现有的档案管理人员大部分只掌握一般的计算机操作,不能处理综合的复杂的档案信息。因此,对现有的工作人员要安排他们学习培训,更新知识结构,增加知识宽度和深度,掌握新技术,具有广博的知识,尽快提高,并且树立终身学习,不断“充电”,不断补充“能量”的观念,以适应信息技术发展的需要。另外,在人员结构上应该调整,补充年轻人,调入高等院校毕业思想素质好,专业技术高,业务能力强的人员,培养其事业心,组织进修,工作上生活上关心照顾,并给他们压担子,定目标,促进其成长,培养更多的管理人才,加快实现档案网络化管理的进程。
2.4 从创新管理机制上加快。
目前的档案管理体制仍然按照传统模式运行,有什么事干什么,有多少干多少,干好干坏一个样,这就无法调动人们的工作积极性,更谈不上发挥创造性。因此,必须加快档案管理体制的改革和创新,建立档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构,建立档案馆,标志着档案工作与学校整体建设同步发展的第一步,将档案工作纳入年度工作计划,档案部门与有关部门密切配合,参与学校的科研成果鉴定,设备开箱验收等重大活动,一定程度上体现档案工作和学校主要职能活动的同步管理。同时,重视档案干部队伍建设,启用政治素质好且掌握现代信息网络技术的年轻干部,公开聘用有一定专业特长的业务人员充实档案管理队伍,对一些技术性很强的工作岗位,实行竞争上岗,对在某一方面有创新,有贡献的人员实行奖励并给于一定的政治待遇等,营造良好环境,创造有利条件,培养高素质人才,通过这些举措,使档案管理工作真正充满生机和活力,并使其真正发挥全方位为学校教育教学管理服务的重要作用。
3.充分利用档案网络发挥档案资源作用
档案管理工作,不仅仅局限于对各种文件资料的收集、归类、保管,其中还有一个非常主要的方面就是如何充分的利用档案资源为实际管理服务,不断创新服务机制,开发和利用档案信息资源。这就要使档案管理不断升级,实现各级档案管理信息系统的互联,网上在线归档、查询、全文信息检索和光盘存储原始资料数据的文档一体化管理,积极探索利用途径,不断丰富检索工具,围绕学校中心工作和重点任务,分析档案需求信息,编制适合当前高校改革和发展的档案编研资料,转被动服务为主动服务,依托现代技术,制备出多层次的档案编研成果。在网站上提供有限制性或非保密电子文件查阅,利用服务,实现电子文件信息资源共享,其优势是覆盖面广,内容丰富,利用率高,为档案资源的充分利用提供了更加广阔的平台和有力保障,发挥好档案资源作用。
3.1 要使人们广泛深入地了解档案网络化,信息化的意义,原则、办法,特别是管理的内容,即学校及本部门的文书档案、人事档案、财务统计、学生成绩、职称晋升等信息都能利用档案网络化管理进行查询、了解等。人们可以很方便的短时间内获得更多、更广泛的知识、信息,从而提高工作的效率、增强了管理工作的科学性、系统性、规范性,充分利用了现代技术服务于管理。
3.2 要举办档案管理技术查阅信息资源培训班。档案资料不同于一般的信息资源,它具有层级性、保密性、时效性等,它涉及信息量大,处理流程复杂多变、采用常规操作程序可能难以最大限度的利用档案资源。因此,要采取培训学习,实践指导等方式使大家掌握基本的查阅方法,用最少精力、最短的时间、获取最多的所需档案信息资源。
3.3 改进档案管理服务方式,实行档案资源的多元化服务。档案管理实现信息化、网络化使档案服务范围和内容不断扩大,利用价值也就越来越大。建立完整的档案信息系统,实行一体化管理;建立联合目录,实行资源共享,拓展服务领域;建立网络平台、设置专网“窗口”,比如建立网上学术交流中心,学生成绩查询中心,困难学生资助查询中心等,变被动服务为主动服务。档案工作人员还要注意对档案利用信息的研究,对查阅率较大的信息进行编辑分析,为学校的重大决策提供依据,还要重视研究社会、学校需要什么档案信息,当前需要是什么,长远需要是什么,档案管理人员根据这些需要在网络上及时发布急需档案信息,最大限度满足利用者的需要,提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性,以达到档案工作服务于社会服务于教育教学之目的。
参考文献
[1] 刘平.2008年高教系统档案学会成立20周年学术研讨会论文集
[2] 刘东斌.《对数字档案馆的理性思考》