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摘要：目前财务软件的使用已经逐渐在各个企业中普及，方便了企业财务工作的开展。但财务软件在使用之前，必须结合企业自身特点和要求，进行初始化工作，这是保证财务软件能够正常运行的基础，本文以金蝶EAS财务软件为例，就财务软件的初始化整个工作过程进行简要阐述，以期对财务软件的顺利使用起到一定的指导作用。
关键词：财务软件；初始化；系统；运行
中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）04-0-02
财务软件由于通用性被广泛应用和推广，但要使财务软件能在本企业中正常运行，必须完成系统在本企业的初始化工作。所以在财务软件系统进行正常工作之前，对企业财务初始数据的收集整理、参数设置、数据录入、环境设定等工作即初始化工作就非常重要，初始化是财务软件能正常运行的基础保证。
一、财务软件的应用回顾
我公司早年就应用了“小蜜蜂”单机版财务软件进行财务核算工作，财务软件使财务人员不再通过手工编制凭证，登记账簿，编制报表，提高了财务人员的工作效率。2004年，公司为了提升财务软件的管理功能，完善财务软件的核算功能，将“小蜜蜂”财务软件更新为“金蝶K3”软件，较好的满足了当时财务核算的需求。随着业务的发展，独立核算主体数量的增加，单机版的财务软件不能实现凭证的在线审核、合并报表的自动编制等功能。公司决定将软件升级为“金蝶EAS”软件，并增加合并报表、预算管理等功能。
二、初始化工作重要性
初始化工作只能进行一次，并在很大程度上影响其后的核算工作。在系统初始化过程中设定的会计科目属性、系统参数的设置，在初始化结束后将无法修改。无论是从手工核算过渡到电算化处理，还是升级、更换财务软件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，将本企业要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使财务软件能适应本单位的核算、管理的需要。实际工作中，有不少用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。
三、初始化主要工作
（一）前期准备阶段
1.建立合理的工作制度和流程。首先，财务人员要对财务软件初始化工作有深层次的理解，重视初始化工作。其次，初始化工作需要财务人员对财务软件功能和流程进行全面了解。最后，要建立一套符合公司特点的财务软件制度和流程，才能顺利、有序的展开。
2.数据的收集。财务软件的初始化工作需要收集初始化时间点前，所有会计科目的余额及发生额。包括各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入数据的准确、顺利。如采用辅助账核算的会计科目，应收集各辅助账的详细资料。例如，开户银行的名称、账号；供应商的名称，签订业务的合同号等。资料整理要确保准确、完整。
3.搭建组织单元EAS系统初始化开始前，需在新系统中搭建本企业的整个组织架构。与过去使用的单机版财务软件不同，EAS软件是集团软件，所有独立核算的财务组织都建立在一个管理单元中，我们按照业务性质在管理单元中再分成工程管理、营运管理、控股公司、参股公司四个组织单元。每个独立核算的单位都按业务类型分配在对应的组织单元中，这样既可以保证同一组织单元内信息共享，又能使不同组织单元的信息彼此独立。
4.设置用户权限。在EAS系统初始化开始前应提前设置各组织单元中财务人员的权限，权限的设置既不能放得太松，也不能控制太严。权限放得太松，会出现供应商、合同号新增的重复；权限控制太严，财务人员每一步操作都需要系统管理员配合，将严重影响初始化速度。所以，对于物料、供应商等重要的资料，必须由系统管理员新增，再分配给需使用的组织单元，财务人员做账前应先查询供应商名称再使用，避免重复新增。
（二）初始化实施阶段
1.建立统一的会计科目体系。组织单元的搭建好比树木的枝干，会计科目体系犹如树木的树叶。新的财务软件这棵大树要搭建得茂盛、树木的根基要建得扎实，必须建立好一套既符合制度要求，又满足业务需求的会计科目体系。公司过去使用单机版的财务软件，各账套有单独的科目体系，名称、代码设置不统一，给合并报表编制者带来较多不便。因此，统一集团科目体系是此次系统升级的重要目标。我们按照新会计准则及上市公司年报披露要求，设置了统一的科目代碼。
2.设置科学合理的会计科目属性。EAS软件的财务核算功能较全面，要发挥这些功能，必须在会计科目的属性中逐一进行设置。实际操作中，应结合各独立核算单位的业务特点分别进行设置，否则初始化开始，会计科目录入余额后，这些属性将不能再更改，若设置不恰当，会严重影响上述功能的使用。
结合公司业务特点，我们对往来科目设置了往来通知单核对功能，各核算单位在会计期末结账前，需核对往来账金额后方能结账，使各单位的往来账项能及时入账，避免了往来账目的漏记。
3.设置适用的辅助账。辅助核算是指存货、客户、供应商、结算方式、成本对象等内容，是财务软件系统的重要组成部分。他们各自具有其特殊性、复杂性，形成一个个相对独立的子系统，辅助完成特定的管理、服务职能。辅助资料的设置首先要考虑企业有哪些科目需要单独设立辅助资料，并将辅助核算资料统一整理导入系统，否则辅助账核算口径难以统一，甚至出现重复新增的错误。
4.设置正确的报表公式。会计报表是会计操作流程中的最后一个环节，在财务软件中通常都预置了通用会计报表格式，但是除了通用会计报表外，企业还需要其他报表，这些报表需要由用户自己完成设置。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成，表体是设置的关键，表体中有固定表项目和变动的数值性数据两项组成，变动的数值性数据应设置取值公式，通过公式从账簿、其他报表等取到数据，因而财务人员应当结合实际工作正确设置取数公式，报表的数据才能正确。 5.正确录入初始数据。在首次数据录入的时候，由于系统启用的月份不同，原始数据的录入也有区别。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。如果账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。
（三）初始化验证阶段
初始化数据录入完成后，需对财务软件及财务初始数据进行必要的检验，检验主要包括两方面：
1.初始财务数据检验。财务人员则可通过录入的初始化数据，对明细账的科目余额及财务报表进行正确性检验。具体检验方法：余额检查、试算平衡、总账和明细账余额核对法等。
2.新旧财务软件系统并行检验。为了确保财务工作能在新系统中顺利开展，在初始化完成后应保证新旧财务软件系统同时并行三个月，待所有数据正确、稳定，且财务报表能在新系统中自动完成后才能逐步过渡到新系统中进行财务核算。
四、完善内部控制制度
企业使用财务软件后，账务的集中化处理，除原始数据的收集、审核、编码、输入由财务人员操作外，经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成，手工条件下行之有效的内部牵制制度，在电算化会计条件下已难以发挥其作用，完善内部控制也是初始化阶段的重要工作。
（一）岗位权限控制
明确划分会计人员的职责，是内部控制制度的基础。在设置财务软件工作岗位时，应根据职责分离的原则分配，系统管理、系统审核、系统操作、出纳、会计档案管理等，岗位的设定可结合本单位所使用的财务软件系统内部业务流程和模块功能相应设置，并明确职责范围。
（二）会计业务处理流程的控制
为确保系统提供会计信息的正确、可靠，所有的原始凭证都要有操作人员和主管人员共同操作确认以后才能进入系统。杜绝未经授权人员进行操作，要严格密码权限管理，设置必要的稽核检查，还要建立工作日志，防止已编制会计凭证丢失或插入未经授权随意更改。
（三）建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施
增强网络安全防范能力网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。
（四）建立会计信息资料的备份制度，完善会计档案管理
对重要的会计信息资料要实行多级备份。我公司采用A、B服务器对数据进行备份，数据备份应该按计划进行，完整备份一周一次，其他方式备份一天一次。在一天中应选择工作结束后，执行备份。
总之，账务软件系统初始化是一项技术性极强，既复杂又重要的工作，在系统初始化时尤其应注意以上所述，把握初始化的关键，高质量地做好初始化工作，这样才能最大限度地发挥账务軟件的作用。
参考文献：
[1]刘红华.浅议管理型财务软件的应用[J].企业经济，2006（10）：160-162.
[2]陈素娟.浅析财务软件前期操作的准备工作及常见问题[J].经济师，2010（2）：159-160.
关键词：财务软件；初始化；系统；运行
中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）04-0-02
财务软件由于通用性被广泛应用和推广，但要使财务软件能在本企业中正常运行，必须完成系统在本企业的初始化工作。所以在财务软件系统进行正常工作之前，对企业财务初始数据的收集整理、参数设置、数据录入、环境设定等工作即初始化工作就非常重要，初始化是财务软件能正常运行的基础保证。
一、财务软件的应用回顾
我公司早年就应用了“小蜜蜂”单机版财务软件进行财务核算工作，财务软件使财务人员不再通过手工编制凭证，登记账簿，编制报表，提高了财务人员的工作效率。2004年，公司为了提升财务软件的管理功能，完善财务软件的核算功能，将“小蜜蜂”财务软件更新为“金蝶K3”软件，较好的满足了当时财务核算的需求。随着业务的发展，独立核算主体数量的增加，单机版的财务软件不能实现凭证的在线审核、合并报表的自动编制等功能。公司决定将软件升级为“金蝶EAS”软件，并增加合并报表、预算管理等功能。
二、初始化工作重要性
初始化工作只能进行一次，并在很大程度上影响其后的核算工作。在系统初始化过程中设定的会计科目属性、系统参数的设置，在初始化结束后将无法修改。无论是从手工核算过渡到电算化处理，还是升级、更换财务软件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，将本企业要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使财务软件能适应本单位的核算、管理的需要。实际工作中，有不少用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。
三、初始化主要工作
（一）前期准备阶段
1.建立合理的工作制度和流程。首先，财务人员要对财务软件初始化工作有深层次的理解，重视初始化工作。其次，初始化工作需要财务人员对财务软件功能和流程进行全面了解。最后，要建立一套符合公司特点的财务软件制度和流程，才能顺利、有序的展开。
2.数据的收集。财务软件的初始化工作需要收集初始化时间点前，所有会计科目的余额及发生额。包括各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入数据的准确、顺利。如采用辅助账核算的会计科目，应收集各辅助账的详细资料。例如，开户银行的名称、账号；供应商的名称，签订业务的合同号等。资料整理要确保准确、完整。
3.搭建组织单元EAS系统初始化开始前，需在新系统中搭建本企业的整个组织架构。与过去使用的单机版财务软件不同，EAS软件是集团软件，所有独立核算的财务组织都建立在一个管理单元中，我们按照业务性质在管理单元中再分成工程管理、营运管理、控股公司、参股公司四个组织单元。每个独立核算的单位都按业务类型分配在对应的组织单元中，这样既可以保证同一组织单元内信息共享，又能使不同组织单元的信息彼此独立。
4.设置用户权限。在EAS系统初始化开始前应提前设置各组织单元中财务人员的权限，权限的设置既不能放得太松，也不能控制太严。权限放得太松，会出现供应商、合同号新增的重复；权限控制太严，财务人员每一步操作都需要系统管理员配合，将严重影响初始化速度。所以，对于物料、供应商等重要的资料，必须由系统管理员新增，再分配给需使用的组织单元，财务人员做账前应先查询供应商名称再使用，避免重复新增。
（二）初始化实施阶段
1.建立统一的会计科目体系。组织单元的搭建好比树木的枝干，会计科目体系犹如树木的树叶。新的财务软件这棵大树要搭建得茂盛、树木的根基要建得扎实，必须建立好一套既符合制度要求，又满足业务需求的会计科目体系。公司过去使用单机版的财务软件，各账套有单独的科目体系，名称、代码设置不统一，给合并报表编制者带来较多不便。因此，统一集团科目体系是此次系统升级的重要目标。我们按照新会计准则及上市公司年报披露要求，设置了统一的科目代碼。
2.设置科学合理的会计科目属性。EAS软件的财务核算功能较全面，要发挥这些功能，必须在会计科目的属性中逐一进行设置。实际操作中，应结合各独立核算单位的业务特点分别进行设置，否则初始化开始，会计科目录入余额后，这些属性将不能再更改，若设置不恰当，会严重影响上述功能的使用。
结合公司业务特点，我们对往来科目设置了往来通知单核对功能，各核算单位在会计期末结账前，需核对往来账金额后方能结账，使各单位的往来账项能及时入账，避免了往来账目的漏记。
3.设置适用的辅助账。辅助核算是指存货、客户、供应商、结算方式、成本对象等内容，是财务软件系统的重要组成部分。他们各自具有其特殊性、复杂性，形成一个个相对独立的子系统，辅助完成特定的管理、服务职能。辅助资料的设置首先要考虑企业有哪些科目需要单独设立辅助资料，并将辅助核算资料统一整理导入系统，否则辅助账核算口径难以统一，甚至出现重复新增的错误。
4.设置正确的报表公式。会计报表是会计操作流程中的最后一个环节，在财务软件中通常都预置了通用会计报表格式，但是除了通用会计报表外，企业还需要其他报表，这些报表需要由用户自己完成设置。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成，表体是设置的关键，表体中有固定表项目和变动的数值性数据两项组成，变动的数值性数据应设置取值公式，通过公式从账簿、其他报表等取到数据，因而财务人员应当结合实际工作正确设置取数公式，报表的数据才能正确。 5.正确录入初始数据。在首次数据录入的时候，由于系统启用的月份不同，原始数据的录入也有区别。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。如果账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。
（三）初始化验证阶段
初始化数据录入完成后，需对财务软件及财务初始数据进行必要的检验，检验主要包括两方面：
1.初始财务数据检验。财务人员则可通过录入的初始化数据，对明细账的科目余额及财务报表进行正确性检验。具体检验方法：余额检查、试算平衡、总账和明细账余额核对法等。
2.新旧财务软件系统并行检验。为了确保财务工作能在新系统中顺利开展，在初始化完成后应保证新旧财务软件系统同时并行三个月，待所有数据正确、稳定，且财务报表能在新系统中自动完成后才能逐步过渡到新系统中进行财务核算。
四、完善内部控制制度
企业使用财务软件后，账务的集中化处理，除原始数据的收集、审核、编码、输入由财务人员操作外，经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成，手工条件下行之有效的内部牵制制度，在电算化会计条件下已难以发挥其作用，完善内部控制也是初始化阶段的重要工作。
（一）岗位权限控制
明确划分会计人员的职责，是内部控制制度的基础。在设置财务软件工作岗位时，应根据职责分离的原则分配，系统管理、系统审核、系统操作、出纳、会计档案管理等，岗位的设定可结合本单位所使用的财务软件系统内部业务流程和模块功能相应设置，并明确职责范围。
（二）会计业务处理流程的控制
为确保系统提供会计信息的正确、可靠，所有的原始凭证都要有操作人员和主管人员共同操作确认以后才能进入系统。杜绝未经授权人员进行操作，要严格密码权限管理，设置必要的稽核检查，还要建立工作日志，防止已编制会计凭证丢失或插入未经授权随意更改。
（三）建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施
增强网络安全防范能力网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。
（四）建立会计信息资料的备份制度，完善会计档案管理
对重要的会计信息资料要实行多级备份。我公司采用A、B服务器对数据进行备份，数据备份应该按计划进行，完整备份一周一次，其他方式备份一天一次。在一天中应选择工作结束后，执行备份。
总之，账务软件系统初始化是一项技术性极强，既复杂又重要的工作，在系统初始化时尤其应注意以上所述，把握初始化的关键，高质量地做好初始化工作，这样才能最大限度地发挥账务軟件的作用。
参考文献：
[1]刘红华.浅议管理型财务软件的应用[J].企业经济，2006（10）：160-162.
[2]陈素娟.浅析财务软件前期操作的准备工作及常见问题[J].经济师，2010（2）：159-160.