论文部分内容阅读
摘 要：档案管理工作是学校管理工作的组成部分，档案是具有保存价值的信息资源。然而，很多学校没有重视档案管理的工作，使档案信息不能实现其可利用价值，白白浪费了资源。因此，学校要转变思维，重新认识档案管理工作，并针对目前档案管理工作中存在的问题进行完善与改革，从而提高档案管理工作的质量，实现档案信息的重要作用。
关键词：学校；档案管理；问题；对策
中图分类号；G472.4 文献标识码；A 文章编号；2095-2627（2017）13-0139
学校档案信息是教师在日常工作中对学生各项数据的统计依据。因此，档案的真实性是评估学生日常行为的重要凭据，如果档案不能保证其完整性与真实性，就无法实现管理的有效性。由此可见，档案对于学校的管理具有重要的作用，是学校教学发展的基石，做好档案管理工作，有助于推动学校的发展。
一、档案管理工作的重要意义
档案是学校日常工作的记录总结，也是学校管理工作的参考依据，关于学校的所有工作，都应该记录在学校档案中，才能为学校的进一步发展提供方向。从一个学校的档案中，也能体现出一个学校的价值，如学校的发展史、辉煌史等，因此，档案资料的真实性与准确性对于学校形象具有重要的影响。
二、学校档案管理工作中存在的问题
（一）缺乏完善的档案管理体系
目前，很多学校没有认识到档案管理工作的重要性，因此，没有建立完善的档案管理体系。很多学校领导认为，档案管理工作只要能将档案进行收藏、保存就可以了，而没有将档案资源有效的利用起来。正是由于这种忽视，所以可能导致在档案管理工作上出现漏洞，使档案资料不完整或者缺乏真实性，难以体现其重要价值。
（二）档案管理人员缺乏专业素质
有些学校由于对档案管理工作不重视，所以没有聘请专业的档案管理人员，认为这是一种“可有可无”的闲职，任何非专业人员都能做。从而导致很多学校的档案管理工作人员都缺乏专业素质，在收集档案资料上不能保证其完整性；在整理档案资料上不能使其清晰的分类；甚至有的档案资料产生了破损、丢失或者虚假编辑的情况，影响了学校正常的管理秩序。
（三）档案管理的基础建设缺乏先进性
大部分学校档案管理的基础建设都比较落后，缺乏先进性。有的学校根本没有专门的档案室；有的学校档案室过于简陋，导致档案资料容易产生受潮、发霉以及被虫蛀等情况；还有的学校缺乏档案管理设备，难以对档案资料进行实时的复印、打印等工作，不利于教职员工对档案资料的再利用。
三、提高學校档案管理工作质量的对策
（一）学校领导要充分认识到档案管理工作的重要性
档案管理工作人员要与学校领导加强沟通，转变学校领导的观念，使学校领导能够充分认识到档案管理工作的重要性，从而使学校领导能对档案管理工作予以大力的支持与帮助。同时学校领导要对档案管理工作加强监管，将档案管理工作纳入学校的管理计划中，并定期对档案管理工作的成果进行验收、总结与检查以及制定新的任务。此外，学校领导要对档案管理工作加大资金与精力的投入，改善档案管理工作人员的办公环境，适当改善档案管理工作人员的薪资待遇，从而激发档案管理工作人员的工作热情。
（二）学校教职员工要大力支持档案管理工作
学校领导要将档案资料的重要性向全体教职员工广为宣传，使其充分认识到档案资料的重要作用，从而更好的利用档案资料，并大力支持档案管理工作人员更好的完善档案资料内容。同时，学校应把配合档案管理工作以及有效利用档案资料等情况，纳入到对教师的评估考核标准中去，从而提高教师的积极性，使教师能够将思想认识转为行动，切实配合档案管理的工作。
（三）完善学校档案管理体系
学校领导要完善档案管理体系。完善的档案管理体系应该使档案管理各个方面都加以健全，例如，档案资料方面，除了在日常工作中对学生的教学情况、学籍、成绩数据等进行归档分类外，还要对学校的日常管理工作、教研活动、培训活动、教学实践等内容都要进行建档整理，从而使学校在日后的工作中，能够做到有章可循，有利于学校的发展。
（四）提高档案管理工作人员的专业素养
学校要尽量聘用有专业的档案管理工作人员任职，或者也可以对目前现有的档案管理工作人员进行专业化的培训，使其充分认识到档案管理工作的重要性，并提高自身的专业素质。
首先，档案管理工作人员要认真履行工作职责，除了对档案资料的收藏与保存外，要加强对档案资料的完善工作，并对其进行细致化的分类，同时，要做好档案资料的养护工作，避免发生发霉、受潮、虫蛀、破损、丢失等情况。
其次，档案管理工作人员要确保档案资料的真实可靠性，定期对档案资料进行核查管理。如果发现有缺损、不连续或者有歧义的档案资料，要及时进行修复与补充，并通过核查整理等方式保证档案资料的真实可靠性。此外，档案管理工作人员在工作过程中，要注意以下幾点：第一，在对学生的学籍资料进行档案记录时，不能用油笔或者铅笔，以免导致不能长久的保存，可以使用中性笔或者钢笔进行记录；第二，在档案记录时，档案管理工作人员一定要保证字迹清晰、规范，严禁出现涂抹现象，要保证资料纸面整洁，并确保其真实可靠性；第三，在进入档案室时，要保持环境卫生，有利于档案资料的长久保存。
最后，学校可以引入奖惩机制：对于档案管理工作完成突出或者对档案管理工作有特殊贡献、有利于学校发展的工作人员要给予一定的物质奖励；对于工作有疏漏、态度不认真的工作人员要给予一定的惩罚，赏罚分明可充分激发档案管理工作人员的积极性，有助于档案管理工作的完善。
（五）完善档案管理工作的基础建设
学校要建立专门的档案室，使纸质资料便于存放，同时，要引进先进的档案管理设备，促进档案管理工作的现代化建设。例如：在档案管理室投放计算机设施，利用互联网建立电子档案管理室，并通过细分化的类别，能使教职员工更方便的查阅相关资料；投放智能打印机，能及时的对纸质资料进行复印、对电子资料进行打印，便于教职员工的使用。除此以外，上级有关部门也可以对学校的档案管理工作加强监管，确保学校档案管理工作的基础建设完善、设备齐全，使档案资源能切实发挥其重要作用。总之，完善的管理设施可以提高档案管理工作的效率与质量，有利于档案资料的可持续利用。
综上所述，档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，做好档案资料的完善、分类等整理工作、完善档案室的基础设施，有助于档案资料的再利用，对学校的管理工作具有积极的促进作用。因此，学校必须革新观念，加强对档案管理工作的认识，强化档案管理工作人员的专业素质，从而提高档案管理工作的效率与质量。
参考文献：
[1] 唐晓军.高中学校档案管理存在的问题及对策研究[J].陕西教育（教学），2016（1）.
[2] 李晓杰.职业学校档案管理存在的问题及其对策研究[J].中国科技投资，2016（21）.
[3] 秦尧.高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2016（6）.
[4] 吴耀玲.高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].黑龙江史志，2014（9）.
[5] 黄燕珍.高校成人高等教育学生档案管理存在的问题及对策研究[J].城建档案，2016（3）.
关键词：学校；档案管理；问题；对策
中图分类号；G472.4 文献标识码；A 文章编号；2095-2627（2017）13-0139
学校档案信息是教师在日常工作中对学生各项数据的统计依据。因此，档案的真实性是评估学生日常行为的重要凭据，如果档案不能保证其完整性与真实性，就无法实现管理的有效性。由此可见，档案对于学校的管理具有重要的作用，是学校教学发展的基石，做好档案管理工作，有助于推动学校的发展。
一、档案管理工作的重要意义
档案是学校日常工作的记录总结，也是学校管理工作的参考依据，关于学校的所有工作，都应该记录在学校档案中，才能为学校的进一步发展提供方向。从一个学校的档案中，也能体现出一个学校的价值，如学校的发展史、辉煌史等，因此，档案资料的真实性与准确性对于学校形象具有重要的影响。
二、学校档案管理工作中存在的问题
（一）缺乏完善的档案管理体系
目前，很多学校没有认识到档案管理工作的重要性，因此，没有建立完善的档案管理体系。很多学校领导认为，档案管理工作只要能将档案进行收藏、保存就可以了，而没有将档案资源有效的利用起来。正是由于这种忽视，所以可能导致在档案管理工作上出现漏洞，使档案资料不完整或者缺乏真实性，难以体现其重要价值。
（二）档案管理人员缺乏专业素质
有些学校由于对档案管理工作不重视，所以没有聘请专业的档案管理人员，认为这是一种“可有可无”的闲职，任何非专业人员都能做。从而导致很多学校的档案管理工作人员都缺乏专业素质，在收集档案资料上不能保证其完整性；在整理档案资料上不能使其清晰的分类；甚至有的档案资料产生了破损、丢失或者虚假编辑的情况，影响了学校正常的管理秩序。
（三）档案管理的基础建设缺乏先进性
大部分学校档案管理的基础建设都比较落后，缺乏先进性。有的学校根本没有专门的档案室；有的学校档案室过于简陋，导致档案资料容易产生受潮、发霉以及被虫蛀等情况；还有的学校缺乏档案管理设备，难以对档案资料进行实时的复印、打印等工作，不利于教职员工对档案资料的再利用。
三、提高學校档案管理工作质量的对策
（一）学校领导要充分认识到档案管理工作的重要性
档案管理工作人员要与学校领导加强沟通，转变学校领导的观念，使学校领导能够充分认识到档案管理工作的重要性，从而使学校领导能对档案管理工作予以大力的支持与帮助。同时学校领导要对档案管理工作加强监管，将档案管理工作纳入学校的管理计划中，并定期对档案管理工作的成果进行验收、总结与检查以及制定新的任务。此外，学校领导要对档案管理工作加大资金与精力的投入，改善档案管理工作人员的办公环境，适当改善档案管理工作人员的薪资待遇，从而激发档案管理工作人员的工作热情。
（二）学校教职员工要大力支持档案管理工作
学校领导要将档案资料的重要性向全体教职员工广为宣传，使其充分认识到档案资料的重要作用，从而更好的利用档案资料，并大力支持档案管理工作人员更好的完善档案资料内容。同时，学校应把配合档案管理工作以及有效利用档案资料等情况，纳入到对教师的评估考核标准中去，从而提高教师的积极性，使教师能够将思想认识转为行动，切实配合档案管理的工作。
（三）完善学校档案管理体系
学校领导要完善档案管理体系。完善的档案管理体系应该使档案管理各个方面都加以健全，例如，档案资料方面，除了在日常工作中对学生的教学情况、学籍、成绩数据等进行归档分类外，还要对学校的日常管理工作、教研活动、培训活动、教学实践等内容都要进行建档整理，从而使学校在日后的工作中，能够做到有章可循，有利于学校的发展。
（四）提高档案管理工作人员的专业素养
学校要尽量聘用有专业的档案管理工作人员任职，或者也可以对目前现有的档案管理工作人员进行专业化的培训，使其充分认识到档案管理工作的重要性，并提高自身的专业素质。
首先，档案管理工作人员要认真履行工作职责，除了对档案资料的收藏与保存外，要加强对档案资料的完善工作，并对其进行细致化的分类，同时，要做好档案资料的养护工作，避免发生发霉、受潮、虫蛀、破损、丢失等情况。
其次，档案管理工作人员要确保档案资料的真实可靠性，定期对档案资料进行核查管理。如果发现有缺损、不连续或者有歧义的档案资料，要及时进行修复与补充，并通过核查整理等方式保证档案资料的真实可靠性。此外，档案管理工作人员在工作过程中，要注意以下幾点：第一，在对学生的学籍资料进行档案记录时，不能用油笔或者铅笔，以免导致不能长久的保存，可以使用中性笔或者钢笔进行记录；第二，在档案记录时，档案管理工作人员一定要保证字迹清晰、规范，严禁出现涂抹现象，要保证资料纸面整洁，并确保其真实可靠性；第三，在进入档案室时，要保持环境卫生，有利于档案资料的长久保存。
最后，学校可以引入奖惩机制：对于档案管理工作完成突出或者对档案管理工作有特殊贡献、有利于学校发展的工作人员要给予一定的物质奖励；对于工作有疏漏、态度不认真的工作人员要给予一定的惩罚，赏罚分明可充分激发档案管理工作人员的积极性，有助于档案管理工作的完善。
（五）完善档案管理工作的基础建设
学校要建立专门的档案室，使纸质资料便于存放，同时，要引进先进的档案管理设备，促进档案管理工作的现代化建设。例如：在档案管理室投放计算机设施，利用互联网建立电子档案管理室，并通过细分化的类别，能使教职员工更方便的查阅相关资料；投放智能打印机，能及时的对纸质资料进行复印、对电子资料进行打印，便于教职员工的使用。除此以外，上级有关部门也可以对学校的档案管理工作加强监管，确保学校档案管理工作的基础建设完善、设备齐全，使档案资源能切实发挥其重要作用。总之，完善的管理设施可以提高档案管理工作的效率与质量，有利于档案资料的可持续利用。
综上所述，档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，做好档案资料的完善、分类等整理工作、完善档案室的基础设施，有助于档案资料的再利用，对学校的管理工作具有积极的促进作用。因此，学校必须革新观念，加强对档案管理工作的认识，强化档案管理工作人员的专业素质，从而提高档案管理工作的效率与质量。
参考文献：
[1] 唐晓军.高中学校档案管理存在的问题及对策研究[J].陕西教育（教学），2016（1）.
[2] 李晓杰.职业学校档案管理存在的问题及其对策研究[J].中国科技投资，2016（21）.
[3] 秦尧.高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2016（6）.
[4] 吴耀玲.高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].黑龙江史志，2014（9）.
[5] 黄燕珍.高校成人高等教育学生档案管理存在的问题及对策研究[J].城建档案，2016（3）.