伴随着《中华人民共和国行政许可法》的颁布施行，各行政机关在日常行政许可事项办理工作中产生了大量的文件材料，这些文件材料记载着行政机关的历史轨迹，是我们的宝贵财富，如何去规范行政许可事项档案的收集与整理，笔者想就此问题谈一下自己的看法。
　　
　　一、行政许可事项档案的构成特点
　　
　　（一）广泛性
　　行政许可事项的设定范围非常广泛，主要有以下几个方面：1、直接涉及国家安全、公共安全、经济宏观调控、生态环境保护以及直接关系人身健康、生命财产安全等特定活动、需要按照法定条件予以批准的事项；2、有限自然资源开发利用、公共资源配置以及直接关系公共利益的特定行业的市场准入等，需要赋予特定权利的事项；3、提供公众服务并且直接关系公共利益的职业、行业，需要确定具备特殊信誉、特殊条件或者特殊技能等资格、资质的事项；4、直接关系公共安全、人身健康、生命财产安全的重要设备、设施、产品、物品，需要按照技术标准、技术规范，通过检验、检测、检疫等方式进行审定的事项；5、企业或者其他组织的设立等，需要确定主体资格的事项；6、法律、行政法规规定可以设定行政许可的其他事项。
　　
　　（二）严密性
　　行政许可事项的实施要按照《行政许可法》的规定，履行一定的程序，在规定的时间内做出许可决定，而不能随意实施行政许可事项。例如设立电影发行单位许可事项的办理：首先，申请单位要按照《电影管理条例》第三十六条的依据检查自身是否符合申请条件，只有符合申请条件的单位才能选择适宜的方式提交申请。同时申请单位要将书面申请、单位名称、章程、单位机构设置和专业技术人员的证明、业务范围、法律法规规定的其他条件等相关材料一并向申请机关报送。其次，主管机关对属于本机关职权范围的许可事项进行受理，对申请单位材料报送是否齐全、是否符合法定形式或提出补正申请材料等做出受理或不予受理通知书。再次，业务部门人员按照《电影管理条例》第三十六条对申请单位进行审查，填写审核意见。第四，主管领导对审核意见进行审定，并签署意见。最后，对审定通过的，审核人员应制作有关文书，由受理人员通知申办人领取审批文书；对退回的中止件，必须将需要补齐补正材料的全部内容、要求及申办人的相关权利、投诉渠道以书面形式一次性告知申办人，并将申办材料退申办人；对不予批准件，必须将理由及申办人的相关权利、投诉渠道以书面形式告知申办人，并将申办材料退申办人。由此可见，一个行政许可事项的办理是一个程序一个程序进行的，并且每个程序都有规定的时间限制，同时还要接受社会各界的监督。
　　
　　（三）阶段性
　　行政许可事项档案因承办部门、内容各有不同而各具特色，但所形成的档案、资料都具有阶段性特点。一般行政许可事项的办理包括申请与受理、审查与决定、送达三个阶段，各个阶段形成的档案、资料共同构成行政许可事项的全部档案。
　　1、申请与受理阶段，即行政许可事项办理的最初阶段，它形成行政许可事项的基础档案，包括受理通知书、授权委托书、行政许可申请表、申请人所申报的材料等。
　　2、审查与决定阶段，即行政许可审批的实际检查阶段，包括工作人员对行政许可事项内容的审查，处室负责人对审核程序的检查，主管局长对行政许可事项办理全过程的审核等工作中形成的审批意见等资料。
　　3、送达阶段，即行政许可事项办理的最后环节，将行政机关发出的行政许可决定书、许可证等资料向申请单位或申请人发放。
　　
　　二、行政许可事项档案的收集范围与方法
　　
　　（一）收集范围
　　1、受理阶段：行政许可申请受理通知书、行政许可申请不予受理通知书、申请材料补正通知书。
　　2、审查阶段：（1）笔录文书，包括核查笔录、陈述申辩笔录、询问笔录。（2）陈述、申辩权利告知书。（3）依法按照特别程序审查及办理行政许可时，应当制作相关法律文书，文书应当齐全规范。（4）依法需延期办理的行政许可，应当制作行政许可延期审批文书、行政许可延期通知书。（5）审查阶段如需收集或制作其他证据材料的，依照有关法律规定进行。
　　3、听证阶段：听证告知书、听证通知书、听证公告、听证笔录。
　　4、决定阶段：行政许可审批文书、准予行政许可决定书、不予行政许可决定书。
　　5、送达阶段：送达回证。
　　6、结案阶段：结案审批文书。
　　对于网上办理的行政许可事项，可要求打印出纸质载体的文书进行归档。
　　
　　（二）收集方法
　　由于各行政机关实施行政许可事项的内容不同，因此要针对不同的业务内容，采取科学方法和措施开展收集工作。
　　1、提前介入。对于行政许可事项档案的收集要有超前意识，改变过去行政许可事项办理结束后才进行收集整理的传统方法。档案部门要深入各业务部门，了解情况，确定收集范围，明确归档制度，使各业务部门把行政许可事项材料的收集工作提到议事日程，纳入相关人员的岗位职责，这样不仅能得到领导的重视与支持，加强工作人员的档案意识，同时也保证了行政许可事项档案的质量。
　　2、主动收集。由于各业务部门的工作职能不同，如不了解其行政许可事项办理的程序、内容等情况，就会造成行政许可事项档案收集不全的问题。所以，档案人员要加强对《行政许可法》等相关法律法规的学习，了解业务部门的工作，同时主动介入，从源头抓起，做好承办人员相关档案知识的培训工作，指导承办人员做好收集、整理工作，检查应归档文件是否符合规范要求，以保证档案移交时齐全、完整。
　　3、全程跟踪收集。一是发挥各部门兼职档案员的作用，这是保证行政许可事项档案齐全完整的有效方法。二是对行政许可事项办理过程中产生的文件设专人负责及时收集（谁承办谁收集），从受理开始档案人员就全过程跟踪服务，随时指导档案资料的收集整理工作。
　　4、检查验收。检查验收是保证行政许可事项档案齐全完整的关键环节。档案部门应按照相关标准规定的收集范围和要求逐项检查收集是否齐全，对整理工作进行指导。
　　
　　三、行政许可事项档案的整理
　　
　　（一）行政许可事项档案实行案卷级管理，一事一卷，一卷一号。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的事项，可以一案两卷，即正卷和副卷。卷内文书应使用钢笔、签字笔或毛笔书写。不能随文书装订立卷的证据应放入证据袋中，随卷归档，并应在备考表中注明。证据袋上应注明证据的名称、数量等内容。卷内文书按下列顺序进行排列：准予行政许可或不予行政许可决定书和送达回证在前，其余文书按照办理许可各阶段的时间顺序排列。破损文书应修补或复制。文书过小的应衬纸粘巾，文书过大的应折叠整齐。卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角。卷内目录和备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案规定的其他要求。
　　（二）行政许可事项档案一般情况下随着业务部门的文书档案编制流水号。但是对于行政许可事项档案量大的单位，可以单独编制目录进行管理。例如：外商投资企业合同、章程及其变更——设立行政许可事项档案和外商投资企业合同、章程及其变更——变更行政许可事项档案，由于每年在我区进行外商投资的企业很多，因此每年产生的上述行政许可事项档案的数量很大，这样就可以把它单独编制目录进行管理。由于设立和变更行政许可事项档案都是针对一个申请主体而形成的，所以我区在整理此类档案时，采取分别组卷，统一编号的方法，即按照不同的许可事项的办理程序，分别组成案卷，但在编制案卷号时，一个申请单位只给一个案卷号，变更许可事项档案作为设立许可事项档案的副卷，这样既不违反档案整理原则，又便于工作查考利用。
　　作者单位：北京市朝阳区档案局