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摘要 随着计算机等数字设备技术的迅猛发展和广泛运用，水利工程管理单位在实际工作中也形成了大量的电子文件资料，这些电子文件资料已经成为档案的重要组成部分。为了确保水利工程管理单位电子文件资料的完整性、安全性，并使其在水利建设中发挥应有作用，是水管单位档案工作者面临的新任务。
关键词 水管单位电子文件；认识；管理
中图分类号 G271
文献标识码 A
文章编号 （2014）13-0026-01
一、認识电子文件的特性
电子文件与传统纸质文件有着明显的优点：
一是电子文件复制方便、传输快捷。纸质文件复制困难，电子文件则不同，鼠标轻轻一点，就可以复制一份或多份极其方便，而且可以利用现代网络传输到不同地方、多个对象，省时省力。
二是电子文件错误少、易修改。由于电子文件与纸质文件的生成过程不同，决定了电子文件错误少于纸质文件。因为纸质文件由工作人员草拟，经过领导层层审签后打印，最后校对，如果校对人稍有不慎，就会出现错误。电子文件因为一开始文字就录入计算机了，后面领导的审签，无形中起到了校对的作用，校对人数增加了，就降低了错误率。电子文件的增、删、改等都很方便，而且不留任何痕迹，保证了文件的整洁。
三是电子文件能很好的实现资源共享。纸质文件由于数量有限，传递方式落后，不易被更多人方便利用，电子文件则可以通过计算机等现代化办公设施，一份文件可以不受时空和空间的约束，被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。
四是电子文件可以节约资源，有利环保。电子文件储在虚拟空间，不占用纸张，堪称绿色环保。
但是在实际工作中，经过实践运用，也发现但电子文件较纸质档案而言，还存在着一些不足之处：
一是对办公设施的依赖性比较强。电子文件的生成主要依靠计算机，离开了计算机和网络，电子文件不仅不能生成，其优势也将荡然无存。
二是长期保存难度较大。贮存电子文件的磁盘、光盘等，均有使用寿命，而且有质量的好坏，同时对存放环境的温度、湿度、防磁等条件要求高，由于经常使用，易损坏变质和丢失资料，这一点比不上纸质档案。
三是电子文件的安全性较低。电子文件在使用中主要依靠计算机和网络，目前网络上的黑客恶意破坏较多，网络病毒层出不穷，境外敌对势力和不法分子利用网络程序监视无孔不入。这些都对电子文件安全带来不利，这也对档案管理提出了更高的要求。
二、管理好电子文件的环境要求
水管单位大多地处偏僻，大量接触的是纸质文件档案，对传统文件的特性比较熟悉，对电子文件特性知之甚少。通过学习和工作实践，我们认识到电子文件具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。针对这些特点，我们采取了以下措施，保护电子文件。
在外部环境方面：一是注意防磁，贮存电子文件的磁盘、光盘等，不能和带有磁性的物品放置在一起。二是注意环境温湿，根据季节变化随时调节放置环境的温湿度。三是注意人为损伤，特别是在磁盘、光盘的传递、携带过程中防止损坏。四是注意环境卫生。
在内部环境方面：一是注意确保电子文件的持续可读性。二是注意预防各种电脑病毒。三是注意控制网络中电子文件系统的安全，防止黑客攻击。四是注意随时备份处理，做到有备无患。
三、保护好电子文件的技术要求
我们在电子文件的日常管理保存中发现，电子文件的保存，除应具备纸质档案保管的一般要求外，还需要针对电子文件的特性，采用一些特殊的保管方法。
（1）严把贮存设备质量关。磁盘和光盘是电子文件的主要载体，其质量好坏直接影响到信息的保存寿命，高质量的磁盘和光盘，加上良好的保管环境，可以保存近10年，而低质量软磁盘和光盘往往不到一年就读不出数据。目前市场上的磁盘和光盘存种类众多，良莠不齐，所以在选购磁盘和光盘时，一定要认真把好质量关，选择正规厂家、名牌产品。
（2）营造一个良好的贮存环境。磁盘和光盘属高科技电子产品，其对存放对环境有着严格的要求，放置的房间温度应保持在14℃--24℃之间，相对湿度应保持在45%--60%范围内，同时要注意避光。不管磁盘还是光盘，每2至5年转储一次，这是贮存的规范要求。
（3）注意清洁卫生。不要用手直接触摸磁盘和光盘，每次拿取软磁盘和光盘应按规范要求，戴非棉质手套操作，使用完毕后立即放回盒盘中，避免灰尘、异物的污染。房间地面不应打蜡、铺地毯，禁止使用打印机。
四、强化电子文件的规范管理
电子文件既有优势，也有不足，但其发展是大势所趋，是时代要求。作为水管单位档案管理工作人员，我们不能回避电子文件管理中的困难和问题，而要针对这些矛盾，立足主动，积极应对，不断创新，加强管理，扬长避短，切实管好用好电子文件，使其更好地服务于水利建设。
（1）提高思想认识，高度重视电子文件。电子文件是水利工作中不可或缺的一部分，也是水管单位的新型档案资料，必需引起我们的高度重视，并认真研究如何管好用好电子文件的措施和办法。在实际中作中，要摆脱以纸质文件档案管理为基础的传统思维模式，积极参与到电子文件的形成和管理中去，防止流失或遭到破坏，保证归档电子文件的完整准确。
（2）加强培训学习，不断增强工作能力。无规矩不成方圆。针对电子文件迅速发展的新形势，国家出台了许多法规。国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》和《电子公文归档管理暂行办法》等一系列规章制度和技术标准。我们要组织干部职工特别是文书、档案管理岗位的工作人员，认真学习法律法规，严格按制度办事，不断提高业务技能和管理水平。
（3）加大资金投入，不断完善基础建设。与传统档案管理不同，电子文件是数字化办公的产物。因此，电子文件的管理必须要有现代化办公设施为支撑，相应的资金投入必不可少。只有资金投入到位了，硬件设施标准上去了，才能满足电子文件信息的接受、处理、存储和利用。
（4）培基固本，建立一支业务过硬的电子档案管理队伍。设备再先进，也需要人的操作和控制。随着时代发展，档案电子化管理必将取代传统的管理模式，这对档案管理人员提出了更高的要求，专业人才的培养是亟待解决的问题。目前水管单位缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的复合型人才，这在客观上制约了档案工作现代化进程。
电子文件的管理和贮存，对基层水利管理单位来说，是一个全新的工作和挑战，因此，我们在实际工作中，要不摸索、断创新电子文件管理和利用中存在的问题，并加以解决，从而实现安全、高效管理和利用电子文件的目的。
关键词 水管单位电子文件；认识；管理
中图分类号 G271
文献标识码 A
文章编号 （2014）13-0026-01
一、認识电子文件的特性
电子文件与传统纸质文件有着明显的优点：
一是电子文件复制方便、传输快捷。纸质文件复制困难，电子文件则不同，鼠标轻轻一点，就可以复制一份或多份极其方便，而且可以利用现代网络传输到不同地方、多个对象，省时省力。
二是电子文件错误少、易修改。由于电子文件与纸质文件的生成过程不同，决定了电子文件错误少于纸质文件。因为纸质文件由工作人员草拟，经过领导层层审签后打印，最后校对，如果校对人稍有不慎，就会出现错误。电子文件因为一开始文字就录入计算机了，后面领导的审签，无形中起到了校对的作用，校对人数增加了，就降低了错误率。电子文件的增、删、改等都很方便，而且不留任何痕迹，保证了文件的整洁。
三是电子文件能很好的实现资源共享。纸质文件由于数量有限，传递方式落后，不易被更多人方便利用，电子文件则可以通过计算机等现代化办公设施，一份文件可以不受时空和空间的约束，被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。
四是电子文件可以节约资源，有利环保。电子文件储在虚拟空间，不占用纸张，堪称绿色环保。
但是在实际工作中，经过实践运用，也发现但电子文件较纸质档案而言，还存在着一些不足之处：
一是对办公设施的依赖性比较强。电子文件的生成主要依靠计算机，离开了计算机和网络，电子文件不仅不能生成，其优势也将荡然无存。
二是长期保存难度较大。贮存电子文件的磁盘、光盘等，均有使用寿命，而且有质量的好坏，同时对存放环境的温度、湿度、防磁等条件要求高，由于经常使用，易损坏变质和丢失资料，这一点比不上纸质档案。
三是电子文件的安全性较低。电子文件在使用中主要依靠计算机和网络，目前网络上的黑客恶意破坏较多，网络病毒层出不穷，境外敌对势力和不法分子利用网络程序监视无孔不入。这些都对电子文件安全带来不利，这也对档案管理提出了更高的要求。
二、管理好电子文件的环境要求
水管单位大多地处偏僻，大量接触的是纸质文件档案，对传统文件的特性比较熟悉，对电子文件特性知之甚少。通过学习和工作实践，我们认识到电子文件具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。针对这些特点，我们采取了以下措施，保护电子文件。
在外部环境方面：一是注意防磁，贮存电子文件的磁盘、光盘等，不能和带有磁性的物品放置在一起。二是注意环境温湿，根据季节变化随时调节放置环境的温湿度。三是注意人为损伤，特别是在磁盘、光盘的传递、携带过程中防止损坏。四是注意环境卫生。
在内部环境方面：一是注意确保电子文件的持续可读性。二是注意预防各种电脑病毒。三是注意控制网络中电子文件系统的安全，防止黑客攻击。四是注意随时备份处理，做到有备无患。
三、保护好电子文件的技术要求
我们在电子文件的日常管理保存中发现，电子文件的保存，除应具备纸质档案保管的一般要求外，还需要针对电子文件的特性，采用一些特殊的保管方法。
（1）严把贮存设备质量关。磁盘和光盘是电子文件的主要载体，其质量好坏直接影响到信息的保存寿命，高质量的磁盘和光盘，加上良好的保管环境，可以保存近10年，而低质量软磁盘和光盘往往不到一年就读不出数据。目前市场上的磁盘和光盘存种类众多，良莠不齐，所以在选购磁盘和光盘时，一定要认真把好质量关，选择正规厂家、名牌产品。
（2）营造一个良好的贮存环境。磁盘和光盘属高科技电子产品，其对存放对环境有着严格的要求，放置的房间温度应保持在14℃--24℃之间，相对湿度应保持在45%--60%范围内，同时要注意避光。不管磁盘还是光盘，每2至5年转储一次，这是贮存的规范要求。
（3）注意清洁卫生。不要用手直接触摸磁盘和光盘，每次拿取软磁盘和光盘应按规范要求，戴非棉质手套操作，使用完毕后立即放回盒盘中，避免灰尘、异物的污染。房间地面不应打蜡、铺地毯，禁止使用打印机。
四、强化电子文件的规范管理
电子文件既有优势，也有不足，但其发展是大势所趋，是时代要求。作为水管单位档案管理工作人员，我们不能回避电子文件管理中的困难和问题，而要针对这些矛盾，立足主动，积极应对，不断创新，加强管理，扬长避短，切实管好用好电子文件，使其更好地服务于水利建设。
（1）提高思想认识，高度重视电子文件。电子文件是水利工作中不可或缺的一部分，也是水管单位的新型档案资料，必需引起我们的高度重视，并认真研究如何管好用好电子文件的措施和办法。在实际中作中，要摆脱以纸质文件档案管理为基础的传统思维模式，积极参与到电子文件的形成和管理中去，防止流失或遭到破坏，保证归档电子文件的完整准确。
（2）加强培训学习，不断增强工作能力。无规矩不成方圆。针对电子文件迅速发展的新形势，国家出台了许多法规。国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》和《电子公文归档管理暂行办法》等一系列规章制度和技术标准。我们要组织干部职工特别是文书、档案管理岗位的工作人员，认真学习法律法规，严格按制度办事，不断提高业务技能和管理水平。
（3）加大资金投入，不断完善基础建设。与传统档案管理不同，电子文件是数字化办公的产物。因此，电子文件的管理必须要有现代化办公设施为支撑，相应的资金投入必不可少。只有资金投入到位了，硬件设施标准上去了，才能满足电子文件信息的接受、处理、存储和利用。
（4）培基固本，建立一支业务过硬的电子档案管理队伍。设备再先进，也需要人的操作和控制。随着时代发展，档案电子化管理必将取代传统的管理模式，这对档案管理人员提出了更高的要求，专业人才的培养是亟待解决的问题。目前水管单位缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的复合型人才，这在客观上制约了档案工作现代化进程。
电子文件的管理和贮存，对基层水利管理单位来说，是一个全新的工作和挑战，因此，我们在实际工作中，要不摸索、断创新电子文件管理和利用中存在的问题，并加以解决，从而实现安全、高效管理和利用电子文件的目的。