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摘要：从职业院校系级图书资料室的管理现状出发，分析了当前系图书资料室工作存在的问题，并提出了相应的对策。
关键词：系级图书资料室 现状 对策
职业院校系级图书资料室的档案内容非常重要，但是，现在很多职业院校的系级图书资料管理工作很落后，怎样才能提高图书资料的利用效率，使其更好地满足本系师生在教学、科研、学习等各方面的需要，本文针对以上问题，对系级图书资料室管理中存在的主要问题进行了初步的分析，并在此基础上提出了相应的对策。
1 职业院校系级图书资料室管理现状的初步分析
目前各高校系级图书资料室的管理现状却不容乐观，主要问题有以下几个方面：
1.1 管理制度相对滞后，缺乏统一的管理模式。就目前而言，还有很多的职业院校没有统一建立系级资料室的资料管理制度，而各系由于日常工作繁杂，所有的文件资料只是杂乱无章地混在一起，大部分资料没有进行整理、分类、索引，不系统、不完整，查询、利用都非常的不方便。现在大部分职业院校系级科室下设办公室、教务科、学生科三大科室，日常管理档案虽各有特点，但都有其相关性，而各科室存档规范却不一致，没有统一的要求，如此的档案资料给管理工作增添了很多困难。
1.2 管理人员素质不高，管理工作不到位。大部分职业院校系级图书资料室没有配备专门的档案管理人员或配备了而主要从事教务工作，图书借还、专业资料、上级文件等的收集、整理、装订、归档等工作没有具体的人员负责，大部分日常工作只能由办公室人员兼办。没有专人管理的系级图书资料室最终会导致图书借出去收不回来，文件资料散落在不同的经办人那里而得不到及时归档，档案资料的完整性和系统性只能成为一句空话，这样的图书资料室的档案工作永远也不会做好的。
1.3 图书资料更新速度较慢，已有档案信息得不到充分利用。随着知识经济时代的到来，各学科前沿技术的发展日新月异，系级图书资料室由于经费等原因的限制，图书资料的更新速度远远滞后于科技的发展。而已有各类档案资料也因为缺乏专人管理查找困难，导致流通速度很慢，利用率较低，这在一定程度上造成了资源的浪费，对整个院系的专业建设十分不利。
2 改进系图书资料室管理工作的对策
针对以上问题，作者认为可以从以下几个方面着手改进：
2.1 加强组织领导，建立健全档案管理的各项管理制度。做好档案管理工作的重要前提是领导重视，搞好档案工作的基础是建立健全完善的档案资料管理制度。图书档案的管理工作要想做好，必须要积极争取各级领导对档案管理工作的支持。一是建立合理有效的档案管理运作机制，制定出相应的规章制度对档案资料收集、分类、标签、归档、保管、利用等每一个环节都必须制度化、规范化。二是建立健全档案管理工作责任制，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查，使各类档案的收集、整理、归档、保管等工作落到实处。三是建立完善各项规章制度，切实做到按规章制度办事、按规章制度操作、使档案管理工作制度化、规范化。
2.2 设立专职岗位，提高管理人员的素质。图书资料室的档案管理是一项专业性很强的复杂工作，需要具备专业知识的专职人员才能胜任，办公室人员大都是非专业人员而且本身已有大量的工作，想再兼任档案管理难免会力不从心，最终结果就是资料越来越多，管理越来越混乱。要想从根本上改变这种状态，就必须设立档案管理的专职岗位，聘请高素质的专业人员负责，将各类资料的管理科学化、系统化，以方便查找使用，并且通过继续教育、培训、交流学习等手段，不断提高管理人员的专业水平，以适应不断发展的现代图书资料管理的需要。
2.3 加大投入，不断提高已有资料的利用率。工欲善其事，必先利其器。要想使院系图书资料室的管理工作再上一个新台阶，充足的资金支持是必不可少的。一方面要根据各学科的发展，及时采购最新的专业书籍、期刊等；另一方面要为资料室配备现代的办公设备，购置必要的办公物品。将已有文本资料尽快数字化，建立电子档案，以方便快速查找和使用，提高已有资料的利用率。
2.4 加快图书资料室的信息化建设步伐。在信息化时代，档案管理人员应顺应时代的要求，充分利用信息技术对纸质档案进行数字化开发，推动系资料室与校图书馆的资源共享，这样既可以节约成本，避免资源的重复浪费，又可以更有针对性的采购对本系专业建设和发展更有用的书籍、期刊和数据库等。
2.5 做好档案信息宣传和编研工作，探索系资料室发展的新模式。档案管理的最终目的是使用，传统的重藏轻用的模式已经不能适应现代社会的发展。要使图书资料室发挥最大的作用为本系领导、教师和学生服务，首先要做好的就是宣传工作。编制简单明了的资料室使用指南、收藏目录等并及时更新，供本系师生免费取阅和下载；对入校新生进行培训，让他们一到校就知道资料室的存在和使用方法，鼓励学生充分利用资料室辅助学习。
总之，系级书资料室的发展面临不少挑战，尤其是在校图书馆的冲击下，甚至引发了否应该取缔的讨论，但是它做作为院系建设的一部分存在了几十年，还是有其必要性的，相信在院系领导的重视下，聘用专业人才，创新工作方法，系图书资料室必会焕发新的活力。
参考文献：
[1]张国华.高校图书馆档案信息资源的整合与开发利用[J].大学图书情报学刊，2004（4）.
[2]贾春勤.做好高校图书馆的档案管理[J].兰台世界，2006（7）.
[3]李佳讯.高校独立学院图书资料室管理模式探究[J].艺术科技，2013（07）.
关键词：系级图书资料室 现状 对策
职业院校系级图书资料室的档案内容非常重要，但是，现在很多职业院校的系级图书资料管理工作很落后，怎样才能提高图书资料的利用效率，使其更好地满足本系师生在教学、科研、学习等各方面的需要，本文针对以上问题，对系级图书资料室管理中存在的主要问题进行了初步的分析，并在此基础上提出了相应的对策。
1 职业院校系级图书资料室管理现状的初步分析
目前各高校系级图书资料室的管理现状却不容乐观，主要问题有以下几个方面：
1.1 管理制度相对滞后，缺乏统一的管理模式。就目前而言，还有很多的职业院校没有统一建立系级资料室的资料管理制度，而各系由于日常工作繁杂，所有的文件资料只是杂乱无章地混在一起，大部分资料没有进行整理、分类、索引，不系统、不完整，查询、利用都非常的不方便。现在大部分职业院校系级科室下设办公室、教务科、学生科三大科室，日常管理档案虽各有特点，但都有其相关性，而各科室存档规范却不一致，没有统一的要求，如此的档案资料给管理工作增添了很多困难。
1.2 管理人员素质不高，管理工作不到位。大部分职业院校系级图书资料室没有配备专门的档案管理人员或配备了而主要从事教务工作，图书借还、专业资料、上级文件等的收集、整理、装订、归档等工作没有具体的人员负责，大部分日常工作只能由办公室人员兼办。没有专人管理的系级图书资料室最终会导致图书借出去收不回来，文件资料散落在不同的经办人那里而得不到及时归档，档案资料的完整性和系统性只能成为一句空话，这样的图书资料室的档案工作永远也不会做好的。
1.3 图书资料更新速度较慢，已有档案信息得不到充分利用。随着知识经济时代的到来，各学科前沿技术的发展日新月异，系级图书资料室由于经费等原因的限制，图书资料的更新速度远远滞后于科技的发展。而已有各类档案资料也因为缺乏专人管理查找困难，导致流通速度很慢，利用率较低，这在一定程度上造成了资源的浪费，对整个院系的专业建设十分不利。
2 改进系图书资料室管理工作的对策
针对以上问题，作者认为可以从以下几个方面着手改进：
2.1 加强组织领导，建立健全档案管理的各项管理制度。做好档案管理工作的重要前提是领导重视，搞好档案工作的基础是建立健全完善的档案资料管理制度。图书档案的管理工作要想做好，必须要积极争取各级领导对档案管理工作的支持。一是建立合理有效的档案管理运作机制，制定出相应的规章制度对档案资料收集、分类、标签、归档、保管、利用等每一个环节都必须制度化、规范化。二是建立健全档案管理工作责任制，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查，使各类档案的收集、整理、归档、保管等工作落到实处。三是建立完善各项规章制度，切实做到按规章制度办事、按规章制度操作、使档案管理工作制度化、规范化。
2.2 设立专职岗位，提高管理人员的素质。图书资料室的档案管理是一项专业性很强的复杂工作，需要具备专业知识的专职人员才能胜任，办公室人员大都是非专业人员而且本身已有大量的工作，想再兼任档案管理难免会力不从心，最终结果就是资料越来越多，管理越来越混乱。要想从根本上改变这种状态，就必须设立档案管理的专职岗位，聘请高素质的专业人员负责，将各类资料的管理科学化、系统化，以方便查找使用，并且通过继续教育、培训、交流学习等手段，不断提高管理人员的专业水平，以适应不断发展的现代图书资料管理的需要。
2.3 加大投入，不断提高已有资料的利用率。工欲善其事，必先利其器。要想使院系图书资料室的管理工作再上一个新台阶，充足的资金支持是必不可少的。一方面要根据各学科的发展，及时采购最新的专业书籍、期刊等；另一方面要为资料室配备现代的办公设备，购置必要的办公物品。将已有文本资料尽快数字化，建立电子档案，以方便快速查找和使用，提高已有资料的利用率。
2.4 加快图书资料室的信息化建设步伐。在信息化时代，档案管理人员应顺应时代的要求，充分利用信息技术对纸质档案进行数字化开发，推动系资料室与校图书馆的资源共享，这样既可以节约成本，避免资源的重复浪费，又可以更有针对性的采购对本系专业建设和发展更有用的书籍、期刊和数据库等。
2.5 做好档案信息宣传和编研工作，探索系资料室发展的新模式。档案管理的最终目的是使用，传统的重藏轻用的模式已经不能适应现代社会的发展。要使图书资料室发挥最大的作用为本系领导、教师和学生服务，首先要做好的就是宣传工作。编制简单明了的资料室使用指南、收藏目录等并及时更新，供本系师生免费取阅和下载；对入校新生进行培训，让他们一到校就知道资料室的存在和使用方法，鼓励学生充分利用资料室辅助学习。
总之，系级书资料室的发展面临不少挑战，尤其是在校图书馆的冲击下，甚至引发了否应该取缔的讨论，但是它做作为院系建设的一部分存在了几十年，还是有其必要性的，相信在院系领导的重视下，聘用专业人才，创新工作方法，系图书资料室必会焕发新的活力。
参考文献：
[1]张国华.高校图书馆档案信息资源的整合与开发利用[J].大学图书情报学刊，2004（4）.
[2]贾春勤.做好高校图书馆的档案管理[J].兰台世界，2006（7）.
[3]李佳讯.高校独立学院图书资料室管理模式探究[J].艺术科技，2013（07）.