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[摘 要] 随着国家高等职业教育相关文件的不断出台以及高等职业教育治理结构“三元化”的提出，所以许多高职院校已经开始尝试二级管理的模式，因此对于各高职院校的系部行政秘书来说，岗位工作质量与效率也必然需要提高。从高职院校系部行政秘书的岗位工作出发，剖析目前存在的问题，探讨在高等职业院校治理模式转型时期，系部行政秘书应该具备哪些能力与素质要求，以胜任更加艰巨的本职工作。
[关 键 词] 高职院校；行政秘书；岗位问题；转型期
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2015）22-0062-02
随着教育部《高等职业教育创新发展行动计划（2015-2018）》等文件的颁发及高等职业院校治理模式的转变，正在从“政府—大学”的二元关系向“政府—大学—社会”三元结构转换。为进一步优化自身结构，很多高职院校也在尝试从一级管理到二级管理模式的转变，赋予系部更多的权限。二级管理的实施，对系部行政秘书岗位来说提出了更高的要求。众所周知，行政秘书岗位的工作以“繁琐”著称，工作职责包括日常行政，人事工作，资产管理，财务报销，技能培训等，在学校教育教学管理中起到重要的桥梁作用，是系部与学校、师生和社会的沟通协调的“中心”，是日常教学管理中不可或缺的。对从高职院校治理模式转型时期行政秘书岗位问题进行研究，利于行政秘书岗位工作的顺利开展，有助于系部管理整体的良性发展。
一、高职院校治理模式转型期行政秘书岗位工作现状及问题
目前，高职院校从一级管理到二级管理模式的转变过程中，就行政秘书岗位工作中存在一些问题，进行了归纳总结。
（一）行政秘书岗位职责划分不清晰
高职院校行政秘书的工作是学校最基层、最琐碎的工作，工作所负责的范围广，行政秘书负责的具体工作没有明晰的范围，会造成本该由其他岗位完成的工作推给行政秘书，行政秘书手头上的事情已经很多，现在还要接受本该其他岗位完成的工作，临时加任务，不但打乱自己的节奏，可能还会造成工作效率低下甚至失误，这都是由于学校对于行政秘书岗位工作职责划分不清晰造成的。因此，非常有必要对行政秘书的岗位工作职责有科学的划分。
（二）行政秘书岗位职业能力发展不受重视
在高职院校中，很多人对行政秘书的工作缺乏正确的认识和评价，大多认为学校的重点工作在往社会输送合格的高技能人才，应加强教学师资队伍的建设，而忽视了对行政秘书职业能力的培养。而行政秘书在教育教学管理中起到重要的桥梁作用，是服务于学院教育教学工作，要是工作处理不当，就会影响全系工作的正常运行。若是行政秘书缺乏系统的管理知识，业务不精，肯定还会影响工作效率。另外，行政秘书平时大都忙于具体事务性工作，很少有机会出去进修、提升自己。
（三）行政秘书岗位评定不合理
对行政秘书职称评定和岗位定级方面存在不合理现象。对于教师的职称评定已经有完整的评价体系，每项指标都是结合教师本职工作来制定的，所以行政秘书的职称评定，也应该照顾到行政秘书岗位的特殊性。在岗位定级中，对于教师岗位来说，只要满足相应等级的教师岗位聘任条件，就能成功上升等级，而且还有低岗高聘的机会，对于行政秘书管理岗位来说，即使满足了相应等级岗位聘任条件，也不一定能成功上升等级，因为每档岗位还有名额限制，也不存在低岗高聘的机会。职称和岗位等级是与个人工资收入对等的。工作量很大，但是得不到相对应的工资和升值空间，严重打击了工作的热情。
（四）行政秘书岗位职业规划缺失
很多高职院校对行政秘书岗位的定位是有偏差的，入职门槛不高，谁都能上，导致了行政秘书队伍素质参差不齐，从现状看来，很多行政秘书是非专业人士，没有专业背景，又缺少专业知识的培训和交流，缺乏工作的职业规划和指导，加上行政秘书工作繁杂，付出的劳动得不到应有的理解，得不到职业认同感，感觉职业前途渺茫，没有上升空间，造成部分人员不能安于岗位，转岗或者转行，又会造成岗位流动性增大，不利于系部二级管理。
二、高职院校治理模式转型期对行政秘书岗位的具体建议
系部实行二级管理后，将会成为一个基层的综合性办事机构及协调部门，行政秘书将承担较之以往更加繁重的任务。为了更好地服务于广大师生，利于二级管理，针对目前行政秘书工作存在的问题，提出了以下建议。
（一）需要有更强的服务意识
实行二级管理后，无论是系部还是管理人员，从管理模式到工作流程，必将迎来新的挑战，这就对行政秘书岗位提出了更高的要求，首先是思想上，要有更强的服务意识，杜绝工作推诿现象，工作时要始终保持积极的情绪，保证良好的服务态度，对领导和老师要尊重、支持，接待学生要热情、耐心。即使工作量不能和工资待遇成正比，也要保持平稳的心态。
（二）需要有主动分析工作的能力
以往行政秘书的工作繁忙、琐碎，涉及面广，往往造成工作的“被动性”，只是为了完成工作而工作，很少或者基本上不会去主动分析自己的工作。实行二级管理后，行政秘书则要改变目前工作状态，需要对自己的工作做出预见性的判断，要提前做好工作准备，有计划地去安排、完成，去主动分析师生的服务需要，怎样把工作做得更好。当然，具备主动分析工作的能力，前提需要学校对行政秘书岗位职责有明晰的划分，做到工作有章可循，否则行政秘书深陷繁琐的具体事务中，很难抽身有自己的独立思考，难以为二级管理提供坚实的基础。
（三）需要不断提升职业能力
行政秘书很少有机会外出参观考察、学习和工作研讨，缺少接受系统性、专业性再教育的机会。这样不利于治理模式转变，加之，很多行政秘书入职门槛低、缺少专业背景，结果更是雪上加霜。因此，一方面，需要学校给行政秘书提供进修、出去交流考察、提升职业能力的机会；另一方面，行政秘书也要不断充实自己，在工作之余能够不断加强自身学习，往专而精的方向努力。
（四）需要有职业发展长效规划
职业发展长效规划指的是行政秘书职称评聘、岗位定级和职业定位。与其他岗位相比，行政秘书的工作更为重要，与之工作量相对应的待遇就要匹配，否则，长期在不对等的工作环境中做重复性的劳动，工作积极性和热情迟早会消耗殆尽。在高职院校，薪资待遇是按照职称、岗位等级来定的，那么在职称评聘和岗位定级时，就需要学校考虑到行政秘书的工作性质，而不是评聘跟具体工作脱节，只有让从事繁重事务的行政秘书在职称和待遇上得到与工作量对等的回报，才能让他们进一步激发工作热情，提高工作效率。当然，若是学校提供了相应的条件，行政秘书就要按照要求去努力达到职称和岗位评聘条件，不断提高自己，不能以工作繁忙等为借口。行政秘书自己还需要明确自我职业定位，安心工作，这样才有利于二级管理稳定、高效的实施。另外，提高行政秘书进入的门槛，也是学校建设稳定、专业的行政秘书队伍的必要条件。
三、结语
就目前看来，很多高职院校已经在尝试从一级管理到二级管理模式的转变，学校给予系部更大的权限，那么，系部就得对学校负责，这对系部综合管理是不小的挑战，对行政秘书岗位工作也提出了更高的要求。在对行政秘书岗位实施高要求的同时，学校也要给予岗位相应的政策扶持，强调管理人员的地位和重要性，让行政秘书队伍稳定、高效地发挥作用，为高职院校成功完成治理模式转变打好坚实的基础。
参考文献：
[1]安婧.高职院校二级学院行政秘书工作探微[J].中国管理信息化，2012（20）.
[2]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].佳木斯教育学院学报，2011（6）.
[3]黎宛萱.试论高职院校系部行政秘书的执行力[J].高校管理，2015（18）.
[关 键 词] 高职院校；行政秘书；岗位问题；转型期
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2015）22-0062-02
随着教育部《高等职业教育创新发展行动计划（2015-2018）》等文件的颁发及高等职业院校治理模式的转变，正在从“政府—大学”的二元关系向“政府—大学—社会”三元结构转换。为进一步优化自身结构，很多高职院校也在尝试从一级管理到二级管理模式的转变，赋予系部更多的权限。二级管理的实施，对系部行政秘书岗位来说提出了更高的要求。众所周知，行政秘书岗位的工作以“繁琐”著称，工作职责包括日常行政，人事工作，资产管理，财务报销，技能培训等，在学校教育教学管理中起到重要的桥梁作用，是系部与学校、师生和社会的沟通协调的“中心”，是日常教学管理中不可或缺的。对从高职院校治理模式转型时期行政秘书岗位问题进行研究，利于行政秘书岗位工作的顺利开展，有助于系部管理整体的良性发展。
一、高职院校治理模式转型期行政秘书岗位工作现状及问题
目前，高职院校从一级管理到二级管理模式的转变过程中，就行政秘书岗位工作中存在一些问题，进行了归纳总结。
（一）行政秘书岗位职责划分不清晰
高职院校行政秘书的工作是学校最基层、最琐碎的工作，工作所负责的范围广，行政秘书负责的具体工作没有明晰的范围，会造成本该由其他岗位完成的工作推给行政秘书，行政秘书手头上的事情已经很多，现在还要接受本该其他岗位完成的工作，临时加任务，不但打乱自己的节奏，可能还会造成工作效率低下甚至失误，这都是由于学校对于行政秘书岗位工作职责划分不清晰造成的。因此，非常有必要对行政秘书的岗位工作职责有科学的划分。
（二）行政秘书岗位职业能力发展不受重视
在高职院校中，很多人对行政秘书的工作缺乏正确的认识和评价，大多认为学校的重点工作在往社会输送合格的高技能人才，应加强教学师资队伍的建设，而忽视了对行政秘书职业能力的培养。而行政秘书在教育教学管理中起到重要的桥梁作用，是服务于学院教育教学工作，要是工作处理不当，就会影响全系工作的正常运行。若是行政秘书缺乏系统的管理知识，业务不精，肯定还会影响工作效率。另外，行政秘书平时大都忙于具体事务性工作，很少有机会出去进修、提升自己。
（三）行政秘书岗位评定不合理
对行政秘书职称评定和岗位定级方面存在不合理现象。对于教师的职称评定已经有完整的评价体系，每项指标都是结合教师本职工作来制定的，所以行政秘书的职称评定，也应该照顾到行政秘书岗位的特殊性。在岗位定级中，对于教师岗位来说，只要满足相应等级的教师岗位聘任条件，就能成功上升等级，而且还有低岗高聘的机会，对于行政秘书管理岗位来说，即使满足了相应等级岗位聘任条件，也不一定能成功上升等级，因为每档岗位还有名额限制，也不存在低岗高聘的机会。职称和岗位等级是与个人工资收入对等的。工作量很大，但是得不到相对应的工资和升值空间，严重打击了工作的热情。
（四）行政秘书岗位职业规划缺失
很多高职院校对行政秘书岗位的定位是有偏差的，入职门槛不高，谁都能上，导致了行政秘书队伍素质参差不齐，从现状看来，很多行政秘书是非专业人士，没有专业背景，又缺少专业知识的培训和交流，缺乏工作的职业规划和指导，加上行政秘书工作繁杂，付出的劳动得不到应有的理解，得不到职业认同感，感觉职业前途渺茫，没有上升空间，造成部分人员不能安于岗位，转岗或者转行，又会造成岗位流动性增大，不利于系部二级管理。
二、高职院校治理模式转型期对行政秘书岗位的具体建议
系部实行二级管理后，将会成为一个基层的综合性办事机构及协调部门，行政秘书将承担较之以往更加繁重的任务。为了更好地服务于广大师生，利于二级管理，针对目前行政秘书工作存在的问题，提出了以下建议。
（一）需要有更强的服务意识
实行二级管理后，无论是系部还是管理人员，从管理模式到工作流程，必将迎来新的挑战，这就对行政秘书岗位提出了更高的要求，首先是思想上，要有更强的服务意识，杜绝工作推诿现象，工作时要始终保持积极的情绪，保证良好的服务态度，对领导和老师要尊重、支持，接待学生要热情、耐心。即使工作量不能和工资待遇成正比，也要保持平稳的心态。
（二）需要有主动分析工作的能力
以往行政秘书的工作繁忙、琐碎，涉及面广，往往造成工作的“被动性”，只是为了完成工作而工作，很少或者基本上不会去主动分析自己的工作。实行二级管理后，行政秘书则要改变目前工作状态，需要对自己的工作做出预见性的判断，要提前做好工作准备，有计划地去安排、完成，去主动分析师生的服务需要，怎样把工作做得更好。当然，具备主动分析工作的能力，前提需要学校对行政秘书岗位职责有明晰的划分，做到工作有章可循，否则行政秘书深陷繁琐的具体事务中，很难抽身有自己的独立思考，难以为二级管理提供坚实的基础。
（三）需要不断提升职业能力
行政秘书很少有机会外出参观考察、学习和工作研讨，缺少接受系统性、专业性再教育的机会。这样不利于治理模式转变，加之，很多行政秘书入职门槛低、缺少专业背景，结果更是雪上加霜。因此，一方面，需要学校给行政秘书提供进修、出去交流考察、提升职业能力的机会；另一方面，行政秘书也要不断充实自己，在工作之余能够不断加强自身学习，往专而精的方向努力。
（四）需要有职业发展长效规划
职业发展长效规划指的是行政秘书职称评聘、岗位定级和职业定位。与其他岗位相比，行政秘书的工作更为重要，与之工作量相对应的待遇就要匹配，否则，长期在不对等的工作环境中做重复性的劳动，工作积极性和热情迟早会消耗殆尽。在高职院校，薪资待遇是按照职称、岗位等级来定的，那么在职称评聘和岗位定级时，就需要学校考虑到行政秘书的工作性质，而不是评聘跟具体工作脱节，只有让从事繁重事务的行政秘书在职称和待遇上得到与工作量对等的回报，才能让他们进一步激发工作热情，提高工作效率。当然，若是学校提供了相应的条件，行政秘书就要按照要求去努力达到职称和岗位评聘条件，不断提高自己，不能以工作繁忙等为借口。行政秘书自己还需要明确自我职业定位，安心工作，这样才有利于二级管理稳定、高效的实施。另外，提高行政秘书进入的门槛，也是学校建设稳定、专业的行政秘书队伍的必要条件。
三、结语
就目前看来，很多高职院校已经在尝试从一级管理到二级管理模式的转变，学校给予系部更大的权限，那么，系部就得对学校负责，这对系部综合管理是不小的挑战，对行政秘书岗位工作也提出了更高的要求。在对行政秘书岗位实施高要求的同时，学校也要给予岗位相应的政策扶持，强调管理人员的地位和重要性，让行政秘书队伍稳定、高效地发挥作用，为高职院校成功完成治理模式转变打好坚实的基础。
参考文献：
[1]安婧.高职院校二级学院行政秘书工作探微[J].中国管理信息化，2012（20）.
[2]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].佳木斯教育学院学报，2011（6）.
[3]黎宛萱.试论高职院校系部行政秘书的执行力[J].高校管理，2015（18）.