档案馆面临的技术困境及其对策思考

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  虽然现代技术在档案馆成功应用的范例随处可见,现代技术对档案馆未来发展的潜在影响也广为人知,但是在国内大多数档案馆的现代化进程中,决策者们对现代技术却采取了相对谨慎和低调的态度:他们有的弄潮逐浪、热风吹雨,可方方面面条件又跟不上,只得捉襟见肘、苦苦挣扎;有的乐观其成,但又一时看不清动向、不明所以,只好坐以待变;有的虽有些思考,冷眼向洋,不想轻举妄动,但又怕别人说僵化保守、不思进取,也表现得内心矛盾。这就不得不引发人们的思考:“面对着如此强大的技术力量,档案馆却为什么心存疑虑?”笔者认为,这是档案馆在社会技术进步过程中所面临的种种困境所致。如何走出档案馆的技术困境,已成为摆在档案馆面前的一项迫切需要解决的难题。笔者不揣浅陋,仅就“技术能带档案馆走多远?”、“档案馆能否跨越技术准入的门槛?”、“档案馆能否跟上技术更新的步伐?”、“档案馆如何走出技术困境?”等问题,谈点个人思考和认识,不当之处,敬祁斧正。
  
  思考之一:技术能带档案馆走多远?
  
  自20世纪末以来,以计算机技术和网络通信技术为主导的现代信息技术得到了迅猛发展,在改变世界面貌的同时,也给档案馆带来了一场深刻的变革。在技术生产力的催动下,传统档案馆发生了天翻地覆的变化,诸如计算机管理下规范化的档案信息“收(集)、分(类)、编(目)、检(索)、(利)用”、简便迅捷的档案文件全文数据库检索、网络化的档案信息资源共享等等,过去几代档案馆人的梦想今天都已成为现实。这一切当然都要归功于现代技术在档案馆的应用。
  正如戈弗雷(Codfrey)和帕克希尔(Parkhill)所言:“所有时代所有地方的所有信息(包括档案信息),不可能的理想。但是,电脑与现有通讯线路的联姻将使我们比过去任何时候都更加接近这个目标。”①我国档案学者也纷纷撰文,从档案馆计算机网络建设、网络化和数字化档案信息资源建设、数字档案馆建设、档案馆软件平台建设等多个方面为我们展现了近年来我国档案馆现代技术的发展及其成就,内容涉及档案馆工作的方方面面。正是由于现代信息技术在档案馆如此广泛而成功的应用,给档案馆的发展注入了新的活力,使得技术生产力无可争议地成为近年来档案馆发展的第一推动力。
  现代信息技术在档案馆广泛而成功的应用,激发了档案学研究的勃勃生机,也激活了档案馆人丰富的想像力。站在档案学研究前沿的学者们,开始沿着技术的道路不断向前探索。美国著名学者兰卡斯特曾预言“随着电子资源的日益重要和纸资源的日益减少,随着计算机终端在办公室和家庭日渐普及”,人类将“走向无纸社会”。与此相呼应,电子档案馆、虚拟档案馆、数字档案馆等未来概念档案馆相继出现,并无一例外地建立在现代信息技术的基石之上。
  在技术魔力的感召下,国内外一些档案学者甚至明确地声称:“在我们这个时代建立传统式的档案馆根本没有必要。”难道我们档案人如此信任并寄予厚望的“技术”带给我们的只是传统档案馆的消亡?笔者认为,技术的发展及其在档案馆的广泛而成功的应用并不会导致传统档案馆的消亡,即使在未来的数字化时代,传统档案馆也将继续存在下去,并有可能会与数字档案馆共存互补、协调发展。②因为作为现代科学技术发展产物的数字档案馆并不排斥传统档案馆,甚至还十分需要传统档案馆的支持和帮助,两者的优势与劣势正好形成互补。既然传统档案馆不会消亡,我们不禁要问:技术将带档案馆走多远?
  下面,笔者将从“档案馆能否跨越技术准入的门槛?”和“档案馆能否跟上技术更新的步伐?”两个问题入手尝试着回答这一问题。
  
  思考之二:档案馆能否跨越技术准入的门槛?
  
  美国的“斯坦福-硅谷”模式是现代技术发展的典型模式,硅谷的成功为我们揭示了现代技术发展的两个基本而必要的条件:资金和人才。笔者认为,这也是档案馆应用现代技术所必须跨越的两道门槛。那么我们不禁要问:“档案馆能否跨越这两道技术准入的门槛呢?”
  
  1、档案馆能否跨越技术准入的“资金”门槛?
  毋庸置疑,档案馆启动现代技术项目需要较大的资金投入,如初期购买的硬件设备费用、开发档案馆应用系统软件费用、采购数据库费用等等;在档案馆现代技术项目运行过程中,又要有稳定的资金来源,用于保障数据的更新、设备的维护以及软件的升级。从国外档案馆现代化建设的成功经验看,雄厚的资金投入是主要因素。美国档案馆的自动化、网络化走在世界的前列,其中最重要的原因之一就是国家的资金支撑。③
  由于我们国家正处于经济建设、改革发展期,各行各业都指望国家的财力支援,而国家又不可能有如此雄厚的财政基础,目前连最基本的档案事业经费都难以保证的档案馆还为数不少,在这种资金匮乏的状况下,国内的数字档案馆项目一般由大型档案馆承担,并大多为示范性的,主要靠政府的投资。对于众多靠正常经费运行的中小档案馆来说,仅是维持正常业务工作运行就已显得捉襟见肘,更不用说启动档案馆现代化建设项目了。
  因此,笔者认为,就目前而言,能顺利跨越技术准入的“资金”门槛的档案馆不会太多,绝大多数档案馆特别是中小型档案馆,面对技术准入的“资金”门槛,只能望而却步。当然,随着我国经济建设的迅猛发展和各级政府财力的不断增强,会有越来越多的档案馆甚至绝大多数档案馆都能跨越技术准入的“资金”门槛。
  
  2、档案馆能否跨越技术准入的“人才”门槛?
  由于种种原因,各档案馆普遍缺乏发展现代技术所必需的人才储备。虽然近年来许多档案馆都认识到人才队伍建设的重要性,下大力气培养和引进人才,但收效甚微。究其原因,笔者认为主要有两个方面:
  一是现代档案馆的人才需求呈现出多样化的发展趋势,按细分程度的不同有十几种甚至几十种之多,而档案馆囿于编制、体制的限制,根本无力去培养和引进这么多人才;二是现代档案馆所需要的多数是热门学科和专业的人才,以档案馆现实的社会地位和工资待遇对他们很难产生吸引力。因此,对大多数档案馆来说,能留住自己“培养”出来的人才已属不易,更谈不上大规模的“引进”了。
  笔者认为,就目前而言,能顺利跨越技术准入的“人才”门槛的档案馆不会太多,绝大多数档案馆特别是中小型档案馆只能在技术准入的“资金”门槛踯躅徘徊。当然,随着档案馆社会地位和工资待遇的不断提高,会有越来越多的技术人才涌入档案馆,档案馆自身也会根据需要有的放矢地培育相应人才,也许在不久的将来,越来越多的档案馆甚至绝大多数档案馆都能培养和引进越来越多的技术人才,顺利跨越技术准入的“人才”门槛。
  就目前而言,技术准入的“资金”和“人才”门槛将相当多的档案馆挡在了技术应用的大门之外,只有少数具备有一定“资金”和“人才”实力的档案馆侥幸跨了过去,迈出了档案馆现代化的第一步。然而,摆在他们面前的仍是一条永无止境的技术革新之路。在这条道路上,还有无数道“资金”和“人才”的门槛在等待着他们,而且其中的一道可能就在不远处。档案馆跨越技术准入的“资金”和“人才”门槛将是一个漫长的永无止境的不断“冲刺”的过程。
  
  思考之三:档案馆能否跟上技术更新的步伐?
  
  曾几何时,计算机还蒙着一层神秘的面纱,短短十几年,就成了现代技术社会中所必备的“生存的技能”。现代信息技术一经问世,就以人们难以想像的速度进行着自我繁衍。硬件速度是技术更新的开始,接下来是为充分发挥硬件性能而进行的基础软件升级,再接下来是建立在基础软件之上的应用软件的升级,然后还有新技术的开始和扩散,等等。人类社会正沿着以技术产品尤其是计算机的革新为里程碑的道路向前发展。有专家认为以后划分历史时期的依据不再是年份或重大事件,而是软件升级与微处理器的改进。
  笔者从不否认技术进步对档案馆事业的整体推动作用,但笔者认为,具体到某个档案馆的某个技术项目而言,过高的技术更新频率意味着技术生命周期的短暂,意味着技术前景的不确定性。它迫使我们不停地去追逐技术,稍有停留,我们的计算机就可能找不到配件,我们的应用软件就会失去操作平台。关于这一点,国内较早进行自动化建设的档案馆大都有过这方面的体会,如硬件设备的换代、操作系统的升级、数据库类型的转换、10M网向100M网的过渡等。同时,技术发展的这种不稳定状态,也会对档案馆技术应用产生不同程度的“反动”。这种“反动”可能是两个方面的:一方面是对技术的不信任,档案馆决策者在决定采用某项新技术之前会普遍存在担忧,这个项目在建成之日会不会就已经过时了呢?因为他们已经在周围看到或是亲身经历了很多这样的例子;另一方面他们会进一步对应用新技术的必然性产生怀疑,既然这个项目前途未卜,我们还有必要进行下去吗?然而,技术进步的脚步并不会因为档案馆决策者们的忧虑而停止。那么,我们不禁要问:“档案馆能否跟上技术更新的步伐?”
  从上面的分析不难看出,技术革新是一个永不停止的持续发展过程,由于资金、人才等方面的原因,绝大多数档案馆都不可能跟上技术革新的步伐,即使是一些资金充足、人才雄厚的大型档案馆也很难完全跟上技术革新的步伐。面对迅猛发展和不断更新的技术,面对技术准入的资金和人才门槛,档案馆应该怎么办?档案馆如何才能走出技术困境?下面笔者尝试着回答这一难题。
  
  思考之四:档案馆如何走出技术困境?
  
  档案馆是一个不断生长着的有机体,在档案馆发展过程中,不可避免地会受到许多社会环境因素的影响,其中技术进步直接关系到档案馆的现实存在和未来发展。通过前面的论述,我们不难看出档案馆在社会技术进步过程中面临种种困境,那么档案馆如何才能走出这些困境呢?笔者认为,面对社会技术进步的潮流,档案馆应始终不渝地坚持“技术向档案馆回归”这一原则才能真正走出困境。笔者这里所说的“技术向档案馆回归”原则又可细化为三个具体原则:一是技术客体向档案馆主体回归原则;二是技术应用向档案馆价值回归原则;三是技术应用向档案馆现实回归原则。
  
  1、档案馆要想走出技术困境,必须坚持技术客体向档案馆主体回归原则
  历史学家费尔南德·布罗代尔告诉我们:“技术并未决定社会,而是具体化了社会;社会也并未决定技术发明,而是社会利用技术。” ④同样道理,技术也决定不了档案馆的未来。既然档案馆的未来不是由技术决定的,那么是由什么决定的呢?笔者认为,决定档案馆未来的只能是档案馆自己的价值实现。尽管未来的档案馆可能会使用到更多、更新的技术,甚至可能是构筑在技术基础之上,但任何一个现代化的档案馆,都不是靠几项或十几项现代技术堆积而成的。技术是手段而不是目的,我们在讨论技术对档案馆未来发展的影响时,决不能脱离了档案馆的主体。如果我们偏离了这个方向,就很可能会滑入技术决定论的陷阱。因此,面对社会技术进步的潮流,档案馆必须始终不渝地坚持“技术客体向档案馆主体回归”原则。笔者对时下档案界比较流行的“数字档案馆是没有围墙的档案馆”的说法毫无疑义并深有同感,但笔者更坚信“有围墙的档案馆(即档案馆实体或称传统档案馆)是没有围墙的档案馆(即数字档案馆)的中心。”
  
  2、档案馆要想走出技术困境,必须坚持技术应用向档案馆价值回归原则
  笔者认为,档案馆从来就不是技术机构,也不是为技术而存在的。档案馆存在的价值在于为社会所提供的档案信息服务,在于以最少的时间、最快的速度为最多的利用者找到最多的档案(信息)。
  从表面上看,档案馆的现代化进程表现出的是一个档案馆不断技术化的过程。因为在这一过程中,我们能明显地看到,技术正以点滴的方式向档案馆渗透,逐渐改变和替代档案馆传统的工作方法,使档案馆的技术含量和现代化程度越来越高。但在实质上,档案馆的现代化进程,是档案馆不断利用先进技术手段改进传统服务、提高自身服务能力和服务水平的过程;是为了满足社会对档案信息服务日益增长的需求,使档案馆的价值在社会进步的过程中不断得以再现的过程。我们投巨资购买了昂贵的现代化设备,花大力气建立了档案编目、借阅利用、数据库检索、网上档案信息资源收集等一个比一个先进的计算机系统。这一切不是为了减轻档案馆员的工作量,也不是为了方便馆长们的管理,更不是为了对利用者实行严格的控制。我们这么做的惟一目的,是为了更好地实现档案馆“为利用者找档案(信息),为档案(信息)找利用者”的价值。也就是说,面对社会技术进步的潮流,档案馆必须始终不渝地坚持“技术应用向档案馆价值回归”原则。否则,档案馆采用先进技术如果不是为了提高档案馆服务水平以更好地服务利用者,那么技术应用就变得毫无实际意义。
  
  3、档案馆要想走出技术困境,必须坚持技术应用向档案馆现实回归原则
  笔者认为,不同类型的档案馆有着不同的价值取向和价值实现方式,例如各级国家综合档案馆在为领导决策、经济建设、科学研究和社会各方面提供服务的过程中发挥着自身的作用,大学档案馆也以为学校的教学、科研提供档案信息服务的方式实现着自身的价值。因此,我们在考虑技术应用时,应抛弃对技术不切实际的幻想,从各个档案馆现实情况出发,将发展技术的着眼点放在促进和提高档案馆现有的服务水平上。一句话,就是要坚持技术应用向档案馆现实回归原则。
  综上所述,笔者认为,如果我们能从技术向档案馆回归的角度来重新审视档案馆的技术应用,我们就会发现,技术应用的门槛似乎并没有我们想像得那么高,技术更新的高频率似乎也没那么可怕。中央档案馆、上海市档案馆、深圳市档案馆、青岛市档案馆等一批有条件的大型档案馆,可以凭借着雄厚的资金和人才储备,追求技术应用的“高、精、尖”,在技术进步的大潮中勇立潮头。而对于大量中小型的国家综合档案馆、科研院所档案馆以及大学档案馆来说,也完全可以使用旧一些的设备、老一些的软件来实现档案馆的技术应用。因为,当我们把技术应用与档案馆的价值实现紧密地结合在一起时,技术本身的分界线就会被现实的价值取向所替代,技术应用或技术更新更多地表现为档案馆现实服务水平的提高和服务能力的改善。因此,在具体档案馆的技术应用中,我们不必过多地关心那些源自纯技术领域的、关于技术更新的争论,如“传统的”或是“现代的”、“高版本的”或是“低版本的”,这对我们毫无意义。“我们要做的就是在我们最宝贵的价值观和技术的涉及与应用之间找到一种更好的联结” ⑤,以消除我们对现代技术的种种“恐惧”和“忧虑”,增强我们对技术应用的信心和决心。简言之,笔者认为,坚持技术向档案馆回归原则,就是要坚持技术应用为改进、提高档案馆服务水平提供方便。“技术应用是否提高、改进了档案馆的服务水平”是评价档案馆技术应用成功与否的最重要的标准,也是判断档案馆是否走出技术困境的试金石。
  
  参考文献:
  ①〔美〕马克·波斯特著,范静晔译:《信息方式》,北京:商务印书馆,1996年9月版。
  ②管先海:《对档案馆未来发展趋向的理性思考》,《浙江档案》2005年第9期。
  ③管先海:《数字档案馆的建设难题》,《北京档案》2004年第8期。
  ④曼纽尔·卡斯特著,夏九铸等译:《网络社会的崛起》,北京:社会科学文献出版社,2001年6月版。
  ⑤王逢振主编:《网络幽灵》,天津:天津社会科学院出版社,2000年10月版。
  作者单位:河南省濮阳市档案局
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