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近年来，随着高校管理体制改革和布局结构调整，高校规模扩大，合并的高校一般都有多个校区，且地理位置各异，因而传统的办公方式难以做到使各类信息迅速上传下达并及时处理。办公自动化系统（Office Automation，简称OA）具备公文处理、信息发布与传递交流等功能，可以快速、便捷地实现高校内部的公共事务的管理，被各高校广泛应用。随着高校办公自动化、信息网络技术日趋完善，办公自动化的必然产物电子文件成为了档案必不可少的重要组成部分，高校档案部门如何对OA环境下产生的大量电子文件进行归档利用，显得更加重要与突出。
电子文件及其特点
OA系统有广义和狭义之分，广义的OA系统结成了教学、科研、财务、办公等各个专用计算机应用系统。而狭义的OA系统指具备公文处理、信息发布和传递、信息交流等功能，以实现单位内的公共事务管理为主要职能的办公系统。本文仅论及狭义上的办公系统，是指高校党政管理部门在工作中以计算机技术和网络技术为核心，采用现代化办公设备和先进的通信技术整理、加工、存储和使用的专门办公系统。
电子文件因其载体形式而具有以下特点。一是信息与载体的可分离性。与纸质文件不同，电子文件不具有固定的物理位置，它可以在不同载体之间复制、编辑、更改，也可以根据需要扩展、缩小或者改变存储空间。可以从硬盘拷入磁盘，也可以存储在网络服务器上，并通过网络四处传播。二是载体的不稳定性。虽然存储电子文件的硬件存储技术获得了很大发展，但硬件存储设备易损坏问题一直无法得到根本解决；长时间使用导致的老化、存储设备散热不好或机房室温控制不好都容易导致存储设备烧坏；还有电脑病毒破坏，人的无意识损坏等等，都会导致载体的不稳定性。三是信息存储的高密度性。随着现代技术的发展，存储技术日新月异，从最早的软盘，到光盘、优盘，再到现在常用的移动硬盘、闪盘，还有计算机硬盘的变化，各种存储硬件的存储量越来越大，体积却越来越小，信息的存储密度越来越强。
电子文件采用二进制编码形式存在于载体，电子文件的形态是数字化，对硬件、软件有很强的依赖性，电子文件因其采用二进制编码形式具有如下特点。一是非人工识读性。电子文件采用二进制代码，输入计算机中的任何内容都转换成“0”或“1”这种记录符号，这是人工不可识读的记录符号，将这种信息存储于各种存储设备中，只有通过计算机程序解码，还原成原始状态，人们才能识读它。二是对计算机系统的依赖性。电子文件存在的载体是计算机的各种硬件，电子文件对载体的依赖性很强；电子文件的制作、处理，以及归档后的全部处理活动都要借助于计算机的操作系统和软件才能实现，离开了计算机系统，人们既无法识读电子文件，更无法对其施加任何影响。三是内容的易更改性。电子文件操作方便，信息与载体可分离，使得人们可以对电子文件方便而频繁地进行复制、更改。
电子文件与纸质文件的比较
电子文件与纸质文件相比有以下特征。一是从信息的真实性看，纸质文件优于电子文件。纸质文件的载体是能看得见、摸得着的物质，纸质文件保留了手写原稿，进行任何修改或篡改，都会留下明显痕迹。因此有证可依，可信度高，被篡改的可能性小。电子文件的信息和载体是分离的，电子文件的信息是可以流动的，人们可以不留痕迹的对电子文件中的信息进行修改、复制甚至删除。因此，纸质文件更真实、原始，具有电子文件不可替代的法律凭证作用。二是从耐久性看，纸质文件胜于电子文件。纸质文件手写底稿要求必须使用碳素墨水或者蓝黑墨水书写，定稿要求必须是经过一体化油印机印制而成，这些字迹材料都符合永久保存的载体要求，只要做好档案的保护，就可以使纸质的寿命达到上百年。而电子文件存储介质的物理寿命远远比不上纸张，磁性载体的氧化和变质、磁场的影响很容易破坏介质上存储的数据，直接影响信息再现。三是从信息处理的方便性看，电子文件快于纸质文件。电子文件可以直接由计算机处理，省去了传统档案工作中立卷、整理等环节，节省了时间，大大提高了电子文件从形成档案到为用户提供服务的速度。四是从信息利用角度看，电子文件强于纸质文件。网络化时代快捷、迅速的检索已成为档案服务的发展趋势。电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使档案利用不受时空限制。用户不需要到档案馆，在任何地方通过联网计算机直接利用档案馆开放的档案，提高了利用效率，方便了用户。而用户对纸质档案的利用还必须是传统的亲自到档案馆查找、阅读。
电子文件对档案管理的影响
传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期的实践和总结，已形成一套成熟、实用的立卷归档制度：即文书部门立卷归档后交由档案部门管理并提供对外利用，一般是一年进行一次归档整理。而电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，形成后马上存贮到办公信息数据中，实现信息共享，使得文件与档案不再有明显的界限。电子文件随时产生，随时更改，对计算机有很强的依赖性，归档时除了“办理完毕，具有保存价值”的文件，归档范围还应扩大至电子文件的支持软件及操作系统。
由于电子文件的文件信息与载体的可分离性，传统的用于整理和管理档案的“档案实体分类法”可能将被概念分类整理所取代。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度地排序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。同时，不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
电子文件的存档价值同时取决于其文件价值和其可读性，其鉴定的内容、标准和方法均将发生变化，原来一直沿用的档案价值理论分析范围也将扩大至分析电子文件的读取软件和操作系统。另一方面由于用户的需要，电子文件的信息和数据可以不断地修改和补充，因此，电子文件的鉴定、管理方法并无定论，其保管方法、检索、利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
电子文件归档管理的基本对策
逻辑归档 OA系统和档案管理系统兼容，可实现电子文件的逻辑归档。所谓逻辑归档，就是指将OA系统与档案管理系统相衔接，并不改变原电子文件的存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程，文件部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查询该电子文件。逻辑归档有助于充分利用机构内部的网络资源，实现信息共享，实现真正意义上的文档管理一体化。
物理归档 物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档又可以区分为以网络传输方式归档和以截至传递方式归档两种。网络归档是指归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，也称在线式归档。介质归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。物理归档，可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。
双套归档 随着办公自动化系统的日趋完善和普及应用，电子文件有逐渐取代纸质文件的趋势，但由于目前计算机文档管理一体化系统并不完善，电子文件的法律凭证性、管理制度、管理方法等存在一些问题，保证电子文件真实性、完整性、可靠性的技术要求依旧未解决；另一方面，一旦信息载体损坏，或者网络受到病毒攻击或因其它原因被毁坏，文件丢失难以避免，而传统的纸质文件管理经过多年的实践和完善，已经形成比较成熟的以纸张、案卷为载体的归档、检索方法，所以，纸质文件的存在是十分必要的。而电子文件档案和纸质文件档案并存，就是指在同一档案馆内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时间内既要保存电子文件档案，又要保存纸质文件档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保证其原始性、真实性。同时，将一些需要频繁利用的纸质档案扫描成电子文件传输至互联网转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
总之，在信息化社会，纸质文件与电子文件互为补充、长期并存。纸质文件与电子文件不具有继承性和相互否定性，而是各自发挥自己的优势：纸质是反映历史的真实面目的可靠记录，电子文件发挥其在检索、利用、传输、存储等方面的优势，纸质文件和电子文件相辅相成、相得益彰，为社会提供丰富多彩的档案服务。
祭孔敬师
9月28日，信阳师范学院历史文化学院举行2013级新生入学教育系列活动之祭孔敬师典礼。活动以尊师重教、传承文化为主题，由学院院长恭读《祭孔敬师文》；然后是祭孔礼仪；最后是敬师礼。图为新生们在向教师鞠躬表达敬意。
电子文件及其特点
OA系统有广义和狭义之分，广义的OA系统结成了教学、科研、财务、办公等各个专用计算机应用系统。而狭义的OA系统指具备公文处理、信息发布和传递、信息交流等功能，以实现单位内的公共事务管理为主要职能的办公系统。本文仅论及狭义上的办公系统，是指高校党政管理部门在工作中以计算机技术和网络技术为核心，采用现代化办公设备和先进的通信技术整理、加工、存储和使用的专门办公系统。
电子文件因其载体形式而具有以下特点。一是信息与载体的可分离性。与纸质文件不同，电子文件不具有固定的物理位置，它可以在不同载体之间复制、编辑、更改，也可以根据需要扩展、缩小或者改变存储空间。可以从硬盘拷入磁盘，也可以存储在网络服务器上，并通过网络四处传播。二是载体的不稳定性。虽然存储电子文件的硬件存储技术获得了很大发展，但硬件存储设备易损坏问题一直无法得到根本解决；长时间使用导致的老化、存储设备散热不好或机房室温控制不好都容易导致存储设备烧坏；还有电脑病毒破坏，人的无意识损坏等等，都会导致载体的不稳定性。三是信息存储的高密度性。随着现代技术的发展，存储技术日新月异，从最早的软盘，到光盘、优盘，再到现在常用的移动硬盘、闪盘，还有计算机硬盘的变化，各种存储硬件的存储量越来越大，体积却越来越小，信息的存储密度越来越强。
电子文件采用二进制编码形式存在于载体，电子文件的形态是数字化，对硬件、软件有很强的依赖性，电子文件因其采用二进制编码形式具有如下特点。一是非人工识读性。电子文件采用二进制代码，输入计算机中的任何内容都转换成“0”或“1”这种记录符号，这是人工不可识读的记录符号，将这种信息存储于各种存储设备中，只有通过计算机程序解码，还原成原始状态，人们才能识读它。二是对计算机系统的依赖性。电子文件存在的载体是计算机的各种硬件，电子文件对载体的依赖性很强；电子文件的制作、处理，以及归档后的全部处理活动都要借助于计算机的操作系统和软件才能实现，离开了计算机系统，人们既无法识读电子文件，更无法对其施加任何影响。三是内容的易更改性。电子文件操作方便，信息与载体可分离，使得人们可以对电子文件方便而频繁地进行复制、更改。
电子文件与纸质文件的比较
电子文件与纸质文件相比有以下特征。一是从信息的真实性看，纸质文件优于电子文件。纸质文件的载体是能看得见、摸得着的物质，纸质文件保留了手写原稿，进行任何修改或篡改，都会留下明显痕迹。因此有证可依，可信度高，被篡改的可能性小。电子文件的信息和载体是分离的，电子文件的信息是可以流动的，人们可以不留痕迹的对电子文件中的信息进行修改、复制甚至删除。因此，纸质文件更真实、原始，具有电子文件不可替代的法律凭证作用。二是从耐久性看，纸质文件胜于电子文件。纸质文件手写底稿要求必须使用碳素墨水或者蓝黑墨水书写，定稿要求必须是经过一体化油印机印制而成，这些字迹材料都符合永久保存的载体要求，只要做好档案的保护，就可以使纸质的寿命达到上百年。而电子文件存储介质的物理寿命远远比不上纸张，磁性载体的氧化和变质、磁场的影响很容易破坏介质上存储的数据，直接影响信息再现。三是从信息处理的方便性看，电子文件快于纸质文件。电子文件可以直接由计算机处理，省去了传统档案工作中立卷、整理等环节，节省了时间，大大提高了电子文件从形成档案到为用户提供服务的速度。四是从信息利用角度看，电子文件强于纸质文件。网络化时代快捷、迅速的检索已成为档案服务的发展趋势。电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使档案利用不受时空限制。用户不需要到档案馆，在任何地方通过联网计算机直接利用档案馆开放的档案，提高了利用效率，方便了用户。而用户对纸质档案的利用还必须是传统的亲自到档案馆查找、阅读。
电子文件对档案管理的影响
传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期的实践和总结，已形成一套成熟、实用的立卷归档制度：即文书部门立卷归档后交由档案部门管理并提供对外利用，一般是一年进行一次归档整理。而电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，形成后马上存贮到办公信息数据中，实现信息共享，使得文件与档案不再有明显的界限。电子文件随时产生，随时更改，对计算机有很强的依赖性，归档时除了“办理完毕，具有保存价值”的文件，归档范围还应扩大至电子文件的支持软件及操作系统。
由于电子文件的文件信息与载体的可分离性，传统的用于整理和管理档案的“档案实体分类法”可能将被概念分类整理所取代。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度地排序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。同时，不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
电子文件的存档价值同时取决于其文件价值和其可读性，其鉴定的内容、标准和方法均将发生变化，原来一直沿用的档案价值理论分析范围也将扩大至分析电子文件的读取软件和操作系统。另一方面由于用户的需要，电子文件的信息和数据可以不断地修改和补充，因此，电子文件的鉴定、管理方法并无定论，其保管方法、检索、利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
电子文件归档管理的基本对策
逻辑归档 OA系统和档案管理系统兼容，可实现电子文件的逻辑归档。所谓逻辑归档，就是指将OA系统与档案管理系统相衔接，并不改变原电子文件的存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程，文件部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查询该电子文件。逻辑归档有助于充分利用机构内部的网络资源，实现信息共享，实现真正意义上的文档管理一体化。
物理归档 物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档又可以区分为以网络传输方式归档和以截至传递方式归档两种。网络归档是指归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，也称在线式归档。介质归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。物理归档，可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。
双套归档 随着办公自动化系统的日趋完善和普及应用，电子文件有逐渐取代纸质文件的趋势，但由于目前计算机文档管理一体化系统并不完善，电子文件的法律凭证性、管理制度、管理方法等存在一些问题，保证电子文件真实性、完整性、可靠性的技术要求依旧未解决；另一方面，一旦信息载体损坏，或者网络受到病毒攻击或因其它原因被毁坏，文件丢失难以避免，而传统的纸质文件管理经过多年的实践和完善，已经形成比较成熟的以纸张、案卷为载体的归档、检索方法，所以，纸质文件的存在是十分必要的。而电子文件档案和纸质文件档案并存，就是指在同一档案馆内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时间内既要保存电子文件档案，又要保存纸质文件档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保证其原始性、真实性。同时，将一些需要频繁利用的纸质档案扫描成电子文件传输至互联网转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
总之，在信息化社会，纸质文件与电子文件互为补充、长期并存。纸质文件与电子文件不具有继承性和相互否定性，而是各自发挥自己的优势：纸质是反映历史的真实面目的可靠记录，电子文件发挥其在检索、利用、传输、存储等方面的优势，纸质文件和电子文件相辅相成、相得益彰，为社会提供丰富多彩的档案服务。
祭孔敬师
9月28日，信阳师范学院历史文化学院举行2013级新生入学教育系列活动之祭孔敬师典礼。活动以尊师重教、传承文化为主题，由学院院长恭读《祭孔敬师文》；然后是祭孔礼仪；最后是敬师礼。图为新生们在向教师鞠躬表达敬意。