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摘 要: 高校教学秘书作为基层教学管理人员,承担着大量教学管理事务性工作,是教务管理工作的具体执行者,这是高校教学秘书的角色定位和管理职能。另外,本文还论述了教学秘书应具备的基本素质。
关键词: 高校教学秘书 职能 素质
1.引言
教学秘书是高校中最常见也是设置历史较为悠久的岗位之一。但是由于受传统惯性的影响,人们对教学秘书的角色定位缺乏正确的认识。为了更好地发挥教学秘书的职能,我们必须对其进行准确的角色定位。
教学秘书是高校基层教学单位最直接的教学管理人员,其基本职责是协助有关领导组织广大师生实施教学计划,执行学校的有关条例、规定等。高校只有通过自身改革、自我发展,不断提高教学质量,才能培养各种专业人才以满足社会发展的需要。拥有一支高素质、高效率的教学秘书人员队伍是高校提高教学质量的重要保障之一。
2.教学秘书在教学管理中的职能
教学秘书在教学管理中的主要职能包括以下三个方面的内容。
2.1处理日常教学事务性工作
日常教学管理是教学秘书的一项日常性的工作,也是教学秘书工作的重点所在。教学秘书作为基础教学管理工作者,需要处理一些比较具体、繁琐而且繁重的教学事务。如协助各教研室完成每学期的教学执行计划、教师任务安排等工作;协助教学院长做好学期初、学期中、学期末的教学质量监控工作;帮助教师处理临时的调课、代课、调整教室等工作。
学生群体是教学秘书主要的工作对象之一,包括学生的成绩管理,处理入学、复学、休学、试读、退学等学籍异动,协助辅导员进行优等生、优良学风班的评选;组织学生网上选课、重新修读和国家计算机、英语等级考试等报名工作;审核学生毕业设计资格、毕业及获取学位资格,以及毕业证书、学位证书发放等工作。
2.2档案管理
教学档案(包括纸质文档和电子文档)是教学计划执行情况的重要依据,是教学各个环节的阶段性记录,也是教学秘书的重要工作对象。保存学校、教务处、学院下发的教学文件,使管理工作有据可依;保存教学执行计划、教师任务分配、教学大纲、教学进度表等内容,为院系领导搞好教学管理提供基本依据;保存学生名册、学生成绩单、奖惩情况等,方便教师在教学中全面掌握学生的情况,因材施教;保存过往的试卷、毕业设计、课程设计等,作为存档参考资料和本科教学评估的原始资料。
2.3协调教学工作
教学协调工作包括两方面内容:一是纵向协调,即上传下达,要将学校、教务处的教学要求传达给院系和教师,并积极收集教学中各个环节的反馈信息,对教学过程中出现的新情况进行调查研究,及时向领导汇报,为领导决策提供宝贵的依据;二是横向协调,即协调各院系、部门关系,协调教师的课程安排,合理利用教学资源,避免教学活动出现冲突和偏差。这些工作大都是在教学院长的指导下进行的,但秘书是具体的实践者、执行者,也担负着重要的责任。此外,作为第一线的工作者,教学秘书也应主动提出一些建议和方案,以供领导作决策时参考。
2.4特殊学生管理
随着高等教育从精英化教育向大众化教育的过渡,生源质量明显下降,由于不能按规定完成学习任务而申请延长学习年限的学生和由于所欠学分过多而降级的学生所占比例不断上升。如果听之任之,这些学生很有可能就无法完成学业,迷失生活方向,甚至走入歧途。对于这类特殊学生,辅导员、教学秘书需要齐抓共管,建立完善有效的管理制度、管理方法。这也是教学秘书工作的重要组成部分。
3.教学秘书应具备的素质
3.1政治思想素质
具有过硬的政治思想素质是成为一名优秀教学秘书的首要条件。目前,我国各高校从事教学秘书工作人员大都是懂得本专业学科知识的年轻人员,专业知识比较扎实,这是有利的一面。但专业知识的过硬不能替代政治思想素质,在教学管理中,教学秘书经常参与本单位教学工作中一些重大事项的谋划与决策,并负责对一些绝密教学档案(如试卷)进行管理,对教学管理工作过程中出现的一些新情况、新问题,如果没有很好的政治思想素质为基础是不能胜任这项工作的。因此,教学秘书在平时一定要认真学习,不断提高自己的政治思想和政策理论水平,切实运用马克思主义的立场、观点和方法,分析、解决在工作中出现的新情况、新问题,从而真正做到为社会主义的物质文明和精神文明建设服务,为高等教育的健康发展服务。
3.2道德品质素质
由于高校教师的劳动是一种以人格来培养人格、以灵魂来塑造灵魂的劳动,因此高校教学秘书的道德品质与其他专业人员的道德品质相比,在内容上具有丰富性、深刻性和全面性的特点。在高校内部,教学秘书的工作核心是“为教学工作服务,为广大师生服务”,这一工作核心要求教学秘书工作人员具有比普通教师更高的道德品质修养。具体地讲,从事教学秘书工作的同志必须具有以下几种优秀品质:爱岗敬业、无私奉献,严于律己、为人师表,团结同志、协调合作,知行统一、教书育人,任劳任怨、甘为人梯。
3.3业务素质
3.3.1教学秘书要全面掌握教育管理知识和工作业务知识。一名合格的教学秘书应学习掌握中外教育史、学科发展史,以及现代教育和教学的原则、方法、规律,还应熟悉掌握与工作密切相关的业务知识,如文书写作、排课技巧、办公自动化、公共关系学和文学书法等。
3.3.2明确工作职责,掌握教务管理规律。教学秘书的基本工作职责包括:教学运行管理,教学例行管理,教学统计管理。这几项工作是教务管理系统的有机组成部分,不可或缺。首先,教学秘书在工作中必须全面兼顾,不能只重视和做好其中的一部分工作。其次,应明确和熟悉以上内容的有关规定和制度。最后,还要熟悉本教学单位各专业的教学特点,对教学计划、专业设置和专业特点等都应做到胸中有数,在安排各个教学环节或教学活动时要保证其科学性、合理性,使教师和学生能按部就班地完成教学任务。
3.3.3善于管理,讲求时效,保证教务管理质量。由于教学秘书的工作和院系、教务处、教师及学生都有着密切联系,因此工作任务和各种事情常常交织在一起,有些工作要求完成时间快、质量高,这就要求教学秘书善于通过自己的管理及时上下沟通、相互理解,并主动为领导出谋划策,提出自己的建议,使问题尽快得到妥善解决,在有限的教学条件下最大限度地提高教学管理水平,保质保量地做好各项工作。
3.3.4熟悉计算机操作,提高现代管理技能。随着教学管理手段的日益现代化、规范化,教学秘书也应积极面对新技术的挑战,把运用计算机纳入自己的工作日程。教学秘书要掌握计算机操作技术,通过计算机搞好文字打印、数据处理、资料统计等工作;通过互联网积极收集、整理有关教学及教学管理方面的信息;要熟悉教务管理系统的操作步骤和操作方法,特别要利用计算机保证做好学生的学籍管理和成绩管理工作,不断提高工作效率和质量。
4.结语
综上所述,教学秘书并不是一项简单的工作,只有具备过硬的政治思想素质和专业素质、爱岗敬业的道德品质、勇于开拓的创新思维和严谨科学的教学思维,才能适应这一工作的需要,成为一名合格的教学秘书。
参考文献:
[1]陈蒙.高等院校教学秘书管理岗位刍议[J].无锡南洋学院学报,2008,(3).
[2]陈卿.做好高校教学秘书工作的三大必备要素[J].福建教育学院学报,2008,(10).
[3]芮明杰.管理学[M].上海:上海人民出版社,2001.
[4]张敏.浅谈如何做一名合格的高校教学秘书[J].湖北师范学院学报(哲学社会科学版),2003,(2).
关键词: 高校教学秘书 职能 素质
1.引言
教学秘书是高校中最常见也是设置历史较为悠久的岗位之一。但是由于受传统惯性的影响,人们对教学秘书的角色定位缺乏正确的认识。为了更好地发挥教学秘书的职能,我们必须对其进行准确的角色定位。
教学秘书是高校基层教学单位最直接的教学管理人员,其基本职责是协助有关领导组织广大师生实施教学计划,执行学校的有关条例、规定等。高校只有通过自身改革、自我发展,不断提高教学质量,才能培养各种专业人才以满足社会发展的需要。拥有一支高素质、高效率的教学秘书人员队伍是高校提高教学质量的重要保障之一。
2.教学秘书在教学管理中的职能
教学秘书在教学管理中的主要职能包括以下三个方面的内容。
2.1处理日常教学事务性工作
日常教学管理是教学秘书的一项日常性的工作,也是教学秘书工作的重点所在。教学秘书作为基础教学管理工作者,需要处理一些比较具体、繁琐而且繁重的教学事务。如协助各教研室完成每学期的教学执行计划、教师任务安排等工作;协助教学院长做好学期初、学期中、学期末的教学质量监控工作;帮助教师处理临时的调课、代课、调整教室等工作。
学生群体是教学秘书主要的工作对象之一,包括学生的成绩管理,处理入学、复学、休学、试读、退学等学籍异动,协助辅导员进行优等生、优良学风班的评选;组织学生网上选课、重新修读和国家计算机、英语等级考试等报名工作;审核学生毕业设计资格、毕业及获取学位资格,以及毕业证书、学位证书发放等工作。
2.2档案管理
教学档案(包括纸质文档和电子文档)是教学计划执行情况的重要依据,是教学各个环节的阶段性记录,也是教学秘书的重要工作对象。保存学校、教务处、学院下发的教学文件,使管理工作有据可依;保存教学执行计划、教师任务分配、教学大纲、教学进度表等内容,为院系领导搞好教学管理提供基本依据;保存学生名册、学生成绩单、奖惩情况等,方便教师在教学中全面掌握学生的情况,因材施教;保存过往的试卷、毕业设计、课程设计等,作为存档参考资料和本科教学评估的原始资料。
2.3协调教学工作
教学协调工作包括两方面内容:一是纵向协调,即上传下达,要将学校、教务处的教学要求传达给院系和教师,并积极收集教学中各个环节的反馈信息,对教学过程中出现的新情况进行调查研究,及时向领导汇报,为领导决策提供宝贵的依据;二是横向协调,即协调各院系、部门关系,协调教师的课程安排,合理利用教学资源,避免教学活动出现冲突和偏差。这些工作大都是在教学院长的指导下进行的,但秘书是具体的实践者、执行者,也担负着重要的责任。此外,作为第一线的工作者,教学秘书也应主动提出一些建议和方案,以供领导作决策时参考。
2.4特殊学生管理
随着高等教育从精英化教育向大众化教育的过渡,生源质量明显下降,由于不能按规定完成学习任务而申请延长学习年限的学生和由于所欠学分过多而降级的学生所占比例不断上升。如果听之任之,这些学生很有可能就无法完成学业,迷失生活方向,甚至走入歧途。对于这类特殊学生,辅导员、教学秘书需要齐抓共管,建立完善有效的管理制度、管理方法。这也是教学秘书工作的重要组成部分。
3.教学秘书应具备的素质
3.1政治思想素质
具有过硬的政治思想素质是成为一名优秀教学秘书的首要条件。目前,我国各高校从事教学秘书工作人员大都是懂得本专业学科知识的年轻人员,专业知识比较扎实,这是有利的一面。但专业知识的过硬不能替代政治思想素质,在教学管理中,教学秘书经常参与本单位教学工作中一些重大事项的谋划与决策,并负责对一些绝密教学档案(如试卷)进行管理,对教学管理工作过程中出现的一些新情况、新问题,如果没有很好的政治思想素质为基础是不能胜任这项工作的。因此,教学秘书在平时一定要认真学习,不断提高自己的政治思想和政策理论水平,切实运用马克思主义的立场、观点和方法,分析、解决在工作中出现的新情况、新问题,从而真正做到为社会主义的物质文明和精神文明建设服务,为高等教育的健康发展服务。
3.2道德品质素质
由于高校教师的劳动是一种以人格来培养人格、以灵魂来塑造灵魂的劳动,因此高校教学秘书的道德品质与其他专业人员的道德品质相比,在内容上具有丰富性、深刻性和全面性的特点。在高校内部,教学秘书的工作核心是“为教学工作服务,为广大师生服务”,这一工作核心要求教学秘书工作人员具有比普通教师更高的道德品质修养。具体地讲,从事教学秘书工作的同志必须具有以下几种优秀品质:爱岗敬业、无私奉献,严于律己、为人师表,团结同志、协调合作,知行统一、教书育人,任劳任怨、甘为人梯。
3.3业务素质
3.3.1教学秘书要全面掌握教育管理知识和工作业务知识。一名合格的教学秘书应学习掌握中外教育史、学科发展史,以及现代教育和教学的原则、方法、规律,还应熟悉掌握与工作密切相关的业务知识,如文书写作、排课技巧、办公自动化、公共关系学和文学书法等。
3.3.2明确工作职责,掌握教务管理规律。教学秘书的基本工作职责包括:教学运行管理,教学例行管理,教学统计管理。这几项工作是教务管理系统的有机组成部分,不可或缺。首先,教学秘书在工作中必须全面兼顾,不能只重视和做好其中的一部分工作。其次,应明确和熟悉以上内容的有关规定和制度。最后,还要熟悉本教学单位各专业的教学特点,对教学计划、专业设置和专业特点等都应做到胸中有数,在安排各个教学环节或教学活动时要保证其科学性、合理性,使教师和学生能按部就班地完成教学任务。
3.3.3善于管理,讲求时效,保证教务管理质量。由于教学秘书的工作和院系、教务处、教师及学生都有着密切联系,因此工作任务和各种事情常常交织在一起,有些工作要求完成时间快、质量高,这就要求教学秘书善于通过自己的管理及时上下沟通、相互理解,并主动为领导出谋划策,提出自己的建议,使问题尽快得到妥善解决,在有限的教学条件下最大限度地提高教学管理水平,保质保量地做好各项工作。
3.3.4熟悉计算机操作,提高现代管理技能。随着教学管理手段的日益现代化、规范化,教学秘书也应积极面对新技术的挑战,把运用计算机纳入自己的工作日程。教学秘书要掌握计算机操作技术,通过计算机搞好文字打印、数据处理、资料统计等工作;通过互联网积极收集、整理有关教学及教学管理方面的信息;要熟悉教务管理系统的操作步骤和操作方法,特别要利用计算机保证做好学生的学籍管理和成绩管理工作,不断提高工作效率和质量。
4.结语
综上所述,教学秘书并不是一项简单的工作,只有具备过硬的政治思想素质和专业素质、爱岗敬业的道德品质、勇于开拓的创新思维和严谨科学的教学思维,才能适应这一工作的需要,成为一名合格的教学秘书。
参考文献:
[1]陈蒙.高等院校教学秘书管理岗位刍议[J].无锡南洋学院学报,2008,(3).
[2]陈卿.做好高校教学秘书工作的三大必备要素[J].福建教育学院学报,2008,(10).
[3]芮明杰.管理学[M].上海:上海人民出版社,2001.
[4]张敏.浅谈如何做一名合格的高校教学秘书[J].湖北师范学院学报(哲学社会科学版),2003,(2).