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【关键词】高职院校；档案管理；信息化技术
信息化社会的发展对高职院校也产生了一定的影响，高职院校档案管理的信息化建设就是最明显的例子。我国高职院校的档案信息通常都是比较多的，管理起来是比较复杂的，也是比较困难的，而信息化建设为其管理带来了更大的便利，包括储存、检索等各个阶段，也是实现数字化、系统化的重要过程，满足各高职院校档案信息化的需求。
1 高职院校档案管理信息化的意义
由于高职院校自身的性质，其档案信息的管理还是处于一个比较落后的阶段，很多工作还没有落到实处，还只是依靠传统的管理手段，信息化技术不高。近些年，高职院校也在不断的发展，档案管理信息化建设为其发展工作作出了很大的贡献，有十分重要的意义。
1.1 符合社会发展的趋势
近年来，国家不但对高等教育的重视程度增加，而且对职业教育也更加重视，高职院校也开始快速的发展。随着学校的快速发展，档案信息的数量也开始增加，在传统的管理方式下会产生很多的问题。所以相关部门开始重视高职院校的档案管理信息化建设，增加档案的数字化进程，建立了相关的方针和政策。我国社会一直都在进行信息化的发展，更多的信息化、数字化技术开始展现在社会生活中，高职院校的档案管理信息化也是一个必然的发展趋势，是社会影响的必然结果。高职院校的档案管理信息化建设已经逐渐的开始实践，校园网络化建设也在大力的发展，都在追寻着社会发展的趋势。
1.2 加强学校的管理
高职院校的档案管理是整个学校管理体系中的一个重要部分，而且由于档案管理包含的信息量比较多，可能会涉及到学校的任何一个方面，因此档案管理的信心化建设必然会为学校的整体管理带来更大的便利。学校档案管理部门实施信息化管理，可以实现更加规范的管理方案，提高档案管理的效率，节省相应的成本问题。档案管理的信息化建设也是提高整个学校现代化建设的重要步骤，学校应该在社会的影响下，运用更先进的技术手段进行工作，更好的发挥其实际作用。
1.3 增加档案的利用率
档案信息的管理就是为了在日后使用档案信息时可以及时的找到相关的信息，更好的推进学校工作的进行和学校的发展、传统的档案管理方式是档案归档后就很难会被再次使用，即便使用也需要大量的时间去寻找，因为档案的数量太大，使用人工管理的方式效率太低。信息化的管理方式实现了高效率的信息归纳和查找，将会彻底改变档案保存的方式，实现信息数字化，不但使信息搜集变的更加容易，也会提高搜索信息的速度，方便信息查找。另外，现代社会对信息的需求是比较大，仅仅学生就需要记录各种各样的信息。档案管理的信息化建设可以实现信息采集、输出、打印等过程，帮助学校更高效率的进行工作。
2 高职院校档案管理信息化建设存在的问题
2.1 学校观念落后
高职院校档案管理现代化是实现学校现代化的重要措施，所以档案管理工作需要符合社会、不断的发展。但是现在很多的高职院校还存在着错误的认知，没有认识到档案管理的重要性，缺乏相关的观念支持。甚至还有部分学校认为档案管理工作根本没有多大用处，不需要进行特殊的重视。所以造成很多学校的档案管理人员都不是专业的，甚至部分学校都没有特定的档案管理人员，档案的管理仅仅是其他老师兼顾的，没有实际的工作标准和考核要求。所以档案管理的工作通常都不会被落到实处，相关的人员只是抱着一种消极的态度，无法将信息化工作真正的落实下去。学校的领导没有意识到档案管理的作用，没有将其作为一个学校发展的参考资料，使得档案信息的管理工作无法创新，很多高价值的信息都被丢失，不利于学校的发展。
2.2 安全保障工作不受重视
一些学校由于不重视档案管理的信息化建设，对整个建设的投入相对较少，所以更加不重视对信息化建设的安全保障工作，其工作内容根本就没有作为学校的一个正常工作。部分学校甚至直接忽视了安全保障建设，却说为了保证档案信息的安全和档案工作的正常进行，禁止档案管理部门使用计算机设备上网，这种制度和信息化建设的理念相反，学校的档案管理信息化没有办法在社会的影响下顺利的进行下去，使得信息化建设受到阻碍。而且信息化建设的安全保障也是防止档案信息丢失的重要措施，现在科技的发展也使更多的计算机技术快速发展，如果不使用安全措施，学校的信息很容易就会被盗取。另外，虽然也有很多的学校做了安全保障，但也只是为了应付检查，或者部分学校只是简单的进行一些表面的保护，依然无法防止档案丢失，没有实际的意义。
2.3 设备建设薄弱
档案管理工作是高职院校正常工作和发展中的一个基础部分，虽然不会直接性的影响到学校的工作效率和发展速度，但是也有着较大的实际意义。所以档案管理的信息化建设不是简单的几台电脑就可以实现的，信息化建设应该涉及到学校的教学、管理等多个方面的网络信息化，整个过程需要一步步的实施，全部工作的完成需要一定的时间。而现代很多的高职院校都处在快速发展的时期，所需要的资金比较多，所以造成资金短缺的问题，这些大大的降低了信息化建设的发展。很多的学校虽然也认识到了档案管理信息化的作用，也设置了专业的部门和工作人员，但是却无法在短时间之内完成所有专业设置的购买和建设，很多的管理部门还是只依靠计算机进行工作，使整个信息化建设不断的退后。因为学校以前的档案都是纸质记载的，而实现信息化建设就需要把这些档案信息重新搜集起来，对比较久远的信息进行搜集需要使用很多先进的设备。还有网络安全设施，信息化建设必然会包含网络，而网络安全一直都是一个大问题，所以就需要专门为档案管理建立一定的网络安全设施。这些设备和设施的缺乏，会直接影响到信息化建设的进程。
3 提高高职院校档案管理信息化策略
3.1 增加领导认识
高职院校的领导应该认识到档案管理的信息化建设对提高整个学校的教育水平和发展的作用，将其作为一个学校发展的途径，实现其对学校管理、科研方面的作用。学校领导决定着档案管理信息化建设是否可以顺利的实施下去，所以要把领导作为一个重点，必须让领导有一个全面的认识，解放落后的思想观念，逐步的实现档案管理的信息化建设。同时，不但要让领导了解档案管理对学校的作用，而且要让其明白传统管理方式的落后及不足，从思想上改变领导的认识程度，将更多的现代化建设的优势表现出来，发挥其实际的作用。
3.2 提高管理人员的素质
对于一个完整的档案管理信息化建设，不但需要有良好的基础设施和安全保障，最重要的就是有专业的管理人员。人才是实现档案管理的重要的部分，也是实现现代化建设的组成。现在很多高职院校的档案管理都还靠以前的管理人员，大多都不是专业的人员，也不具备信息化管理的基本素质和要求。所以，领导要重视对档案管理的人才建设，引进更多的档案管理信息化的专业人才，建设一个更好的队伍，特别要重视对技术研发部门的人才引进，负责整个档案管理信息化建设的设计和研发工作，为信息化建设提供更多的支持。另外，就是要做好原有人员的培训工作。学校可以不将原来的管理人员剔除，但是一定要做好培训工作，提高管理人员的整体素质、信息化能力和管理能力等，打造一个拥有现代化技术、新知识的全能型队伍，从而提高信息化的建设。
档案管理的现代化建设对高职院校的发展具有重要作用，档案信息本身就具有十分大的实际意义，做好其管理工作会有更好的效果。学校领导应该改变过去对档案管理的错误认识，将档案管理作为学校的一项重要工作进行。要加大相关的资金投入，提高管理人员的素质和技术基础，实现信息化建设，将档案管理的方式朝国际化方向发展。
参考文献
[1]涂晓英.试论如何做好高职院校系部档案管理工作[J].佳木斯职业学院学报，2015（03）.
[2]芦忠扬.试论高职院校档案管理与信息化建设[J].教育教学论坛，2010（19）.
[3]孫海霞.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2016（24）.
（作者简介：黄英，女，湖南长沙人，湖南广播电视大学助理研究员，硕士研究生。）
信息化社会的发展对高职院校也产生了一定的影响，高职院校档案管理的信息化建设就是最明显的例子。我国高职院校的档案信息通常都是比较多的，管理起来是比较复杂的，也是比较困难的，而信息化建设为其管理带来了更大的便利，包括储存、检索等各个阶段，也是实现数字化、系统化的重要过程，满足各高职院校档案信息化的需求。
1 高职院校档案管理信息化的意义
由于高职院校自身的性质，其档案信息的管理还是处于一个比较落后的阶段，很多工作还没有落到实处，还只是依靠传统的管理手段，信息化技术不高。近些年，高职院校也在不断的发展，档案管理信息化建设为其发展工作作出了很大的贡献，有十分重要的意义。
1.1 符合社会发展的趋势
近年来，国家不但对高等教育的重视程度增加，而且对职业教育也更加重视，高职院校也开始快速的发展。随着学校的快速发展，档案信息的数量也开始增加，在传统的管理方式下会产生很多的问题。所以相关部门开始重视高职院校的档案管理信息化建设，增加档案的数字化进程，建立了相关的方针和政策。我国社会一直都在进行信息化的发展，更多的信息化、数字化技术开始展现在社会生活中，高职院校的档案管理信息化也是一个必然的发展趋势，是社会影响的必然结果。高职院校的档案管理信息化建设已经逐渐的开始实践，校园网络化建设也在大力的发展，都在追寻着社会发展的趋势。
1.2 加强学校的管理
高职院校的档案管理是整个学校管理体系中的一个重要部分，而且由于档案管理包含的信息量比较多，可能会涉及到学校的任何一个方面，因此档案管理的信心化建设必然会为学校的整体管理带来更大的便利。学校档案管理部门实施信息化管理，可以实现更加规范的管理方案，提高档案管理的效率，节省相应的成本问题。档案管理的信息化建设也是提高整个学校现代化建设的重要步骤，学校应该在社会的影响下，运用更先进的技术手段进行工作，更好的发挥其实际作用。
1.3 增加档案的利用率
档案信息的管理就是为了在日后使用档案信息时可以及时的找到相关的信息，更好的推进学校工作的进行和学校的发展、传统的档案管理方式是档案归档后就很难会被再次使用，即便使用也需要大量的时间去寻找，因为档案的数量太大，使用人工管理的方式效率太低。信息化的管理方式实现了高效率的信息归纳和查找，将会彻底改变档案保存的方式，实现信息数字化，不但使信息搜集变的更加容易，也会提高搜索信息的速度，方便信息查找。另外，现代社会对信息的需求是比较大，仅仅学生就需要记录各种各样的信息。档案管理的信息化建设可以实现信息采集、输出、打印等过程，帮助学校更高效率的进行工作。
2 高职院校档案管理信息化建设存在的问题
2.1 学校观念落后
高职院校档案管理现代化是实现学校现代化的重要措施，所以档案管理工作需要符合社会、不断的发展。但是现在很多的高职院校还存在着错误的认知，没有认识到档案管理的重要性，缺乏相关的观念支持。甚至还有部分学校认为档案管理工作根本没有多大用处，不需要进行特殊的重视。所以造成很多学校的档案管理人员都不是专业的，甚至部分学校都没有特定的档案管理人员，档案的管理仅仅是其他老师兼顾的，没有实际的工作标准和考核要求。所以档案管理的工作通常都不会被落到实处，相关的人员只是抱着一种消极的态度，无法将信息化工作真正的落实下去。学校的领导没有意识到档案管理的作用，没有将其作为一个学校发展的参考资料，使得档案信息的管理工作无法创新，很多高价值的信息都被丢失，不利于学校的发展。
2.2 安全保障工作不受重视
一些学校由于不重视档案管理的信息化建设，对整个建设的投入相对较少，所以更加不重视对信息化建设的安全保障工作，其工作内容根本就没有作为学校的一个正常工作。部分学校甚至直接忽视了安全保障建设，却说为了保证档案信息的安全和档案工作的正常进行，禁止档案管理部门使用计算机设备上网，这种制度和信息化建设的理念相反，学校的档案管理信息化没有办法在社会的影响下顺利的进行下去，使得信息化建设受到阻碍。而且信息化建设的安全保障也是防止档案信息丢失的重要措施，现在科技的发展也使更多的计算机技术快速发展，如果不使用安全措施，学校的信息很容易就会被盗取。另外，虽然也有很多的学校做了安全保障，但也只是为了应付检查，或者部分学校只是简单的进行一些表面的保护，依然无法防止档案丢失，没有实际的意义。
2.3 设备建设薄弱
档案管理工作是高职院校正常工作和发展中的一个基础部分，虽然不会直接性的影响到学校的工作效率和发展速度，但是也有着较大的实际意义。所以档案管理的信息化建设不是简单的几台电脑就可以实现的，信息化建设应该涉及到学校的教学、管理等多个方面的网络信息化，整个过程需要一步步的实施，全部工作的完成需要一定的时间。而现代很多的高职院校都处在快速发展的时期，所需要的资金比较多，所以造成资金短缺的问题，这些大大的降低了信息化建设的发展。很多的学校虽然也认识到了档案管理信息化的作用，也设置了专业的部门和工作人员，但是却无法在短时间之内完成所有专业设置的购买和建设，很多的管理部门还是只依靠计算机进行工作，使整个信息化建设不断的退后。因为学校以前的档案都是纸质记载的，而实现信息化建设就需要把这些档案信息重新搜集起来，对比较久远的信息进行搜集需要使用很多先进的设备。还有网络安全设施，信息化建设必然会包含网络，而网络安全一直都是一个大问题，所以就需要专门为档案管理建立一定的网络安全设施。这些设备和设施的缺乏，会直接影响到信息化建设的进程。
3 提高高职院校档案管理信息化策略
3.1 增加领导认识
高职院校的领导应该认识到档案管理的信息化建设对提高整个学校的教育水平和发展的作用，将其作为一个学校发展的途径，实现其对学校管理、科研方面的作用。学校领导决定着档案管理信息化建设是否可以顺利的实施下去，所以要把领导作为一个重点，必须让领导有一个全面的认识，解放落后的思想观念，逐步的实现档案管理的信息化建设。同时，不但要让领导了解档案管理对学校的作用，而且要让其明白传统管理方式的落后及不足，从思想上改变领导的认识程度，将更多的现代化建设的优势表现出来，发挥其实际的作用。
3.2 提高管理人员的素质
对于一个完整的档案管理信息化建设，不但需要有良好的基础设施和安全保障，最重要的就是有专业的管理人员。人才是实现档案管理的重要的部分，也是实现现代化建设的组成。现在很多高职院校的档案管理都还靠以前的管理人员，大多都不是专业的人员，也不具备信息化管理的基本素质和要求。所以，领导要重视对档案管理的人才建设，引进更多的档案管理信息化的专业人才，建设一个更好的队伍，特别要重视对技术研发部门的人才引进，负责整个档案管理信息化建设的设计和研发工作，为信息化建设提供更多的支持。另外，就是要做好原有人员的培训工作。学校可以不将原来的管理人员剔除，但是一定要做好培训工作，提高管理人员的整体素质、信息化能力和管理能力等，打造一个拥有现代化技术、新知识的全能型队伍，从而提高信息化的建设。
档案管理的现代化建设对高职院校的发展具有重要作用，档案信息本身就具有十分大的实际意义，做好其管理工作会有更好的效果。学校领导应该改变过去对档案管理的错误认识，将档案管理作为学校的一项重要工作进行。要加大相关的资金投入，提高管理人员的素质和技术基础，实现信息化建设，将档案管理的方式朝国际化方向发展。
参考文献
[1]涂晓英.试论如何做好高职院校系部档案管理工作[J].佳木斯职业学院学报，2015（03）.
[2]芦忠扬.试论高职院校档案管理与信息化建设[J].教育教学论坛，2010（19）.
[3]孫海霞.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2016（24）.
（作者简介：黄英，女，湖南长沙人，湖南广播电视大学助理研究员，硕士研究生。）