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总行电子公文传输系统和我省人民银行办公自动化系统（OA）自运行以来，我们应用两个系统发送、传阅以及处理公文、邮件等，提高了工作效率。但我中支在使用中发现，随着技术进步和公文处理以及档案管理的变革，系统设计思路已显陈旧，不能满足工作的全部需求。集中表现在：
一、电子公文传输系统问题
（一）发文种类少。只有中心支行和党委两种发文，没有科室发文，上级行处（室）以及中心支行科（室）则不能发文，只能用纸文件制作邮寄，效率低，也是对网络资源闲置的浪费。
（二）电子公文接收后，只有打印红头后，才能签收归档，如归档后则不能打印红头文件。而实际工作中，常常因各种原因不能打印，出错后，上级行得重新发送，只有待红头文件打完签收归档后，才能送分管领导和主办部门，不利于急件的处理。
（三）由于电子公文系统安全性高，所以在方便使用性上差，因系统对所有数据库存取进行了控制，除机要工作人员外，其他人不能访问。特别是发文流程中，由OA审核完毕转入电子公文系统后，而电子公文不能自动生成文号、标题、主送单位、主题词、抄送单位、等文件要素，全部又要手工录入，特别容易出差错。
（四）电子公文归档转到OA系统后，红头变黑、公章没有，这样的文件发到县支行，使公文缺乏严肃性。
二、OA系统存在问题
（一）发文稿纸信息过时，按公文处理要求，有些栏目已过时，如：“抄报”一栏。
（二）公文模块里视图单一，收发文查询不方便，所有文件排列在一起，收文和发文的查询功能单一，查找文件麻烦。
（三）“档案”模块成了“鸡肋”。现在的“档案”模块早已经不适用的国家档案局新的8号令要求。
（四）“专题信息”中，视图单一，不便查找，只能看到专题信息的“期数”和“日期”，要打开具体的文档才能看到标题。
（五）OA系统虽能发所有发文，但浏览后，会在临时目录内产生一个文件，能修改该文件的内容，电子公章能被移动和复制，有安全的隐患。正是由于这个致命缺点，科室发文，只得用纸文件寄发。
（六）OA流程不适用。如：在发文流程中，文件的编号和排版需要2个角色，在人力资源紧张的情况下，没有必要用2个角色来完成排版和编号这个流程。
（七）收文流程存在钻头缺陷。如：当部门接到承办文件后，再分到相关科员办理和阅知时，只要其中一人阅办返回，其他人员就无法在看到此文件，严重影响了文件办理。
三、OA系统和电子公文接口问题
（一）两个系统使用排版软件不一致。OA用word排版。电子公文使用WPS排版，所以实际的操作中，对上报分行和昆明中支的文件都要进行2次的排版。
（二）OA拟文的稿纸信息和电子公文不能共享。科室草拟文件都用OA拟文，上报公文用电子公文发送，当送电子公文排版时，OA稿纸信息必须重新手动录入，增加了重复劳动和出错的机会。
四、两个系统不适应设备的更新
这两个系统的都是在WINDOWS2000下开发的，而随着设备的老化，必然要更换新的机器。更换新服务器设备的购置过程中，和各硬件厂商联系时，支持WINDOWS2000系统的设备很少，有的厂商甚至没有，而随着操作系统和硬件技术的发展，WINDOWS2000必然要被淘汰，万一我们计算机设备出现故障，则没有更换的设备，你拿着钱也买不到设备，我们的应急预案做得再好也是一纸空文，这个风险是很大的。
建议：
（一）电子公文的系统改进应考虑以下环节。
1.电子文件的档案及查阅，应按照国家档案局8号令的规定来设计归档流程。
2.增加上级行处、室和本行就室发文，纳入电子公文处理，提高公文处理效率。
3.在系统设计中要注意安全性和方便性的平衡，如：电子公文中发文送的流程应该让行领导、办公室核稿人员能访问电子公文数据库，“多一人，多一双眼睛”，减少公文的差错。
4.有关细节的改进问题，一是改变公文接收后只能打印3次红头的技术问题；二是解决打印红头后才能签收归档的问题，提高文件的处理效率；三是解决归档后，文件红头变黑和没有公章的问题，恢复公文的严肃性。
（二）OA系统的改进。我们认为人民银行系统开发统一OA 系统在所有分支机构使用是最终的发展方向，这样可以避免各地各吹各打，既利于对各种资源的有效利用，也利于整个系统的信息共享。
但在目前各分支机构OA应用的水平发展不平衡情况下，全系统统一使用OA还没有现实可能，但我们认为今后对OA系统改进应注意以下几个方面。
1.系统改进前，开发部门应充分和使用部门沟通，搞清系统建设的需求和目标，没必要搞大而全的系统。
2.系统开发中，文件查询的功能要尽量丰富，因為在使用过程中，查询是使用是非常频繁的功能。
3.系统开发中，多增加界面友好的视图，如：公文增加中 “按来文单位列文件”和“按发文主办部门列文件”等视图；“专题信息”增加信息的“标题”栏，使查找一目了然。
4.公文处理中对角色和流程设置应该充分考虑人力资源的问题，流程设置应合理、简单。只有简单才会少出错、也才是最好的。改进发文中电子印章的安全措施，使科（室）发文用电子发送，提高办文效率。
（三）电子公文和OA接口改进建议
今后再对2个系统进行改进整合过程中，应优先考虑系统间夸平台共享信息的问题。建议对电子公文传输系统改进时留开发接口，为各分支机构对OA系统改进时利用该接口连接2个系统。
（四）更换系统的操作系统平台
时不待我，建议上级行对两个系统的进行升级，使其至少能在WINDOWS SEVER 2003下开发的，解决今后硬件的更换问题。
一、电子公文传输系统问题
（一）发文种类少。只有中心支行和党委两种发文，没有科室发文，上级行处（室）以及中心支行科（室）则不能发文，只能用纸文件制作邮寄，效率低，也是对网络资源闲置的浪费。
（二）电子公文接收后，只有打印红头后，才能签收归档，如归档后则不能打印红头文件。而实际工作中，常常因各种原因不能打印，出错后，上级行得重新发送，只有待红头文件打完签收归档后，才能送分管领导和主办部门，不利于急件的处理。
（三）由于电子公文系统安全性高，所以在方便使用性上差，因系统对所有数据库存取进行了控制，除机要工作人员外，其他人不能访问。特别是发文流程中，由OA审核完毕转入电子公文系统后，而电子公文不能自动生成文号、标题、主送单位、主题词、抄送单位、等文件要素，全部又要手工录入，特别容易出差错。
（四）电子公文归档转到OA系统后，红头变黑、公章没有，这样的文件发到县支行，使公文缺乏严肃性。
二、OA系统存在问题
（一）发文稿纸信息过时，按公文处理要求，有些栏目已过时，如：“抄报”一栏。
（二）公文模块里视图单一，收发文查询不方便，所有文件排列在一起，收文和发文的查询功能单一，查找文件麻烦。
（三）“档案”模块成了“鸡肋”。现在的“档案”模块早已经不适用的国家档案局新的8号令要求。
（四）“专题信息”中，视图单一，不便查找，只能看到专题信息的“期数”和“日期”，要打开具体的文档才能看到标题。
（五）OA系统虽能发所有发文，但浏览后，会在临时目录内产生一个文件，能修改该文件的内容，电子公章能被移动和复制，有安全的隐患。正是由于这个致命缺点，科室发文，只得用纸文件寄发。
（六）OA流程不适用。如：在发文流程中，文件的编号和排版需要2个角色，在人力资源紧张的情况下，没有必要用2个角色来完成排版和编号这个流程。
（七）收文流程存在钻头缺陷。如：当部门接到承办文件后，再分到相关科员办理和阅知时，只要其中一人阅办返回，其他人员就无法在看到此文件，严重影响了文件办理。
三、OA系统和电子公文接口问题
（一）两个系统使用排版软件不一致。OA用word排版。电子公文使用WPS排版，所以实际的操作中，对上报分行和昆明中支的文件都要进行2次的排版。
（二）OA拟文的稿纸信息和电子公文不能共享。科室草拟文件都用OA拟文，上报公文用电子公文发送，当送电子公文排版时，OA稿纸信息必须重新手动录入，增加了重复劳动和出错的机会。
四、两个系统不适应设备的更新
这两个系统的都是在WINDOWS2000下开发的，而随着设备的老化，必然要更换新的机器。更换新服务器设备的购置过程中，和各硬件厂商联系时，支持WINDOWS2000系统的设备很少，有的厂商甚至没有，而随着操作系统和硬件技术的发展，WINDOWS2000必然要被淘汰，万一我们计算机设备出现故障，则没有更换的设备，你拿着钱也买不到设备，我们的应急预案做得再好也是一纸空文，这个风险是很大的。
建议：
（一）电子公文的系统改进应考虑以下环节。
1.电子文件的档案及查阅，应按照国家档案局8号令的规定来设计归档流程。
2.增加上级行处、室和本行就室发文，纳入电子公文处理，提高公文处理效率。
3.在系统设计中要注意安全性和方便性的平衡，如：电子公文中发文送的流程应该让行领导、办公室核稿人员能访问电子公文数据库，“多一人，多一双眼睛”，减少公文的差错。
4.有关细节的改进问题，一是改变公文接收后只能打印3次红头的技术问题；二是解决打印红头后才能签收归档的问题，提高文件的处理效率；三是解决归档后，文件红头变黑和没有公章的问题，恢复公文的严肃性。
（二）OA系统的改进。我们认为人民银行系统开发统一OA 系统在所有分支机构使用是最终的发展方向，这样可以避免各地各吹各打，既利于对各种资源的有效利用，也利于整个系统的信息共享。
但在目前各分支机构OA应用的水平发展不平衡情况下，全系统统一使用OA还没有现实可能，但我们认为今后对OA系统改进应注意以下几个方面。
1.系统改进前，开发部门应充分和使用部门沟通，搞清系统建设的需求和目标，没必要搞大而全的系统。
2.系统开发中，文件查询的功能要尽量丰富，因為在使用过程中，查询是使用是非常频繁的功能。
3.系统开发中，多增加界面友好的视图，如：公文增加中 “按来文单位列文件”和“按发文主办部门列文件”等视图；“专题信息”增加信息的“标题”栏，使查找一目了然。
4.公文处理中对角色和流程设置应该充分考虑人力资源的问题，流程设置应合理、简单。只有简单才会少出错、也才是最好的。改进发文中电子印章的安全措施，使科（室）发文用电子发送，提高办文效率。
（三）电子公文和OA接口改进建议
今后再对2个系统进行改进整合过程中，应优先考虑系统间夸平台共享信息的问题。建议对电子公文传输系统改进时留开发接口，为各分支机构对OA系统改进时利用该接口连接2个系统。
（四）更换系统的操作系统平台
时不待我，建议上级行对两个系统的进行升级，使其至少能在WINDOWS SEVER 2003下开发的，解决今后硬件的更换问题。