文书管理工作是各机关单位、企事业单位内部联系的信息中枢，也是档案工作顺利开展的保障与重要资源。只有逐步完善文书收发、立卷、归档工作的职能，才能够有效地将文书工作的作用发挥出来，才能保证文书工作质量的提升，才能适应社会发展和文书档案工作改革的需要。
　　一、文书工作中存在的问题
　　（一）对文书工作的认识不足。在实际的工作过程中，往往有一些部门对文书工作的认识程度不足，不重视文书工作，甚至存在丢失文件的现象，对于文件的及时立卷归档和其他工作的正常开展都有着严重的影响，导致其他各项工作的效率难以提高。
　　（二）文书人员综合能力不高。目前，很多单位在进行文书工作时还是沿用传统的工作方法，对工作中存在的问题不能妥善协调处理，一些文书工作人员常常会产生畏难、怠倦情绪。规范的文书立卷归档，是当前文书工作中重要的改革方向，计算机技术的发展也要求文书人员要具备一定的计算机操作水平，能够熟练地掌握计算机技术在文书收发、立卷、归档工作中的利用，让文书工作朝着科学化和规范化的方向发展。
　　二、做好文书工作的建议
　　（一）准确地进行文件分类。进行文件分类是文书整理工作中的关键内容。将文件进行准确的归档处理，对于日后的利用以及文件信息的开发都具有重要意义，也关系到文书工作的长期性和延续性。第一，进行文件归档分类要严格按照某一特定的标准，比如可以根据文件内容的属性、目的、作用等条件进行划分；第二，在进行标识工作时要保证标识简单明了，可以设置一些便于记忆、方便日后进行查阅检索的编号或代码等；第三，必须建立有针对性的文件分类编目实施计划（细则），在具体工作中严格执行。科学合理地进行文件档案的分类工作，要对单位各项活动产生的各种文件、档案进行归档处理，要有一套明确、清晰的实施细则作为依靠，让文件分类归档工作变得简单、顺畅，以便于日后其他文书工作的开展。
　　（二）保证归档文件的完整。文书档案信息材料的内容可以划分为外来文件与本单位各项活动中形成的文件两种类型。对于一些合作单位来说，它们之间还会产生一些业务活动往来文件，这些内容也属于文件收发、立卷、归档工作的内容。本单位各项活动所产生的文件无疑是文件归档工作处理的重点内容，要尤其注重抓好这一部分的控制，确保归档文件的完整性。随着办公室工作的改革和文书档案管理工作创新，办公室自动化程度越来越高，一些信息化的文件材料和档案信息必须要文书人员进行统一的登记归档处理，因此文书工作人员必须要熟练运用计算机技术和网络信息技术确保各种传真、邮件等形式的文件材料能够完整地归档立卷，防止文件丢失，避免出现文件混乱的情况，最大限度地保证所有文件材料都能够进行立卷归档。
　　（三）科学地进行立卷工作。文件立卷通常采取的方式是根据文件中主要内容所具有的特征及其联系来进行卷宗的组合，结合文件的结构，立卷工作的原则主要分为作者特征、标题特征、时间特征、名称特征、地区特征以及通讯特征这6个特征，同时按照这6个特征来找到文件之间的共同点，找出文件间的联系，进而进行文件组合立卷，最终产生具有一定特征的案卷。由于机关单位的文件材料和档案信息并不是同时形成的，它具有一个产生的过程，因此文书工作人员不仅要做好文件材料的积累工作，还要在这个基础上对日后形成的各种文件材料加以分析整理，并根据不同的特征条件进行归类立卷，在年终时再统一进行正式组卷处理。
　　（四）文书人员要提升自己的业务水平。文书人员除了要加强思想认识方面的学习之外，还必须要努力进行自我提升，积极研究文书工作的新思路新方法，做好本职工作的同时认真学习文书工作相关的政策制度，让文书工作更加制度化和规范化。此外，文书人员还应该积极地进行理论学习，同时在工作实践中不断总结经验教训，加强自身业务水平和知识水平的锻炼提升，保证新时期文书工作的有效性和准确性，高效高质地完成自己的本职工作。
　　（作者单位：核工业西南物理研究院）