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一、支持图书、情报、档案一体化的主要理由
1．图书、档案、情报同出一源，历史上很难区分开。早在远古时代的档案、图书、情报是很难区分的，三者同出一源、同为一体。古代档案与图书是名副其实的“一体化”，图书馆与档案馆融为一体。
2．图书、档案、情报具有相同特征。
图书、情报、档案均具有信息性、知识性、服务性这三个特征，图书、情报、档案工作均属提供知识信息的服务工作。
3．图书、情报、档案一体化管理的系统论机理。根据贝塔朗菲发现的著名定律:整体系统的属性与功能大于各孤立子系统的总和，即整体性功能的发挥不是简单地1+1=2，而是>2。应用到“一体化”研究中，即图书、档案、情报各自作为一个独立的系统，有着自己的独立功能，但这三个系统功能简单相加的总和，是会小于“一体化”整体功能的，只有图书、档案、情报融为一体后，他们才能产生横向联系与协作，促进图书、档案、情报资源共享，才能产生1+1>2的系统效能。
4．信息技术的发展和信息工作人员综合素质的提高为一体化管理提供了现实可能。
计算机设备和技术的推广为信息综合管理提供了初步的物质基础，图书馆学、情报学、档案学的综合教育，使信息工作人员的业务素质、知识结构和工作能力有了很大提高，为实现
图书、情报、档案一体化奠定了初步的人才和智力基础。
二、高校二级学院图书、情报、档案管理的特点分析
1.工作人员少，管理水平低
二级学院从事图书资料管理和档案管理的人员数量很少，特别是从事档案管理的人员多为文秘或教务人员兼任。图书资料和档案管理水平普遍比较低，表现为硬件条件差，普遍缺少相应的管理和利用设施；信息化手段的应用程度低，信息共享难以实现。鉴于以上特点，各高校二级学院理应实行图书、情报、档案一体化管理，整合有限的信息资源和管理人员，发挥整体服务效能。同时，实行图书、情报、档案一体化管理与高校现有的管理体制没有大的冲突，易于为各个方面所接受，在实际操作中障碍较少。
2.数量规模小，信息内容单一
二级学院是各高校的基层单位。由于各高校普遍设有图书馆、档案馆（或综合档案室）开展高校的图书情报和档案工作，面向全校提供图书情报和档案服务，高校二级学院所拥有的图书资料和档案的数量都比较少，内容和载体形式也比较单一。图书资料多为本学院所设置专业的专业书籍和刊物，档案多为本学院在教学管理中形成的教案、毕业论文等。
3.特征更为接近
档案具有信息性和知识性等特征，但其最本质的特性在于其具有原始性，表现在载体上档案往往是孤本，在价值上档案具有历史凭证作用。但对于高校二级学院来说，其保存的档案，如教学管理中形成的教案、毕业论文，其价值更多地体现为情报价值，需要发挥历史凭证作用的档案比较少。因此，二级学院保存的图书和档案，其特征更为接近，均表现为信息性和知识性。
三、高校档案、图书一体化管理的应对措施
1、提升思想认识。
通过研究宣传,使人们充分认识到,实行高校档案、图书一体化管理,是档案、图书管理工作适应时代发展的重要举措,是谋求新形势下图书、档案工作实现可持续发展的必然选择。既是理论研究的重点,更是实践要解决的问题。同时,确立高校档案、图书管理新的价值观,树立文献资源共享,全方位开放的理念,将档案、图书管理工作与知识创新结合起来,使档案、图书工作从思想到行动实现一次大的变革。
2、统一档案、图书管理的业务标准。
要以一体化管理为目标,研制并应用档案、图书通用的信息处理方法、规范和標准,以确保彼此之间信息能互相识别、互相利用。逐步协调和统一档案、图书在文献管理、检索方面不一致的地方,组织人员编制和采用适合各系统使用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法等,达到规范化、标准化,以利于资源共享和现代化手段的实现。
3、改革管理体制。
建立统一的文献信息管理机构,切实解决条块分割、各自为政的问题。赋予新的文献信息管理机构双重职能(业务与行政管理职能),并在这一机构下设置两个中心,即档案信息中心与图书文献中心,求同存异,统一协调管理。合理配置档案、图书文献资源,使其呈现出适应知识、信息社会发展需要的高度的整体性、统一性和协调性。
4、加强信息基础设施建设。
一方面,高校要加大档案、图书信息基础设施建设的投入力度;另一方面,高校文献信息管理机构也要多渠道、多途径等集发展资金。以此获得在设备更新、软件升级方面的资金保障。同时,加强网络和数据库的统一管理和建设,建立共同的计算机网络管理系统,并在此基础上形成一体化的网络平台,以充分利用高校丰富的文献资源。
5、建立利益平衡机制。
实行档案、图书一体化管理,必须从现实出发,坚持平等、互利、互惠的原则。要通过每一项一体化活动,使原来的档案、图书管理机构在融合的过程中彼此平等受益,并承担相应的责任
与义务。在利益分配上,可以投入的多少来换取收益;也可事先签好协议,在协议中明确双方之间的职责、权利及收益。总之,应尽量减少冲突和摩擦,激发双方在一体化过程中的积极性。
6、培养一支适应一体化要求的文献信息管理队伍。
新型的一体化管理,需要精通图书、档案业务工作,熟悉检索技术,并具有计算机技能的通用型管理人才。从未来发展看,以档案、图书为主的文献信息业必然形成“二位一体”的紧密结合机制。面对这一发展趋势,高校文献信息管理机构必须培养一支适应一体化发展需要的管理队伍,使之素质不断加强、业务水平不断提高、知识结构日益完善。
参考文献
[1]钟常青,网络环境下图书情报档案一体化的探索[J],长沙铁道学院学报(社会科学版),2005,(2)。
[2]贺于,高校图书、情报、档案工作一体化障碍初探[J],兰台世界(理论版),2007,(3)。
[3]舒任颖等,图书、情报、档案管理一体化制约因素分析与对策[J],情报资料工作,2006,(4)。
作者简介：吕郑芳（1975—），女， 汉族， 英语硕士。山东德州人，现为山东工商学院图书馆员，主要研究方向为：语用学， 英语教学， 发表论文20余篇。
1．图书、档案、情报同出一源，历史上很难区分开。早在远古时代的档案、图书、情报是很难区分的，三者同出一源、同为一体。古代档案与图书是名副其实的“一体化”，图书馆与档案馆融为一体。
2．图书、档案、情报具有相同特征。
图书、情报、档案均具有信息性、知识性、服务性这三个特征，图书、情报、档案工作均属提供知识信息的服务工作。
3．图书、情报、档案一体化管理的系统论机理。根据贝塔朗菲发现的著名定律:整体系统的属性与功能大于各孤立子系统的总和，即整体性功能的发挥不是简单地1+1=2，而是>2。应用到“一体化”研究中，即图书、档案、情报各自作为一个独立的系统，有着自己的独立功能，但这三个系统功能简单相加的总和，是会小于“一体化”整体功能的，只有图书、档案、情报融为一体后，他们才能产生横向联系与协作，促进图书、档案、情报资源共享，才能产生1+1>2的系统效能。
4．信息技术的发展和信息工作人员综合素质的提高为一体化管理提供了现实可能。
计算机设备和技术的推广为信息综合管理提供了初步的物质基础，图书馆学、情报学、档案学的综合教育，使信息工作人员的业务素质、知识结构和工作能力有了很大提高，为实现
图书、情报、档案一体化奠定了初步的人才和智力基础。
二、高校二级学院图书、情报、档案管理的特点分析
1.工作人员少，管理水平低
二级学院从事图书资料管理和档案管理的人员数量很少，特别是从事档案管理的人员多为文秘或教务人员兼任。图书资料和档案管理水平普遍比较低，表现为硬件条件差，普遍缺少相应的管理和利用设施；信息化手段的应用程度低，信息共享难以实现。鉴于以上特点，各高校二级学院理应实行图书、情报、档案一体化管理，整合有限的信息资源和管理人员，发挥整体服务效能。同时，实行图书、情报、档案一体化管理与高校现有的管理体制没有大的冲突，易于为各个方面所接受，在实际操作中障碍较少。
2.数量规模小，信息内容单一
二级学院是各高校的基层单位。由于各高校普遍设有图书馆、档案馆（或综合档案室）开展高校的图书情报和档案工作，面向全校提供图书情报和档案服务，高校二级学院所拥有的图书资料和档案的数量都比较少，内容和载体形式也比较单一。图书资料多为本学院所设置专业的专业书籍和刊物，档案多为本学院在教学管理中形成的教案、毕业论文等。
3.特征更为接近
档案具有信息性和知识性等特征，但其最本质的特性在于其具有原始性，表现在载体上档案往往是孤本，在价值上档案具有历史凭证作用。但对于高校二级学院来说，其保存的档案，如教学管理中形成的教案、毕业论文，其价值更多地体现为情报价值，需要发挥历史凭证作用的档案比较少。因此，二级学院保存的图书和档案，其特征更为接近，均表现为信息性和知识性。
三、高校档案、图书一体化管理的应对措施
1、提升思想认识。
通过研究宣传,使人们充分认识到,实行高校档案、图书一体化管理,是档案、图书管理工作适应时代发展的重要举措,是谋求新形势下图书、档案工作实现可持续发展的必然选择。既是理论研究的重点,更是实践要解决的问题。同时,确立高校档案、图书管理新的价值观,树立文献资源共享,全方位开放的理念,将档案、图书管理工作与知识创新结合起来,使档案、图书工作从思想到行动实现一次大的变革。
2、统一档案、图书管理的业务标准。
要以一体化管理为目标,研制并应用档案、图书通用的信息处理方法、规范和標准,以确保彼此之间信息能互相识别、互相利用。逐步协调和统一档案、图书在文献管理、检索方面不一致的地方,组织人员编制和采用适合各系统使用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法等,达到规范化、标准化,以利于资源共享和现代化手段的实现。
3、改革管理体制。
建立统一的文献信息管理机构,切实解决条块分割、各自为政的问题。赋予新的文献信息管理机构双重职能(业务与行政管理职能),并在这一机构下设置两个中心,即档案信息中心与图书文献中心,求同存异,统一协调管理。合理配置档案、图书文献资源,使其呈现出适应知识、信息社会发展需要的高度的整体性、统一性和协调性。
4、加强信息基础设施建设。
一方面,高校要加大档案、图书信息基础设施建设的投入力度;另一方面,高校文献信息管理机构也要多渠道、多途径等集发展资金。以此获得在设备更新、软件升级方面的资金保障。同时,加强网络和数据库的统一管理和建设,建立共同的计算机网络管理系统,并在此基础上形成一体化的网络平台,以充分利用高校丰富的文献资源。
5、建立利益平衡机制。
实行档案、图书一体化管理,必须从现实出发,坚持平等、互利、互惠的原则。要通过每一项一体化活动,使原来的档案、图书管理机构在融合的过程中彼此平等受益,并承担相应的责任
与义务。在利益分配上,可以投入的多少来换取收益;也可事先签好协议,在协议中明确双方之间的职责、权利及收益。总之,应尽量减少冲突和摩擦,激发双方在一体化过程中的积极性。
6、培养一支适应一体化要求的文献信息管理队伍。
新型的一体化管理,需要精通图书、档案业务工作,熟悉检索技术,并具有计算机技能的通用型管理人才。从未来发展看,以档案、图书为主的文献信息业必然形成“二位一体”的紧密结合机制。面对这一发展趋势,高校文献信息管理机构必须培养一支适应一体化发展需要的管理队伍,使之素质不断加强、业务水平不断提高、知识结构日益完善。
参考文献
[1]钟常青,网络环境下图书情报档案一体化的探索[J],长沙铁道学院学报(社会科学版),2005,(2)。
[2]贺于,高校图书、情报、档案工作一体化障碍初探[J],兰台世界(理论版),2007,(3)。
[3]舒任颖等,图书、情报、档案管理一体化制约因素分析与对策[J],情报资料工作,2006,(4)。
作者简介：吕郑芳（1975—），女， 汉族， 英语硕士。山东德州人，现为山东工商学院图书馆员，主要研究方向为：语用学， 英语教学， 发表论文20余篇。