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摘要：互联网技术发展日新月异，事业单位人事档案管理如何紧扣时代脉搏，向信息化、便捷化、科学化发展，是加强事业单位管理面临的重要课题。传统人事档案管理中存在的工作效率低下，精细化程度不足，信息收集不全面等诸多问题。本文从提升人事档案管理信息化重视程度，加大投资力度，培养高素质人才队伍，全面提升安全管理水平方面进行初步探讨，希望对构建人事档案信息化管理体系有所帮助。
关键词：意义;现状;建议
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1003-2177（2021）04-0123-02
21世纪，互联网飞速发展，各行各业均受到巨大影响，人事档案管理工作在此背景下，如继续固守原来的管理模式，将阻碍前进的脚步，不能充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要作用。人事档案是记载个人成长轨迹的重要载体，是单位选人用人的重要依据。传统纸质档案管理模式下，尚有档案利用效率低，真实性存疑，面临安全隐患等诸多问题。为使人事档案管理充分发挥其应有作用，需要进一步解放思维，顺应时代发展，完善管理工作，继而推动人事档案管理工作迈上科学发展快车道。
1 人事档案管理信息化具有重要意义
（1）提高档案利用效率。在纸质档案管理利用中，存在诸多问题需提升解决。如在实务工作中，存在按分类困难，查询耗时，数据统计分析难度大，不易保存等等不足。以现代化技术为依托，将人事档案扫描后，以数字化信息进行存储，建立统一的人才信息库，将记录、转移、保存、利用，实现由静态到动态的升级转换，同时，依托大数据及互联网分析功能，可数倍节省人力成本，降低工作难度，提升工作效率[1]。
（2）提升档案管理精准度。在传统人事档案管理中，人事档案常常都是通过手动人工方式进行管理，存在人为造成档案存放错误、人员信息不实等问题，造成管理上的漏洞。信息化管理模式下，人为造所的误差将大幅减少，规范化水平能进一步提升。
（3）提升档案信息安全程度。在纸质档案存放中，对库房的要求较高，如防火、防潮、防蛀、防光都有特殊要求，如果存放环境难以保障，就会增加档案管理风险系数;纸质档案保管也存在损毁、丢失等天然风险。利用电子信息管理网络平台，可以实现电子介质存储，回避了纸质档案存储中面临的天然风险。同时，通过现代信息技术，可采取授权访问、加密处理的方式，降低人为对档案材料修改、损坏、信息泄露等风险，对提升档案的安全性与保密性具有重要意义[2]。
2 人事档案管理信息化建设中的不足
（1）人事档案信息化管理意识有待提高。人事档案信息化管理工作发展程度，与对此项工作重视程度密切相关。目前，在我国事业单位人事档案管理工作当中，传统僵化思维始终存在，管理观念滞后社会发展，认为档案管理工作，只要将材料收集完全，进行分类、编号、制作目录、装订完成，能够满足日常查询使用，不发生毁损灭失情况，即达到了管理目的。对人事档案在人力资源管理中的重要性缺乏认识，人事档案信息化发展动力不足。
（2）管理人员专业素质尚需提升。人事档案管理由纸质到电子信息化管理的转变，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，如应具备计算机信息技术的应用能力，要对档案管理工作有深入研究的学术水平，有较强安全保密意识。但当前大部分事业单位，对岗位和人员安排缺乏系统分析。人事档案管理工作职能多由单位综合管理或人事部门负责，工作人员居于业务后台，岗位重视程度不足。此岗位人员对本职工作缺乏认同感，无积极性，进取心不强，对新技术缺乏学习热度，专业化培训少，综合管理水平不高。专业化人才的缺失，挚肘事业单位实现人事档案管理信息化发展。
（3）人事档案管理信息化设备和技术落伍。全国现有约111万个事业单位，事业单位编制内人员约3000多万人，离退休人员约900万人。人员之多，管理工作量之大，工作繁重程度可见一斑。但各单位普遍存在抓业务工作力度大，投入多，而对归属后勤部门的人事档案管理工作投入资金不足，管理力度不强的倾向。因缺乏有效资金供给，硬件设施配置不够齐全，普遍老化、系统软件功能不完善等，都对人事档案的信息化管理工作造成不利影响。
（4）人事档案信息化管理制度不完善。当前事业单位在日常管理中，均建有人事档案管理制度，但在落实层面还有待加强[3]。
（5）信息化管理存在安全漏洞。一是工作人员在工作过程由于粗心大意等原因出现失误，也可能因为硬件磨损会导致信息受损。二是互联网在发展，网上各种电脑病毒、黑客攻击的风险也在增加，如防范不及时，极可能造成档案管理系统崩溃，信息资料无法挽回等危险。三是电子化信息存储和利用，多通过电子传输，存在被复制、传播的可能性，有可能造成信息泄露等问题[4]。
3 人事档案管理信息化建设措施
（1）提高人事档案管理重视程度。一是领导层面，要转变观念，摒弃固有传统思维，在互联网充分发展的背景下，紧随时代步伐，提高人事档案信息化管理的重视程度，为单位人事档案信息化管理創造条件。二是档案管理人员要提高岗位认同感，充分认识此岗位对于人力资源管理的重要性，树立责任意识、提升管理水平。三是管理部门加强考核。单位应根据岗位特点形成包括思想政治水平、职业道德准则、岗位工作能力，工作业绩在内的科学考核标准，建立奖励与惩罚机制，根据考核结果兑现奖惩，督促并激励职工做好档案管理工作。
（2）加大档案管理投入。一是加大资金投入。根据事业单位人事档案信息化发展要求，对档案管理物质载体、设备进行投入，对软件进行更新，从而为管理工作提供坚实的物质基础。二是建设信息化数据库。根据人事档案管理需求，开发统一的人事档案管理数据平台，完善各模块设计，完善功能设置，实现档案利用和资源共享，提升数据分析的有效性，为人力资源优化管理提供数据支持[5]。
（3）培育高素质档案管理团队。一是配置专业化人员队伍。设置此岗位人员需求条件，通过社会招考或引进人才的方式，笔试和面试相结合，从社会选拔具备较高的政治素养、高度的责任意识和过硬的专业技能的档案管理员，充实到人事档案管理队伍中来，为管理提供专业人员保障。二是加大培训力度。对岗位人员进行系统培训，拓展培训内容的深度和广度，通过培训，强化档案管理人员专业素养，提高信息操作能力，建立部门间交流，互相学习借鉴提高。三是调动管理人员积极性。构建激励机制，留有上升空间，调动从业人员的积极性，发挥主观能动性做好本职工作[6]。
关键词：意义;现状;建议
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1003-2177（2021）04-0123-02
21世纪，互联网飞速发展，各行各业均受到巨大影响，人事档案管理工作在此背景下，如继续固守原来的管理模式，将阻碍前进的脚步，不能充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要作用。人事档案是记载个人成长轨迹的重要载体，是单位选人用人的重要依据。传统纸质档案管理模式下，尚有档案利用效率低，真实性存疑，面临安全隐患等诸多问题。为使人事档案管理充分发挥其应有作用，需要进一步解放思维，顺应时代发展，完善管理工作，继而推动人事档案管理工作迈上科学发展快车道。
1 人事档案管理信息化具有重要意义
（1）提高档案利用效率。在纸质档案管理利用中，存在诸多问题需提升解决。如在实务工作中，存在按分类困难，查询耗时，数据统计分析难度大，不易保存等等不足。以现代化技术为依托，将人事档案扫描后，以数字化信息进行存储，建立统一的人才信息库，将记录、转移、保存、利用，实现由静态到动态的升级转换，同时，依托大数据及互联网分析功能，可数倍节省人力成本，降低工作难度，提升工作效率[1]。
（2）提升档案管理精准度。在传统人事档案管理中，人事档案常常都是通过手动人工方式进行管理，存在人为造成档案存放错误、人员信息不实等问题，造成管理上的漏洞。信息化管理模式下，人为造所的误差将大幅减少，规范化水平能进一步提升。
（3）提升档案信息安全程度。在纸质档案存放中，对库房的要求较高，如防火、防潮、防蛀、防光都有特殊要求，如果存放环境难以保障，就会增加档案管理风险系数;纸质档案保管也存在损毁、丢失等天然风险。利用电子信息管理网络平台，可以实现电子介质存储，回避了纸质档案存储中面临的天然风险。同时，通过现代信息技术，可采取授权访问、加密处理的方式，降低人为对档案材料修改、损坏、信息泄露等风险，对提升档案的安全性与保密性具有重要意义[2]。
2 人事档案管理信息化建设中的不足
（1）人事档案信息化管理意识有待提高。人事档案信息化管理工作发展程度，与对此项工作重视程度密切相关。目前，在我国事业单位人事档案管理工作当中，传统僵化思维始终存在，管理观念滞后社会发展，认为档案管理工作，只要将材料收集完全，进行分类、编号、制作目录、装订完成，能够满足日常查询使用，不发生毁损灭失情况，即达到了管理目的。对人事档案在人力资源管理中的重要性缺乏认识，人事档案信息化发展动力不足。
（2）管理人员专业素质尚需提升。人事档案管理由纸质到电子信息化管理的转变，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，如应具备计算机信息技术的应用能力，要对档案管理工作有深入研究的学术水平，有较强安全保密意识。但当前大部分事业单位，对岗位和人员安排缺乏系统分析。人事档案管理工作职能多由单位综合管理或人事部门负责，工作人员居于业务后台，岗位重视程度不足。此岗位人员对本职工作缺乏认同感，无积极性，进取心不强，对新技术缺乏学习热度，专业化培训少，综合管理水平不高。专业化人才的缺失，挚肘事业单位实现人事档案管理信息化发展。
（3）人事档案管理信息化设备和技术落伍。全国现有约111万个事业单位，事业单位编制内人员约3000多万人，离退休人员约900万人。人员之多，管理工作量之大，工作繁重程度可见一斑。但各单位普遍存在抓业务工作力度大，投入多，而对归属后勤部门的人事档案管理工作投入资金不足，管理力度不强的倾向。因缺乏有效资金供给，硬件设施配置不够齐全，普遍老化、系统软件功能不完善等，都对人事档案的信息化管理工作造成不利影响。
（4）人事档案信息化管理制度不完善。当前事业单位在日常管理中，均建有人事档案管理制度，但在落实层面还有待加强[3]。
（5）信息化管理存在安全漏洞。一是工作人员在工作过程由于粗心大意等原因出现失误，也可能因为硬件磨损会导致信息受损。二是互联网在发展，网上各种电脑病毒、黑客攻击的风险也在增加，如防范不及时，极可能造成档案管理系统崩溃，信息资料无法挽回等危险。三是电子化信息存储和利用，多通过电子传输，存在被复制、传播的可能性，有可能造成信息泄露等问题[4]。
3 人事档案管理信息化建设措施
（1）提高人事档案管理重视程度。一是领导层面，要转变观念，摒弃固有传统思维，在互联网充分发展的背景下，紧随时代步伐，提高人事档案信息化管理的重视程度，为单位人事档案信息化管理創造条件。二是档案管理人员要提高岗位认同感，充分认识此岗位对于人力资源管理的重要性，树立责任意识、提升管理水平。三是管理部门加强考核。单位应根据岗位特点形成包括思想政治水平、职业道德准则、岗位工作能力，工作业绩在内的科学考核标准，建立奖励与惩罚机制，根据考核结果兑现奖惩，督促并激励职工做好档案管理工作。
（2）加大档案管理投入。一是加大资金投入。根据事业单位人事档案信息化发展要求，对档案管理物质载体、设备进行投入，对软件进行更新，从而为管理工作提供坚实的物质基础。二是建设信息化数据库。根据人事档案管理需求，开发统一的人事档案管理数据平台，完善各模块设计，完善功能设置，实现档案利用和资源共享，提升数据分析的有效性，为人力资源优化管理提供数据支持[5]。
（3）培育高素质档案管理团队。一是配置专业化人员队伍。设置此岗位人员需求条件，通过社会招考或引进人才的方式，笔试和面试相结合，从社会选拔具备较高的政治素养、高度的责任意识和过硬的专业技能的档案管理员，充实到人事档案管理队伍中来，为管理提供专业人员保障。二是加大培训力度。对岗位人员进行系统培训，拓展培训内容的深度和广度，通过培训，强化档案管理人员专业素养，提高信息操作能力，建立部门间交流，互相学习借鉴提高。三是调动管理人员积极性。构建激励机制，留有上升空间，调动从业人员的积极性，发挥主观能动性做好本职工作[6]。