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【摘 要】 本文分析了例外管理在管理中的应用,同时将例外管理的方法和思想应用到采购风险管理,提出采购例外管理的系统框架,并探讨了采购管理风险管理的具体的一些应用策略。
【关键词】例外管理;采购管理;风险管理
中图分类号:F253.2文献标识码:A 文章编号:1009-8283(2010)09-0120-02
随着全球一体化进程的逐步加快,采购作为企业的重要组成部分,在企业中的地位越来越重要,然而在采购过程中经常由于一些例外事件而引起许多采购管理风险,例外管理是一种专门对企业的一些突发事件和例外事件进行管理的方法和思想。企业采购管理人员重点对那些有可能存在风险的状况进行例外管理,而对那些已经形成规范程序的采购行为,则进行例行管理。
1 例外管理的内涵
例外管理最初由泰勒 (FoWoTaylor)提出,指最高管理层将日常发生的例行工作,拟就处理意见,使之规范化(标准化、程序化),然后授权给下级管理人员处理,而自己主要去处理那些没有或者不能规范化的例外工作,并且保留监督下级人员工作的权力的一种管理制度或原则。
例外管理由管理学引入领导学,也就是指领导人应将主要精力和时间用来处理首次出现的、模糊随机、十分重要需要立即处理的非程序化问题。因为程序化决策在一定条件下可能转化为非程序化决策,职业经理就需要善于分辨事件是否常例,或是否在意料的度之内,在此基础上采取相应措施进行决策。
2 采购风险
采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况,包括人为风险、经济风险和自然风险。具体来说,如采购预测不准导致物料难以满足生产要求、供应商群体产能下降导致供应不及时、供应商之间存在不诚实甚至违法行为,这些情况都会影响采购预期目标的实现。企业的物资采购包括了采购计划制订、采购审批等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在各种不同的风险,如果对这些风险认识不足、控制不力,企业采购过程也就最容易滋生“暗箱操作”、收受回扣等现象,容易出现积压浪费。提高对企业物资采购风险的认识,加强对风险的控制与管理,可以为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。
3 采购风险例外管理模式
企业要降低质量、交期、价格、财务等方面的采购风险,最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。同时企业内部和采购相关的各个部门的协同合作也是非常重要的,这些部门都是采购的主体,这些部门主要包括财务部、需要采购的个业务部门等。另外就是采购的各个程序也是采购需要特别注意的地方。
本文根据采购风险管理所具有的特点,结合例外管理理论,提出了一个简单的采购风险例外管理模式,如图1 所示:
在这个模式中,共有九个步骤,说明如下:
步骤1:划分例外状况类别
何谓例外状况,是指往往毫无预警式的对所需要采购物品的数量、规格的状况或所拥有的上下游信息产生冲击,例外管理的第一步,便是企业和采购相关的各个部门协同合作伙伴对整个采购代表性的问题做个厘清,那些问题在采购过程中已经有了一套规范的标准,同时将那些在采购过程中存在的例外状况归纳并分类。
步骤2:协同定义问题层次与例外状况标准
对问题层次加以定义,通常由企业原料需求量、企业发展状况或消费者需求的变化、产品价格的变化来决定,分类的层级是依据每个问题点所属的范畴,以建构一套评分机制;同时也必须订定例外状况的标准,如以库存率90﹪为标准。
步骤3:取得定义的例外状况标准
在此步骤就是判定协同合作伙伴于协同合作的事件是否为例外状况前,必须先取得于步骤2 和协同合作伙伴所定义的例外状况的标准,以进行下一步骤例外状况的判断。
步骤4:例外/异常状况标准之比较
将欲判断的例外状况与限制的标准值作一比较对照(如某产品的库存率为85﹪,而标准值为90﹪),超过标准值就判定为例外事件,反之则否。对于每个不同企业来说,例外/异常状况的标准是不同的,应该根据本企业的实际情况来设置标准值。
步骤5:判定为例外状况
一旦判定为例外状况后,在此步骤就会产生一份例外状况的清单。从而为下一步的例外管理提供依据,从而能够更好地防范采购风险的发生。
步骤6:取得例外状况和决策支持数据
此步骤系统就会根据所取得的例外状况清单,去搜寻合作伙伴(采购供应商)有关于例外状况的决策资料,以提供给例外状况相关的协同合作伙伴。从而为企业更好地防范采购风险依据。
步骤7:传达例外状况信息
在取得例外状况的决策支持数据后,此步骤会先区分企业采购的供应商合作伙伴以及企业内部和采购有关的部门,以分辨出哪些供应商和部门是跟例外状况有关的,再进行例外状况信息的传达,故在此步骤的主要目的是将信息传达给真正的需要者。
步骤8:协同解决例外状况
此时各个与例外状况有关的供应商和企业内部和采购相关的部门接到例外状况发生信息与相关决策支持数据后,就会启动协商机制,以重新研究例外状况,并透过电子媒介之类的方式进行沟通,如传送信息、打电话或是面对面的开会沟通等,以协同解决采购过程中的例外事件。最后,将解决后的事件再回传给步骤4,以确定例外状况获得解决。
步骤9:监控与分析探讨例外状况
在例外状况获得解决后,例外管理还必须能监控采购过程中例外状况解决之后的成效与分析相关影响;如有多少常态与反常态的事件曾发生?什么种类的例外状况出现频率最高?及时系统是否可以有效的传达到各个合适的供应商以及采购相关部门以做出预防动作?从而形成一个循环的过程,保证了采购前、采购中和采购后每一道程序都能正常运行。
4 研究结论与建议
为了解决采购上因信息交流的匮乏以及程序的混乱而产生的各种采购风险,本研究提出了一个简单的采购例外管理模式,希望能透过此模式的九个步骤,透过一开始协同供应商和企业采购各相关部门对例外状况的分类、定义,并根据共同定义的例外状况标准来判定是否为例外事件,最后启动协商机制来协同解决例外事件,并监控例外事件解决后的成效与分析相关影响。从而提高了企业在采购过程中的效率,并且有效地规避了采购风险。
参考文献:
[1] Stadtler, H.&C. Kilger, eds. Supply Chain Management and Advanced Planning,NY, Supring-Verlag(2000).
[2] 古海林.采购风险成因及其防范,中国物流与采购,2002(22):40-41
[3] 张凯峰.韩永生,潘旭伟, 供应链例外事件管理系统, 2004(10):1403-1406
[4] 刘军凯.例外管理, 中国电力企业管理.农电版,2008(10):20
【关键词】例外管理;采购管理;风险管理
中图分类号:F253.2文献标识码:A 文章编号:1009-8283(2010)09-0120-02
随着全球一体化进程的逐步加快,采购作为企业的重要组成部分,在企业中的地位越来越重要,然而在采购过程中经常由于一些例外事件而引起许多采购管理风险,例外管理是一种专门对企业的一些突发事件和例外事件进行管理的方法和思想。企业采购管理人员重点对那些有可能存在风险的状况进行例外管理,而对那些已经形成规范程序的采购行为,则进行例行管理。
1 例外管理的内涵
例外管理最初由泰勒 (FoWoTaylor)提出,指最高管理层将日常发生的例行工作,拟就处理意见,使之规范化(标准化、程序化),然后授权给下级管理人员处理,而自己主要去处理那些没有或者不能规范化的例外工作,并且保留监督下级人员工作的权力的一种管理制度或原则。
例外管理由管理学引入领导学,也就是指领导人应将主要精力和时间用来处理首次出现的、模糊随机、十分重要需要立即处理的非程序化问题。因为程序化决策在一定条件下可能转化为非程序化决策,职业经理就需要善于分辨事件是否常例,或是否在意料的度之内,在此基础上采取相应措施进行决策。
2 采购风险
采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况,包括人为风险、经济风险和自然风险。具体来说,如采购预测不准导致物料难以满足生产要求、供应商群体产能下降导致供应不及时、供应商之间存在不诚实甚至违法行为,这些情况都会影响采购预期目标的实现。企业的物资采购包括了采购计划制订、采购审批等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在各种不同的风险,如果对这些风险认识不足、控制不力,企业采购过程也就最容易滋生“暗箱操作”、收受回扣等现象,容易出现积压浪费。提高对企业物资采购风险的认识,加强对风险的控制与管理,可以为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。
3 采购风险例外管理模式
企业要降低质量、交期、价格、财务等方面的采购风险,最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。同时企业内部和采购相关的各个部门的协同合作也是非常重要的,这些部门都是采购的主体,这些部门主要包括财务部、需要采购的个业务部门等。另外就是采购的各个程序也是采购需要特别注意的地方。
本文根据采购风险管理所具有的特点,结合例外管理理论,提出了一个简单的采购风险例外管理模式,如图1 所示:
在这个模式中,共有九个步骤,说明如下:
步骤1:划分例外状况类别
何谓例外状况,是指往往毫无预警式的对所需要采购物品的数量、规格的状况或所拥有的上下游信息产生冲击,例外管理的第一步,便是企业和采购相关的各个部门协同合作伙伴对整个采购代表性的问题做个厘清,那些问题在采购过程中已经有了一套规范的标准,同时将那些在采购过程中存在的例外状况归纳并分类。
步骤2:协同定义问题层次与例外状况标准
对问题层次加以定义,通常由企业原料需求量、企业发展状况或消费者需求的变化、产品价格的变化来决定,分类的层级是依据每个问题点所属的范畴,以建构一套评分机制;同时也必须订定例外状况的标准,如以库存率90﹪为标准。
步骤3:取得定义的例外状况标准
在此步骤就是判定协同合作伙伴于协同合作的事件是否为例外状况前,必须先取得于步骤2 和协同合作伙伴所定义的例外状况的标准,以进行下一步骤例外状况的判断。
步骤4:例外/异常状况标准之比较
将欲判断的例外状况与限制的标准值作一比较对照(如某产品的库存率为85﹪,而标准值为90﹪),超过标准值就判定为例外事件,反之则否。对于每个不同企业来说,例外/异常状况的标准是不同的,应该根据本企业的实际情况来设置标准值。
步骤5:判定为例外状况
一旦判定为例外状况后,在此步骤就会产生一份例外状况的清单。从而为下一步的例外管理提供依据,从而能够更好地防范采购风险的发生。
步骤6:取得例外状况和决策支持数据
此步骤系统就会根据所取得的例外状况清单,去搜寻合作伙伴(采购供应商)有关于例外状况的决策资料,以提供给例外状况相关的协同合作伙伴。从而为企业更好地防范采购风险依据。
步骤7:传达例外状况信息
在取得例外状况的决策支持数据后,此步骤会先区分企业采购的供应商合作伙伴以及企业内部和采购有关的部门,以分辨出哪些供应商和部门是跟例外状况有关的,再进行例外状况信息的传达,故在此步骤的主要目的是将信息传达给真正的需要者。
步骤8:协同解决例外状况
此时各个与例外状况有关的供应商和企业内部和采购相关的部门接到例外状况发生信息与相关决策支持数据后,就会启动协商机制,以重新研究例外状况,并透过电子媒介之类的方式进行沟通,如传送信息、打电话或是面对面的开会沟通等,以协同解决采购过程中的例外事件。最后,将解决后的事件再回传给步骤4,以确定例外状况获得解决。
步骤9:监控与分析探讨例外状况
在例外状况获得解决后,例外管理还必须能监控采购过程中例外状况解决之后的成效与分析相关影响;如有多少常态与反常态的事件曾发生?什么种类的例外状况出现频率最高?及时系统是否可以有效的传达到各个合适的供应商以及采购相关部门以做出预防动作?从而形成一个循环的过程,保证了采购前、采购中和采购后每一道程序都能正常运行。
4 研究结论与建议
为了解决采购上因信息交流的匮乏以及程序的混乱而产生的各种采购风险,本研究提出了一个简单的采购例外管理模式,希望能透过此模式的九个步骤,透过一开始协同供应商和企业采购各相关部门对例外状况的分类、定义,并根据共同定义的例外状况标准来判定是否为例外事件,最后启动协商机制来协同解决例外事件,并监控例外事件解决后的成效与分析相关影响。从而提高了企业在采购过程中的效率,并且有效地规避了采购风险。
参考文献:
[1] Stadtler, H.&C. Kilger, eds. Supply Chain Management and Advanced Planning,NY, Supring-Verlag(2000).
[2] 古海林.采购风险成因及其防范,中国物流与采购,2002(22):40-41
[3] 张凯峰.韩永生,潘旭伟, 供应链例外事件管理系统, 2004(10):1403-1406
[4] 刘军凯.例外管理, 中国电力企业管理.农电版,2008(10):20