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摘要：文章介绍了元数据定义以及基于元数据在电子档案管理中起到的重要作用。
关键词：元数据；电子档案；管理
目前各种业务信息管理系统已经在运行应用，各种类型的电子文件产生于这些信息管理系统中，还有一些新的信息管理系统在建设，一些信息管理系统在升级改造，应当把基于元数据的电子文件管理的方式逐步应用到各个信息管理系统中，元数据集是电子文件管理的基础，人们通过电子文件的元数据记录电子文件整个生命周期的全部信息，依据元数据对电子文件进行有效的控制，保护电子文件真实，完整，有效，元数据是解决电子文件管理的重要工具。
一、电子文件元数据定义
元数据基本定义：关于数据的数据（data about data）。
在信息管理领域，元数据被定义为：提供关于信息资源或数据的一种结构化的数据，是对信息资源的结构化的描述。在电子文件归档管理中它是描述电子文件数据属性的数据：包括文件的格式、硬件和软件环境、文件处理软件、编排结构、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件元数据标准定义元数据是电子文件内容、背景、和结构信息及整个管理流程的数据。其作用是描述信息资源或数据本身的特征和属性，规定数字化信息的组织，具有定位、发现、证明、评估、选择等功能。
二、元数据在电子文件管理中的作用
元数据作为数据管理的工具广泛应用于数据库、图书馆、情报、文档管理等多个领域，不同领域应用的元数据有其各不同，在电子文件管理中，元数据起到下面几方面作用：
（一）电子文件元数据对电子文件内容、背景和结构信息进行了全面的描述，这是电子文件元数据的基本作用
（二）用于电子文件完整性保障
表现在两方面：单体电子文件，电子文件内容信息和元数据信息构成完整的电子文件信息集合，检测元数据项目是否齐全可以确定电子文件是否完整；集合体电子文件，元数据中记录了电子文件多个单体电子文件有机联系的数据，依据这些数据可以收集关联的电子文件，检测是否完整。
（三）用于电子文件真实性保障
电子文件元数据完整地记录了电子文件生成的全过程，如，记录电子文件加密，移交，接收，检测，解密管理过程的元数据，可以确认电子文件在移交过程的真实性；记录电子文件最终存储的相关数据，若归档时检测到电子文件最终存储的相关数据与接收的电子文件的相关数据不一致，则可判定电子文件在最终存储后到移关前可能被修改过。元数据为维护电子文件真实性提供有利的凭证。
（四）用于电子文件有效性保障
电子文件元数据记录了电子文件还原显现的技术环境数据，保证电子文件有效可读性。档案部门长期保存电子文件的兼容问题，是电子文件保管的难题之一，当电子文件还原技术环境升级更新后，需要及时把电子文件迁移到新的还原技术环境下，元数据忠实地记录电子文件迁移到新技术环境的数据，以保证电子文件长期有效可读。
（五）用于电子文件归档与数据共享
元数据与电子文件构成一个完整的电子文件集合，当档案部门接收电子文件首先需要检测元数据是否齐全，并按照元数据处置归档的电子文件。如，根據电子文件的相关开放利用的元数据值，确定电子文件是否开放提供利用，利用的范围等；电子文件相关保管期限的元数据值，是保管部门处置电子文件存储时限的依据。
（六）用于电子文件检索利用
电子文件元数据记录了电子文件内容信息特征，能够支持电子文件内容信息特征，能够支持电子文件信息组织和查询。如，题名、主题词、责任者、时间、类别等元数据信息可以方便地进行检索，也可以依据元数据组织各类专题电子文件集，便于利用者利用，还可以反映出电子文件生成的源由、利用效果等，提高电子文件的检索利用效率。元数据是经过提炼和加工的二次数据，信息精简，冗余度低，用户通过元数据即可了解文件的内容、创建原因、文件运行过程以及利用条件等等。同时，元数据也是档次准的结构化数据，有利于分散的电子文件信息资源进行整合统一管理。
电子文件元数据在电子文件各类系统中，用于电子文件生成、移交、保管和利用的各个环节，是在相关数据生成的同时捕获，元数据将电子文件从生成、加工、保存、销毁等环节产生的内容信息、背景信息、结构信息等等动态、实时地反映电子文件的生成环境，揭示文件生成时所处的管理环境等等。电子文件元数据具有反映电子文件原始状态的功能，人们通过电子文件的元数据记录电子文件整个生命周期的全部信息，依据元数据对电子文件进行有效的控制，保护电子文件真实、完整、有效、元数据是解决电子文件管理的重要工具。
参考文献：
[1]王可，武婧.基于元数据的电子文件管理.兰台世界，2006（1）.
[2]何嘉荪.办公自动化系统中的应用.浙江大学学报，2002（7）.
（作者单位：肇庆市鼎湖区建设工程质量监督站）
关键词：元数据；电子档案；管理
目前各种业务信息管理系统已经在运行应用，各种类型的电子文件产生于这些信息管理系统中，还有一些新的信息管理系统在建设，一些信息管理系统在升级改造，应当把基于元数据的电子文件管理的方式逐步应用到各个信息管理系统中，元数据集是电子文件管理的基础，人们通过电子文件的元数据记录电子文件整个生命周期的全部信息，依据元数据对电子文件进行有效的控制，保护电子文件真实，完整，有效，元数据是解决电子文件管理的重要工具。
一、电子文件元数据定义
元数据基本定义：关于数据的数据（data about data）。
在信息管理领域，元数据被定义为：提供关于信息资源或数据的一种结构化的数据，是对信息资源的结构化的描述。在电子文件归档管理中它是描述电子文件数据属性的数据：包括文件的格式、硬件和软件环境、文件处理软件、编排结构、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件元数据标准定义元数据是电子文件内容、背景、和结构信息及整个管理流程的数据。其作用是描述信息资源或数据本身的特征和属性，规定数字化信息的组织，具有定位、发现、证明、评估、选择等功能。
二、元数据在电子文件管理中的作用
元数据作为数据管理的工具广泛应用于数据库、图书馆、情报、文档管理等多个领域，不同领域应用的元数据有其各不同，在电子文件管理中，元数据起到下面几方面作用：
（一）电子文件元数据对电子文件内容、背景和结构信息进行了全面的描述，这是电子文件元数据的基本作用
（二）用于电子文件完整性保障
表现在两方面：单体电子文件，电子文件内容信息和元数据信息构成完整的电子文件信息集合，检测元数据项目是否齐全可以确定电子文件是否完整；集合体电子文件，元数据中记录了电子文件多个单体电子文件有机联系的数据，依据这些数据可以收集关联的电子文件，检测是否完整。
（三）用于电子文件真实性保障
电子文件元数据完整地记录了电子文件生成的全过程，如，记录电子文件加密，移交，接收，检测，解密管理过程的元数据，可以确认电子文件在移交过程的真实性；记录电子文件最终存储的相关数据，若归档时检测到电子文件最终存储的相关数据与接收的电子文件的相关数据不一致，则可判定电子文件在最终存储后到移关前可能被修改过。元数据为维护电子文件真实性提供有利的凭证。
（四）用于电子文件有效性保障
电子文件元数据记录了电子文件还原显现的技术环境数据，保证电子文件有效可读性。档案部门长期保存电子文件的兼容问题，是电子文件保管的难题之一，当电子文件还原技术环境升级更新后，需要及时把电子文件迁移到新的还原技术环境下，元数据忠实地记录电子文件迁移到新技术环境的数据，以保证电子文件长期有效可读。
（五）用于电子文件归档与数据共享
元数据与电子文件构成一个完整的电子文件集合，当档案部门接收电子文件首先需要检测元数据是否齐全，并按照元数据处置归档的电子文件。如，根據电子文件的相关开放利用的元数据值，确定电子文件是否开放提供利用，利用的范围等；电子文件相关保管期限的元数据值，是保管部门处置电子文件存储时限的依据。
（六）用于电子文件检索利用
电子文件元数据记录了电子文件内容信息特征，能够支持电子文件内容信息特征，能够支持电子文件信息组织和查询。如，题名、主题词、责任者、时间、类别等元数据信息可以方便地进行检索，也可以依据元数据组织各类专题电子文件集，便于利用者利用，还可以反映出电子文件生成的源由、利用效果等，提高电子文件的检索利用效率。元数据是经过提炼和加工的二次数据，信息精简，冗余度低，用户通过元数据即可了解文件的内容、创建原因、文件运行过程以及利用条件等等。同时，元数据也是档次准的结构化数据，有利于分散的电子文件信息资源进行整合统一管理。
电子文件元数据在电子文件各类系统中，用于电子文件生成、移交、保管和利用的各个环节，是在相关数据生成的同时捕获，元数据将电子文件从生成、加工、保存、销毁等环节产生的内容信息、背景信息、结构信息等等动态、实时地反映电子文件的生成环境，揭示文件生成时所处的管理环境等等。电子文件元数据具有反映电子文件原始状态的功能，人们通过电子文件的元数据记录电子文件整个生命周期的全部信息，依据元数据对电子文件进行有效的控制，保护电子文件真实、完整、有效、元数据是解决电子文件管理的重要工具。
参考文献：
[1]王可，武婧.基于元数据的电子文件管理.兰台世界，2006（1）.
[2]何嘉荪.办公自动化系统中的应用.浙江大学学报，2002（7）.
（作者单位：肇庆市鼎湖区建设工程质量监督站）