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摘要
随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的热点话题。本文首先对文档信息化的意义进行了分析，进而提出了高校基建档案中如何进行信息化管理。
关键词 高校 基建档案 信息化
一、高校基建档案信息化管理的重要意义
基建档案是基本建设历史和现状的真实记录高校基建档案是学校重要的信息资源，它既是学校基本建设工作的信息库，又反映了学校基建管理部门对学校建设环节的协调、控制，也为学校领导对学校发展规划、决策等提供可靠的信息依据。高校基建档案是在建设过程中积累起来的文字与图表材料，它真实地记录了学校内建筑物构造的位置，客观地反映了各类建筑物，各种管线的计划、规划、设计、施工改建等方面的情况。基建档案信息化管理可以提高管理人员的工作效率。传统的基建档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录人就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了基建档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，学校其他部门如果需要某些建筑项目的信息，可以不通过档案管理员，无论在何时都可以进入校园网，根据一定的权限进行查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，基建档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为高校决策机构提供依据。其次，高校基建档案信息化管理还有利于档案管理员业务水平的提高。档案工作的中心任务就是服务，由于高校所服务的对象是素质较高的行政人员、教师和学生，因此，对档案管理人员的素质要求较高，这就要求档案工作人员要不断地学习新知识，掌握新技术，跟上知识经济时代的步伐。档案管理工作的知识性、服务性、管理性、严密性、准确性，要求高校档案工作人员必须提高服务意识、勇于开展创新工作，大力采用高科技化的管理手段，标准化的管理模式，不断提高档案管理水平和科技文化素质。基建档案信息化后，将档案管理员从烦琐的手工劳动中解脱出来，节约大量的手工工作时间，管理员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。
二、进行高校基建档案管理信息化的对策
(一)保障相应的硬件。
保障相应的硬件，如电脑、打印机、传真机、扫描仪、服务器等是进行高校基建档案信息化管理的前提。目前的高校往往是档案部门这些硬件设施虽有，但数量和质量不太符合档案管理的需求，经常发生电脑不够用或是服务器容量太小等情况，影响档案的信息化管理和档案的利用。
(二)配备合适的档案信息管理软件。
配备一个合适的档案信息管理软件不是一件容易的事，因为往往档案工作没有较强的计算机程序开发能力，而计算机专业人士设计的档案信息管理软件又是不适合档案的管理要求。在比较中发现，南京大学档案馆自行开发的档案信息管理软件较适合高校档案的管理要求，因为它是计算机专业人士在档案馆熟悉了档案业务后开发的。
(三)配备计算机专业技术人员。
有了好的硬件和软件，最重要的还是档案的信息化管理对档案工作者也产生了一定的要求。要适应档案事业发展的需要和社会对各种文献信息的需求，档案管理工作者不仅必须学会掌握和应用现代化技术和装备，而且必须具备计算机通讯技术的应用能力。除此之外，各高校的档案馆还应配备一名专业的计算机技术人员。
(四)根据学校情况采取不同方式开发基建档案信息资源。
1、基建档案信息资源的主要类别首先，基建档案中的基建文件材料加工。其次，基建档案中的施工文件材料数量较多，反映着建筑物的质量，对于整个建筑物的存在期，具有重要的凭证、查考价值，但在主管职能部门的业务工作中查用率较低。对这部分基建档案，目前可仍维持传统的档案管理方法，保存原件，必要时提供原件利用。最后，基建档案中的竣工图纸材料，是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用者范围最广的核心部分，应作为基建档案的“重中之重”，优先对其进行数字化。
2、数字化开发。首先，数字化方式的确定。应根据高校基建档案的形成特点和现存状况，确定其数字化方式。其次是有关前期准备工作。第一，对应扫描案卷的卷内文件目录与卷内文件逐一核对。第二，复印扫描案卷的卷内文件目录。第三，将所有基建档案案卷目录及扫描案卷的卷内文件目录输入计算机，建立机读目录数据库，待实现与数字化文本的有效链接后，作为数字化档案的检索工具。第四，建立“基建档案外出扫描借阅档案登记表”。最后，基建档案图纸数字化具体要求。第一，确定扫描图像文件格式。第二，确定图纸扫描层次和顺序。第三，确定图纸扫描方向。第四。扫描工作结束后，应在刻录光盘前对扫描形成的数字化图形文本文件进行检查，保证最终的刻录光盘无病毒、无自生文件等“杂质”。
总之，高校基建档案的信息化管理对高校基建档案的管理具有非常重要的现实作用和意义，因此在以后的工作中我们应该加强信息开发，提高信息化管理水平以保证充分利用基建档案价值。
参考文献：
[1]曲明使.高校基建档案信息的开发[J].北京档案,2003(9).
[2]谭鸿雁。邹德华。张玉杰，充分认识高校基建档案的特点[J].学校档案,2005(1).
[3]钟发军.浅谈高校基建档案的归档与管理[J].广西中医学院学报,2004(7).
[4]文金平.高校基建档案的归档管理及信息开发[J].邵阳学院学报,2007(4).
随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的热点话题。本文首先对文档信息化的意义进行了分析，进而提出了高校基建档案中如何进行信息化管理。
关键词 高校 基建档案 信息化
一、高校基建档案信息化管理的重要意义
基建档案是基本建设历史和现状的真实记录高校基建档案是学校重要的信息资源，它既是学校基本建设工作的信息库，又反映了学校基建管理部门对学校建设环节的协调、控制，也为学校领导对学校发展规划、决策等提供可靠的信息依据。高校基建档案是在建设过程中积累起来的文字与图表材料，它真实地记录了学校内建筑物构造的位置，客观地反映了各类建筑物，各种管线的计划、规划、设计、施工改建等方面的情况。基建档案信息化管理可以提高管理人员的工作效率。传统的基建档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录人就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了基建档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，学校其他部门如果需要某些建筑项目的信息，可以不通过档案管理员，无论在何时都可以进入校园网，根据一定的权限进行查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，基建档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为高校决策机构提供依据。其次，高校基建档案信息化管理还有利于档案管理员业务水平的提高。档案工作的中心任务就是服务，由于高校所服务的对象是素质较高的行政人员、教师和学生，因此，对档案管理人员的素质要求较高，这就要求档案工作人员要不断地学习新知识，掌握新技术，跟上知识经济时代的步伐。档案管理工作的知识性、服务性、管理性、严密性、准确性，要求高校档案工作人员必须提高服务意识、勇于开展创新工作，大力采用高科技化的管理手段，标准化的管理模式，不断提高档案管理水平和科技文化素质。基建档案信息化后，将档案管理员从烦琐的手工劳动中解脱出来，节约大量的手工工作时间，管理员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。
二、进行高校基建档案管理信息化的对策
(一)保障相应的硬件。
保障相应的硬件，如电脑、打印机、传真机、扫描仪、服务器等是进行高校基建档案信息化管理的前提。目前的高校往往是档案部门这些硬件设施虽有，但数量和质量不太符合档案管理的需求，经常发生电脑不够用或是服务器容量太小等情况，影响档案的信息化管理和档案的利用。
(二)配备合适的档案信息管理软件。
配备一个合适的档案信息管理软件不是一件容易的事，因为往往档案工作没有较强的计算机程序开发能力，而计算机专业人士设计的档案信息管理软件又是不适合档案的管理要求。在比较中发现，南京大学档案馆自行开发的档案信息管理软件较适合高校档案的管理要求，因为它是计算机专业人士在档案馆熟悉了档案业务后开发的。
(三)配备计算机专业技术人员。
有了好的硬件和软件，最重要的还是档案的信息化管理对档案工作者也产生了一定的要求。要适应档案事业发展的需要和社会对各种文献信息的需求，档案管理工作者不仅必须学会掌握和应用现代化技术和装备，而且必须具备计算机通讯技术的应用能力。除此之外，各高校的档案馆还应配备一名专业的计算机技术人员。
(四)根据学校情况采取不同方式开发基建档案信息资源。
1、基建档案信息资源的主要类别首先，基建档案中的基建文件材料加工。其次，基建档案中的施工文件材料数量较多，反映着建筑物的质量，对于整个建筑物的存在期，具有重要的凭证、查考价值，但在主管职能部门的业务工作中查用率较低。对这部分基建档案，目前可仍维持传统的档案管理方法，保存原件，必要时提供原件利用。最后，基建档案中的竣工图纸材料，是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用者范围最广的核心部分，应作为基建档案的“重中之重”，优先对其进行数字化。
2、数字化开发。首先，数字化方式的确定。应根据高校基建档案的形成特点和现存状况，确定其数字化方式。其次是有关前期准备工作。第一，对应扫描案卷的卷内文件目录与卷内文件逐一核对。第二，复印扫描案卷的卷内文件目录。第三，将所有基建档案案卷目录及扫描案卷的卷内文件目录输入计算机，建立机读目录数据库，待实现与数字化文本的有效链接后，作为数字化档案的检索工具。第四，建立“基建档案外出扫描借阅档案登记表”。最后，基建档案图纸数字化具体要求。第一，确定扫描图像文件格式。第二，确定图纸扫描层次和顺序。第三，确定图纸扫描方向。第四。扫描工作结束后，应在刻录光盘前对扫描形成的数字化图形文本文件进行检查，保证最终的刻录光盘无病毒、无自生文件等“杂质”。
总之，高校基建档案的信息化管理对高校基建档案的管理具有非常重要的现实作用和意义，因此在以后的工作中我们应该加强信息开发，提高信息化管理水平以保证充分利用基建档案价值。
参考文献：
[1]曲明使.高校基建档案信息的开发[J].北京档案,2003(9).
[2]谭鸿雁。邹德华。张玉杰，充分认识高校基建档案的特点[J].学校档案,2005(1).
[3]钟发军.浅谈高校基建档案的归档与管理[J].广西中医学院学报,2004(7).
[4]文金平.高校基建档案的归档管理及信息开发[J].邵阳学院学报,2007(4).