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摘要：通过对城建档案数字化加工存在问题和实践总结，提出了档案调卷、检查补正、案卷拆分、扫描加工、电子档案质检标识、纸质档案合卷质检、总体验收归档7个工序流程，同时提出了城建档案数字化进程中需要注意的四个方面的问题，对城建档案领域实现数字化改造提供有益借鉴。
关键词：城建档案;数字化加工;电子档案
城建档案是城市规划建设及其管理工作中形成的重要文件，是城市建设和发展的重要依据。传统的城建档案馆以纸质档案为主的管理方式，在档案调卷、提供利用等环节仍需耗费较长时间，逐步表现出与社会发展要求不适应的情况。随着当代计算机信息技术的迅速发展，为城建档案数字化建设发展创造了良好的发展条件和广阔的发展空间。城建档案数字化即指在计算机技术的支撑之下，将城建档案以电子文件的形式录入到计算机之中的整个过程，这不仅是城建管理的需要，也是档案管理发展的趋势。由于城建档案体量庞大，数字化加工参与人员多、耗时长，如何确保数字化加工过程中的安全、高质、高效是摆在城建档案管理人员面前的一项课题。
1.纸质城建档案数字化加工流程
依据城建档案数字化加工程序分析和城建档案管理实践，将数字化加工流程分为档案调卷、检查补正、案卷拆分、扫描加工、电子档案质检标识、纸质档案合卷质检、总体验收归档等7个流程。
1.1 档案调卷
檔案调卷即按照工作计划将需要数字化加工的纸质档案原件从档案库房转移到加工场地的过程。档案调卷的数量按照数字化加工能力和纸质档案管理实际灵活确定，可以按工作日、班次、批次或者建筑工程提取。档案交接应由交接签字。
1.2 检查补正
检查补正主要是在数字化开工前对档案进行规范化核查，防止问题档案进入数字化加工环节，一般包括：是否有缺页、漏页、错编现象，文件对应情况、文件总数、纸张的洁净情况等，并对问题档案进行修正补正。
1.3 案卷拆分
案卷拆分主要是为确保加工质量和效率，在付诸扫描之前，对档案进行整理，并视需要做出标识，一般包括：
（1）拆除装订：拆除装订物时应注意保护档案不受损害，剪开装订线，检查案卷中是否有遗留的金属物，再将案卷内页一页页分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒后续工序人员注意。
（2）页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等），特殊纸张（如：已破碎的文件）将根据实际情况进行必要的处理，如复印、加塑膜等。
案卷拆分时，在不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向城建档案管理人员进行咨询，不得擅自处理。案卷拆分完成后，应按顺序排列档案，各份文件按顺序正面朝上、依次排列，相互不可混排，交付下一工序。
1.4 扫描加工
扫描加工是城建档案数字化加工的核心流程，即通过现代图像扫描技术将纸质档案录入为电子图像文件的过程，一般包括：
（1）扫描加工采用“两录一校”的方式，即一卷档案分别由两个操作人员分别录入，然后由校验人员通过计算机自动比对，对比对出的不一致的内容，从原始档案中保留或改正其录入错误，确保录入数据的正确率。根据纸张情况确定扫描分辨率，图纸卷不小于300dpi，文字卷不小于200dpi，确保扫描的图纸、文字卷清晰。
（2）图像处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。图像处理工作包括如下几方面：
a.纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准，一般而言，倾斜度应≤15°。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
b.去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
c.裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
（3）初步检验。检查扫描件与实体档案是否一一对应。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
（4）信息录入。根据城建档案数字化加工后的管理利用需求，合理设置案卷信息录入项，完成城建档案信息库的建立与完善。
1.5 电子档案质检标识
核验标识主要对数字化加工的城建档案进行系统检查，对符合要求的电子文件进行只读化处理并加防篡改标识，一般包括：
（1）图像检查。主要检查图像质量是否合格（清晰、准确、完整、可用），数据是否准确，检查电子影像的页数与原始案卷页数是否一致，检查扫描影像品质，对以前环节没有纠正的一些黑边、歪斜、顺序错误等现象，在系统中进行人工处理或调整，保证文件顺序正确，确保处理的影像质量稳定可靠，品质良好。
（2）著录信息检查。检查索引人员录入的“卷内目录”等信息是否正确。
（3）返工修正。质量不合符要求又无法在本环节予以修正的，要重新扫描录入或重新处理。
（4）只读处理。将审核完成的图像文件整体转换为pdf文件，并利用电子签章的形式加盖专用标识，将城建档案的数字化加工成果进行只读化处理，防止电子档案的非法篡改。
1.6 纸质档案合卷质检
合卷即将已完成扫描、索引、质检工序的实体案卷按要求进行重新装订，合卷之前必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱、正反颠倒等现象，并加以修正。合卷一般采用“三孔一线”方式进行装订，以左边和下边对齐为标准。恢复装订时，保持档案的排列顺序与拆卷之前相一致，做到安全、准确、无遗漏。 质检即将合卷完成的纸质档案进行检查，只要是档案内容是否完整，有没有串卷现象;档案的页码顺序是否正确;有无档案正反颠倒、掉页等现象;有无装订歪斜现象。对发现问题的档案组织重新返工装订。
1.7 总体验收归档
检查验收指对城建档案的数字化加工成果进行整体检查验收的过程，一般包括：
（1）检查验收。由档案管理人员按照档案数字化加工的要求进行检查，一般可采取抽样的方式，随机抽取一定量的样本检查是否符合要求。
（2）存储备份。对于检验合格的档案数字化成果，统一存放在服务器上，并在服务器上不同硬盘做好备份。
（3）纸质档案入库。对完成数字化加工的纸质档案，质检合格的可按进度分批返送入库，并在档案交接单上签字确认。
2. 加强城建档案数字化的几点思考
2.1 规范数字化加工工艺流程
鉴于城建档案数量规模较大，其数字化加工的工作量也相当庞大，为此均需要采取流水线工作模式，以提高工作效率和质量。为此，需要在深入理解数字化加工业务流程的基础上，制定数字化加工各个工序及相关岗位的任务，从“档案调卷”“检查补正”“案卷拆分”“扫描加工”“质检标识”等各个工序进行流程控制，确保在加工业务过程中，避免产生漏检，图像不合格，索引信息不匹配等问题的发生。
2.2 强化数字档案安全技术研究
数字化加工实现了传统纸质档案的电子化，但是传统档案“唯一性”在数字化档案管理中应该主要通过电子文件的只读性来进行保证，以防止电子文件遭到篡改而给社会提供了错误的档案资料。本文采用pdf处理和电子签章的方式做了只读化处理，还只是立足现有手段条件的简单处理，后续还需要研究更加严格的只读化处理技术，确保电子档案文件的唯一性和只读性。
2.3 强化纸质档案安全管控
鉴于城建档案唯一性的特点，在档案的数字化加工中应格外注意档案资料的安全管控。对于外聘非专业人员应强化教育培训，提高对档案重要性的认识;在数字化加工场所，应有防火、防盗、防潮和安全供电、监控等保障设施;档案加工过程中应加强加工设备的安全使用管理，做好相应预案措施。
2.4 重视音视频档案的数字化转录
城建檔案除了纸质档案以外，还存有一定量的图像、视频等影像资料，早期的影像资料有可能存在磁盘、磁带、光盘等存储介质中，由于这些存储介质均有一定的使用寿命，需要同步考虑这类早期音视频影像资料的数字化转录，防止因存储介质损毁造成的档案资料永久性损毁。
3.结束语
城建档案的数字化加工是提高新形势下城建档案管理水平和利用效益的基础性工作，是实现城建档案高水准服务于城市建设和社会生产生活的重要手段。在完成城建档案的数字化之后，可以根据城建档案的管理和需要，开发符合实际使用需求的城建档案信息管理系统，利用数字化档案建设成果为社会提供高效的服务。同时，应同步研究推进电子档案的接收与管理新模式，转变思想、创新思维，将城建档案纳入国家信息化建设的主航道，不断开创信息化时代的城建档案生成、维护和管理使用的新局面。
参考文献
[1]黄妙元.城建档案数字化建设研究[J].城建档案，2018（06）：12-13.
[2]李新民，邱书巧.城建档案管理数字化探析[J].城建档案，2013（11）：7-10.
[3]于凡.城建档案管理数字化建设的相关问题[J].城建档案，2013（07）：36-37.
作者简介：
陈欣欣（1982.02- ），女，辽宁葫芦岛人，2003年7月毕业于大连理工大学计算机专业，工学学士，现为葫芦岛市自然资源事务服务中心档案分中心馆员，主要从事城建档案管理和研究工作。
关键词：城建档案;数字化加工;电子档案
城建档案是城市规划建设及其管理工作中形成的重要文件，是城市建设和发展的重要依据。传统的城建档案馆以纸质档案为主的管理方式，在档案调卷、提供利用等环节仍需耗费较长时间，逐步表现出与社会发展要求不适应的情况。随着当代计算机信息技术的迅速发展，为城建档案数字化建设发展创造了良好的发展条件和广阔的发展空间。城建档案数字化即指在计算机技术的支撑之下，将城建档案以电子文件的形式录入到计算机之中的整个过程，这不仅是城建管理的需要，也是档案管理发展的趋势。由于城建档案体量庞大，数字化加工参与人员多、耗时长，如何确保数字化加工过程中的安全、高质、高效是摆在城建档案管理人员面前的一项课题。
1.纸质城建档案数字化加工流程
依据城建档案数字化加工程序分析和城建档案管理实践，将数字化加工流程分为档案调卷、检查补正、案卷拆分、扫描加工、电子档案质检标识、纸质档案合卷质检、总体验收归档等7个流程。
1.1 档案调卷
檔案调卷即按照工作计划将需要数字化加工的纸质档案原件从档案库房转移到加工场地的过程。档案调卷的数量按照数字化加工能力和纸质档案管理实际灵活确定，可以按工作日、班次、批次或者建筑工程提取。档案交接应由交接签字。
1.2 检查补正
检查补正主要是在数字化开工前对档案进行规范化核查，防止问题档案进入数字化加工环节，一般包括：是否有缺页、漏页、错编现象，文件对应情况、文件总数、纸张的洁净情况等，并对问题档案进行修正补正。
1.3 案卷拆分
案卷拆分主要是为确保加工质量和效率，在付诸扫描之前，对档案进行整理，并视需要做出标识，一般包括：
（1）拆除装订：拆除装订物时应注意保护档案不受损害，剪开装订线，检查案卷中是否有遗留的金属物，再将案卷内页一页页分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒后续工序人员注意。
（2）页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等），特殊纸张（如：已破碎的文件）将根据实际情况进行必要的处理，如复印、加塑膜等。
案卷拆分时，在不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向城建档案管理人员进行咨询，不得擅自处理。案卷拆分完成后，应按顺序排列档案，各份文件按顺序正面朝上、依次排列，相互不可混排，交付下一工序。
1.4 扫描加工
扫描加工是城建档案数字化加工的核心流程，即通过现代图像扫描技术将纸质档案录入为电子图像文件的过程，一般包括：
（1）扫描加工采用“两录一校”的方式，即一卷档案分别由两个操作人员分别录入，然后由校验人员通过计算机自动比对，对比对出的不一致的内容，从原始档案中保留或改正其录入错误，确保录入数据的正确率。根据纸张情况确定扫描分辨率，图纸卷不小于300dpi，文字卷不小于200dpi，确保扫描的图纸、文字卷清晰。
（2）图像处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。图像处理工作包括如下几方面：
a.纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准，一般而言，倾斜度应≤15°。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
b.去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
c.裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
（3）初步检验。检查扫描件与实体档案是否一一对应。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
（4）信息录入。根据城建档案数字化加工后的管理利用需求，合理设置案卷信息录入项，完成城建档案信息库的建立与完善。
1.5 电子档案质检标识
核验标识主要对数字化加工的城建档案进行系统检查，对符合要求的电子文件进行只读化处理并加防篡改标识，一般包括：
（1）图像检查。主要检查图像质量是否合格（清晰、准确、完整、可用），数据是否准确，检查电子影像的页数与原始案卷页数是否一致，检查扫描影像品质，对以前环节没有纠正的一些黑边、歪斜、顺序错误等现象，在系统中进行人工处理或调整，保证文件顺序正确，确保处理的影像质量稳定可靠，品质良好。
（2）著录信息检查。检查索引人员录入的“卷内目录”等信息是否正确。
（3）返工修正。质量不合符要求又无法在本环节予以修正的，要重新扫描录入或重新处理。
（4）只读处理。将审核完成的图像文件整体转换为pdf文件，并利用电子签章的形式加盖专用标识，将城建档案的数字化加工成果进行只读化处理，防止电子档案的非法篡改。
1.6 纸质档案合卷质检
合卷即将已完成扫描、索引、质检工序的实体案卷按要求进行重新装订，合卷之前必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱、正反颠倒等现象，并加以修正。合卷一般采用“三孔一线”方式进行装订，以左边和下边对齐为标准。恢复装订时，保持档案的排列顺序与拆卷之前相一致，做到安全、准确、无遗漏。 质检即将合卷完成的纸质档案进行检查，只要是档案内容是否完整，有没有串卷现象;档案的页码顺序是否正确;有无档案正反颠倒、掉页等现象;有无装订歪斜现象。对发现问题的档案组织重新返工装订。
1.7 总体验收归档
检查验收指对城建档案的数字化加工成果进行整体检查验收的过程，一般包括：
（1）检查验收。由档案管理人员按照档案数字化加工的要求进行检查，一般可采取抽样的方式，随机抽取一定量的样本检查是否符合要求。
（2）存储备份。对于检验合格的档案数字化成果，统一存放在服务器上，并在服务器上不同硬盘做好备份。
（3）纸质档案入库。对完成数字化加工的纸质档案，质检合格的可按进度分批返送入库，并在档案交接单上签字确认。
2. 加强城建档案数字化的几点思考
2.1 规范数字化加工工艺流程
鉴于城建档案数量规模较大，其数字化加工的工作量也相当庞大，为此均需要采取流水线工作模式，以提高工作效率和质量。为此，需要在深入理解数字化加工业务流程的基础上，制定数字化加工各个工序及相关岗位的任务，从“档案调卷”“检查补正”“案卷拆分”“扫描加工”“质检标识”等各个工序进行流程控制，确保在加工业务过程中，避免产生漏检，图像不合格，索引信息不匹配等问题的发生。
2.2 强化数字档案安全技术研究
数字化加工实现了传统纸质档案的电子化，但是传统档案“唯一性”在数字化档案管理中应该主要通过电子文件的只读性来进行保证，以防止电子文件遭到篡改而给社会提供了错误的档案资料。本文采用pdf处理和电子签章的方式做了只读化处理，还只是立足现有手段条件的简单处理，后续还需要研究更加严格的只读化处理技术，确保电子档案文件的唯一性和只读性。
2.3 强化纸质档案安全管控
鉴于城建档案唯一性的特点，在档案的数字化加工中应格外注意档案资料的安全管控。对于外聘非专业人员应强化教育培训，提高对档案重要性的认识;在数字化加工场所，应有防火、防盗、防潮和安全供电、监控等保障设施;档案加工过程中应加强加工设备的安全使用管理，做好相应预案措施。
2.4 重视音视频档案的数字化转录
城建檔案除了纸质档案以外，还存有一定量的图像、视频等影像资料，早期的影像资料有可能存在磁盘、磁带、光盘等存储介质中，由于这些存储介质均有一定的使用寿命，需要同步考虑这类早期音视频影像资料的数字化转录，防止因存储介质损毁造成的档案资料永久性损毁。
3.结束语
城建档案的数字化加工是提高新形势下城建档案管理水平和利用效益的基础性工作，是实现城建档案高水准服务于城市建设和社会生产生活的重要手段。在完成城建档案的数字化之后，可以根据城建档案的管理和需要，开发符合实际使用需求的城建档案信息管理系统，利用数字化档案建设成果为社会提供高效的服务。同时，应同步研究推进电子档案的接收与管理新模式，转变思想、创新思维，将城建档案纳入国家信息化建设的主航道，不断开创信息化时代的城建档案生成、维护和管理使用的新局面。
参考文献
[1]黄妙元.城建档案数字化建设研究[J].城建档案，2018（06）：12-13.
[2]李新民，邱书巧.城建档案管理数字化探析[J].城建档案，2013（11）：7-10.
[3]于凡.城建档案管理数字化建设的相关问题[J].城建档案，2013（07）：36-37.
作者简介：
陈欣欣（1982.02- ），女，辽宁葫芦岛人，2003年7月毕业于大连理工大学计算机专业，工学学士，现为葫芦岛市自然资源事务服务中心档案分中心馆员，主要从事城建档案管理和研究工作。