论文部分内容阅读
摘 要：对于事业单位来说，档案管理工作不容忽略，这一工作的实践性和应用性比较强，对后期的信息模式以及查找有非常关键的作用。如果直接无视这一工作，就会导致后期的管理工作被受阻碍同时杂乱无序，有的重要信息可能直接被遗漏。因此，事业单位管理层需要意识到这些工作的重要性和必要性，以推进信息化建设为基础及前提，灵活利用各种现代化的管理技术和手段，不断提升管理质量和效率，确保各种管理工作的有效落实全面改革。本文站在宏观的角度，立足于事业单位档案管理工作的现实条件，深入分析信息化建设过程中所存在的各类问题。针对问题出现的原因提出相应的解决对策，以期为推进事业单位稳定建设及发展提供相应的参考。
关键词：事业单位 档案管理 信息化建设 存在的问题 解决措施
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2021）04（c）-0176-03
Problems and Solutions in the Information Construction of Archives Management in Public Institutions
WANG Xiaoying
（Technical Training Center of Binzhou Housing and Urban-rural Construction Bureau， Binzhou， Shandong Province， 256600 China）
Abstract： For public institutions， archives management work can not be ignored， this work of practicality and application is relatively strong， the late information mode and search has a very key role. If this work is ignored directly， the later management work will be hindered and disorganized， and some important information may be directly missed. Therefore， the management of public institutions should be aware of the importance and necessity of these work， based on the promotion of information construction and on the premise， flexibly use a variety of modern management technology and means， constantly improve the quality and efficiency of management， and ensure the effective implementation of various management work and comprehensive reform. In this paper， from a macro perspective， based on the practical conditions of archives management in public institutions， in-depth analysis of the various problems existing in the process of information construction. In view of the causes of the problems， this paper puts forward the corresponding solutions in order to provide reference for promoting the stable construction and development of public institutions.
Key Words： Public institution; Archives management; Information construction; Existing problems; Solutions
在信息化時代下，信息化建设备受关注，各行各业开始主动利用各种现代信息技术来调整内部管理模式，创新管理制度和管理手段，确保管理资源的优化配置及利用。与其他的管理工作相比，档案管理工作的内容和形式比较复杂，信息化建设的难度相对偏高。因此，事业单位需要做好前期的准备工作，深入分析档案管理工作的具体内容以及核心要求[1]。在分析数据以及调整管理策略的过程中，主动实现信息化建设工作的全面落实，确保信息的有效分类以及整理，为后期的信息应用提供更多的依据，只有这样才能够实现自身的优化发展。
1 事业单位档案管理信息化
在促进事业单位档案管理信息化建设的过程中，首先需要了解这一具体概念的核心要求。其中信息化建设主要以现代信息技术的利用为依据，突破时空限制，确保管理工作的有效落实，真正实现线上线下的有效互动，为后期的信息数据处理提供更多的便利。
事业单位的档案管理信息化建设主要以数据档案的有效搜集分类以及后期的查找为核心，以信息化为重要的切入点。为了确保管理资源的合理配置及利用，管理层需要了解管理有效性的实践要求，进一步提升管理质量。有学者站在宏观发展的角度，对信息化管理工作进行了有效性分析及研究，并且明确提出了3个特征。 首先，事业单位档案管理信息优化具有明显的真实性。与传统的管理模式相比，信息化建设以及信息化管理会遇到外部环境变动等情况，如果直接以人工管理的形式落实相关的管理工作，就会导致信息更换频率过高，同时无法确保信息的及时更新。后期的信息查找也会产生许多的问题，整体的信息应用率呈现不断下降的趋势。其中信息化建设则有助于促进信息资源的快速更新，管理工作人员可以结合实际的工作需求来进行有效的查找，确保信息的合理利用以及配置。其次则是资料的多元化，与其传统的人工管理方式相比，信息化建设以及信息化管理更加丰富及多元，能够更好地满足不同管理工作的实际要求。管理层可以在信息查询的过程中了解具体的进度，并且核查目录，做好前期的登记工作，确保不同信息资源之间的有效关联，真正实现信息资料的多元化发展。最后则是工作高效化，传统的信息档案管理工作只能够以简单目录的查找为核心，根据目录来明确查找的位置，然后分析文件名，无法对相关资料进行有效的分析及研究。如果查询的资料比较多，就需要耗费许多的人力、物力以及财力[2]。相比之下，事业单位的档案管理信息化建设则可以实现不同信息的有效浏览，尽量减少人力资源的消耗，同时还可以在有效的时间范围内查找到所需要的信息。
2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题
综合上文的简单论述和分析不难发现，信息化建设有非常关键的影响，对此，事业单位需要做好充分的准备工作，深入了解档案管理信息化建设工作的核心要素，进而实现对症下药。但是从目前来看，有一部分事业单位对于这一工作的认知和理解不够充分，出现了许多思想误区和行为偏差。最终导致工作质量和工作效率大打折扣，具体问题如下。
2.1 忽略前期规划和调控
作为内部管理工作中的重要组成部分，档案管理工作的内容和形式比较复杂，实践性较强、时间跨度比较广，因此对管理层的工作能力和经验是一个较大的挑战。为了有效避免工作偏差及工作遗漏，管理层需要注重前期的合理规划，真正实现统筹调控，确保不同管理工作的稳定落实[3]。但是从目前来看，有一部分事业单位忽略了对信息化建设工作的分析以及研究，在这一板块上投入的时间不足。没有灵活利用各种不同的信息方式来进行有效的查找，出现了较为明显的检索问题。其中信息查找工作需要以信息检索为依据，事业单位需要严格按照这一要求来进行稳定的调整以及宏观分析。但是有的工作人员的工作经验不足，仍然按照传统的手工方式来进行运作，整体的信息化方式应用率相对比较低，无法对不同的资料状况进行有效的识别。
2.2 还未构建管理制度
事业单位档案管理信息化建设工作中所包含的管理要求和管理环节较为复杂，因此科学合理的管理制度则显得非常关键。这一点要求工作人员着眼于前期的信息化建設工作要求以及具体进度，通过对制度工作内容的进一步分析来构建完善的制度体系。但是有一部分事业单位出现了许多思想以及认知上的误区，没有主动配备充足的管理工作人员，按照前期管理制度工作的相关要求，掌握信息化的工作方式。进一步调整工作思路以及工作方向，尽量避免信息化建设工作流于形式，因此整体的工作质量和工作效率停滞不前[4]。有的工作人员没有严格按照现有的管理制度来进行执行及分析，出现了许多盲目开展工作的问题，有的管理层面非常容易出现思路偏差，但是工作人员没有进行及时的纠正，最终导致矛盾持续恶化。另外，尽管有的事业单位构建了管理制度，但是没有着眼于时代发展的要求进行及时的更新以及调整，往往按照一种制度一以贯之。这一点导致所制定的管理制度流于形式，所发挥的作用不够理想，管理工作人员的积极性也呈现不断下降的趋势。
2.3 忽略了外部监督与协调
信息化建设工作直接影响着档案管理工作的有效落实，同时这一工作存在一定的隐蔽性，安全系数要求相对偏高，因此对管理工作人员提出了严格的要求。外部监督以及协调工作不容忽略，但是有的事业单位直接跳过了这一环节，没有着眼于监督环节的工作要求，始终坚持安全第一的工作理念。在设计网站的过程之中，没有做好后期的维护工作，直接以普通网站为主，忽略了特定网站的有效选用，最终导致信息浏览以及信息检索面临诸多的风险。有的原资料直接被毁损，严重影响了各项工作的稳定落实，一部分管理资源被浪费，无法更好地确保不同的管理工作人员充分发挥自身的职责。因此整体的信息化建设工作停滞不前，出现了许多的矛盾及问题[5]。
3 事业单位档案管理信息化建设的解决措施
为了全面促进档案管理信息化建设工作的有效落实，管理工作人员需要注重理论分析与实践研究之间的结合，着眼于信息化建设工作中所存在的各类问题，通过对安全问题、人员问题和检索问题的综合分析及研究来调整工作思路，保障信息化建设工作的正确方向以及稳定落实。着眼于各个阶段的信息化管理重点以及难点，在调整管理思路的基础上，更好地彰显信息化管理工作的重要优势，为事业单位的稳定建设保驾护航，保障自身能够主动地参与激烈的市场竞争中。
3.1 加强宏观规划与管理
事业单位管理层需要在开展信息化建设工作之前做好规划工作，尽量避免急于求成，主动与其他单位保持密切联系，做好前期的计划，不管是短期计划还是长期计划，都不能忽略。在信息时代背景下，信息资源的使用频率较高，同时能够突破时间和空间的限制，更好地促进信息资源的有效利用及共享。
对此，管理层可以主动利用这一优势积极协调短期和长期规划，尽量避免盲目跟风，而是综合考虑事业单位的真实情况，进一步了解信息化建设工作的重点，做好前期的计划安排，尽量避免工作中出现诸多遗漏及偏差。其中信息化建设工作的难度系数相对偏高，极有可能会存在许多的交叉工作。因此，在开展长期规划工作前，管理工作人员可以对整个规划目标进行简单细分，将长期目标划分为几个短期目标，确保最终的建设质量及建设效果。
3.2 构建完善的管理制度 信息化建设工作对管理层是一个较大的挑战以及要求，时间跨度比较长，因此前期管理制度的制定非常有必要，这一点也有助于进一步提升信息资源的使用效率和应用度。在开展各项管理工作前，管理层需要注重对制度内容的分析以及研究，确保所制定的管理制度能够更好地解決现实的建设问题。其中制度缺失等问题比较普遍，管理层需要积极检查建设制度中所设定的主要内容，关注对各项管理制度的重新调整，明确不同资料的掌握情况，确保自身所选择的内容能够与之相对应[6]。
各个部门之间需要加强合作以及互动，促进信息资源的有效利用及共享，综合考虑不同的利用情况，明确信息内容的应用度。在审查的过程中进行重新调整，尽量避免形式化问题的产生。管理工作人员需要注重不断学习，了解特定内容并进行耐心讲述，确保员工能够主动按照这一要求来执行各项工作，真正做到兢兢业业，只有这样才能够充分彰显管理制度的重要指导作用及优势。
3.3 加强外部监督与管理
为了确保档案管理信息化建设工作的安全度以及稳定落实，管理层需要落实好外部监督以及规划工作，加强管理及协调，全面提升安全性以及应用效率。其中监督环节所涉及的内容比较复杂，资料的安全性最为关键。管理层需要明确特定网站的设置要求，做好后期的维护工作，确保网站的安全系数，维护整个网络的稳定秩序。
4 结语
在信息化时代背景下，事业单位需要着眼于目前的管理现状以及管理问题，在进一步调整以及改进的过程中，更好地彰显信息化建设的重要作用及优势，突破传统档案管理模式的束缚及影响，真正实现管理资源的合理配置和利用。确保不同管理环节的落实，以此来更好地应对时代发展的挑战，实现自身的信息化建设以及管理。
参考文献
[1] 张栩.论安全生产事业单位档案工作的信息化管理[J].中国煤炭，2018（9）：44-46.
[2] 吉华，谢富林.乡镇事业单位人事档案管理工作中的问题及对策[J].档案与建设，2019（8）：57-58.
[3] 谈亚芳.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].档案与建设，2018（3）：90-91.
[4] 樊美丽.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].山西档案，2017（S1）：3-4.
[5] 陆美芳.事业单位人事档案管理存在的问题与对策[J].北京档案，2016（12）：18-19.
[6] 韩美琦.事业单位档案管理信息化建设问题[J].经济学，2019，2（6）.
关键词：事业单位 档案管理 信息化建设 存在的问题 解决措施
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2021）04（c）-0176-03
Problems and Solutions in the Information Construction of Archives Management in Public Institutions
WANG Xiaoying
（Technical Training Center of Binzhou Housing and Urban-rural Construction Bureau， Binzhou， Shandong Province， 256600 China）
Abstract： For public institutions， archives management work can not be ignored， this work of practicality and application is relatively strong， the late information mode and search has a very key role. If this work is ignored directly， the later management work will be hindered and disorganized， and some important information may be directly missed. Therefore， the management of public institutions should be aware of the importance and necessity of these work， based on the promotion of information construction and on the premise， flexibly use a variety of modern management technology and means， constantly improve the quality and efficiency of management， and ensure the effective implementation of various management work and comprehensive reform. In this paper， from a macro perspective， based on the practical conditions of archives management in public institutions， in-depth analysis of the various problems existing in the process of information construction. In view of the causes of the problems， this paper puts forward the corresponding solutions in order to provide reference for promoting the stable construction and development of public institutions.
Key Words： Public institution; Archives management; Information construction; Existing problems; Solutions
在信息化時代下，信息化建设备受关注，各行各业开始主动利用各种现代信息技术来调整内部管理模式，创新管理制度和管理手段，确保管理资源的优化配置及利用。与其他的管理工作相比，档案管理工作的内容和形式比较复杂，信息化建设的难度相对偏高。因此，事业单位需要做好前期的准备工作，深入分析档案管理工作的具体内容以及核心要求[1]。在分析数据以及调整管理策略的过程中，主动实现信息化建设工作的全面落实，确保信息的有效分类以及整理，为后期的信息应用提供更多的依据，只有这样才能够实现自身的优化发展。
1 事业单位档案管理信息化
在促进事业单位档案管理信息化建设的过程中，首先需要了解这一具体概念的核心要求。其中信息化建设主要以现代信息技术的利用为依据，突破时空限制，确保管理工作的有效落实，真正实现线上线下的有效互动，为后期的信息数据处理提供更多的便利。
事业单位的档案管理信息化建设主要以数据档案的有效搜集分类以及后期的查找为核心，以信息化为重要的切入点。为了确保管理资源的合理配置及利用，管理层需要了解管理有效性的实践要求，进一步提升管理质量。有学者站在宏观发展的角度，对信息化管理工作进行了有效性分析及研究，并且明确提出了3个特征。 首先，事业单位档案管理信息优化具有明显的真实性。与传统的管理模式相比，信息化建设以及信息化管理会遇到外部环境变动等情况，如果直接以人工管理的形式落实相关的管理工作，就会导致信息更换频率过高，同时无法确保信息的及时更新。后期的信息查找也会产生许多的问题，整体的信息应用率呈现不断下降的趋势。其中信息化建设则有助于促进信息资源的快速更新，管理工作人员可以结合实际的工作需求来进行有效的查找，确保信息的合理利用以及配置。其次则是资料的多元化，与其传统的人工管理方式相比，信息化建设以及信息化管理更加丰富及多元，能够更好地满足不同管理工作的实际要求。管理层可以在信息查询的过程中了解具体的进度，并且核查目录，做好前期的登记工作，确保不同信息资源之间的有效关联，真正实现信息资料的多元化发展。最后则是工作高效化，传统的信息档案管理工作只能够以简单目录的查找为核心，根据目录来明确查找的位置，然后分析文件名，无法对相关资料进行有效的分析及研究。如果查询的资料比较多，就需要耗费许多的人力、物力以及财力[2]。相比之下，事业单位的档案管理信息化建设则可以实现不同信息的有效浏览，尽量减少人力资源的消耗，同时还可以在有效的时间范围内查找到所需要的信息。
2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题
综合上文的简单论述和分析不难发现，信息化建设有非常关键的影响，对此，事业单位需要做好充分的准备工作，深入了解档案管理信息化建设工作的核心要素，进而实现对症下药。但是从目前来看，有一部分事业单位对于这一工作的认知和理解不够充分，出现了许多思想误区和行为偏差。最终导致工作质量和工作效率大打折扣，具体问题如下。
2.1 忽略前期规划和调控
作为内部管理工作中的重要组成部分，档案管理工作的内容和形式比较复杂，实践性较强、时间跨度比较广，因此对管理层的工作能力和经验是一个较大的挑战。为了有效避免工作偏差及工作遗漏，管理层需要注重前期的合理规划，真正实现统筹调控，确保不同管理工作的稳定落实[3]。但是从目前来看，有一部分事业单位忽略了对信息化建设工作的分析以及研究，在这一板块上投入的时间不足。没有灵活利用各种不同的信息方式来进行有效的查找，出现了较为明显的检索问题。其中信息查找工作需要以信息检索为依据，事业单位需要严格按照这一要求来进行稳定的调整以及宏观分析。但是有的工作人员的工作经验不足，仍然按照传统的手工方式来进行运作，整体的信息化方式应用率相对比较低，无法对不同的资料状况进行有效的识别。
2.2 还未构建管理制度
事业单位档案管理信息化建设工作中所包含的管理要求和管理环节较为复杂，因此科学合理的管理制度则显得非常关键。这一点要求工作人员着眼于前期的信息化建設工作要求以及具体进度，通过对制度工作内容的进一步分析来构建完善的制度体系。但是有一部分事业单位出现了许多思想以及认知上的误区，没有主动配备充足的管理工作人员，按照前期管理制度工作的相关要求，掌握信息化的工作方式。进一步调整工作思路以及工作方向，尽量避免信息化建设工作流于形式，因此整体的工作质量和工作效率停滞不前[4]。有的工作人员没有严格按照现有的管理制度来进行执行及分析，出现了许多盲目开展工作的问题，有的管理层面非常容易出现思路偏差，但是工作人员没有进行及时的纠正，最终导致矛盾持续恶化。另外，尽管有的事业单位构建了管理制度，但是没有着眼于时代发展的要求进行及时的更新以及调整，往往按照一种制度一以贯之。这一点导致所制定的管理制度流于形式，所发挥的作用不够理想，管理工作人员的积极性也呈现不断下降的趋势。
2.3 忽略了外部监督与协调
信息化建设工作直接影响着档案管理工作的有效落实，同时这一工作存在一定的隐蔽性，安全系数要求相对偏高，因此对管理工作人员提出了严格的要求。外部监督以及协调工作不容忽略，但是有的事业单位直接跳过了这一环节，没有着眼于监督环节的工作要求，始终坚持安全第一的工作理念。在设计网站的过程之中，没有做好后期的维护工作，直接以普通网站为主，忽略了特定网站的有效选用，最终导致信息浏览以及信息检索面临诸多的风险。有的原资料直接被毁损，严重影响了各项工作的稳定落实，一部分管理资源被浪费，无法更好地确保不同的管理工作人员充分发挥自身的职责。因此整体的信息化建设工作停滞不前，出现了许多的矛盾及问题[5]。
3 事业单位档案管理信息化建设的解决措施
为了全面促进档案管理信息化建设工作的有效落实，管理工作人员需要注重理论分析与实践研究之间的结合，着眼于信息化建设工作中所存在的各类问题，通过对安全问题、人员问题和检索问题的综合分析及研究来调整工作思路，保障信息化建设工作的正确方向以及稳定落实。着眼于各个阶段的信息化管理重点以及难点，在调整管理思路的基础上，更好地彰显信息化管理工作的重要优势，为事业单位的稳定建设保驾护航，保障自身能够主动地参与激烈的市场竞争中。
3.1 加强宏观规划与管理
事业单位管理层需要在开展信息化建设工作之前做好规划工作，尽量避免急于求成，主动与其他单位保持密切联系，做好前期的计划，不管是短期计划还是长期计划，都不能忽略。在信息时代背景下，信息资源的使用频率较高，同时能够突破时间和空间的限制，更好地促进信息资源的有效利用及共享。
对此，管理层可以主动利用这一优势积极协调短期和长期规划，尽量避免盲目跟风，而是综合考虑事业单位的真实情况，进一步了解信息化建设工作的重点，做好前期的计划安排，尽量避免工作中出现诸多遗漏及偏差。其中信息化建设工作的难度系数相对偏高，极有可能会存在许多的交叉工作。因此，在开展长期规划工作前，管理工作人员可以对整个规划目标进行简单细分，将长期目标划分为几个短期目标，确保最终的建设质量及建设效果。
3.2 构建完善的管理制度 信息化建设工作对管理层是一个较大的挑战以及要求，时间跨度比较长，因此前期管理制度的制定非常有必要，这一点也有助于进一步提升信息资源的使用效率和应用度。在开展各项管理工作前，管理层需要注重对制度内容的分析以及研究，确保所制定的管理制度能够更好地解決现实的建设问题。其中制度缺失等问题比较普遍，管理层需要积极检查建设制度中所设定的主要内容，关注对各项管理制度的重新调整，明确不同资料的掌握情况，确保自身所选择的内容能够与之相对应[6]。
各个部门之间需要加强合作以及互动，促进信息资源的有效利用及共享，综合考虑不同的利用情况，明确信息内容的应用度。在审查的过程中进行重新调整，尽量避免形式化问题的产生。管理工作人员需要注重不断学习，了解特定内容并进行耐心讲述，确保员工能够主动按照这一要求来执行各项工作，真正做到兢兢业业，只有这样才能够充分彰显管理制度的重要指导作用及优势。
3.3 加强外部监督与管理
为了确保档案管理信息化建设工作的安全度以及稳定落实，管理层需要落实好外部监督以及规划工作，加强管理及协调，全面提升安全性以及应用效率。其中监督环节所涉及的内容比较复杂，资料的安全性最为关键。管理层需要明确特定网站的设置要求，做好后期的维护工作，确保网站的安全系数，维护整个网络的稳定秩序。
4 结语
在信息化时代背景下，事业单位需要着眼于目前的管理现状以及管理问题，在进一步调整以及改进的过程中，更好地彰显信息化建设的重要作用及优势，突破传统档案管理模式的束缚及影响，真正实现管理资源的合理配置和利用。确保不同管理环节的落实，以此来更好地应对时代发展的挑战，实现自身的信息化建设以及管理。
参考文献
[1] 张栩.论安全生产事业单位档案工作的信息化管理[J].中国煤炭，2018（9）：44-46.
[2] 吉华，谢富林.乡镇事业单位人事档案管理工作中的问题及对策[J].档案与建设，2019（8）：57-58.
[3] 谈亚芳.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].档案与建设，2018（3）：90-91.
[4] 樊美丽.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].山西档案，2017（S1）：3-4.
[5] 陆美芳.事业单位人事档案管理存在的问题与对策[J].北京档案，2016（12）：18-19.
[6] 韩美琦.事业单位档案管理信息化建设问题[J].经济学，2019，2（6）.