<正> 在计算机技术愈来愈普及的今天,电子文件已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具,在办公领域和档案管理中,更多的文件将会以电子文件的形式产生、存储和利用。随着信息技术的飞速发展和广泛应用,它更有可能成为未来社会文件流传的主体对象。电子文件(electronic records)是指能被电脑系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可以在网络上传送的数字代码序列。电子文件的特征是信息形态以数字编码的形式存在,并且可采用图像、声音、动画等多媒体技术来表述其内容。这些特征同传统的纸质文件相比较,主要具有以下特点。1.保管上的特点。首先是对硬件和软件环境的依赖性。当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体后,就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子技术日新月异的发展,电子文件在保管条件上必须不断地通过设备的更新换代来适应新技术,才能达到经常保存和使用文件的目的。