论文部分内容阅读
自20世纪90年代以来，以计算机为代表的信息技术日益渗透到办公或其他业务环境，在这种情况下电子文档应运而生了。目前，电子文档的应用已经涉及各个领域，由此带来的电子文档的管理也成为机构内部信息部门、档案部门、法律部门关注的焦点。与传统的以纸张为载体的文件相比，电子文档具有以下几个主要特性。
一、电子文档的特性
1.电子文档应用发展的阶段性。办公自动化的应用是不断发展变化的过程，在不同的应用发展阶段，电子文档承担的角色分别是：草稿性电子文档（计算机只起打字机作用）、辅助性电子文档（纸质文件为主，电子文档为辅）、正式电子文档（电子文档为主，纸质文件为辅）、无纸化电子文档（使用中完全取消纸质形式的电子文档）。
2.信息的非人工可读性。传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人类可直接借助自身器官如眼睛、手来进行识读，而电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，迄今为止人类尚无法凭借自身的器官进行识别。
3.电子文档的系统依赖性。电子文档的使用需要依赖于一定的软硬件系统。原因在于电子文档在存储过程中需要编码，在信息检索和阅读过程中需要解码，而这一切均要借助于一定的软硬件系统，否则电子文档既无法产生也无法阅读。
4.电子文档的设备依赖性。由于信息技术的飞速发展，一般的信息设备如计算机几年后就可能被淘汰，而一些耐久性的电子文档载体如光盘等在适宜条件下也许可以保存几十年甚至上百年。因此若干年后有可能出现虽然有保存完好的光盘等电子载体，但无法找到相应的读取设备。
5.电子文档载体的无信息性。从远古的岩石、甲骨、竹简到纸张，文件载体的意义远远大于“承载物”这一项，它和记录于其上的外部特征如字迹、签字、印章等不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明人”。但电子文档可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，而信息形态无任何变化。此时载体仅仅成为某一个特定时刻文件内容的承载物，无法固定用以鉴别文件原始性的外部信息，很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，哪个是“副本”，从而直接影响到如何才能保证电子文档的真实性、可靠性和完整性。
6.电子文档的易更改性。对电子文档具有一定权限的人可以对其任意增加、删除、修改，而操作者本身不留任何痕迹，所以为保证电子文档的安全、正确和完整需要解决一系列技术难题。
二、电子文档在档案管理中亟需解决的问题
1.如何确认电子文档的法律凭证地位。传统文件原件的法律凭证地位不容置疑，然而电子文档的技术特点却迫使人们不得不放弃这种观念：一是电子文档在载体上的存储和记录方式人工不可直接识读；二是很难确认电子文档的真伪；三是对电子文档的修改几乎不留痕迹。上述这些原因都可能使电子文档的法律地位难以确认。
2.如何保证电子文档的可读性。电子文档的系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐：一是由于不同的机构甚至同一机构的不同部门往往安装和使用不同的软硬件系统，系统彼此不兼容所导致的信息交流不畅和社会活动越来越复杂，机构协作、文件传递越来越频繁之间的矛盾；二是软硬件迅速过时并被淘汰的现状和档案（具有永久利用价值的文件）作为历史真实记录要求永久保存之间的矛盾。如果电子文档的可读性问题不能得到有效的解决，必将极大阻碍电子文档在档案中的利用价值。
3.现电子文档的长久保存。电子文档的常见载体有硬磁盘、软磁盘、光盘、磁带等。由于受磁场和外界条件的影响，这些存储载体可能会消磁、老化和自然损坏，从而损坏或彻底破坏载体上记录的信息。另外由于设备的不断更新，原先使用的存储媒体可能已不被使用或得不到技术支持。如早期曾广泛使用的5.25英寸的高密或低密磁盘，现在已基本淘汰。还有一个原因就是现有的计算机系统很容易受到计算机病毒的攻击，这些都是在档案管理工作中经常碰到而急需解决的问题。
三、对策
1.对电子文档法律效力问题的解决。目前我国对电子文档的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文档记录应当对该部门的活动具有凭证作用。
2.对电子文档可读性问题的解决。由于电子文档具有系统依赖性和设备依赖性，所以在管理电子文档的时候，必须考虑是否需要档案室因此而购置相应的软件和硬件，这些软件和硬件现在市场上是否存在，价格是多少，软件的著作权保护期限及硬件的使用寿命有多长，软硬件是否易于使用，软硬件的技术支持是否迅速可靠，软硬件相关的材料是否齐全等问题。
3.对电子文档真实性问题的解决。由于电子文档可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文档的真实性要采取专门技术措施。这就要求档案管理人员在信息系统设计的初期就要积极参与，提出有关功能要求，在系统运行的适当环节加入签发、签收、鉴定、归档、保存等步骤，使得对电子文档的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施。最后将电子文档保存在本地硬盘、软盘或光盘上以备查询，从而为随时印证该电子文档的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。
一、电子文档的特性
1.电子文档应用发展的阶段性。办公自动化的应用是不断发展变化的过程，在不同的应用发展阶段，电子文档承担的角色分别是：草稿性电子文档（计算机只起打字机作用）、辅助性电子文档（纸质文件为主，电子文档为辅）、正式电子文档（电子文档为主，纸质文件为辅）、无纸化电子文档（使用中完全取消纸质形式的电子文档）。
2.信息的非人工可读性。传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人类可直接借助自身器官如眼睛、手来进行识读，而电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，迄今为止人类尚无法凭借自身的器官进行识别。
3.电子文档的系统依赖性。电子文档的使用需要依赖于一定的软硬件系统。原因在于电子文档在存储过程中需要编码，在信息检索和阅读过程中需要解码，而这一切均要借助于一定的软硬件系统，否则电子文档既无法产生也无法阅读。
4.电子文档的设备依赖性。由于信息技术的飞速发展，一般的信息设备如计算机几年后就可能被淘汰，而一些耐久性的电子文档载体如光盘等在适宜条件下也许可以保存几十年甚至上百年。因此若干年后有可能出现虽然有保存完好的光盘等电子载体，但无法找到相应的读取设备。
5.电子文档载体的无信息性。从远古的岩石、甲骨、竹简到纸张，文件载体的意义远远大于“承载物”这一项，它和记录于其上的外部特征如字迹、签字、印章等不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明人”。但电子文档可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，而信息形态无任何变化。此时载体仅仅成为某一个特定时刻文件内容的承载物，无法固定用以鉴别文件原始性的外部信息，很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，哪个是“副本”，从而直接影响到如何才能保证电子文档的真实性、可靠性和完整性。
6.电子文档的易更改性。对电子文档具有一定权限的人可以对其任意增加、删除、修改，而操作者本身不留任何痕迹，所以为保证电子文档的安全、正确和完整需要解决一系列技术难题。
二、电子文档在档案管理中亟需解决的问题
1.如何确认电子文档的法律凭证地位。传统文件原件的法律凭证地位不容置疑，然而电子文档的技术特点却迫使人们不得不放弃这种观念：一是电子文档在载体上的存储和记录方式人工不可直接识读；二是很难确认电子文档的真伪；三是对电子文档的修改几乎不留痕迹。上述这些原因都可能使电子文档的法律地位难以确认。
2.如何保证电子文档的可读性。电子文档的系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐：一是由于不同的机构甚至同一机构的不同部门往往安装和使用不同的软硬件系统，系统彼此不兼容所导致的信息交流不畅和社会活动越来越复杂，机构协作、文件传递越来越频繁之间的矛盾；二是软硬件迅速过时并被淘汰的现状和档案（具有永久利用价值的文件）作为历史真实记录要求永久保存之间的矛盾。如果电子文档的可读性问题不能得到有效的解决，必将极大阻碍电子文档在档案中的利用价值。
3.现电子文档的长久保存。电子文档的常见载体有硬磁盘、软磁盘、光盘、磁带等。由于受磁场和外界条件的影响，这些存储载体可能会消磁、老化和自然损坏，从而损坏或彻底破坏载体上记录的信息。另外由于设备的不断更新，原先使用的存储媒体可能已不被使用或得不到技术支持。如早期曾广泛使用的5.25英寸的高密或低密磁盘，现在已基本淘汰。还有一个原因就是现有的计算机系统很容易受到计算机病毒的攻击，这些都是在档案管理工作中经常碰到而急需解决的问题。
三、对策
1.对电子文档法律效力问题的解决。目前我国对电子文档的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文档记录应当对该部门的活动具有凭证作用。
2.对电子文档可读性问题的解决。由于电子文档具有系统依赖性和设备依赖性，所以在管理电子文档的时候，必须考虑是否需要档案室因此而购置相应的软件和硬件，这些软件和硬件现在市场上是否存在，价格是多少，软件的著作权保护期限及硬件的使用寿命有多长，软硬件是否易于使用，软硬件的技术支持是否迅速可靠，软硬件相关的材料是否齐全等问题。
3.对电子文档真实性问题的解决。由于电子文档可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文档的真实性要采取专门技术措施。这就要求档案管理人员在信息系统设计的初期就要积极参与，提出有关功能要求，在系统运行的适当环节加入签发、签收、鉴定、归档、保存等步骤，使得对电子文档的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施。最后将电子文档保存在本地硬盘、软盘或光盘上以备查询，从而为随时印证该电子文档的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。