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摘要：本文针对“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”这一全新的学术观点提出几点异议，认为正确认识文件与档案的关系，文件与档案都应当采用广义的文件与档案概念：文件与档案都可以理解为记忆工具：档案的唯一性并不是说档案只有一份，就是文件的定稿。
关键词：文件 档案关系
文件与档案的关系属于档案学基础理论范畴，是档案学必须予以阐释的问题之一。我国档案学界普遍认为，“档案与文件既有联系又有区别：文件是档案的前身，档案是文件的归宿和精华。”或者通俗地说，“‘今天’的档案就是‘昨天’的文件，‘今天，的文件将是‘明天’的档案”。而刘东斌先生在《论档案形成在前》一文(以下简称《论档案》)中提出了“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”这一全新的学术观点。笔者对这一颠覆传统结论的观点提出几点异议，不当之处，请刘东斌先生指正，
1 为何使用狭义的文件概念?
《论档案》在论述文件与档案关系之前，首先对文件与档案概念作了限定，文件使用的是《档案学词典》中的狭义文件概念，档案使用的是陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》中的档案定义。
《档案学词典》对文件概念有广义与狭义解释， “广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料。是人类记录、传递和贮存信息的一种工具。”“狭义仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整体式和处理程序的公文。”
论档案使用的是《档案管理学基础》中的档案定义：“档案是原始的历史记录。”但笔者认为，这样去理解档案定义是不全面的。陈兆祦、和宝荣两位先生在1996年版的该教材中对档案定义是这样界定的： “档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，保存备查考的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”紧接着写道，为了简便起见，也可表述为：“档案是原始的历史记录。”可见，没有前面的完整表述就不会有后面的简便表述。由此看出，《档案管理学基础》中的档案定义是广义的。
对文件与档案概念进行限定是必要的，但《论档案》的这一限定是存在问题的：文件概念是狭义的，而档案概念则是广义的。
《档案学词典》中狭义的文件概念其实就是公文。如果认为文件就是狭义的公文概念，并进而与广义的档案概念作比较，那么很显然，档案概念要大于文件概念，毕竟公文转化为档案也只是我们通常习惯所说的文书档案中的一部分。这样去比较文件与档案之间的关系，势必会得出档案未必来自文件的结论。
既然档案采用的是广义的概念，而也有广义的文件概念，那么为何非要采用狭义的文件概念作标准去认识文件与档案的关系呢，用广义的文件概念与广义的档案概念去进行比较，得出的结论应当更具有说服力。
2 文件不是记忆工具吗?
《论档案》得出档案形成在先的结论，有一个很重要的依据就是“档案是原始的记录。‘记录，与‘记忆’是一脉相承的。记忆是人脑的信息贮存功能，人类认识世界和改造世界的一切活动都是从记忆开始的，其他活动都是建立在记忆基础之上的……档案作为记忆工具，就是为了满足人类记忆备忘的要求而产生的……先有档案的记忆功能，然后才有其他功能……档案是原始的历史记录，是记忆工具，记录的是原始记忆，所以档案形成在先。”
记录与记忆是两个不同的概念。记忆是人脑的信息贮存功能。但“原始的历史记录”中的“记录”并不是指记忆，狭义的是指文字记录，广义的指文字、图表、声音等各种不同形式的记录。如果说由于人类做任何事情都依赖于记忆功能，档案具有原始记忆功能，所以先有档案后有其他记忆功能，先有档案后有文件。这实际上是把人脑的记忆功能与档案的记录功能相混淆，是否有偷换概念之嫌呢?
我们说档案是原始的历史记录，我们甚至可以说档案本质上是一种记忆工具，档案是社会记忆的工具或存在物。但由此就推出档案形成在前，档案是文件前身的结论，似乎有些勉强。因为文件也可以作为记忆的工具。
狭义的文件指的是公文。这里就以国家行政机关公文为例，国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》第二条规定： “行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”简单地说，文书是一种书面文字材料，而行政机关形成的文字记录是依法行政和进行公务活动的重要工具，公文“基本功能在于记录、传递并存贮公务活动信息，为各项管理活动服务。”因此，公文也是一种记录，或者干脆说公文就是一种记忆工具。
其实，广义的文件也完全可以看成一种记忆工具。陈兆祦先生认为“文件就是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料(用现代的话来说，文件就是人们为了在时间和空间上传递信息而制作的固定了信息的物体)。”2000年颁布的中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中文件的定义就是：“国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。” 记录材料也好，信息记录也好，理解为记忆工具也是完全可行的。
既然档案与文件都可以理解为记忆工具，那么我们还是难以得出档案形成先于文件的结论。3档案的唯一性就是文件的定稿吗?
《论档案》依据档案是原始的历史记录，并从狭义的文件概念出发，认为文件的定稿是档案，依据定稿印制的文件是档案的复制件，因为“案是唯一的，而文件则有众多的复制件。”理由是有学者认为，“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。档案“在形体上都是唯一的，这种唯一的形体对于档案的‘原始记录性’来说具有无法替代的独特价值(即使照原样丝毫不差地复制了也使其失去了原有的价值)”， “严格意义上的档案实质上都是指文件的定稿以及已归档保存的草稿。”
这里引用的是陈兆祦先生的学术观点。从这些认识看，得出文件是档案复制件的结论似乎也是顺理成章的。但笔者认为，《论档案》将陈兆祦先生的认识作为论据存在着片面性，有断章取义之嫌。
《档案管理学基础》中的确有“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”之语。但陈兆祦先生为了防止产生误解，还特别有这样一段说明：
“必须指出，档案这种原始历史记录，当然包括作为档案保存的收文、发文底稿和印发文件以及其他各种原始材料：不能误 解为只有原稿才是人们活动中形成的原始历史记录：亦非大凡具有原始性和记录性的任何材料都是档案。”
陈兆祦先生非常肯定地告诉我们：发文底稿(即原稿、定稿)、发文和收文都是档案，不能认为只有原稿才是档案。
我们再来看一看《档案工作全书》中关于“孤本性”的完整论述：
“孤本性。或称‘唯一性’和‘不可再生性’。这是档案外在形态上的重要特点。也是档案区别于其他文献性信息的重要标志。孤本性是指文件定稿(又称原稿)以及已归档保存的草稿形体上的唯一性和不可再生性，因为档案文件的定稿及已经归档保存的草稿均只有一份，在形体上是唯一的。这种唯一的形体对于档案的‘原始记录性’来说具有无法替代的独特价值(即使照原样丝毫不差地复制了也使其失却了原有的价值)。所以严格意义上的档案实质上都是指文件的定稿以及已归档保存的草稿。这种唯一的、不可再生的档案孤本在社会生活中具有特殊意义，是档案之所以具有权威性、可靠性的重要原因。”
这一段论述的确认为“档案文件的定稿及已经归档保存的草稿均只有一份，在形体上是唯一的”， “严格意义上的档案实质上都是指文件的定稿以及已归档保存的草稿。”但我们不能将问题割裂开来看。上述论述是档案工作性质条目中的一段，该条目对档案的主要性质概括为：信息性，管理性，文化性。此外，从档案在社会中发挥作用的规律以及与其他同类文献信息的区别角度看，档案还有两个重要的性质：相对性，孤本性。
这样我们就好理解了，陈兆祦先生主编的《档案工作全书》中对孤本性的论述，是从档案在社会中发挥作用的规律以及与其他同类文献信息的区别角度来进行比较的。更何况《档案工作全书》出版于1992年，而《档案管理学基础》(修订本)出版于1996年，即使陈兆祦先生对档案孤本性的论述前后不符，从时间上看，也应当以时间最近的论述为准。就是在《档案工作全书》关于档案概念的论述中，还介绍了“中国的陈兆祦、和宝荣认为‘档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件’”这一观点，并没有说档案只是文件的定稿。
文件的定稿是档案，这是毋庸置疑的。但根据定稿印制的文件，尽管不止一份，但它们在完成文书处理程序以后也是档案，因为文件的定稿与依据定稿印制的文件都是在当时直接形成的，理应都具有原始记录性。如果仅有定稿，没有文件，那么就不能对内对外发出，收文机关就没有工作的依据：如果没有定稿，也就缺乏印制文件的依据。所以定稿与文件的关系密不可分，犹如母子，都是一家人。母亲是档案这一家族的，又怎么能说儿子不是档案这一家族的呢?另外，就原件、复制件概念来看，原件是指“最初产生的区别于复制件的原始文件。”复制件是指“与原件内容相同的复制品。”如果文件的定稿是原件，文件是复制件的话，定稿拟稿封面上的一些内容，如签发人、核稿人、拟稿人等内容并不能体现在文件上，那么很显然，文件与文件定稿的内容并不完全相同。所以我们将文件定稿缮印文件，往往说打印文件、印制文件或印发文件，而从来不会表达成复制文件。
4 结语
由于《论档案》在认识文件与档案的关系时，没有同时采用广义的文件与档案概念。在这样的前提下，它将记忆与记录相混淆，再片面地认为档案的唯一性就是文件的定稿，从而就得出了文件是档案复制件，并进而得出了档案形成在前、文件形成在后的结论。其实，《论档案》并没有推翻文件是档案前身的结论，因为《论档案》也承认：“就立档单位来说，‘收文’不符合‘档案形成在前’说，而恰恰符合‘文件是档案的前身’的观点。”
关键词：文件 档案关系
文件与档案的关系属于档案学基础理论范畴，是档案学必须予以阐释的问题之一。我国档案学界普遍认为，“档案与文件既有联系又有区别：文件是档案的前身，档案是文件的归宿和精华。”或者通俗地说，“‘今天’的档案就是‘昨天’的文件，‘今天，的文件将是‘明天’的档案”。而刘东斌先生在《论档案形成在前》一文(以下简称《论档案》)中提出了“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”这一全新的学术观点。笔者对这一颠覆传统结论的观点提出几点异议，不当之处，请刘东斌先生指正，
1 为何使用狭义的文件概念?
《论档案》在论述文件与档案关系之前，首先对文件与档案概念作了限定，文件使用的是《档案学词典》中的狭义文件概念，档案使用的是陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》中的档案定义。
《档案学词典》对文件概念有广义与狭义解释， “广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料。是人类记录、传递和贮存信息的一种工具。”“狭义仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整体式和处理程序的公文。”
论档案使用的是《档案管理学基础》中的档案定义：“档案是原始的历史记录。”但笔者认为，这样去理解档案定义是不全面的。陈兆祦、和宝荣两位先生在1996年版的该教材中对档案定义是这样界定的： “档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，保存备查考的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”紧接着写道，为了简便起见，也可表述为：“档案是原始的历史记录。”可见，没有前面的完整表述就不会有后面的简便表述。由此看出，《档案管理学基础》中的档案定义是广义的。
对文件与档案概念进行限定是必要的，但《论档案》的这一限定是存在问题的：文件概念是狭义的，而档案概念则是广义的。
《档案学词典》中狭义的文件概念其实就是公文。如果认为文件就是狭义的公文概念，并进而与广义的档案概念作比较，那么很显然，档案概念要大于文件概念，毕竟公文转化为档案也只是我们通常习惯所说的文书档案中的一部分。这样去比较文件与档案之间的关系，势必会得出档案未必来自文件的结论。
既然档案采用的是广义的概念，而也有广义的文件概念，那么为何非要采用狭义的文件概念作标准去认识文件与档案的关系呢，用广义的文件概念与广义的档案概念去进行比较，得出的结论应当更具有说服力。
2 文件不是记忆工具吗?
《论档案》得出档案形成在先的结论，有一个很重要的依据就是“档案是原始的记录。‘记录，与‘记忆’是一脉相承的。记忆是人脑的信息贮存功能，人类认识世界和改造世界的一切活动都是从记忆开始的，其他活动都是建立在记忆基础之上的……档案作为记忆工具，就是为了满足人类记忆备忘的要求而产生的……先有档案的记忆功能，然后才有其他功能……档案是原始的历史记录，是记忆工具，记录的是原始记忆，所以档案形成在先。”
记录与记忆是两个不同的概念。记忆是人脑的信息贮存功能。但“原始的历史记录”中的“记录”并不是指记忆，狭义的是指文字记录，广义的指文字、图表、声音等各种不同形式的记录。如果说由于人类做任何事情都依赖于记忆功能，档案具有原始记忆功能，所以先有档案后有其他记忆功能，先有档案后有文件。这实际上是把人脑的记忆功能与档案的记录功能相混淆，是否有偷换概念之嫌呢?
我们说档案是原始的历史记录，我们甚至可以说档案本质上是一种记忆工具，档案是社会记忆的工具或存在物。但由此就推出档案形成在前，档案是文件前身的结论，似乎有些勉强。因为文件也可以作为记忆的工具。
狭义的文件指的是公文。这里就以国家行政机关公文为例，国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》第二条规定： “行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”简单地说，文书是一种书面文字材料，而行政机关形成的文字记录是依法行政和进行公务活动的重要工具，公文“基本功能在于记录、传递并存贮公务活动信息，为各项管理活动服务。”因此，公文也是一种记录，或者干脆说公文就是一种记忆工具。
其实，广义的文件也完全可以看成一种记忆工具。陈兆祦先生认为“文件就是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料(用现代的话来说，文件就是人们为了在时间和空间上传递信息而制作的固定了信息的物体)。”2000年颁布的中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中文件的定义就是：“国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。” 记录材料也好，信息记录也好，理解为记忆工具也是完全可行的。
既然档案与文件都可以理解为记忆工具，那么我们还是难以得出档案形成先于文件的结论。3档案的唯一性就是文件的定稿吗?
《论档案》依据档案是原始的历史记录，并从狭义的文件概念出发，认为文件的定稿是档案，依据定稿印制的文件是档案的复制件，因为“案是唯一的，而文件则有众多的复制件。”理由是有学者认为，“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。档案“在形体上都是唯一的，这种唯一的形体对于档案的‘原始记录性’来说具有无法替代的独特价值(即使照原样丝毫不差地复制了也使其失去了原有的价值)”， “严格意义上的档案实质上都是指文件的定稿以及已归档保存的草稿。”
这里引用的是陈兆祦先生的学术观点。从这些认识看，得出文件是档案复制件的结论似乎也是顺理成章的。但笔者认为，《论档案》将陈兆祦先生的认识作为论据存在着片面性，有断章取义之嫌。
《档案管理学基础》中的确有“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”之语。但陈兆祦先生为了防止产生误解，还特别有这样一段说明：
“必须指出，档案这种原始历史记录，当然包括作为档案保存的收文、发文底稿和印发文件以及其他各种原始材料：不能误 解为只有原稿才是人们活动中形成的原始历史记录：亦非大凡具有原始性和记录性的任何材料都是档案。”
陈兆祦先生非常肯定地告诉我们：发文底稿(即原稿、定稿)、发文和收文都是档案，不能认为只有原稿才是档案。
我们再来看一看《档案工作全书》中关于“孤本性”的完整论述：
“孤本性。或称‘唯一性’和‘不可再生性’。这是档案外在形态上的重要特点。也是档案区别于其他文献性信息的重要标志。孤本性是指文件定稿(又称原稿)以及已归档保存的草稿形体上的唯一性和不可再生性，因为档案文件的定稿及已经归档保存的草稿均只有一份，在形体上是唯一的。这种唯一的形体对于档案的‘原始记录性’来说具有无法替代的独特价值(即使照原样丝毫不差地复制了也使其失却了原有的价值)。所以严格意义上的档案实质上都是指文件的定稿以及已归档保存的草稿。这种唯一的、不可再生的档案孤本在社会生活中具有特殊意义，是档案之所以具有权威性、可靠性的重要原因。”
这一段论述的确认为“档案文件的定稿及已经归档保存的草稿均只有一份，在形体上是唯一的”， “严格意义上的档案实质上都是指文件的定稿以及已归档保存的草稿。”但我们不能将问题割裂开来看。上述论述是档案工作性质条目中的一段，该条目对档案的主要性质概括为：信息性，管理性，文化性。此外，从档案在社会中发挥作用的规律以及与其他同类文献信息的区别角度看，档案还有两个重要的性质：相对性，孤本性。
这样我们就好理解了，陈兆祦先生主编的《档案工作全书》中对孤本性的论述，是从档案在社会中发挥作用的规律以及与其他同类文献信息的区别角度来进行比较的。更何况《档案工作全书》出版于1992年，而《档案管理学基础》(修订本)出版于1996年，即使陈兆祦先生对档案孤本性的论述前后不符，从时间上看，也应当以时间最近的论述为准。就是在《档案工作全书》关于档案概念的论述中，还介绍了“中国的陈兆祦、和宝荣认为‘档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件’”这一观点，并没有说档案只是文件的定稿。
文件的定稿是档案，这是毋庸置疑的。但根据定稿印制的文件，尽管不止一份，但它们在完成文书处理程序以后也是档案，因为文件的定稿与依据定稿印制的文件都是在当时直接形成的，理应都具有原始记录性。如果仅有定稿，没有文件，那么就不能对内对外发出，收文机关就没有工作的依据：如果没有定稿，也就缺乏印制文件的依据。所以定稿与文件的关系密不可分，犹如母子，都是一家人。母亲是档案这一家族的，又怎么能说儿子不是档案这一家族的呢?另外，就原件、复制件概念来看，原件是指“最初产生的区别于复制件的原始文件。”复制件是指“与原件内容相同的复制品。”如果文件的定稿是原件，文件是复制件的话，定稿拟稿封面上的一些内容，如签发人、核稿人、拟稿人等内容并不能体现在文件上，那么很显然，文件与文件定稿的内容并不完全相同。所以我们将文件定稿缮印文件，往往说打印文件、印制文件或印发文件，而从来不会表达成复制文件。
4 结语
由于《论档案》在认识文件与档案的关系时，没有同时采用广义的文件与档案概念。在这样的前提下，它将记忆与记录相混淆，再片面地认为档案的唯一性就是文件的定稿，从而就得出了文件是档案复制件，并进而得出了档案形成在前、文件形成在后的结论。其实，《论档案》并没有推翻文件是档案前身的结论，因为《论档案》也承认：“就立档单位来说，‘收文’不符合‘档案形成在前’说，而恰恰符合‘文件是档案的前身’的观点。”